5 beneficios de implementar una base de conocimiento interna

Cada vez más organizaciones están implementando una base de conocimiento interna por muchas razones diferentes. A medida que crece su negocio, también necesita un lugar donde los empleados puedan conectarse y recuperar información invaluable que pueda ayudarlos a tomar decisiones informadas.

Al implementar una base de conocimiento interna, puede obtener muchos de los beneficios que se obtienen con esta recopilación organizada de información y conocimiento dentro de su organización. Entonces, ¿qué sucede exactamente cuando hace que esta información esté disponible para todos los que la necesitan?

Echemos un vistazo más de cerca y verá por qué su organización necesita una base de conocimiento interna. En una palabra, hará que sus operaciones sean mucho más eficientes y sus empleados mucho más productivos.

Mejora de la productividad en todos los departamentos

La importancia de la productividad no necesita ser explicada en absoluto, pero es muy preocupante ver cuánto ha disminuido la productividad en los últimos años. El empleado promedio solo es productivo durante 2 horas y 53 minutos por día debido a varios factores, y eso debe cambiar.

Una de las razones por las que la productividad es tan baja es que los empleados pasan mucho tiempo buscando información. Esto es especialmente cierto para las organizaciones más grandes con muchos empleados y aquellas que no cuentan con un sistema adecuado para almacenar y encontrar información.

Si alguna vez tuvo que buscar en cajas desordenadas, desplazarse por mensajes antiguos de Slack o encontrar a un compañero de trabajo que pudiera tener la información que busca, sabe cuánto tiempo puede perder. Sin embargo, si implementa una base de conocimiento interna donde almacena todos los datos esenciales, eso será cosa del pasado.

Aumento del compromiso de los empleados

La diferencia entre un empleado comprometido y no comprometido es asombrosa. El compromiso de los empleados mejora la moral, aumenta la rentabilidad y conduce a un 41 % menos de ausentismo. Una de las formas más sencillas de garantizar una mayor participación es dar acceso a todos sus empleados a su base de conocimientos.

Si pone a disposición todo el conocimiento y la información de la organización a través de herramientas de base de conocimiento, demostrará que su empresa valora la transparencia por encima de todo. Esto, a su vez, fomentará la confianza porque todos sus empleados sentirán que se les mantiene informados.

Los trabajadores que tienen fe en la empresa para la que trabajan están más dispuestos a compartir sus conocimientos, lo que pueden hacer convenientemente a través de su base de conocimientos. Y dado que las bases modernas tienen increíbles funciones de colaboración, sus trabajadores podrán interactuar más que nunca.

Gracias a las funciones que les permiten comentar publicaciones o documentos, darles Me gusta, etiquetar a otros colegas, hacer preguntas, seguir temas y mucho más, la colaboración y el compromiso sin duda aumentarán. No importa si sus trabajadores están sentados uno al lado del otro o trabajando desde diferentes partes del mundo, siempre estarán conectados y sentirán que su voz es valorada dentro de la empresa.

Preservar el conocimiento de los empleados anteriores

Nadie trabaja para siempre en una organización y hay varias razones por las que los empleados dejan una empresa, algunas temporalmente y otras permanentemente. No importa si alguien cambia de trabajo, se jubila o se va de vacaciones, también se lleva consigo muchos conocimientos e información valiosos.

Cada trabajador es una parte importante de su negocio, y si pierde la experiencia de alguien simplemente porque ya no está en su empresa, esto puede conducir al desastre y crear problemas. Afortunadamente, todo esto se puede evitar si sabe cómo manejar la transferencia de conocimientos sin esfuerzo.

Anime a todos los empleados de su empresa a documentar cada proyecto que completen, las preguntas que hagan, el contenido que escriban, los protocolos que desarrollen, etc. De esa forma, será mucho más sencillo transferir cualquier tarea e información de una persona a otra.

Además, si emplea expertos en la materia, debe utilizar una plataforma que permita a los usuarios compartir contenido en diferentes formatos. Si permite publicaciones de imágenes, audio, video y texto en su base de conocimiento, permite que los expertos compartan información de la manera que sea más conveniente para ellos.

Empoderando a los trabajadores remotos

Los días de 9 a 5 horas de oficina están siendo reemplazados lentamente por una forma diferente de trabajar, y ese es el trabajo remoto. No tiene que compartir una oficina con alguien para colaborar con ellos, especialmente porque cada vez más personas están haciendo la transición para trabajar desde casa.

La cantidad de trabajadores remotos sigue aumentando cada año, y ese número aumentó aún más desde el comienzo de la pandemia de COVID-19. Existe una gran posibilidad de que también tenga una cantidad de empleados remotos en su empresa, pero eso no significa que la colaboración tenga que sufrir.

Siempre que tenga una base de conocimiento interna basada en la nube y compatible con dispositivos móviles, cualquier empleado podrá acceder a ella, sin importar en qué parte del mundo se encuentre.

Y si adopta un modelo de trabajo flexible y permite que sus trabajadores estén en el trabajo cuando lo deseen, pueden acceder a la información que necesitan cuando la necesitan. Entonces, incluso si alguien no está disponible en un momento determinado, su experiencia siempre lo estará.

Si alguien de su empresa necesita acceder a información urgente, la base de conocimientos de fácil acceso es su mejor arma. Por ejemplo, si un representante de servicio al cliente que trabaja de forma remota necesita responder la pregunta de un cliente de inmediato, puede hacerlo sin ningún problema.

Recuerde que la reputación de una empresa puede depender en gran medida de la rapidez con que pueda brindar servicio a un cliente o cliente. Si su línea de trabajo requiere que sus empleados ayuden de manera oportuna, es esencial una base de conocimiento donde puedan encontrar respuestas e información de inmediato.

Reduciendo la necesidad de correos electrónicos

Durante mucho tiempo, los trabajadores dentro de una organización dependían de correos electrónicos y varias plataformas de mensajería para compartir conocimientos entre ellos, y esta práctica todavía está presente en muchas empresas. Sin embargo, compartir contenido como este tiene un problema evidente: el control de versiones.

Cuando comparte un documento con alguien por correo electrónico y la persona que lo recibió necesita editarlo, tendrá que volver a enviar la versión nueva y actualizada. A veces, varias personas tienen que trabajar en un documento al mismo tiempo y eso da como resultado muchas versiones diferentes de ese documento.

Además, pueden surgir problemas si hay múltiples conversaciones uno a uno con respecto a este documento por correo electrónico, y eso generalmente conduce a que esa información se ensucie.

Si aprende a alentar a sus trabajadores a usar una base de conocimientos y publicar en ella cada vez que trabajan en proyectos con varias personas, puede asegurarse de que todo el contenido esté siempre actualizado. Y también podrá ver quién hizo qué cambio a lo largo del tiempo, lo que aumentará la responsabilidad.

Pensamientos finales

Todos los beneficios que hemos discutido aquí no son especulaciones, son hechos simples que se han probado una y otra vez. Cada empresa que ha implementado su propia base de conocimientos ha visto un aumento en la productividad, el compromiso y mucho más de los empleados.

El tamaño y el nicho de su negocio son irrelevantes porque este tipo de preservación e intercambio de conocimientos puede ser beneficioso para cualquier organización. Siempre que se asegure de que todos sus empleados entiendan que la base de conocimientos está ahí para hacer su trabajo más fácil y eficiente, no tendrá ningún problema para implementarla.