Cómo aumentar el crecimiento empresarial con la tecnología OCR

Hola chicos, hoy en este artículo, discutiremos cómo aumentar el crecimiento del negocio con la tecnología OCR. Así que sigue leyendo.

Si usted es como la mayoría de los dueños de negocios, la idea de una mayor productividad y mayores ganancias tiene su atención. Hay varias formas de aumentar la productividad y las ganancias, pero algunos métodos requieren más esfuerzo que otros.

Uno de esos métodos es la tecnología OCR, también conocida como reconocimiento óptico de caracteres, que funciona convirtiendo documentos en papel en documentos digitales para almacenarlos de manera más eficiente y acceder a ellos con mayor eficiencia.

Cómo digitalizar sus documentos comerciales utilizando la tecnología OCR

Cuando está implementando la tecnología OCR, hay cuatro pasos que debe seguir:

Convierta archivos comerciales en texto digital

Puede encontrar software de OCR en línea, por ejemplo, OCR .net, pero tiene un precio. Es una buena idea pedir cotizaciones de al menos tres compañías que tengan buena reputación en el negocio antes de decidir cuál usar.

No todos los programas de OCR son iguales, por lo que es mejor investigar. En segundo lugar, realice una ejecución de prueba del software y vea cómo funciona con sus archivos.

Si no puede manejar sus archivos comerciales, deberá encontrar otro software que pueda hacerlo.

Agregar metadatos a esos archivos

Debe agregar metadatos a los archivos que crea durante el proceso de escaneo. Los metadatos son información que describe sus archivos y les da contexto.

Esto significa agregar información como la persona que los creó y cuándo se crearon. Con esta información, es más fácil encontrar contenido relevante en un archivo digital extenso o en una copia de seguridad.

Asegúrese de que los metadatos sean precisos

Es esencial asegurarse de que sus metadatos sean precisos. Quiere que sus archivos estén bien estructurados y que sean fáciles de encontrar, ¿verdad? Así que asegúrese de que la información que agrega en el paso 2 sea precisa.

Pídele a uno de los miembros de tu equipo que vuelva a verificar tu trabajo. Además, el uso de la tecnología OCR puede ayudarlo a estructurar sus documentos y ahorrar tiempo al formatearlos más adelante.

Elija la mejor manera de compartir sus archivos

Puede decidir enviar sus archivos por correo electrónico o almacenarlos en un dispositivo de almacenamiento en la nube. Cuando elija almacenar sus archivos, asegúrese de elegir la mejor opción para su empresa.

Por ejemplo, si es una pequeña empresa que se ocupa principalmente de documentos en papel, lo mejor será que opte por un dispositivo de almacenamiento basado en la nube.

Si está tratando con empresas medianas y grandes corporaciones, una solución basada en correo electrónico será más adecuada para usted.

Cómo aumentar el crecimiento empresarial con la tecnología OCR

Aquí hay cuatro formas en que puede impactar positivamente en su empresa.

Reduzca los recursos necesarios para operar su negocio

Uno de los inconvenientes más importantes de operar una pequeña empresa es mantener la rentabilidad y mantener los costos bajos.

Si bien la reducción de gastos es esencial, no puede arriesgar la calidad de su producto o servicio tomando atajos, como contratar mano de obra más barata o externalizar proyectos a personas ajenas a su empresa.

Pero con la tecnología OCR, no tiene que arriesgar la calidad de su negocio al disminuir la cantidad de empleados que contrata o la cantidad de recursos que utiliza.

El uso de este tipo de programa puede mantener contentos a sus empleados actuales y aumentar la eficiencia sin gastar más dinero.

Resolver problemas relacionados con la moral y la retención de los empleados

Muchas pequeñas empresas luchan con la moral de los empleados, lo cual es un problema por varias razones. Primero, las altas tasas de rotación significan que menos trabajadores calificados están haciendo más trabajo.

En segundo lugar, la moral de sus empleados actuales se verá afectada por la rotación constante. Esto puede dar como resultado un mayor número de errores y una disminución del entusiasmo, lo que disminuye el compromiso de los empleados.

No desea microgestionar a sus empleados para mantenerlos concentrados en sus tareas, pero tampoco desea que dejen de trabajar por completo debido a la frustración o el aburrimiento.

Un programa de OCR puede ayudarlo a evitar estos problemas al liberar tiempo para que sus empleados sean más productivos.

Aumente la eficiencia y la productividad

El desarrollo de sitios web y el marketing en línea son vitales para aumentar la productividad y el crecimiento de su negocio. Una de las mejores formas de aumentar la eficiencia, la productividad y las ganancias es usar tecnología que facilite los procesos.

Un programa como la tecnología OCR puede hacer esto de varias maneras. En primer lugar, elimina algunos de los inconvenientes de la entrada manual de datos.

Por ejemplo, no tendría que preocuparse por eliminar o actualizar accidentalmente la información de una cuenta de cliente cuando puede escanear y cargar el documento directamente en su base de datos.

También permite que sus empleados aprovechen las tareas menos exigentes, como tomar notas sobre las transacciones de los clientes. Esto los libera de parte del trabajo que les llevaría mucho tiempo.

Ahorre dinero con el tiempo al reducir el consumo y desperdicio de papel

El consumo y el desperdicio de papel no son solo problemas de los que debe preocuparse porque opera una pequeña empresa, son problemas que eventualmente enfrentará todo propietario de una empresa.

Muchas pequeñas empresas ya están sintiendo los efectos adversos del uso de papel. Por ejemplo, pueden descubrir que están gastando dinero en clips o cartuchos de tóner cuando podrían estar usando el dinero para comprar materiales de un sitio web de descarga de libros electrónicos para su oficina o para pagar a los empleados.

Es por eso que tiene sentido implementar la tecnología OCR más temprano que tarde, incluso si no ve la necesidad de hacerlo hoy.

Sus mejores usos están en el futuro cuando pueda crear una oficina sin papeles o usar el tiempo libre para construir un sistema más conveniente para su personal.

Algunas empresas han utilizado con éxito la tecnología OCR en grandes entornos de oficina donde es esencial mantener altos niveles de productividad.

Pero debido a que este método está diseñado para organizaciones grandes, puede que no sea ideal para empresas más pequeñas. Un programa OCR puede ser una gran herramienta para aumentar la productividad, según sus necesidades y los tipos de productos y servicios que ofrece.

Así que asegúrese de hablar con un proveedor de OCR hoy si desea obtener más información.

Espero que te haya gustado este artículo sobre cómo aumentar el crecimiento empresarial con la tecnología OCR. ¡Gracias por leer!.