¿Qué es una carta de proyecto? La guía completa

Los estatutos del proyecto proporcionan una luz de guía para cualquier nueva iniciativa. Por lo tanto, ya sea que trabaje como gerente de proyectos o como profesional de operaciones, deberá convertirse en un profesional para escribir estos documentos.

Además de brindarle la autorización para comenzar proyectos, los estatutos de proyectos lo ayudan a vender la viabilidad de su proyecto a las partes interesadas. Este documento también ayudará a que todo su equipo esté de acuerdo con sus planes y plazos.

En esta guía, exploraremos todo lo que necesita saber sobre los estatutos de proyectos. Cubriremos:

Los beneficios de crear estatutos de proyectos

“El acta de constitución del proyecto es un documento tan importante que no se puede iniciar un proyecto sin él”, dice Rita Mulcahy, una renombrada gerente de proyectos, capacitadora y autora. Este documento puede mantener a su equipo encaminado para lograr los objetivos de su proyecto en la fecha límite.

Aquí hay otros beneficios de crear una carta del proyecto bien escrita:

• Usted decidirá sobre un presupuesto de proyecto.
• Puede definir el resultado del proyecto.
• Evitará el aumento del alcance y cumplirá con los plazos.
• Puede obtener la aceptación de las partes interesadas para su proyecto.
• Puede establecer las fechas previstas de inicio y finalización del proyecto.
• Puede explicar claramente cómo los objetivos de su proyecto se alinean con los objetivos de la organización.

A continuación, exploraremos las mejores prácticas para redactar un acta de constitución del proyecto.

Cómo escribir una carta de proyecto

Al escribir su carta de gestión de proyectos, es importante hacerlo bien desde el principio. “No debe cambiar el acta de constitución de un proyecto después de su aprobación”, dice Mary Beth Imbarrato, autora de The Project Roadmap. Los cambios de última hora pueden hacer que las partes interesadas cuestionen la viabilidad del proyecto.

Esta guía paso a paso lo ayudará a redactar un gran proyecto de constitución desde el principio.

1. Recopile información de su equipo de proyecto.

Hablar con los miembros de su equipo es esencial al crear los estatutos del proyecto. Sus colegas pueden ayudarlo a establecer cronogramas de proyectos realistas. También pueden ayudarlo a descubrir los objetivos, el alcance y los planes de mitigación de riesgos para el proyecto.

“Debe reservar tiempo para que los miembros de su equipo discutan el proyecto, cómo quieren abordarlo y cuál es su ancho de banda actual”, dice Will Yang, director de crecimiento de Instrumentl. “Hacer esto asegura que su equipo de proyecto esté en la misma página”.

2. Guarde la carta en un lugar central.

Para fomentar la colaboración, almacene el acta de constitución de su proyecto en un centro para que los miembros del equipo puedan comentarlo y editarlo.

Esto les da a todos un sentido de propiedad del proyecto. Programas como Google Drive y Dropbox ofrecen capacidades de coedición.

3. Mantenga breve el acta de constitución del proyecto.

Puede sentirse tentado a capturar cada detalle en el acta de constitución de su proyecto. Pero recuerde: debe profundizar en el documento de planificación de su proyecto, no en el acta de constitución del proyecto.

“Las partes interesadas no tendrán tiempo para leer un estatuto detallado de 15 páginas porque tienen otras prioridades”, advierte Konstandinos Christofakis, director de marketing de ULTATEL. “Es por eso que los estatutos deben ser una descripción general de alto nivel de los proyectos, ser lo suficientemente cortos para ser útiles y lo suficientemente largos para ser valiosos”.

Si la información es digerible, aumentan las posibilidades de aprobación del proyecto, según Christofakis.

4. Agregue elementos visuales a su estatuto.

El uso de imágenes o elementos de diseño puede ayudar a mejorar la legibilidad del acta de constitución de su proyecto y mantener su documento breve.

Por ejemplo, si desea delinear un plan de comunicación extenso o un hito en su estatuto, un diagrama de Gantt puede ayudar. Estos gráficos también se destacan en el acta de constitución del proyecto, lo que permite a los miembros del equipo consultarlos fácilmente.

Fuente de imagen

5. Cree una plantilla de acta de constitución del proyecto.

¿Ha escrito una carta de proyecto en el pasado? O tal vez el documento que acaba de completar es una obra maestra. Convierta estos documentos en plantillas que pueda usar en el futuro.

Tener una plantilla para su carta de gestión de proyectos lo ayuda a ahorrar tiempo y mantener la coherencia en el futuro. Este enfoque de los estatutos del proyecto también garantiza que no omita elementos importantes en su documento.

Consejo profesional: si aún no tiene una plantilla, puede buscar opciones en línea. HubSpot ofrece una plantilla de carta de proyecto gratuita que puedes descargar en cualquier momento.

Fuente de imagen

Ahora que conoce los conceptos básicos de la creación de estatutos de gestión de proyectos, repasemos la anatomía de un estatuto de proyecto.

La anatomía de una carta de gestión de proyectos

Después de desarrollar un acta de constitución del proyecto, los gerentes de proyecto las envían al patrocinador del proyecto para obtener la aprobación. Un patrocinador puede incluir el gobierno, un financista individual o la alta dirección de la organización que ejecuta el proyecto.

Estos son los elementos que necesita el acta de constitución de su proyecto para obtener la aprobación de los patrocinadores.

1. Objetivo del proyecto

El objetivo del proyecto es la razón de alto nivel para emprender el proyecto. Vincular los objetivos a las metas de su empresa es una forma brillante de despertar el interés de las partes interesadas en su proyecto.

Consejo profesional: use el marco SMART para hacer que sus objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada.

2. Resumen del proyecto

La descripción general de su proyecto entra en mayor detalle sobre la línea de tiempo y la propiedad de un proyecto. Esta sección describe detalles como el nombre del proyecto, el patrocinador del proyecto, el administrador del proyecto, las fechas previstas de inicio y finalización y el presupuesto estimado.

Consejo profesional: agregue una tabla a la descripción general de su proyecto. Esto hace que la información sea fácil de leer y fácil de encontrar.

Fuente de imagen

3. Entregables del proyecto

Esta es una lista de los servicios o productos que el equipo del proyecto proporcionará a las partes interesadas. Sea claro sobre lo que su equipo está entregando para evitar cualquier desacuerdo que lo haga extender su fecha límite.

4. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto explica los límites del proyecto. Si bien los PM generalmente escriben alcances detallados del proyecto, mantenerlo breve en el acta de constitución del proyecto es una buena práctica. ¿Por qué? Puede crear una declaración de alcance detallada en la fase de planificación del proyecto.

5. Partes interesadas del proyecto

Esta es una lista de los nombres y responsabilidades de las partes involucradas en un proyecto. Indicar quién es responsable de las diferentes tareas hace que los miembros de su equipo rindan cuentas.

6. Riesgos del Proyecto

Describir los riesgos de un proyecto lo ayudará a identificar los obstáculos para el éxito de su proyecto y su impacto potencial. Hacer esto le permite diseñar estrategias de mitigación de riesgos.

Consejo profesional: Cree una tabla de riesgos potenciales. Asegúrese de explicar por qué el riesgo representa una amenaza para su proyecto y las estrategias de mitigación que planea implementar.

Fuente de imagen

7. Recursos del proyecto

Crea siempre una lista de los recursos que necesitará tu proyecto. Y eso no es solo dinero. Sus recursos deben incluir miembros del equipo, instalaciones, equipos y otros artículos esenciales que son críticos para el éxito de su proyecto. Esto le ayuda a tener en cuenta todo lo que necesita para llevar el proyecto a la línea de meta.

Fuente de imagen

Ejemplos de carta de proyecto

1. Carta de Gestión de Proyectos para Lean Six Sigma

Fuente de imagen

Esta carta de proyecto de muestra sigue el formato Lean Six Sigma, una metodología para la gestión de proyectos. Los equipos que ya usan este marco pueden optar por estructurar su carta de proyecto de esta manera.

Lo que nos gusta: El estatuto del proyecto Lean Six Sigma ofrece un ámbito de trabajo claro. Los objetivos del proyecto también siguen el marco SMART, lo que deja muy claro cómo el proyecto beneficiará a la empresa.

Limitaciones del estatuto del proyecto: si bien este estatuto describe información clave, incluido el objetivo del proyecto y la declaración del problema, falta cierta información clave. El propietario del proceso no indicó los costos o riesgos del proyecto. Si emula este formato, asegúrese de incluir esta información.

2. Carta de gestión de proyectos para el rediseño del sitio web

Fuente de imagen

En esta carta de proyecto, la Universidad de Guelph explora exactamente lo que debe hacer su equipo web para rediseñar el sitio web de la biblioteca de la escuela. Eso incluye a todas las partes interesadas necesarias y quién es el propietario del proyecto.

Lo que nos gusta: Este proyecto tiene un alcance y un cronograma bien definidos. Los patrocinadores saben exactamente quién está trabajando en qué y cuándo.

Limitaciones del estatuto del proyecto: Si bien este proyecto explora los riesgos asociados con el proyecto, los planes de mitigación mejorarían esta sección del documento.

Errores a evitar al crear estatutos de gestión de proyectos

1. Falta una declaración de propósito clara

Cada proyecto debe tener una meta y un propósito claros. Pero a veces, el objetivo principal se vuelve poco claro. Para combatir esto, aplica el efecto de la verdad ilusoria, que establece que el uso de información repetida aumenta la comprensión.

Lauren Carter, consultora principal de Lauren Ashley Consulting, dice que usa esta estrategia para ayudar a su equipo a recordar el propósito de los proyectos. En palabras de Lauren:

“Los miembros del proyecto a menudo pierden la 'Estrella del Norte' en medio del trabajo. Una forma efectiva de evitar esto es tener una declaración de propósito clara en el estatuto, que repito de varias maneras a lo largo del ciclo de vida del proyecto”.

“Esto puede ser como un encabezado en los documentos del proyecto, colocándolo en la parte superior de los cronogramas o gráficos, o usándolo como una métrica contra la cual evalúa las actividades planificadas y no planificadas que surgen”.

2. Creación de un proyecto intermedio de Charter

Los estatutos del proyecto deberían ser el puntapié inicial de su iniciativa. Escribir este documento a la mitad puede conducir a un aumento del alcance, responsabilidades mal definidas y confusión.

“Cambiar el estatuto del proyecto después del inicio y la planificación significa que tendrá que revisar cualquier trabajo que haya completado e incluso volver a trabajar en algunas tareas completadas”, dice Mary Beth Imbarrato, una veterana de 25 años en la industria de gestión de proyectos.

Ella agrega: "Esto puede generar demoras, costos elevados y crear más riesgos en el proyecto".

Mary Beth también dice que los cambios en los estatutos pueden afectar la forma en que los miembros del equipo ven un proyecto. ¿El resultado? Compromiso y compromiso reducidos.

El resultado final: crear el estatuto antes de comenzar el proyecto lo ayudará a evitar el aumento del alcance, evitar la pérdida de tiempo rehaciendo el trabajo y mantener a raya los riesgos adicionales para su proyecto.

3. Ignorar la plantilla del acta de constitución del proyecto de su empresa

El uso de estatutos de proyectos existentes como plantillas puede ahorrarle tiempo y garantizar la coherencia.

En lugar de crear nuevos estatutos desde cero, solicite una muestra de un documento de estatuto completo que le haya gustado a la empresa y utilícelo como plantilla. Esta plantilla lo ayudará a comprender cómo su organización prefiere presentar ideas, lo que le permitirá seguir su ejemplo y comenzar proyectos con el pie derecho.

Comience un nuevo proyecto sin errores

Una carta bien pensada es una hoja de ruta para lograr los objetivos de su proyecto en un tiempo récord.

Comience reuniendo información de su equipo y creando un acta de constitución del proyecto que obtendrá la luz verde de las partes interesadas.