Navegando por el cambio: portales de la junta directiva y la evolución de la gobernanza

La tecnología se ha convertido con el tiempo en una ventaja competitiva para las corporaciones. Esto se debe a que la tecnología ayuda a automatizar los procesos, lo que mejora la eficiencia general del trabajo. Hoy en día, las empresas se centran en gran medida en optimizar la colaboración y la comunicación en todos los niveles, especialmente en la alta dirección.

Cuando se trata de las mejores prácticas de gobernanza de la junta directiva, el software del portal de la junta directiva se encuentra entre las soluciones más utilizadas para la comunicación de la junta directiva. Es una solución digital completa que aborda todas las principales preocupaciones de las juntas corporativas, como la colaboración remota, la seguridad de la plataforma, la gestión de documentos de la junta, etc. En pocas palabras, son una parte fundamental de la evolución del gobierno corporativo.

A continuación se ofrece una guía detallada sobre el software del portal a bordo y cómo desempeñan un papel clave en una mejor gobernanza.

¿Qué es el software de placa?

Un portal de juntas directivas es un software para reuniones de juntas directivas virtuales certificado, seguro y basado en la nube utilizado a nivel mundial por juntas directivas de empresas, directores ejecutivos, directores de empresas y otros funcionarios de alto nivel en organizaciones públicas, privadas y sin fines de lucro.

El término "seguro" significa que los portales de la junta directiva son un software para reuniones de junta directiva completamente seguro. Con los portales de juntas directivas, es mucho más fácil compartir documentos confidenciales antes, durante y después de las reuniones sin necesidad de una aplicación adicional. El software de la junta no solo protege los datos, sino que también mantiene las reuniones cifradas de un extremo a otro. La seguridad de un portal de juntas directivas es fácilmente comparable a la de un sistema bancario.

En segundo lugar, la palabra "certificado" significa que el software para juntas directivas no es simplemente otra herramienta para reuniones. Estas soluciones cumplen con los más altos estándares de protección y gestión de datos establecidos por organismos globales y regionales como ISO, GDPR, FINRA, HIPAA, FISMA, etc. Un software de gestión de juntas compatible también permite a las empresas seguir los últimos estándares de seguridad sin problemas.

Software del portal de la junta directiva: un componente clave de la evolución de la gobernanza

El software del portal de juntas actúa como un centro central para la alta dirección de la empresa. Los miembros pueden compartir documentos, organizar reuniones, discutir asuntos importantes, iniciar una moción, emitir votos e incluso firmar documentos electrónicamente. Esto es lo que aporta un portal de juntas directivas.

1. Colaboración y comunicación fluidas

Cuando hablamos de gestión tradicional de juntas directivas, pensamos en mucho papeleo, una lista interminable de correos electrónicos y una falta de claridad en las agendas de las reuniones. Estos factores ralentizan las cosas y afectan el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, las cosas son diferentes con el software de gobierno de juntas directivas; así es como.

Colaboración en tiempo real

El software Board es una plataforma digital basada en la nube. Aquí, los miembros pueden compartir y actualizar datos y comunicarse en tiempo real. Hay foros de discusión, software para reuniones y herramientas de mensajería personal. De manera similar, las herramientas de gestión de documentos en los portales de la junta directiva permiten a los usuarios actualizar archivos en tiempo real y notificar a los usuarios interesados ​​sobre los cambios realizados.

Videoconferencia integrada

Además de las herramientas de colaboración básicas, el software de la junta proporciona integración integrada con herramientas de videoconferencia. Eso significa que no es necesario utilizar una herramienta de gestión de reuniones de terceros, que incluso puede comprometer la seguridad de la reunión.

2. Mayor transparencia y rendición de cuentas

Es difícil garantizar la transparencia en las prácticas tradicionales de gestión de los consejos de administración. Por ejemplo, es difícil realizar un seguimiento del acceso y el uso de los documentos en la documentación en papel tradicional. Esto afecta la confianza entre los miembros de la junta directiva, los inversores y los accionistas.

Con el software de gestión de juntas directivas, puede realizar un seguimiento de todo lo que sucede en su sala de juntas y restringir el acceso no autorizado; así es como.

Acceso controlado a documentos

En los portales de juntas, la administración tiene plena autoridad sobre los protocolos de acceso a los datos. Usted, como administrador, puede decidir qué documentos deben ser accesibles para todos los miembros de la junta. También puedes decidir si pueden descargar o compartir archivos confidenciales o no. Cuando se establecen permisos de acceso, es imposible que nadie acceda a archivos o carpetas restringidos.

El acceso controlado a los documentos también es beneficioso en otros sentidos. Por ejemplo, si hay una fuga de datos, es fácil identificar a los culpables según sus niveles de acceso.

Registros de auditoría detallados

El software de la placa ofrece registros detallados de actividad o auditoría. Se trata de informes de actividad detallados que revelan todos los detalles necesarios sobre cada actividad realizada por un usuario en la sala de juntas. Los registros de auditoría hacen imposible que cualquier miembro haga algo sospechoso y luego se salga con la suya. Cuando todos saben que sus actividades están siendo monitoreadas y registradas, las posibilidades de fraude y estafa se reducen significativamente.

3. Mejor productividad y eficiencia

El software de junta directiva elimina la duplicación de trabajo y simplifica las tareas agotadoras. De esta manera, los miembros de la junta directiva y los organizadores ahorran tiempo para aumentar su productividad; así es como.

Gestión de datos centralizada

Las corporaciones u organizaciones pueden almacenar los datos de su tablero en un solo lugar utilizando el software del tablero. Cuando se definen los roles de acceso, los miembros pueden acceder fácilmente a los datos requeridos desde un lugar en cualquier momento. Esto permitirá a los organizadores del tablero trabajar en otras tareas importantes, mientras que los usuarios del tablero no tendrán que depender de la administración todo el tiempo.

Reuniones simplificadas

Con el software de gestión de juntas directivas, es más fácil agilizar las reuniones de la junta directiva. Puede simplemente crear una agenda de reunión en línea, recibir sugerencias, realizar cambios en tiempo real, hacer que el presidente la firme y distribuirla a todos los miembros en poco tiempo.

De manera similar, los participantes de la reunión pueden acceder a archivos, compartir sus presentaciones, emitir votos de forma anónima y firmar documentos electrónicamente. Los organizadores de reuniones pueden preparar notas de reuniones utilizando plantillas integradas y compartirlas con los miembros interesados. Todo sucede en un solo lugar: el portal del tablero.

resumiendolo

El software del portal de juntas simplemente ha revolucionado la gobernanza en el sector corporativo. Ha hecho las cosas más transparentes y ha promovido la rendición de cuentas, gracias a los registros de auditoría y los controles de acceso a los datos. La gestión del software de la junta directiva también ha hecho que la comunicación, la gestión de datos y las reuniones de la junta directiva sean más sencillas, rápidas y seguras.