Qué es y cómo escribirlo [+5 Plantillas]

Un documento de requisitos comerciales (BRD) es un punto de partida para cualquier proyecto de software o solución comercial. Este documento alinea a los miembros del equipo sobre qué construir, por qué construirlo y cómo hacerlo.

Este artículo explora los conceptos básicos de los documentos de requisitos comerciales. Eso incluye por qué necesita uno, cómo escribir uno de manera efectiva y más. También hemos incluido los 5 mejores ejemplos de BRD de empresas de renombre.

Sigue leyendo para obtener la guía completa.

Tabla de contenido

¿Qué es un documento de requisitos comerciales?
¿Por qué es importante documentar los requisitos comerciales?
Cómo escribir un documento de requisitos comerciales en 9 sencillos pasos
Ejemplos de documentos de requisitos comerciales

Los BRD capturan cada paso del desarrollo del producto, desde un resumen ejecutivo hasta los resultados esperados. Los documentos de requisitos comerciales a menudo incluyen:

• Puntos débiles actuales y objetivos del proyecto.
• Qué recursos necesita una empresa.
• Las etapas de entrega y los hitos de un proyecto.
• Los requisitos funcionales de una nueva solución (técnicos y no técnicos).
• Restricciones del proyecto (todo lo que puede ralentizar o dificultar el progreso de un proyecto).
• Partes interesadas.
• Riesgos.
• ROI esperado.

La estructura de los documentos de requisitos comerciales puede variar según el tipo de proyecto. Por ejemplo, eliminará los requisitos funcionales técnicos si la solución que pretende construir no es un software.

Explicaremos cómo escribir un BRD en su totalidad. Puede ver una plantilla de muestra a continuación.

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¿Por qué son importantes los documentos de requisitos comerciales?

Los BRD pintan una imagen completa de un proyecto potencial. Estos documentos reúnen a todos los equipos involucrados en el lanzamiento de un proyecto y aseguran la entrega exitosa del proyecto.

De hecho, el Project Management Institute descubrió que los equipos sin planificación previa fracasan en los proyectos dos veces más frecuentemente que los equipos preparados. PMI también reveló que la planificación ayuda a los equipos a alcanzar el 77 % de sus objetivos, frente al 56 % de aquellos con poca madurez en gestión de proyectos .

Los BRD también le permiten a su equipo:

• Supervisar la salud general del proyecto.
• Reúna a las partes interesadas y a los miembros del equipo para crear consenso y colaboración.
• Cubra el riesgo de cambios inesperados en el proyecto.
• Comprenda su presupuesto y el ROI anticipado.
• Comprenda las limitaciones de su proyecto y encuentre una solución óptima para abordarlas.
• Fomente la responsabilidad entre su equipo al establecer objetivos claros y transparentes.

Cómo escribir un documento de requisitos comerciales

Aquí, aprenderá qué escribir en cada sección de un documento de requisitos comerciales. Para que el proceso sea fácil de entender, explicaremos cada paso en un ejemplo.

Entonces, para comenzar, imagine que su empresa quiere crear un sistema de gestión de contenido para especialistas en TikTok. Lo que tienes ahora es un lío de Google Sheets y notas en papel. Su objetivo es planificar, administrar y medir el rendimiento de TikTok en un solo lugar.

Con eso en mente, comencemos a delinear nuestros requisitos comerciales.

1. Comience con su resumen ejecutivo.

Los resúmenes ejecutivos describen un proyecto de manera concisa para sus ejecutivos u otras partes involucradas (por ejemplo, socios comerciales). Esta sección ofrece una declaración de alto nivel de los propósitos del proyecto. Un resumen ejecutivo debe capturar lo siguiente:

• Puntos débiles actuales y cómo afectan al negocio.
• Lo que ofreces como solución.
• Datos relevantes, como el ROI esperado.
• Una fecha límite para el proyecto.

Su resumen ejecutivo debe ser fácil de entender. Sus lectores deben saber por qué el proyecto es importante y vale la pena invertir en él con solo leer esta sección.

Para nuestro proyecto TikTok CMS, el resumen ejecutivo sería el siguiente:

Nuestra organización está buscando un sistema de gestión de contenido de TikTok para medir el rendimiento del equipo de TikTok. Nuestro objetivo es analizar las campañas, el gasto publicitario y el ROI para escalar las campañas más beneficiosas.

Esperamos que el producto esté construido a finales del tercer trimestre.

2. Comunicar los objetivos comerciales.

Enumere los objetivos comerciales que espera lograr con el proyecto. El sistema SMART de HubSpot ofrece un método simple de establecimiento de objetivos. Sus objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo.

Establezcamos objetivos para nuestro TikTok CMS:

• Aumente el ROI de los anuncios de TikTok en un 10% en noviembre.

• Acelere la creación de publicaciones para publicar 2 publicaciones al día.

• Cree un informe analítico para acceder y analizar las métricas de TikTok en un solo lugar.

• Defina las campañas de mejor rendimiento de TikTok para escalarlas.

Si no puede especificar los números o es difícil predecirlos, detalle los resultados específicos que espera lograr con la implementación completa del proyecto.

3. Explique los antecedentes del proyecto y por qué es necesario.

Mencione algunos problemas urgentes que pretende resolver con el proyecto. Proporcione datos e investigaciones para respaldar su declaración. Por ejemplo, puede comparar el gasto actual y el esperado. Asegúrese de incluir un resumen de experimentos o proyectos anteriores en esta sección.

Aquí está el fondo de nuestro ejemplo de TikTok:

Nuestro equipo no tiene un registro detallado de nuestro ROI de TikTok. Un CMS de TikTok ayudará a reducir los costos de las campañas de TikTok y a aumentar el ROI. También determinaremos las campañas con mejor rendimiento en términos de ROI.

4. Establezca su ámbito de trabajo.

Esta es la parte más importante de su BRD. Esta sección debe incluir:

• Una descripción detallada de los objetivos del proyecto.
• Hitos.
• Proyectos Deliverable.
• Criterios de aceptación.

Su ámbito de trabajo identifica lo que debe hacerse dentro de un período específico. Asegúrese de comunicar claramente los requisitos del proyecto para cada paso del desarrollo. Esto fomenta una comunicación clara entre las partes interesadas y los miembros del equipo que trabajarán en el proyecto. También mitigará el riesgo de que el proyecto se desvíe del rumbo.

5. Definir los requisitos de funcionalidad del proyecto.

Enumere todas las características y la funcionalidad necesaria del producto. Esta sección incluye lo que debe construirse y las características que requiere su nuevo proyecto. También puede describir esta sección en el Ámbito de trabajo.

Para nuestro TikTok CMS, necesitaremos:

• Una vista de tareas de calendario para la gestión de contenido.

• Análisis de rendimiento mensual para una publicación independiente y un grupo de publicaciones.

• Filtrado por diferentes campañas.

6. Identifique a sus partes interesadas clave.

Esta sección de su BRD enumera las partes interesadas clave para su proyecto. Tómese el tiempo para delinear las funciones y responsabilidades de cada persona. Asegúrese de incluir partes tanto internas como externas.

Profundicemos en nuestro ejemplo.

• Director de marketing: Aprobar la creación de TikTok CMS.

• Gerentes de proyecto: responsables de descomponer el proyecto, asignar miembros del equipo y garantizar que el proyecto se complete a tiempo.

• Líder del equipo de TikTok: responsable de crear contenido y recopilar métricas de rendimiento.

7. Comunicar las limitaciones del proyecto.

Es fundamental especificar los límites existentes que afectan el desarrollo del proyecto. Sus restricciones pueden ser cualquier cosa, desde su presupuesto, el conjunto de herramientas actual, las limitaciones técnicas, la disponibilidad del equipo o las dependencias.

Aquí hay un gran ejemplo de los límites del proyecto para un producto técnico:

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8. Establece un horario.

Trabaje de la mano con sus gerentes de proyecto para especificar los plazos para cada fase de sus iniciativas. Los BRD para clientes externos deben incluir plazos finales y fechas de entrega estimadas en torno a hitos.

Para nuestro TikTok CMS, aquí está nuestro horario.

• Fase 1. Completar X para diciembre de 2022

• Fase 2. Desarrollar y realizar la garantía de calidad de la función X para marzo de 2023

9. Resuma su análisis de costo-beneficio.

Un análisis de costo-beneficio determina si los beneficios del proyecto superan sus costos. Cree una hoja de cálculo que describa los gastos actuales y el presupuesto perdido por ineficiencias. Pronostique la cantidad de dinero y otros beneficios que obtendrá una empresa.

Su objetivo es convencer a los ejecutivos de que vale la pena invertir en un nuevo proyecto. Refuerce su caso presentando hechos y cifras.

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5 ejemplos destacados de documentos de requisitos comerciales

Hemos reunido una colección de 5 plantillas de documentos de requisitos comerciales. Mire a través de cada uno y elija el que mejor se adapte a su proyecto. Asegúrese de ajustar cada plantilla para cumplir con los requisitos de su proyecto.

Plantilla PandaDoc BRD

Esta es una plantilla fantástica si desea preparar un BRD para el desarrollo de productos. PandaDoc proporciona ejemplos sencillos de qué texto debe poner en cada sección. También encontrará las mejores prácticas para cada entidad mencionada en la plantilla.

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Plantilla TechWhirl BRD

Esta plantilla está diseñada específicamente para nuevas soluciones tecnológicas. TechWhirl incluye 17 secciones que detallan el resumen del proyecto, el alcance, la descripción general del proceso comercial, los requisitos comerciales y más. Incluso puede incluir datos en tablas y gráficos.

Lo mejor para: Explicar dependencias y procesos comerciales complejos.

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Plantilla BRD de Asana

Asana proporciona una plantilla BRD gratuita que puedes editar en tiempo real. Esta plantilla compacta incluye solo los campos necesarios y cada sección tiene consejos sobre qué escribir. Esta plantilla es la mejor para obtener la aceptación de las partes interesadas internas.

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Plantilla BRD de Smartsheet

Smartsheet ofrece una plantilla BRD única para todos. Puede usarlo para pequeños proyectos internos y para proyectos complejos y costosos para proveedores externos. Cada sección se complementa con una breve descripción o ejemplo de lo que se debe escribir.

¿Quieres ver más plantillas? Aquí hay 10 plantillas BRD gratuitas de Smartheet (todas siguen el mismo patrón).

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Plantilla BRD ClickUp

¿Busca un BRD simple para guiar sus proyectos? Pruebe esta plantilla de ClickUp. Solo hay secciones básicas (con hojas) que puede completar fácilmente en línea. Los equipos de marketing y ventas pueden usar esta plantilla para obtener la aceptación de los ajustes de CRM, el desarrollo de conectores API, etc.

Ideal para: Pequeños proyectos internos con pocos requisitos y resultados.

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Escribir su documento de requisitos comerciales

No importa el alcance de su proyecto, un documento de requisitos comerciales puede ayudarlo a mantener el proceso ordenado. Con este documento, tendrá un plan claro para guiar su proyecto. Además, tendrá un resumen compacto del caso de negocios que impulsa su iniciativa.

Si está buscando presentar su negocio como un todo, explore la plantilla de propuesta comercial gratuita de HubSpot. Veremos cómo resumir sus soluciones, cotizar acciones y establecer cronogramas.