La guía completa de conceptos básicos de gestión de proyectos

La gestión de proyectos no se trata solo de crear software y hardware. Los gerentes de proyecto distribuyen los recursos de manera adecuada, administran los plazos y se ocupan de las partes interesadas durante todo el proceso.

Sin embargo, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. Después de todo, hay una razón por la cual los gerentes de proyectos modifican constantemente sus enfoques y replantean sus procesos.

En este artículo, aprenderá los conceptos básicos de gestión de proyectos y cómo puede implementarlos en su negocio. Empecemos.

Tabla de contenido

El proceso incluye el desarrollo de planes para cumplir con los plazos mientras se mantienen los objetivos de calidad dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto. Esta disciplina puede ser propiedad de un gerente dedicado o un líder en un proyecto.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

Los procesos de gestión de proyectos son esenciales para el éxito de los proyectos. La investigación del Instituto de Gestión de Proyectos descubrió que las organizaciones que no integran la gestión de proyectos verán aumentar su tasa de fracaso total de proyectos en un factor de 2/3.

Esa es una estadística impactante. Por lo tanto, profundicemos en algunos de los beneficios clave que resultan de los procesos maduros de gestión de proyectos.

Cumplirás plazos importantes.

La gestión de proyectos le permite dividir grandes tareas en plazos de menor escala. Al apegarse a estos hitos, los proyectos pueden mantenerse fácilmente dentro del cronograma de principio a fin.

De hecho, las empresas con procesos maduros de entrega de valor entregan proyectos a tiempo con más frecuencia que aquellas sin gestión de proyectos (63 % en comparación con 39 %).

Aumentarás el buy-in.

La gestión de proyectos permite que un equipo genere confianza y credibilidad entre sus compañeros, clientes y partes interesadas. Después de todo, si constantemente envía entregas de alta calidad a tiempo, seguramente se ganará a la gente.

Puede realizar un seguimiento de los gastos fácilmente.

Podrá mantenerse dentro de su presupuesto, o incluso por debajo del presupuesto. PMI descubrió que el 11,4% de todos los recursos se desperdician debido a procesos de gestión de proyectos inferiores.

Ahorrar dinero es especialmente importante en un panorama en el que solo el 43% de las empresas informan que completan proyectos dentro del presupuesto "la mayor parte del tiempo" o "siempre".

Mejorarás tu cultura.

Puede desarrollar una cultura de mejora continua de procesos a través de la gestión del conocimiento. Si fomenta un entorno que prioriza la optimización y el aprendizaje, es probable que inspire a otros y atraiga empleados con la misma mentalidad.

Responsabilidades del Gerente de Proyecto

Un director de proyecto planifica, organiza y dirige la ejecución de un proyecto. Esto garantiza que cumpla con los objetivos esperados al tiempo que ofrece las características requeridas dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto.

Los profesionales de gestión de proyectos brindan liderazgo a través de un análisis ambiental efectivo, síntesis de información en datos significativos y análisis objetivo. Ese es un amplio conjunto de responsabilidades que requieren capacitación y experiencia.

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Discutiremos qué habilidades, tanto entrenadas como desarrolladas a través de la experiencia, necesitará para este puesto.

Conjuntos de habilidades de gerente de proyecto

Para garantizar que los equipos sigan siendo productivos y que los proyectos vayan por buen camino, los gerentes de proyectos necesitan un amplio conjunto de habilidades. Estas son algunas de las habilidades más importantes que necesita para sobresalir en este puesto.

Habilidades interpersonales

Los gerentes de proyecto (PM) tienen que interactuar con muchas personas, incluidos los miembros del equipo, las partes interesadas y otros gerentes de proyecto. Los grandes PM pueden trabajar con un grupo diverso de personas para lograr un objetivo común.

Las partes interesadas a menudo tienen objetivos contrapuestos. Para crear cohesión, los PM deben ser diplomáticos al administrar las relaciones profesionales con personas que pueden tener diferentes perspectivas, niveles de habilidad y políticas personales.

Las buenas relaciones mantienen motivados a los miembros del equipo y facilitan la resolución de las disputas del equipo.

Habilidades de comunicación

Los gerentes de proyecto deben programar reuniones frecuentes entre los colaboradores y brindar retroalimentación sobre el desempeño. No solo necesita saber con quién reunirse y cuándo, sino que también deberá equilibrar múltiples estilos de comunicación.

Por ejemplo, legal querrá su actualización en términos de contratos y riesgo. Mientras tanto, las finanzas estarán ansiosas por conocer su presupuesto y sus gastos. Los ingenieros y el equipo de marketing también tendrán diferentes intereses que requieren diferentes tipos de comunicación.

Habilidades para la toma de decisiones

Un gerente de proyecto debe tomar decisiones y asumir la responsabilidad de los resultados. Tener claros los objetivos y establecer altas expectativas ayuda a mantener la moral.

Las habilidades para la toma de decisiones incluyen la priorización de recursos, el desarrollo de estimaciones alternativas, la evaluación de riesgos y la garantía de una gestión presupuestaria adecuada.

Habilidades de gestión

Los gerentes de proyecto son responsables tanto de liderar un equipo como de informar el progreso a jugadas más importantes.

Necesitarás experiencia liderando un equipo, manteniendo uno a uno y abordando los desafíos a medida que surjan. Los PM también deben poder comunicarse con los líderes en nombre de sus equipos.

En algunos casos, los gerentes de proyecto necesitan construir el equipo para su iniciativa. Eso puede incluir encontrar a los participantes internos correctos o buscar fuera de la organización. Idealmente, un PM tiene algo de experiencia en la contratación de nuevos miembros del equipo.

El ciclo de vida de la gestión de proyectos

Es mejor ver todo el proceso de PM como una serie de etapas. Cada etapa tiene un objetivo. En total, hay cinco etapas críticas en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Ofreceremos una breve descripción de cada etapa.

• Iniciación. En esta etapa, los gerentes de proyecto analizan un proyecto de manera realista. Estiman cuánto tiempo debe tomar el proyecto, lo que finalmente determina el presupuesto de referencia y el cronograma del proyecto.
• Planificación. La etapa de planificación implica analizar los detalles técnicos, asignar tareas a los miembros del equipo correctos e identificar los riesgos asociados con las diferentes partes del proyecto.
• Ejecución. Aquí comienzas a actuar según el plan que creaste en el estado anterior.
• Monitorear y controlar. Este paso garantiza que cumpla con los plazos. No solo está haciendo el trabajo establecido en su plan, sino que también está monitoreando su progreso. Aquí, usted determina si cumple con todas las regulaciones gubernamentales y estándares de la industria. También realiza un seguimiento de todos los gastos y el progreso del proyecto.
• Clausura. Llevar un proyecto a su fin es su etapa final. Aquí, usted determina si el proyecto entrega los resultados esperados y si cancela o continúa el proyecto.

Enfoques populares para la gestión de proyectos

Si bien la mayoría de las organizaciones están de acuerdo en que la gestión de proyectos es importante, existen muchos estilos diferentes que utilizan los PM. En esta sección, explorará cuatro enfoques populares para la gestión de proyectos.

Planificación basada en productos

La planificación basada en productos centra su enfoque en los resultados y entregables del proyecto. Este enfoque se centra en el lanzamiento de un producto o servicio desde la concepción hasta su finalización, con el resultado final de ventas del producto o servicio.

Planificación basada en procesos

La planificación basada en procesos garantiza que todas las actividades del proyecto contribuyan a lograr los objetivos de la organización. Con este enfoque, el director de proyectos crea, gestiona y mejora proyectos alineados con los valores fundamentales de la empresa.

Enfoque por fases para la gestión de productos

Este enfoque implica la planificación e implementación de proyectos en fases debido a restricciones externas. Cada etapa pasa por los cinco pasos del ciclo de vida de la gestión de productos. Por eso, este enfoque es ideal para proyectos pequeños y bien definidos.

Gestión de producción de proyectos

Este enfoque utiliza teorías y principios de ciencia de operaciones para comprender y optimizar la entrega de proyectos. La gestión de producción de proyectos utiliza datos de actividad para predecir límites y determinar niveles de logro.

Mejores prácticas de gestión de proyectos

Independientemente del enfoque que elija, hay consejos universales que ayudan a todos. Estas son algunas de esas mejores prácticas aplicables a cualquier proyecto en cualquier industria o dominio.

1. Invierta en soluciones de software de gestión de proyectos.

En la actualidad, menos de 1 de cada 4 organizaciones utiliza algún tipo de software de gestión de proyectos. En cambio, los equipos confían en un mosaico de hojas de cálculo, notas en papel y correos electrónicos. Este enfoque resulta en desorganización. No hay manera de ver dónde está un proyecto en tiempo real.

El software de administración de proyectos lo ayudará a realizar un seguimiento de sus proyectos y agendas, organizar tareas y actividades, comunicarse de manera efectiva con su equipo y administrar riesgos y problemas.

También puede personalizar los tableros para realizar un seguimiento de los KPI y crear informes para ayudar a pronosticar en función de datos históricos y tendencias actuales para la planificación futura.

2. Anticiparse al cambio manteniendo un horario flexible.

La mayoría de los proyectos sufren retrasos. Desafortunadamente, los retrasos menores pueden convertirse en problemas importantes cuando sigues un horario fijo. Por otro lado, un horario flexible puede manejar la mayoría de los cambios con calma.

Si bien algunos plazos tienen flexibilidad, otros pueden ser rígidos. Mantenga una lista de fechas que no se pueden cambiar. Esto le permite cumplir con plazos externos con marcos de tiempo establecidos mientras permite plazos flexibles en otras áreas.

3. Realice un seguimiento de los estilos de comunicación.

Al comienzo de su proyecto, siéntese con las partes interesadas importantes. Pregunte con qué frecuencia quieren saber de usted y cómo les gustaría comunicarse.

Por ejemplo, algunas partes interesadas querrán una reunión semanal de Zoom con su equipo. Otros pueden preferir una actualización diaria de Slack o un correo electrónico mensual con el progreso.

Puede organizar esta información en una hoja de cálculo o en una sección de su software de gestión de proyectos para mantenerse organizado.

4. Conoce tus métricas .

Uno de los mayores desafíos de cualquier proyecto es medir el éxito. Debido a esto, deberá establecer puntos medibles antes y durante la ejecución de su proyecto. Sepa qué métricas son importantes para su proyecto y cuándo.

Las métricas esenciales de Rember cambiarán con el tiempo. Si su proyecto recién está comenzando, puede celebrar el rápido logro de hitos importantes.

Con el tiempo, deberá demostrar el impacto de su proyecto. Eso incluye métricas como el número de clientes potenciales o la contribución al ROI.

Mejore su gestión de proyectos

Al observar más de cerca los conceptos básicos, puede ver que la gestión de proyectos es un campo amplio que requiere una comprensión profunda de la comunicación y los matices específicos de la industria.

Al incorporar las herramientas y técnicas mencionadas anteriormente en su experiencia laboral diaria, puede mejorar su desempeño como gerente de proyecto.

Para ayudarlo a ponerse en marcha, consulte nuestra plantilla gratuita de administración de proyectos ahora; lo ayudará a ahorrar una gran cantidad de tiempo y recursos valiosos.