Las 5 Fases de la Gestión de Tareas

¿A qué desafíos y obstáculos se enfrenta como supervisor de tareas? Para muchos, el avance del alcance, la interacción débil y los retrasos en el esfuerzo mejoran el registro.

Para condicionar lo aparente, la gestión de proyectos puede ser difícil. Sin una programación y una estrategia cuidadosas, puede sentirse como si estuviera funcionando a ciegas.

Por lo tanto, si está en una posición de gestión de empresas, su mejor opción es comenzar con los fundamentos. Aquí, dividiremos los proyectos en cinco etapas para ayudarlo a comprender mejor qué debe completarse y cuándo.

El ciclo de vida de la gestión de desafíos

Las 5 etapas de la gestión de empresas

Fase 1: Concepción e iniciación del desafío

Etapa 2: Organización de tareas

Fase 3: Ejecución del compromiso

Etapa 4: Comprobación y gestión de empresas

Fase 5: Emprender Cerrar

El futuro de la administración del trabajo se ve más brillante que nunca.

El ciclo de vida de la administración de trabajos

No importa el tamaño o el alcance, todos los proyectos se adhieren a un proceso comparable. En la gestión de empresas, este curso de acción se denomina ciclo de vida de una tarea.

El ciclo de vida de una tarea generalmente se compone de cuatro fases: iniciación, preparación, ejecución y cierre. Algunos gestores de retos, sin embargo, incorporan una quinta etapa denominada seguimiento y control.

El movimiento adicional puede ayudar a los profesionales a mantener el proyecto en observación y asegura que los problemas se determinen y aborden con prontitud.

Como resultado final, los productos de 5 períodos se consideran más ágiles y útiles para ayudar a que las tareas triunfen. De hecho, el Job Management Institute (PMI) también fomenta un ciclo de vida de 5 períodos.

En la siguiente área, obtendremos una visión más detallada de cada etapa individual del ciclo de vida de la administración de tareas.

Los 5 niveles de administración del trabajo

Cada trabajo efectivo pasa por las mismas 5 fases: iniciación, organización, ejecución, verificación y control.

Fase 1: Concepción e iniciación del desafío

Cada proyecto individual comienza con la concepción y la iniciación. Durante esta etapa, una estrategia se convierte en un sistema de pequeñas empresas, termina con planes, estatutos de riesgo y partes interesadas.

Aquí también es cuando los grupos de proyectos aparecen juntos, con el gerente del proyecto, para crear una hoja de ruta amplia para el trabajo.

Los grupos deben abordar una serie de preguntas en esta etapa, junto con:

• ¿Cuál es el motivo de este compromiso?

• ¿Cuáles son algunos obstáculos en el camino de las oportunidades?

• ¿Quiénes son las partes interesadas clave?

• ¿Tiene un monto mínimo o un presupuesto óptimo?

• ¿Cuánto tiempo llevará este proyecto?

Como parte de esta etapa, el patrocinador del proyecto (el ser humano que solicitó la realización del proyecto) aprueba el presupuesto y el cronograma.

Etapa 2: Planificación del proyecto

Una vez que haya descrito el desafío en un grado más amplio, es hora de concretar los detalles.

En el transcurso de esta etapa, el gerente de la empresa desarrolla un plan integral para ejecutar, verificar y controlar la empresa. Esto generalmente comienza con ambiciones de ubicación.

A la hora de definir los objetivos de un reto, las metodologías SMART y Crystal Clear son las más habituales.

El acrónimo SMART significa Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Oportuno. La aplicación de este marco garantiza que sus planes sean obviamente delineados, prácticos y alcanzables.

Busquemos una ilustración. Un objetivo oscuro podría ser "Desarrollar una aplicación que optimice el éxito de compra". Empleando el proceso SMART, este objetivo sería algo así como "Desarrollar un software que reduzca el tiempo de éxito del pedido en un 20 %".

El acrónimo CLEAR significa Colaborativo, Restringido, Psicológico, Apropiado y Refinado.

En esta metodología, el grupo de proyecto es efectivo hacia una intención que es distinta y alcanzable dentro del plazo y las finanzas del proyecto. Cada persona debe sentir pasión por lograrlo y debe relacionarse con los objetivos generales de la tarea.

El plan también debe incluir hitos y entregables para que absolutamente todos sepan qué requisitos se deben cumplir, quién se encarga de qué y cuándo se deben realizar los hitos. También consta de un desglose de trabajos, un cronograma, un plan de interacción, un enfoque de mitigación de amenazas y un sistema para ofrecer con eventualidades en la peor situación.

Hay varias ideologías que puede emplear para programar esta fase. Al emplear una administración ágil del trabajo, se aprovechan con éxito las fuentes de avance y se cumplen los requisitos del cliente.

Además de mantener a todos al día sobre el desarrollo, permite realizar modificaciones breves y sin esfuerzo. La administración ágil de proyectos permitiría ocuparse de las asignaciones de progreso del programa de manera mucho más efectiva y competente.

Etapa 3: Ejecución del desafío

Tan pronto como la sección de programación esté completa, es hora de comenzar a aplicar la estrategia. Se enumera aquí que se lleva a cabo la función genuina.

Durante esta fase, los gerentes de riesgo establecen flujos de trabajo, asignan responsabilidades a los miembros de la fuerza laboral y se aseguran de que todos estén al tanto. También mantienen informados a las partes interesadas y los equipos a medida que avanza la empresa.

Con tantos detalles para hacer malabarismos, muchos gerentes de proyectos aprovechan equipos de colaboración como Asana, Trello y el software de administración de trabajos de HubSpot para realizar un seguimiento de las tareas, los cronogramas y los presupuestos en una ubicación central en particular.

Un instrumento de administración de desafíos desarrollado adecuadamente lo mantendrá encaminado y lo ayudará a alcanzar sus objetivos. Para obtener una lista del mejor programa de software de gestión de desafíos, consulte esta útil guía.

Fase 4: Supervisión y control de empresas

La Etapa 4 normalmente se ejecuta simultáneamente con la Fase 4. Después de todo, para verificar un trabajo, debe estar funcionando en el primer lugar.

Durante la duración de este período, el supervisor de desafío funciona con su personal para resolver cualquier inquietud. Esto implicará críticas periódicas y actualizaciones de la estrategia para replicar mejoras en el alcance de la tarea o en la disponibilidad de activos.

También es importante mantener un ojo en el desarrollo contra el sistema y considerar el movimiento correctivo cuando sea necesario. Por ejemplo, tal vez sea necesario revisar el cronograma para adaptarse a retrasos o ajustes imprevistos.

Además de eso, los gerentes de empresas pueden realizar un seguimiento del desarrollo a partir de indicadores críticos de efectividad (KPI) o elementos esenciales de buenos resultados (CSF). Por ejemplo, puede medir si su tarea está dentro de la rutina y el presupuesto de gastos o si las tareas específicas se están cumpliendo.

Fase 5: Cierre de la empresa

Este es el período anterior del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Esto es cuando entrega más de los entregables al patrocinador del proyecto para su aceptación. A lo largo de esta etapa, el equipo se disuelve y se rescindirán las contrataciones contractuales para el trabajo.

Poco después del cierre, el supervisor del trabajo realiza una revisión final que documenta las lecciones aprendidas del desafío, así como cualquier información necesaria que pueda ser útil a largo plazo.

Los clientes del grupo y las partes interesadas también se centran en los fracasos y los éxitos durante la presentación del informe. Esto puede ayudar a fortalecer la funcionalidad y la eficiencia en toda la empresa.

El futuro previsible de la gestión laboral se ve más brillante que nunca

Tradicionalmente, emprender la administración se completaba con lápiz y papel o, en el mejor de los casos, con una hoja de cálculo. Debido a la complejidad de las tareas y la dispersión de la fuerza laboral, estos procedimientos se han vuelto ineficaces.

Mantener un seguimiento del progreso y cumplir con los plazos requiere una solución digital primero. El paquete de software de gestión de desafíos de HubSpot es un recurso que, sin duda, puede ayudar a emprender la gestión.

Con este programa, los grupos pueden optimizar sus flujos de trabajo, monitorear su progreso, compartir archivos y regular sus trabajos.

Además de eso, la plataforma HubSpot CRM le permite combinarla fácilmente con sus otras aplicaciones de ventas y promoción. Esto tiende a hacer que sea fácil mantener un seguimiento del desarrollo y garantiza que todos estén en la misma página.

Además de eso, el software de la computadora brinda a los clientes información en tiempo real sobre sus flujos de trabajo, lo que les permite identificar cuellos de botella y regular adecuadamente.

Por lo tanto, si ha estado buscando formas de mejorar la administración de su empresa, esta es su probabilidad. Aproveche su plantilla de gestión de tareas para seguir el progreso de su equipo y agilice sus flujos de trabajo para mejorar la eficiencia.