¿Qué son las operaciones de contenido? Una guía directa

En un ensayo de 1996, Bill Gates escribió: “El contenido es el rey”, y lo que era cierto entonces sigue siendo cierto ahora. El contenido es necesario para el éxito de un negocio.

Si el contenido es el rey, podríamos decir que sus operaciones son la reina, o al menos un caballero. Imagina una startup que quiere crear una publicación de blog. Es una publicación oportuna que debe estar disponible antes del final del primer trimestre. Debido a que la startup es nueva, no ha establecido operaciones concretas para el contenido del blog. Por lo tanto, la publicación se encuentra en un documento de Google sin ningún plan sobre quién carga el contenido o qué plataforma de blog alojará la información. La empresa tiene un escritor de contenido, pero las operaciones no suelen terminar ahí.

Las publicaciones de blog no son la única opción de contenido que hay. Puede incorporar más de una docena de tipos de contenido diferentes, incluidos correos electrónicos, videos, publicaciones en redes sociales, podcasts, infografías y otro contenido visual para aumentar el conocimiento de la marca. Sin embargo, sin operaciones de contenido, es probable que este contenido no tenga un plan de producción, publicación o distribución. ¿Y de qué sirve una publicación de blog si nadie la lee?

Si el objetivo es publicar contenido diariamente, ¿deberá identificar quién está realizando el trabajo? ¿Qué métodos están usando? ¿Qué sistemas son necesarios para hacer el trabajo?

Un departamento es la solución a estas preguntas: operaciones de contenido.

Las operaciones de contenido se centran en tres elementos:

• Personas: quién está realizando una tarea y cuáles son sus funciones y responsabilidades.
• Proceso: qué funciones se necesitan para completar un proyecto con éxito.
• Tecnología: qué herramientas ayudan a construir un sistema de operaciones de contenido.

Gente

En contenido y operaciones de contenido, las personas son la base. Mientras que los clientes se sientan en el centro del contenido, el aspecto operativo se centra en la empresa y su equipo. Los roles y responsabilidades deben estar bien definidos y delineados para que el sistema funcione sin problemas.

El primer paso es definir roles claros. Los equipos de contenido tienen estrategas de contenido, gerentes, creadores, editores y más. Por ejemplo, el departamento de creación de contenido podría dividirse en puestos especializados: escritores de contenido, diseñadores gráficos y fotógrafos. Aunque estos son roles típicos, algunos roles y responsabilidades de contenido pueden superponerse. Los escritores y editores de contenido tienen claras diferencias. Según el equipo y su ancho de banda, sus escritores pueden ser responsables de editar su trabajo. Es mejor evitar la superposición; sin embargo, eso a veces es imposible. Siempre que las funciones y responsabilidades estén claras, el equipo y sus operaciones deberían funcionar con éxito.

Proceso

Una vez que tenga un equipo en su lugar, ¿cómo obtendrá sus proyectos de principio a fin? Su gente necesita procesos. Su equipo, y sus roles y responsabilidades, ayudarán a determinar los flujos de trabajo para que su contenido pase de la planificación a la publicación.

Digamos que estabas publicando una entrada de blog. Un ejemplo de proceso podría ser el siguiente:

• Paso 1: Crea una estrategia y genera la idea.
• Paso 2: establezca una línea de tiempo y un horario para la publicación.
• Paso 3: Escribe la publicación.
• Paso 4: edite la gramática y el contenido.
• Paso 5: Agrega gráficos.
• Paso 6: Optimiza la publicación para SEO.
• Paso 7: Publicar.
• Paso 8: Comparte.
• Paso 9: Analizar.

Si uno de los pasos de este proceso falla, afecta el éxito general de la operación. Las pautas de estilo, las plantillas y los modelos de control de contenido fortalecen los procesos y promueven la responsabilidad y la coherencia. Estos marcos ayudan a mantener el contenido en marcha, pero deben usarse con tecnología para garantizar que las operaciones de contenido funcionen sin problemas.

Tecnología

La última clave para el éxito de las operaciones de contenido es la tecnología o las herramientas necesarias para llevar a cabo cada tarea. Debido a que la planificación y ejecución del contenido son tan extensas, los equipos requieren múltiples recursos para tener éxito.

La tecnología para las operaciones de contenido puede clasificarse en categorías como:

• Gestión y programación de proyectos
• Administración de tareas
• Ejecución de contenido
• Análisis e informes

Gestión y programación de proyectos

Todo el contenido debe aparecer en un calendario editorial. Es un calendario de alto nivel que realiza un seguimiento de dónde, cómo y, más específicamente, cuándo se publica el contenido. No debe confundirse con las herramientas de programación que envían publicaciones cronometradas, como Hootsuite o Sprout Social, las herramientas para la gestión y programación de proyectos incluyen Monday y Asana.

Administración de tareas

Monday y Asana también son excelentes ejemplos de herramientas de gestión de tareas. Estas plataformas permiten la creación, el seguimiento y la ejecución de operaciones de contenido por parte del equipo.

Ejecución de contenido

Las operaciones de contenido también requieren la tecnología necesaria para ejecutar una tarea. ¿Qué está usando el equipo para hacer el trabajo? Los escritores necesitan acceso a herramientas de procesamiento de textos, como Microsoft Word o Google Docs. Alternativamente, los diseñadores pueden necesitar una variedad de herramientas de diseño gráfico y web como Adobe Photoshop o Canva.

Análisis e informes

El análisis y la generación de informes suele ser el último paso en el ciclo de vida de un contenido. Las herramientas de análisis miden su contenido y su éxito. WordPress, la plataforma de blogs más grande del mundo, tiene sus capacidades de análisis, mientras que miles de empresas, incluidas General Electric y la NASA, utilizan Google Analytics para monitorear su contenido y tráfico.

¿Quién se beneficia de las operaciones de contenido?

Esta es una pregunta simple con una respuesta simple: todos. Las operaciones de contenido proporcionan estabilidad y consistencia en todos los niveles. El personal de alta gerencia, como un CEO, sabe que el negocio está operando de manera eficiente, lo que tiene un reflejo positivo en la empresa en su conjunto.

Las operaciones de contenido también benefician a los miembros del equipo que están directamente involucrados. Los miembros del equipo pueden usar responsabilidades y procesos claramente definidos para trabajar con confianza en sus funciones. Puede impulsar tanto la cultura del lugar de trabajo como la calidad del trabajo.

Por último, y posiblemente lo más importante, el último grupo que se beneficia de las operaciones de contenido son los consumidores. El contenido es una de las herramientas más importantes que utilizan las empresas para mantener interesados ​​a los clientes actuales y potenciales. Las publicaciones de blog brindan información y consejos valiosos. Los correos electrónicos les informan sobre ventas y promociones actuales o futuras. A medida que los clientes construyen relaciones con las empresas, tienen expectativas. Las operaciones de contenido ayudan a cumplirlas.

¿Por qué son importantes las operaciones de contenido?

Las operaciones de contenido conducen a resultados, y dan como resultado:

• Ahorro de tiempo y dinero
• Contenido de mejor calidad
• Producir contenido más rápido
• Equipos felices y confiados

Ahorro de tiempo y dinero

Cuando un equipo de operaciones de contenido establece un ciclo sólido entre las personas, los procesos y la tecnología, conduce a la eficiencia. La eficiencia ahorra tiempo y dinero. Las operaciones de contenido permiten a las empresas ahorrar tiempo al reducir el tiempo necesario para crear, aprobar y publicar contenido. Las empresas ahorran dinero cuando su equipo puede producir contenido de acuerdo con el cronograma sin recursos adicionales, por ejemplo, mano de obra o herramientas adicionales.

Contenido de mejor calidad

Las operaciones de contenido promueven contenido de mejor calidad. Los equipos mantienen estándares de contenido preciso, consistente e impactante con un proceso de ciclo de contenido estructurado.

Producir contenido más rápido

Si bien siempre debe haber un enfoque en el contenido de calidad, ese contenido debe salir rápidamente. No todo el contenido es perenne. Cuando se enfrentan a una fecha límite inamovible, las operaciones de contenido mantienen a los equipos al día.

Equipos felices y seguros

Cuando los miembros del equipo están descontentos o confundidos acerca de sus roles, responsabilidades o recursos, su trabajo puede reflejarlo. Las operaciones de contenido no solo promueven la responsabilidad y la estructura, sino que también permiten que los equipos adquieran confianza en su posición. Genera un ambiente de trabajo positivo y feliz para todos los involucrados.

Gerente de operaciones de contenido

A la cabeza de la operación de contenido se encuentra el administrador de operaciones de contenido. Si bien el título puede variar de una empresa a otra, la función del trabajo es la misma. El administrador de operaciones de contenido supervisa las operaciones diarias del equipo de contenido para garantizar que las personas, los procesos y la tecnología necesarios ejecuten la estrategia de contenido.

Para lograr su objetivo general, los administradores de operaciones de contenido también pueden ser responsables de:

• Elegir la tecnología y las herramientas para apoyar las operaciones
• Creación y gestión de políticas y procedimientos de la empresa.
• Optimización de los procesos de contenido
• Reclutamiento y contratación de miembros del personal de contenido.
• Capacitación de nuevos miembros del personal

En resumen, el trabajo de un administrador de operaciones de contenido tiene menos que ver con el contenido real y más con las personas, los procesos y la tecnología necesarios para planificarlo, crearlo y publicarlo.

Las tres palabras de las operaciones de contenido

Para comprender las operaciones de contenido, recuerde estas tres palabras: personas, procesos y tecnología. Siempre que se cuente con las personas adecuadas, con conocimiento de los procesos y acceso a la tecnología, las operaciones de contenido de una empresa deberían funcionar sin problemas y con éxito.