Inversión inteligente: aprovechamiento de las salas de datos virtuales en el sector inmobiliario

Hace sólo unos años, los profesionales inmobiliarios guardaban archivos importantes en salas de datos físicas. Las partes interesadas debían estar físicamente presentes en la sala para ver los datos necesarios para los acuerdos. Hoy en día, las empresas utilizan el espacio digital para todo tipo de almacenamiento e intercambio de datos. Las salas de datos físicas han sido reemplazadas por salas de datos virtuales y su influencia no hace más que crecer. En 2023, el mercado de salas de datos virtuales se estimó en 2.230 millones de dólares. Para 2032, se espera que crezca a una tasa compuesta anual del 12,6% y alcance los 5.760 millones de dólares.

En este artículo nos centramos en una sala de datos virtual para el sector inmobiliario en particular. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es una sala de datos virtual?

Básicamente, una sala de datos es un lugar seguro para compartir archivos. Hay dos tipos de salas de datos: físicas y virtuales. Una sala de datos virtual (VDR) es un depósito para proteger y compartir información confidencial. La documentación privada de gran valor se almacena y protege con la ayuda de la tecnología de sala de datos.

Principales beneficios de los VDR para empresas

Enumeremos ahora las principales ventajas que aportan las salas de datos virtuales a los negocios:

1. Seguridad de alto nivel. Sólo el personal autorizado tiene acceso a los datos. El cifrado evita que los piratas informáticos obtengan acceso a información confidencial. Una sala de datos virtual segura es lo que toda empresa, independientemente del sector, busca.
2. Reducción de costos operativos. Los VDR son soluciones rentables. Esto se debe a que no es necesario imprimir y transportar documentos ni viajar a la sala de datos física cada vez que necesita revisar un determinado archivo.
3. Control sobre los datos. Es fácil saber exactamente qué ha estado haciendo cada usuario dentro de la sala de datos gracias a los registros de auditoría detallados que ofrecen la mayoría de los proveedores de VDR.
4. Fácil uso. Los mejores VDR tienen una interfaz comprensible para que sea fácil aprender a utilizarlos. Además, la mayoría de los proveedores ofrecen aplicaciones móviles e interfaces multilingües, lo que sólo mejora la experiencia general del usuario.
5. Comunicación y soporte ininterrumpidos. Con la ayuda de herramientas como secciones dedicadas a preguntas y respuestas o comentarios, los VDR optimizan significativamente el proceso de comunicación. Esto, a su vez, aumenta la eficacia general del equipo.
6. Soporte las 24 horas. Se puede acceder a los mejores proveedores las 24 horas del día, los 7 días de la semana y a través de varios canales, como correo electrónico, chat y teléfono. Además, también brindan soporte en varios idiomas, para que cada cliente sea escuchado y ayudado perfectamente.
7. Cada negocio tiene sus propias necesidades. Los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen una amplia gama de características que ayudarán a sus clientes a preservar la apariencia de su marca y, por lo tanto, destacarse. Básicamente, puede personalizar el logotipo, el encabezado y el pie de página, los permisos de acceso y los términos y condiciones.

La sala de datos virtual es utilizada por muchas empresas de diferentes industrias, incluidas empresas pequeñas y grandes. Tener numerosas ventajas junto con proporcionar un lugar seguro para compartir datos hace que las salas de datos virtuales sean una herramienta perfecta para manejar múltiples proyectos.

Casos de uso comunes de VDR

Entonces, ¿dónde se utilizan más exactamente las salas de datos virtuales?

• Fusiones y adquisiciones y due diligence. Las fusiones y adquisiciones (M&A) son el uso más común de las salas de datos virtuales. Los procesos de fusiones y adquisiciones requieren lidiar con grandes cantidades de registros, especialmente durante la debida diligencia. Las salas de datos para la diligencia debida ofrecen un entorno seguro para la finalización del acuerdo.
• Oferta pública inicial (IPO). La IPO es una transacción complicada realizada por una empresa que decide salir a bolsa. Requiere transparencia y buena organización de los documentos, algo que proporcionan los VDR.
• Industria de la salud. Las empresas farmacéuticas, de investigación clínica y de equipos médicos necesitan utilizar un repositorio seguro para almacenar y compartir sus datos confidenciales, así como para ejecutar diferentes transacciones financieras complejas.
• Las firmas legales utilizan servicios de sala de datos virtual para compartir archivos confidenciales con sus equipos legales, clientes y profesionales o expertos externos para transacciones comerciales.
• Banca de inversión. Los bancos dependen de los VDR para mantener en marcha los acuerdos de fusiones y adquisiciones y agilizar la diligencia debida.
• Bienes raíces. La propiedad física a menudo implica una gran cantidad de datos, que deben almacenarse y gestionarse para los compradores potenciales. Durante las negociaciones inmobiliarias, el acceso rápido y sencillo a los documentos es de gran importancia para todas las partes involucradas.

Las salas de datos virtuales son fáciles de usar, económicas, accesibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, seguras y eficientes en la gestión de archivos. Una razón más por la que empresas de diferentes industrias utilizan VDR es el precio leal de las salas de datos virtuales con períodos de prueba gratuitos. Los proveedores de salas de datos también ofrecen software VDR para las necesidades de cada empresa e industria.

Ahora, consideremos con más detalle las salas de datos virtuales para bienes raíces.

¿Qué es una sala de datos inmobiliarios?

Una sala de datos virtual para bienes raíces es un repositorio digital seguro basado en la nube para el almacenamiento de datos y el intercambio seguro de archivos durante transacciones inmobiliarias. El software ofrece intercambio seguro de archivos para empresas inmobiliarias, agiliza la gestión de documentos y garantiza el cumplimiento de la supervisión. Las salas de datos virtuales para el sector inmobiliario se convierten en una herramienta indispensable en la industria inmobiliaria.

Los cinco casos de uso principales de las salas de datos inmobiliarios incluyen:

1. Due diligence inmobiliaria
2. Intercambio seguro de archivos con inversores y compradores
3. Gestión de activos
4. Reestructuración
5. Gestión de cartera inmobiliaria.

¿Qué hace que una sala de datos inmobiliarios sea buena?

Cada data room virtual ofrece herramientas básicas para trabajar con datos, pero no todas las soluciones son igualmente adecuadas para cada caso. Para seleccionar un proveedor de data room, considere los siguientes aspectos:

• Características del software. Un VDR para bienes raíces debe ofrecer herramientas suficientes que ayuden a administrar archivos, desarrollar una interfaz de usuario de marca, proporcionar análisis de datos perspicaces y almacenamiento seguro de datos.
• Experiencia en el manejo de datos dentro del sector inmobiliario. Se darán preferencia a los proveedores de datarooms que ya se hayan ocupado de procesos inmobiliarios.
• Aspectos de precio. El precio debería depender de cuántos archivos y personas participarán en los proyectos inmobiliarios y qué herramientas se necesitarán en el proceso.

Ventajas de las salas de datos virtuales para el sector inmobiliario

Enumeremos ahora brevemente los principales beneficios del uso de salas de datos virtuales en el sector inmobiliario.

1. Los compradores y socios potenciales desde cualquier lugar pueden revisar archivos y hacer comentarios simultáneamente.
2. Ahorro de tiempo. Un VDR para inmuebles agiliza los procesos de evaluación, auditoría y adquisición. Ayuda a ejecutar múltiples proyectos simultáneamente.
3. Transparencia y control. El éxito de las transacciones inmobiliarias depende en gran medida de la transparencia de la información proporcionada por los posibles inversores o compradores. Con la ayuda de VDR, es fácil monitorear todas las acciones realizadas por los usuarios dentro de una sala de datos.
4. Seguridad de los documentos. Los VDR cumplen con estándares de seguridad internacionales, como ISO o GDPR. Tienen funciones de seguridad como autenticación de dos factores, cifrado de datos y permisos de usuario personalizables. También se incluyen funciones para minimizar el riesgo de error humano.
5. Facilidad de uso. Las salas de datos virtuales ofrecen una interfaz de usuario intuitiva y una navegación sencilla a través de grandes cantidades de archivos, lo que las hace accesibles para todos los clientes independientemente de su experiencia tecnológica.

Conclusión

Las salas de datos virtuales están desempeñando un papel importante en la industria inmobiliaria al ofrecer un lugar seguro y eficaz para gestionar transacciones inmobiliarias complejas. Al aprovechar las salas de datos virtuales, las empresas inmobiliarias pueden mejorar la productividad, centrarse en sus objetivos comerciales principales y crear asociaciones de confianza con los clientes.

Un data room virtual para el sector inmobiliario es una inversión inteligente ya que permite gestionar múltiples proyectos y ahorrar costes.