La guía completa para la gestión de partes interesadas

Los proyectos exitosos cuentan con el apoyo de las partes interesadas de toda la organización. Por eso, la gestión de stakeholders es fundamental para cualquier iniciativa.

La gestión de partes interesadas le permite identificar y satisfacer las necesidades de los líderes mientras mantiene abierta la comunicación.

En este artículo, aprenderá qué es la gestión de partes interesadas, por qué es importante y cómo crear un plan de gestión de partes interesadas.

Tabla de contenido

¿Por qué es importante la gestión de stakeholders?

Los proyectos fracasan cuando se ignoran los intereses y necesidades de las partes interesadas. Esto conduce a una falta de aceptación por parte de las partes interesadas clave, lo que puede poner en peligro el éxito del proyecto.

Cuando las partes interesadas sienten que se satisfacen sus necesidades, es más probable que apoyen el proyecto. Por otro lado, si no se satisfacen sus necesidades, pueden intentar bloquear su iniciativa. La gestión de partes interesadas ayuda a construir relaciones positivas que hacen que su proyecto funcione sin problemas.

Una estrategia eficaz de gestión de las partes interesadas puede ayudarlo a:

• Evitar o resolver conflictos entre las partes interesadas.
• Asegure la aceptación y el apoyo de las partes interesadas clave.
• Comunicarse efectivamente con las partes interesadas.
• Manejar las expectativas de las partes interesadas.
• Supervisar la participación de los interesados ​​durante todo el proyecto.

Beneficios de la gestión de partes interesadas

Hay muchos beneficios de una estrategia efectiva de gestión de partes interesadas, que incluyen:

• Comunicacion mejorada. Al identificar los intereses y necesidades de las partes interesadas, puede adaptar sus comunicaciones a sus necesidades específicas. Esto asegura que sus mensajes sean recibidos y entendidos.
• Mayor aceptación. Según KPMG, el 61% de los proyectos cuentan con patrocinadores altamente involucrados. Cuando las partes interesadas sienten que se están considerando sus intereses y necesidades, es más probable que apoyen el proyecto.
• Riesgos reducidos. Al interactuar con las partes interesadas, puede identificar los riesgos potenciales de manera temprana y tomar medidas para evitarlos o mitigarlos. Esto puede ayudar a reducir el riesgo general del proyecto.
• Desempeño mejorado. Una estrategia eficaz de gestión de las partes interesadas puede ayudarlo a optimizar los recursos y alinear las actividades del proyecto con los intereses de las partes interesadas. Esto puede conducir a un mejor desempeño del proyecto.

Dentro del Proceso de Gestión de Partes Interesadas

Si bien la gestión de las partes interesadas puede parecer intuitiva para algunos, puede comenzar a generar confianza de manera sistemática con una hoja de ruta más formal.

Los siguientes seis pasos pueden ayudarlo a comprender las prioridades de las partes interesadas y cómo puede abordar estas necesidades.

1. Identificar a las partes interesadas.

Comience identificando a todos los individuos y grupos que pueden impactar su proyecto, tanto positiva como negativamente. Esto incluye partes interesadas internas (como miembros del equipo) y partes interesadas externas (como clientes o proveedores).

Para identificar a sus partes interesadas, hágase las siguientes preguntas.

• ¿Quién se verá afectado por su proyecto?
• ¿Quién tiene interés en tu proyecto?
• ¿Quién tiene el poder de influir en su proyecto?
• ¿Quién quiere que tu proyecto fracase?
• ¿Quién quiere que su proyecto tenga éxito?

2. Priorizar a las partes interesadas.

Una vez que haya identificado a todas las partes interesadas, el siguiente paso es la priorización. Esto le ayudará a centrar su atención en las partes interesadas más importantes para el éxito de su proyecto.

Debe identificar dónde se encuentran sus expectativas, su nivel de influencia, qué información querrán de usted y con qué frecuencia quieren informes de su equipo. Puede usar el mapeo de partes interesadas para ayudarlo a priorizar a los líderes clave.

Realice un ejercicio de mapeo de partes interesadas

Fuente de imagen

El ejercicio de mapeo de partes interesadas anterior le pide que ubique líderes en una cuadrícula de dos por dos. Un eje está etiquetado como poder y el otro como interés.

En el eje de poder, califica a cada parte interesada según su capacidad para influir en el proyecto. En el eje de interés, califica a cada parte interesada según su nivel de interés en el proyecto. Esto le dará una idea clara de con qué partes interesadas es más importante involucrarse y cuál es la mejor manera de hacerlo.

Hay varias formas diferentes de mapear a las partes interesadas, que incluyen:

• matriz RACI. Este es un método popular de mapeo de partes interesadas que utiliza las letras R (responsable), A (responsable), C (consultado) e I (informado) para calificar a las partes interesadas en su nivel de participación en el proyecto.
• Red de energía/interés. Esta es una forma sencilla de mapear a las partes interesadas que se puede utilizar para priorizar la participación. También se conoce como el modelo Salience.
• Matriz de influencia/impacto. Este es un método de mapeo de partes interesadas más detallado que se puede utilizar para evaluar el impacto potencial de cada parte interesada en el proyecto.

3. Evaluar las necesidades e intereses de las partes interesadas.

La clave para un plan exitoso de gestión de partes interesadas es comprender a sus partes interesadas. Esto lo ayudará a evaluar lo que quieren del proyecto y cuál es la mejor manera de comprometerse con ellos.

En esta etapa, hágase las siguientes preguntas.

• ¿Entiende sus necesidades, prioridades y problemas?
• ¿Tienen el poder de influir en el proyecto?
• ¿Qué interés financiero o emocional tienen en el resultado del proyecto?
• ¿Qué los motiva?

Al comprender las respuestas a estas preguntas, puede desarrollar mejor un plan de gestión de partes interesadas que se ajuste a cada líder.

4. Definir los motivos de las partes interesadas.

Una vez que haya identificado y evaluado a sus partes interesadas, puede comenzar a definir sus motivos. Esto le ayudará a entender lo que quieren del proyecto y cuál es la mejor manera de comprometerse con ellos.

Hay varias formas de definir los motivos de las partes interesadas, entre ellas:

• Entrevistas. Puede entrevistar a las partes interesadas para obtener sus puntos de vista sobre el proyecto. Esto se puede hacer en persona, por teléfono o por correo electrónico.
• Encuestas. Puede enviar encuestas a las partes interesadas para obtener sus comentarios sobre el proyecto. Esta es una forma rápida de recopilar datos de una gran cantidad de partes interesadas.
• Grupos de enfoque. Puede realizar grupos de enfoque con las partes interesadas para obtener su opinión sobre el proyecto. Esto se puede utilizar para generar ideas e identificar problemas.

Al comprender los motivos de las partes interesadas, puede desarrollar un plan eficaz de gestión de partes interesadas que satisfaga sus necesidades e intereses.

5. Desarrolle un plan de participación.

El objetivo de la participación de las partes interesadas es gestionar las expectativas y construir relaciones. Esto se puede hacer a través de varios métodos diferentes, que incluyen:

• Comunicación frecuente. Este es el aspecto más importante de la participación de las partes interesadas. Debe comunicarse regularmente con las partes interesadas para actualizarlas sobre el proyecto y obtener comentarios. Esto se puede hacer a través de reuniones cara a cara, llamadas telefónicas, correos electrónicos o herramientas en línea como un software de gestión de proyectos. Cada parte interesada puede necesitar su propia estrategia de comunicación.
• Consulta. Esto implica consultar a las partes interesadas en la toma de decisiones. Esto se puede hacer a través de reuniones, encuestas o grupos focales.
• Colaboración. Esto implica trabajar con las partes interesadas para completar tareas o lograr objetivos. Esto se puede hacer a través de la creación conjunta, la planificación conjunta o la toma de decisiones compartida.

La mejor manera de relacionarse con varios líderes dependerá de la parte interesada y del proyecto. Debe adaptar su plan de compromiso a cada individuo.

Plantillas de planes de gestión de partes interesadas

Una vez que haya identificado a las partes interesadas, es hora de desarrollar planes de gestión para cada grupo.

Las siguientes plantillas pueden ayudarlo a crear planes de compromiso y organizar su comunicación con las partes interesadas.

ásana

Si eres nuevo en la gestión de partes interesadas, esta plantilla de Asana ofrece una forma sencilla de mantenerte organizado. En este plan, escribe cada parte interesada, su nivel de interés en su proyecto y qué tan influyentes son en su trabajo.

Luego, puede marcar una casilla para identificar sus preferencias de comunicación. Eso incluye la frecuencia con la que quieren saber de su equipo y cómo quieren que se comunique con usted.

Lo que nos encanta: con esta plantilla, sabrá cuál de sus líderes prefiere un Slack rápido frente a un correo electrónico formal de un vistazo.

Documentos de gestión de proyectos

Si está buscando un plan de compromiso más detallado, considere esta opción de Project Management Docs. Con este documento, puede diseñar completamente la visión de su proyecto y a qué departamentos afectará su iniciativa.

Lo que nos encanta: esta plantilla incluye gráficos y tablas que puede usar para determinar el nivel de importancia de cada parte interesada para su proyecto. Puede usar este documento para hacer una lluvia de ideas y esbozar su borrador final.

choza del conocimiento

Si está buscando una guía completa para escribir un plan de compromiso, KnowledgeHut está aquí para ayudarlo. Esta plantilla incluye secciones que lo ayudan a identificar a las partes interesadas y crear un cronograma para la participación de cada persona. También puede realizar un seguimiento de los costos y la participación de los recursos humanos.

Lo que nos encanta: esta plantilla presenta gráficos que puede completar con los datos de las partes interesadas. Si se queda atascado, cada sección viene con preguntas útiles para la autorreflexión que lo guiarán a lo largo del camino.

PM-Entrenamiento

Si ha estado buscando una hoja de cálculo simple para administrar a sus partes interesadas, no busque más. Esta plantilla de PMTraining ofrece un enfoque sencillo para gestionar a las partes interesadas.

Lo que nos encanta: esta plantilla establece quiénes están involucrados, qué deben hacer para su proyecto y cómo planea mantenerlos comprometidos. Si está buscando una forma rápida de desarrollar una guía de gestión de partes interesadas de una página, aquí está. Además, todo se puede editar en Google Docs.

Consejos para la gestión de partes interesadas

Formalizar la gestión de las partes interesadas puede parecer un proceso abrumador. Ya sea que recién esté comenzando o tenga años de experiencia, los siguientes consejos pueden ayudarlo a garantizar una gestión exitosa de las partes interesadas.

1. Definir el propósito del proyecto.

Según PMI, el 44% de los proyectos fracasan debido a la falta de alineación entre los objetivos comerciales y del proyecto.

Antes de comenzar a relacionarse con las partes interesadas, es crucial definir el propósito del proyecto. Esto le ayudará a identificar con quién necesita comprometerse y sus objetivos.

2. Definir roles y responsabilidades.

Al comienzo de un proyecto, defina claramente las funciones y responsabilidades de cada parte interesada. Esto ayudará a garantizar que todos tengan clara su participación en el proyecto.

3. Comuníquese regularmente.

La comunicación regular es esencial para una gestión exitosa de las partes interesadas. Debe actualizar periódicamente a las partes interesadas sobre el proyecto y solicitar sus comentarios.

Sus objetivos estratégicos siempre deben estar claros en la comunicación con las partes interesadas. Esto le permite a su equipo gestionar las expectativas de las partes interesadas y crear relaciones positivas.

4. Sea transparente.

Es importante ser transparente con las partes interesadas sobre el proyecto. Esto ayudará a generar confianza y garantizará que todos estén en la misma página.

5. Busque retroalimentación.

La retroalimentación es esencial para una gestión exitosa de las partes interesadas. Debe buscar comentarios de las partes interesadas en cada etapa del proyecto.

Realice un seguimiento de sus sugerencias e implemente sus ideas. Luego puede informar sobre cómo implementó sus soluciones para obtener aún más su apoyo.

6. Elija el software adecuado.

Hoy en día, solo uno de cada cuatro equipos utiliza un software de gestión de proyectos. La implementación de una de estas herramientas puede ayudarlo a mantenerse organizado.

Eso va desde software de gestión de proyectos, como Basecamp o Asana, hasta software de colaboración, como Google Drive o Trello. Elija una pila de tecnología que mejor se adapte a las necesidades de su proyecto.

7. Sea flexible.

La gestión de las partes interesadas no es un proceso único para todos. Debe ser flexible y adaptar su enfoque a cada persona con la que trabaje.

Cree un plan efectivo de gestión de partes interesadas

Las partes interesadas tienen el poder de influir en su proyecto, por lo que involucrar a los líderes y mantener sus necesidades a la vanguardia ayudará a que las cosas funcionen sin problemas.

Tenga en cuenta estos consejos a medida que desarrolla su estrategia de gestión de partes interesadas para mantenerse en el camino.