¿Cuál de estas herramientas de gestión de proyectos es mejor?

Una buena gestión de proyectos es esencial para cuidar todas las partes móviles de un negocio, especialmente cuando comienza a contratar a otras personas. En esta guía de Trello vs Asana, examinaré de cerca estas dos populares herramientas de gestión de proyectos para determinar cuál es mejor.

Cuando termine de leer esta publicación, tendrá todo el conocimiento que necesita para elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para su negocio.

Trello vs Asana: una introducción

Trello

Trello es esencialmente una versión digitalizada de un tablero Kanban, un método de organización vertical que organiza las diferentes fases de un proyecto en columnas y usa notas adhesivas para tareas individuales. Las tareas se pueden mover fácilmente de una fase a la siguiente mediante la tecnología de arrastrar y soltar.

ásana

Asana es una herramienta de gestión de proyectos más tradicional, con un mayor énfasis en los resultados, el seguimiento y el trabajo en equipo. El programa también ofrece múltiples formas de ver las tareas, incluida una vista de lista tradicional y una vista estilo tablero.

Trello vs Asana: características

Esta sección analizará las características asociadas con el plan gratuito de cada herramienta. Si desea obtener más información sobre los planes pagos, puede pasar a la sección de precios.

Trello vs Asana: interfaz y facilidad de uso

Trello

Hay dos áreas de la interfaz de Trello: su espacio de trabajo y tableros .

espacio de trabajo

El espacio de trabajo es el área principal de su cuenta, donde puede ver, administrar y crear tableros . También hay una pestaña " Miembros " donde puede agregar personas a su espacio de trabajo y un área de " Configuración " donde puede controlar la visibilidad de su espacio de trabajo y/o conectarlo a Slack.

Los usuarios Premium también pueden acceder a la " Tabla de espacio de trabajo ". Esto le permite ver tareas de varios tableros en un espacio para que pueda verificar rápidamente el progreso general de los proyectos conectados. Por ejemplo, si tiene un boletín informativo por correo electrónico relacionado con su blog, es posible que desee crear una tabla de espacio de trabajo donde pueda ver las tareas relacionadas tanto con el blog como con el boletín informativo.

Tenga en cuenta que puede tener varios espacios de trabajo conectados a una cuenta de Trello.

Tableros

Los tableros son la forma principal en que se muestran los proyectos en Trello. Cada tablero está organizado en listas verticales, lo que facilita agrupar tareas relacionadas. Puede personalizar los nombres de cada lista para adaptarlos a las necesidades de su proyecto. Por ejemplo, si ejecuta un blog, puede tener columnas para "Ideas", "En borrador", "En edición", "Programado" y "Publicado".

Luego, las tareas individuales se pueden agregar a las listas como tarjetas. Estos son básicamente el equivalente digital de las notas adhesivas: puede reordenarlos fácilmente o moverlos a nuevas listas a medida que avanza un proyecto.

También puede personalizar cada tarjeta con varios tipos de información, incluida una descripción de texto, imágenes adjuntas, una lista de verificación de tareas y una fecha de vencimiento. Los usuarios Premium también pueden crear campos personalizados, como un campo de recuento de palabras para publicaciones de blog, y asignar tarjetas a miembros específicos.

Automatización

Los usuarios de Trello también obtienen acceso a la automatización a través de Butler. Puede acceder a estos en cualquier momento haciendo clic en el botón " Automatización " en la esquina superior derecha de cualquier Tablero . Esto abre un área donde puede ver los diferentes tipos de automatización que ofrece Butler.

El área más útil de esta automatización es la configuración de " Reglas " que se muestra arriba. Esto le permite determinar qué sucede con las cartas cuando se realiza una acción específica. Por ejemplo, puede configurarlo para que cuando una fecha de vencimiento se marque como completada, la tarjeta correspondiente se mueva automáticamente a la lista " En edición ". Esta es una excelente manera de asegurarse de que las cartas siempre se muevan cuando se debe, sin depender de que su equipo lo recuerde cada vez.

ásana

La interfaz de Asana está organizada de manera muy diferente a la de Trello. Cuando inicia sesión, se lo lleva a un tablero personal con dos cuadros de contenido principales: un cuadro privado que enumera sus prioridades y una lista de proyectos en los que se encuentra actualmente. Este tablero es una de mis cosas favoritas de Asana porque te permite ver los plazos próximos y vencidos de inmediato, sin necesidad de buscar una tarea específica para ver su plazo.

Descripción del proyecto

La siguiente área de Asana es la descripción general del proyecto. Esta área incluye el título del proyecto, una breve descripción, una lista de los miembros del equipo involucrados en este proyecto, documentos de respaldo y un indicador de estado para informar a los usuarios si el proyecto está en camino, en riesgo o completamente fuera de camino.

Esta descripción general es un gran beneficio para proyectos complejos, especialmente aquellos con varios documentos de respaldo. Sin embargo, para proyectos simples, se siente como un paso innecesario entre usted y la lista de tareas.

Tareas

La versión gratuita de Asana te permite ver las tareas como una lista, tablón de anuncios o calendario. Me gusta especialmente la vista de calendario porque proporciona una visualización de los plazos de las tareas.

Una vez que haya agregado una tarea a su lista, puede editarla para agregar una descripción, asignarle compañeros de equipo y seleccionar o cambiar la fecha de vencimiento. También puede agregar subtareas y asignar fechas de vencimiento separadas y miembros del equipo a cada subtarea.

Seguimiento de tus tareas

Una cosa que realmente se destaca en el debate de Trello vs Asana es el área " Mis tareas " de Asana. Esta área le permite ver todas las tareas que tiene asignadas y organizarlas en categorías según cuándo planee completarlas. También puede agregar categorías separadas si desea organizar las tareas de manera diferente.

Esta es una excelente manera de priorizar sus tareas, especialmente si está trabajando en varios proyectos.

Comunicación

Hay tres formas principales para que los compañeros de equipo se comuniquen en Asana:

• Bandeja de entrada. Esta área es para mensajes entre miembros que son parte de la misma organización pero que no están trabajando en los mismos proyectos. Los mensajes que no encajen en ningún proyecto específico también se pueden enviar aquí.
• Mensajes del proyecto . Cada proyecto tiene su propia área de "Mensajes" para la comunicación entre compañeros de equipo. Solo las personas asignadas al proyecto en cuestión podrán ver los mensajes enviados aquí.
• Comentarios de tareas. Las personas pueden dejar comentarios sobre tareas dentro de un proyecto específico.

Esta variedad de métodos de comunicación crea oportunidades de colaboración más sólidas que las que obtendrá con Trello.

Metas

Los usuarios de Asana en el nivel empresarial también pueden establecer objetivos de la empresa. Simplemente ingrese un nombre para su objetivo, el período de tiempo en el que desea lograrlo y cualquier colaborador que ayude a lograrlo. También puede alternar si otras personas de la empresa pueden ver este objetivo.

Una vez que haya creado el objetivo, podrá ingresar más información, incluida una descripción básica y cualquier documento de respaldo. También podrá seleccionar la métrica que usará para realizar un seguimiento del éxito. Por ejemplo, puede optar por realizar un seguimiento de la cantidad de personas que se registran en un evento que está organizando.

Tenga en cuenta que Asana no realiza un seguimiento del progreso hacia estos objetivos; deberá ingresar manualmente cualquier progreso realizado. Puede configurarlo para que le recuerde en intervalos estratégicos, como una vez a la semana.

Informes

Los planes premium de Asana también ofrecen excelentes capacidades de generación de informes. Puede crear gráficos para realizar un seguimiento de una variedad de métricas, incluidos gráficos personalizados para realizar un seguimiento de las métricas exclusivas de sus proyectos.

Trello vs Asana: complementos e integraciones

Trello

Trello ofrece una amplia variedad de "Power Ups", el término de la empresa para los complementos. Estos incluyen cosas como herramientas de flujo de trabajo, un chat de tablero para mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y una herramienta para crear personajes de clientes.

También puede usar Power Ups para conectar Trello a una gran variedad de aplicaciones externas, lo que le permite administrar todo, desde los archivos de la empresa hasta la atención al cliente y las redes sociales. Algunas de las integraciones más notables son con Google Suite, Slack y HelpScout.

ásana

Asana se conecta a muchas herramientas de terceros diferentes, lo que hace posible administrar casi todos los aspectos de tu negocio en un solo lugar. Algunas de las integraciones más notables incluyen Google Suite, Microsoft Office y Salesforce.

Ten en cuenta que tendrás que activar manualmente cualquier integración que planees usar con Asana.

Trello vs Asana: precios

Trello

Junto con el plan gratuito que discutimos anteriormente, Trello ofrece tres planes premium:

• Estándar. Disponible por $5 por persona al mes cuando se factura anualmente ($6/persona/mes cuando se factura mensualmente). Incluye todo, desde el plan gratuito + tableros ilimitados, listas de verificación avanzadas, campos personalizados, almacenamiento ilimitado (250 MB/archivo), 1000 comandos de Workspace por mes, invitados de un solo tablero y búsquedas guardadas.
• De primera calidad. Disponible por $10 por persona por mes cuando se factura anualmente ($12.50/persona/mes cuando se factura mensualmente). Incluye todo, desde el plan estándar + vista de tablero, vista de línea de tiempo, vista de tabla de Workspace, vista de calendario, vista de mapa, ejecuciones ilimitadas de comandos de Workspace y una variedad de funciones de administración y seguridad.
• Empresa. Disponible por $17.50 por persona por mes cuando se factura anualmente (no hay facturación mensual disponible). Incluye todo, desde el plan Premium + espacios de trabajo ilimitados, permisos para toda la organización, tableros visibles para la organización, administración de tableros públicos, invitados de varios tableros y funciones adicionales de seguridad y administración.

Tenga en cuenta que el precio por persona indicado cuenta los usuarios que forman parte de su espacio de trabajo y los invitados de varios tableros, no las personas invitadas a trabajar en tableros individuales.

ásana

Junto con el plan gratuito discutido anteriormente, Asana ofrece dos planes premium:

• De primera calidad. Disponible por $10.99 por persona por mes, facturado anualmente ($13.49/persona/mes cuando se factura mensualmente). Este plan incluye todo, desde el plan gratuito + flujos de trabajo automatizados, informes, usuarios ilimitados, soporte comunitario personalizado.
• Negocio. Disponible por $24.99 por persona por mes, facturado anualmente ($30.49/persona/mes cuando se factura mensualmente). Este plan incluye todo, desde el plan Premium + informes avanzados, objetivos de proyectos y carteras, flujos de trabajo avanzados y atención al cliente personalizada.

Asana tiene una guía completa sobre qué usuarios se cuentan en la facturación.

Trello vs Asana: el veredicto

Bueno, primero, aquí hay un resumen rápido del ganador en cada categoría:

• Características: Trello
• Interfaz: Trello para proyectos con mínima colaboración; Asana para proyectos más colaborativos
• Complementos e integraciones: Tie
• Precios: Trello

¿Qué herramienta de gestión de proyectos vas a utilizar? ¡Cuéntanos en los comentarios!