¿Qué aplicación de gestión de tareas es mejor? (2022)

Dirigir un negocio es mucho trabajo. Hay miles de cosas de las que hacer un seguimiento, más si también está administrando un equipo de empleados. El software de gestión de proyectos lo hace más fácil, pero hay docenas de opciones para elegir, y encontrar la correcta puede ser difícil. Esta guía de Trello vs Todoist tiene como objetivo facilitarle la decisión.

Al final de este artículo, compartiré mis pensamientos sobre el mejor propósito para cada programa.

Pero primero, echemos un vistazo rápido a la premisa básica de cada herramienta:

Trello vs Todoist: una introducción

Trello

Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos que utiliza una pantalla estilo tablón de anuncios para organizar tareas. Las tarjetas, el equivalente digital de las notas adhesivas, se utilizan para mostrar y describir tareas individuales, que luego se pueden mover de un área a otra mediante la funcionalidad de arrastrar y soltar.

Trello también ofrece algunas opciones de automatización impresionantes, incluidas las automatizaciones prefabricadas y la capacidad de crear sus propias reglas de automatización, todas las cuales están incluidas en el plan gratuito (tenga en cuenta que hay un límite en la cantidad de automatizaciones que los usuarios gratuitos pueden configurar ). Esta es una buena ventaja que no obtendrá con todos los programas de administración de proyectos y, además, cuando se ofrece, generalmente no está en el plan gratuito.

Todoista

Todoist es una herramienta de planificación estilo lista diseñada para ayudarte con todos los aspectos de tu vida. Puede crear tareas, asignarlas a varios proyectos y establecer fechas límite para ellas. También puede establecer niveles de prioridad para las tareas, lo que facilita la clasificación de lo que debe hacer primero al comenzar el día.

Todoist también tiene un sistema de Objetivos en el que puede crear objetivos de productividad y hacer que la aplicación realice un seguimiento de su progreso. Cumplir con estos objetivos le otorga "Karma", y puede ver cómo aumenta su nivel de Karma con el tiempo. Esta es una excelente manera de gamificar el progreso cuando estás trabajando en un proyecto difícil.

Trello vs Todoist: características

Ahora que tiene una idea de lo que hace cada herramienta, es hora de echar un vistazo más de cerca a las características que ofrecen. Específicamente, vamos a echar un vistazo a las funciones asociadas con el plan gratuito para cada herramienta. Si desea obtener más información sobre los planes premium, puede dirigirse a la sección de precios de este artículo.

Trello vs Todoist: la interfaz

Trello

Para comenzar a usar Trello, debe configurar un espacio de trabajo. Piense en esto como un centro de la empresa donde puede ver todos sus proyectos. También puede invitar a los miembros del equipo a unirse a su espacio de trabajo aquí. Tenga en cuenta que agregar miembros del equipo a un espacio de trabajo gratuito les da a todos esos miembros la capacidad de agregar nuevos miembros y cambiar los permisos de los miembros existentes. Si desea permitir que los miembros del equipo vean el espacio de trabajo sin esta capacidad, deberá actualizar a uno de los planes pagos.

También puede editar varias configuraciones de su espacio de trabajo, incluso si el espacio de trabajo es visible públicamente o no, y conectar su espacio de trabajo a un Slack de la empresa aquí.

Si te registras en el plan Premium, también podrás acceder a las tablas de Workspace, lo que te permite ver las tareas de varios tableros en un solo lugar.

Tableros Trello

Cada espacio de trabajo de Trello se divide en tableros. Estas son pantallas visuales con columnas para diferentes listas de tareas. Puede personalizar los nombres de las columnas para adaptarlos a sus propósitos. Por ejemplo, si está creando un tablero de Trello para un blog de varios autores, puede crear una columna separada para cada escritor con el que trabaje. También puede usar cada columna para enumerar publicaciones de blog en una parte determinada del proceso de publicación, como "En borrador", "Programado", etc.

Cuando sus columnas estén configuradas, puede comenzar a agregar tareas en forma de tarjetas. Comienza agregando solo el título, luego haz clic en el título para ver la vista completa de la tarjeta y agrega más detalles, incluida la asignación de compañeros de equipo y la configuración de una fecha de vencimiento. También puede agregar una lista de verificación para tareas más grandes. Si opta por un plan pago, también tendrá la posibilidad de agregar campos personalizados, como el recuento de palabras objetivo para los artículos.

Automatización

El aspecto final de Trello que quería ver para mi análisis de Trello vs Todoist son las opciones de automatización.

La forma principal de automatizar su Trello Workspace es creando "Reglas". Estas reglas dictan lo que sucede cuando las personas toman una acción específica. Por ejemplo, si está ejecutando un blog y una tarjeta en el área "En edición" está marcada como completa, es posible que la mueva automáticamente a la columna "Listo para programar".

Como usuario gratuito, puede automatizar hasta 250 acciones por mes. Si desea configurar una automatización más amplia, deberá optar por uno de los planes pagos.

Todoista

Ahora que hemos visto la interfaz de Trello, es hora de ver la interfaz de Todoist.

Lo primero que ves cuando abres Todoist es tu lista de tareas para hoy. Puede agregar tareas a la lista haciendo clic en el enlace "+ Agregar tareas", que abre un cuadro de texto en la parte inferior de la página. Esta área también le permite establecer una fecha de vencimiento para la tarea y un nivel de prioridad. A continuación, las tareas se enumerarán en orden de prioridad.

Una cosa que realmente me gusta de Todoist es la capacidad de establecer tareas recurrentes. Puede hacer esto escribiendo una frecuencia, como "cada dos días", o un tiempo recurrente como "los lunes a las 8 a.m." en el área del nombre de la tarea. Cuando se completa la tarea, la fecha de vencimiento se restablecerá, colocando automáticamente esa tarea en el día apropiado. Tenga en cuenta que solo puede ver una instancia de una tarea recurrente a la vez.

La otra cosa a tener en cuenta sobre las fechas de vencimiento en Todoist es que en realidad son fechas de "cosas por hacer". Si establece una fecha de vencimiento futura para una tarea, esa tarea se moverá automáticamente a la lista para ese día. Esto hace que sea esencial desglosar los proyectos en sus partes más pequeñas, para que pueda trabajar en ellos de manera consistente.

Puede ver futuras listas de tareas pendientes en cualquier momento yendo al área "Próximas". También puede mover tareas a nuevas fechas aquí.

Proyectos

Cualquier cosa que requiera que completes más de una tarea se puede convertir en un Proyecto. Estas son esencialmente carpetas donde puede crear y administrar tareas relacionadas, pero también brindan algunas características interesantes que no puede usar con tareas regulares:

• Compartir con hasta cinco personas por proyecto en el plan gratuito (más información sobre planes pagos; consulte la sección Precios de este artículo).
• Subtareas que le permiten dividir una tarea pendiente en tareas más pequeñas.
• Comentarios para que las personas involucradas en una tarea puedan discutirla.

Estas funciones son útiles para organizar proyectos más complejos y colaborar con otros miembros de su equipo.

Trello vs Todoist: complementos e integraciones

Trello

Trello ofrece docenas de Power Ups que pueden expandir la funcionalidad de sus tableros y tarjetas. Estos se pueden usar para agregar cosas como el seguimiento de conjuntos de Pomodoro, herramientas avanzadas de administración de archivos y más herramientas de colaboración a sus tableros existentes. También se pueden usar para conectar sus Trello Boards a herramientas populares como Google Drive, HelpScout y Zapier. Puedes usar tantos Power Ups como quieras, independientemente del plan en el que estés.

Tenga en cuenta que todos los Power Ups están disponibles para los usuarios en todos los planes, pero algunos Power Ups de terceros pueden cobrar una tarifa de suscripción por separado.

Todoista

Todoist tiene una gama más pequeña de integraciones, pero se conecta a una variedad de herramientas de seguimiento de tiempo y herramientas de comunicación. También puede conectarlo a Zapier para opciones de automatización.

Una cosa interesante a tener en cuenta aquí es que también puede integrar Todoist con Trello. Esto le permite usar Trello como su herramienta de administración comercial y Todoist como su lista personal de tareas pendientes.

Trello vs Todoist: precios

Trello

Hay cuatro planes de Trello:

• Libre. Este es el plan que cubrí en el área de características del artículo. Obtendrá la capacidad de invitar a usuarios ilimitados a su espacio de trabajo, hasta 10 tableros, 250 automatizaciones por mes, asignaciones y fechas de vencimiento, almacenamiento ilimitado y acceso a las aplicaciones de iOS y Android.
• Estándar. Disponible por $5 por usuario por mes, facturado anualmente ($6/mes si se factura mensualmente). Incluye todo en el plan Gratis + tableros ilimitados, listas de verificación avanzadas, campos personalizados, 1,000 automatizaciones / mes, invitados de un solo tablero y búsquedas guardadas.
• De primera calidad. Disponible por $10 por usuario por mes, facturado anualmente ($12.50/mes si se factura mensualmente). Incluye todo en el plan estándar + vista de tablero, vista de línea de tiempo, vista de calendario, vista de calendario de Workspace, automatizaciones ilimitadas, plantillas a nivel de Workspace y una variedad de características administrativas y de seguridad.
• Empresa. Este plan de precios funciona en una escala móvil, y el costo por usuario individual disminuye a medida que aumenta la cantidad de usuarios. Comienza en $ 17.50 por usuario por mes, facturado anualmente (no hay versión mensual disponible). Obtendrá todo, desde el plan Premium + espacios de trabajo ilimitados, tableros para toda la organización, permisos para toda la organización, invitados de múltiples tableros, administración de tableros públicos, permisos de archivos adjuntos, administración de Power Ups y SSO y procesamiento de usuarios gratuitos.

Tenga en cuenta que todos los miembros del espacio de trabajo y los invitados de múltiples tableros cuentan para el costo de facturación, pero no se le cobrará por los invitados de un solo tablero.

Todoista

Todoist ofrece tres planes de precios:

• Libre. Este es el plan que vi en la sección de características de este artículo. Obtendrá acceso a la funcionalidad principal de Todoist, cinco proyectos, cinco colaboradores por proyecto, cargas de archivos de 5 MB, tres filtros y un historial de actividad de una semana.
• Pro. Disponible por $3/mes, facturado anualmente ($4/mes cuando se factura mensualmente). Obtendrá todo en el plan gratuito + hasta 300 proyectos activos, 25 colaboradores por proyecto, 100 MB de carga de archivos, 150 filtros, recordatorios, historial de actividad ilimitado, temas y copias de seguridad automáticas.
• Negocio. Disponible por $5 por usuario por mes, facturado anualmente ($6/mes cuando se factura mensualmente). Obtendrá todo en el plan Pro + 500 proyectos activos por usuario, 50 personas por proyecto, bandeja de entrada del equipo, facturación del equipo, roles de administrador y miembro, y soporte prioritario.

Puedes ver los detalles completos en la página de precios de Todoist.

Trello vs Todoist: el veredicto

En algunos casos, es posible que desee utilizar ambas herramientas. Por ejemplo, es posible que desee realizar un seguimiento de los proyectos grupales y asignar tareas a los miembros del equipo en Trello, luego use Todoist para importar las tareas que se asignó a sus próximas listas de tareas pendientes.

¿Qué opinas de estas herramientas? ¿Cuál es la mejor opción para ti personalmente, Trello o Todoist?