La guía definitiva de contabilidad de WooCommerce para principiantes

¿Está intentando configurar un sistema de contabilidad WooCommerce funcional para su tienda en línea? Aunque la contabilidad no es una lucha para muchos propietarios de tiendas WooCommerce, es un trabajo tedioso pero esencial. Le permite saber cuánto dinero gana como empresa.

Un sistema de contabilidad de calidad también evitará que ocurran problemas legales. Afortunadamente, un buen sistema de contabilidad de WooCommerce es fácil de configurar.

¿Por qué es importante la contabilidad para las empresas que utilizan WooCommerce ?

Ya sea que venda a través de Amazon FBA o en su propia tienda con la ayuda de la plataforma WooCommerce o Shopify, es crucial conocer sus cifras. Esto es esencial si desea administrar un negocio rentable y sostenible.

La mayoría de los propietarios de tiendas realizan un seguimiento de sus principales cifras de ingresos. Sin embargo, estos KPI financieros son tan importantes como para determinar la salud de su negocio:

• Utilidad: el resto después de ingresos y gastos operativos
• Flujo de efectivo entrante: la cantidad de dinero que ingresa al negocio cada mes.
• Flujo de efectivo saliente: la cantidad de dinero que sale del negocio cada mes.
• Gastos operativos: todos los costos de administrar su negocio, incluidos los salarios de los empleados
• Activos: lo que posee la empresa
• Pasivos: cualquier deuda o préstamo adeudado por la empresa.
• Costo de adquisición del cliente (CAC)
• Costo de los bienes vendidos (COGS)

Por ejemplo, algunas empresas se meten en problemas cuando se enfocan demasiado en los ingresos y las ganancias, pero no lo suficiente en el ciclo de flujo de efectivo. Como resultado, las empresas luchan por obtener nómina o comprar suficiente inventario, a pesar de que son técnicamente rentables.

¿Cómo configurar un sistema de contabilidad de calidad para tiendas WooCommerce ?

Vincular WooCommerce con software de contabilidad

Una buena plataforma de contabilidad tiene una extensa lista de funciones, lo que garantiza que cada transacción enviada a través de su tienda WooCommerce se registre y esté lista para futuros informes.

Encontrar una plataforma de contabilidad de este tipo es el primer paso para configurar un flujo de trabajo contable para las tiendas WooCommerce. Algunos incluso proporcionan un complemento o una extensión gratuitos para agilizar el proceso.

Por lo tanto, el objetivo no es solo encontrar una plataforma de contabilidad de buena reputación, sino también una con un complemento viable y un proceso de sincronización.

A continuación se muestran algunos de los mejores software de contabilidad para WooCommerce:

Sincronización de WooCommerce para QuickBooks en línea

Este complemento integra su tienda WooCommerce con una de las herramientas de contabilidad más populares para empresas de cualquier tamaño: QuickBooks Online. Proporciona sincronización en tiempo real para inventario, productos y números de ventas.

Simplemente vincúlelo a su cuenta bancaria para realizar un seguimiento de los gastos y use el soporte global de impuestos y divisas de QuickBooks para registrar todos los impuestos y transacciones desde cualquier lugar.

Xero

Xero es otro software de contabilidad de buena reputación que tiene una extensión de WooCommerce. La extensión hace de todo, desde conciliar las transacciones de su cuenta bancaria hasta verificar el inventario y rastrear la nómina.

Lo bueno es que todos los datos de impuestos, productos y envíos se envían sin problemas a Xero directamente desde WooCommerce.

QuickBooks

Cuando la mayoría de las personas se encuentran con el término "software de contabilidad para pequeñas empresas", probablemente piensen en QuickBooks. Intuit presentó el producto hace 20 años. Se ha convertido en una de las plataformas de gestión financiera más populares y ampliamente utilizadas en el mundo actual. Su único competidor real es Xero.

QuickBooks es utilizado actualmente por más del 80% de todas las pequeñas empresas. Muchas pequeñas y medianas empresas lo valoran como un recurso valioso. QuickBooks se puede utilizar para cumplir con los requisitos de contabilidad, informes y facturación. También proporciona una serie de complementos para el procesamiento de tarjetas de crédito, seguimiento de inventario y procesamiento de nómina.

Una cosa a tener en cuenta es que QuickBooks y WooCommerce no están conectados directamente. Se requieren extensiones de terceros para completar la integración.

Esta tarea se puede completar usando una variedad de recursos. Conocer las diferencias en cómo WooCommerce y QuickBooks transmiten datos es el primer paso para seleccionar la mejor solución para tu empresa.

La conexión entre WooCommerce y QuickBooks es posible gracias a MyWorks, Zapier y otros complementos de terceros. La integración puede ser tan simple como integrar la información de ventas o tan compleja como actualizar su inventario en tiempo real a medida que ocurren los cambios. El complemento o extensión que seleccione debe basarse en las necesidades de su empresa.

Necesitará una cuenta activa de QuickBooks que pueda integrarse con su tienda WooCommerce antes de poder realizar cualquier tipo de conexión. QuickBooks Online es una excelente solución para muchas pequeñas empresas.

Es una solución basada en la nube para realizar un seguimiento de sus clientes, gastos, ingresos y transacciones de ventas. QuickBooks Online también se puede usar para administrar inventario, facturas, compras y mucho más. Los precios comienzan en $ 20 por mes, lo que lo convierte en un recurso muy asequible.

Las integraciones de QuickBooks y WooCommerce comunican y envían información de varias formas: Integraciones para transferencia unidireccional y sincronización bidireccional

Saber qué es importante para su empresa lo ayudará a encontrar la mejor solución de QuickBooks. Una empresa unipersonal o una pequeña empresa nueva solo puede requerir un complemento unidireccional con una pequeña tarifa única para que sus pedidos de WooCommerce se publiquen automáticamente en QuickBooks para ellos.

Las organizaciones más grandes o las empresas con grandes volúmenes de pedidos pueden necesitar una integración bidireccional para mantener sus datos lo más actualizados posible. Esta es una función útil, pero con frecuencia tiene un costo en términos de tarifas mensuales por estos servicios.

FreshBooks

FreshBooks es otro complemento de contabilidad de WooCommerce que puede conectarse automáticamente a su sitio web de WooCommerce.

Puede usar FreshBooks para generar facturas automáticamente cada vez que se realiza un pedido en su sitio de WooCommerce. Se creará una cuenta de cliente y se registrarán todos los pagos realizados en esa cuenta.

Además, puede elegir qué cuentas vincular a FreshBooks según el origen del pedido, el estado de cumplimiento o el estado de pago. Las opciones avanzadas le brindan más control sobre cómo se integran sus cuentas.

También puede asignar códigos de impuestos a FreshBooks automáticamente. Los productos en los pedidos en línea de WooCommerce generan nuevos artículos en su cuenta de FreshBooks.

Puede designar una cuenta de compensación específica para pagos o asignar diferentes métodos de pago que se aceptan actualmente.

Cuando los productos se actualizan o crean en la tienda WooCommerce, los artículos también se pueden crear en la cuenta de FreshBooks.

Zapier de WooCommerce

La extensión WooCommerce Zapier es una alternativa para quienes ya utilizan una plataforma de contabilidad además de QuickBooks o Xero.

Zapier actúa como un integrador universal para vincular su tienda WooCommerce con cualquier software de contabilidad que no tenga una extensión/complemento oficial de WooCommerce.

Además de la contabilidad, la integración de WooCommerce Zapier también puede automatizar otros aspectos de su tienda WooCommerce, como marketing, atención al cliente, seguimiento de pedidos y más.

Configure el seguimiento y la generación de informes para cifras importantes.

Idealmente, con un solo clic, una plataforma de contabilidad comenzará a sincronizar los datos de ventas y los colocará en las columnas e informes de seguimiento adecuados.

Sin embargo, también debe realizar un seguimiento de otras métricas clave para ver cómo su tienda WooCommerce progresa con el tiempo y crear informes más fácilmente en el futuro.

Los informes contables de WooCommerce ayudan a mantener el control de tus finanzas. También puede enviarlos a las partes interesadas que necesitan verificar la estabilidad financiera de su negocio. Finalmente, es posible que deba volver a leer estos informes antes de la fecha límite de impuestos.

Configurar las tasas de impuestos de WooCommerce

Si bien el software de contabilidad hace mucho del trabajo para sincronizar sus ingresos y gastos, usted sigue siendo responsable de otra área importante: los impuestos. Los necesita para poder cumplir con la ley y asegurarse de no tener que pagar multas cuando llegue la temporada de impuestos.

En resumen, si no configura las reglas de impuestos en su tienda WooCommerce, su negocio no durará mucho ya que las facturas se acumulan rápidamente.

Además, el cálculo preciso de impuestos permite una mejor generación de informes en el software de contabilidad. Esos pagos se clasifican como impuestos y pueden reservarse para pagar al gobierno cuando llegue el momento.

Debido a que el tema es complicado, ya escribimos un artículo específicamente sobre las tasas de impuestos de WooCommerce que definitivamente debería consultar.

Alternativamente, existen complementos de impuestos, que van desde simples calculadoras de impuestos para pequeñas empresas hasta organizadores de impuestos de comercio electrónico más complejos, para que los utilice.

TaxJar es un ejemplo. Este complemento gratuito se integra con WooCommerce a la perfección y extrae tasas de impuestos en tiempo real desde varias ubicaciones. Por lo tanto, no necesita conocer las tasas impositivas de su región.

Además, TaxJar ofrece informes avanzados, presentación automática y cálculos de impuestos en tiempo real que le permiten saber cuándo se han alcanzado los umbrales de impuestos en cada una de sus regiones.

Los mejores consejos de contabilidad de WooCommerce

A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas de contabilidad y teneduría de libros para las tiendas WooCommerce que debe seguir.

Crear un proceso de contabilidad mensual

Necesita datos financieros precisos si desea tomar decisiones basadas en datos. Esto significa crear un proceso mensual (idealmente semanal si vende muchos artículos) para que el contador actualice el gráfico de la cuenta.

Cambiar a la contabilidad de acumulación

Hay dos formas de contabilidad: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo. El primero funciona bien cuando recién está comenzando o administrando una empresa pequeña y simple.

Sin embargo, si tiene una tienda WooCommerce donde tiende a ver picos en las ventas, como durante la temporada de vacaciones, debe cambiar a la contabilidad de acumulación.

La contabilidad de acumulación significa que los ingresos y los gastos se registran en los gráficos de su cuenta cuando se ganan, no cuando el dinero llega o sale de su cuenta bancaria.

Utilice un complemento de gestión de inventario para su tienda WooCommerce

Si tiene más de una docena de SKU, invertir en un software de administración de inventario que se sincronice con su software de contabilidad le ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza. Esto se debe a que también puede usarlo para pronosticar existencias, calcular la reducción de inventario, etc., además de realizar un seguimiento de su inventario.

Conozca sus plazos de impuestos

Los plazos de impuestos varían según la ubicación de su empresa. Debe recordarlos si quiere evitar posibles multas e inspecciones.

Veamos a los Estados Unidos como ejemplo. Tradicionalmente, el Día de los Impuestos aquí es el 15 de abril. Cada año tiene su propia fecha límite extendida para la presentación de impuestos, que puede encontrar en línea si hay alguna razón por la que se atrasó.

Además, es posible que deba pagar impuestos estimados como propietario de un negocio. Si bien esto no siempre es obligatorio, la mayoría de los propietarios únicos, sociedades, corporaciones y S-Corps tienen requisitos de pago.

Configurar un panel financiero

Una forma sostenible de administrar un negocio (y salvar su salud mental) es crear un tablero financiero con todos los KPI financieros esenciales que muestren la salud de su negocio.

Si realiza un seguimiento de su contabilidad y ve este panel al menos semanalmente, siempre estará al tanto de cómo le está yendo a su negocio.

Reflexiones finales sobre la contabilidad de WooCommerce

El mundo de los impuestos y la contabilidad no siempre es divertido. Pero su mejor apuesta es configurar correctamente un proceso de contabilidad de WooCommerce desde el principio. Por lo tanto, nunca tendrá que preocuparse por sorpresas aterradoras del gobierno.

Contrate a un contador, sincronice sus datos de ventas con el software de contabilidad WooCommerce de calidad y asegúrese de ejecutar informes con regularidad.

Finalmente, encuentre más formas de mejorar su tienda WooCommerce y su flujo de trabajo consultando nuestra colección de los mejores complementos gratuitos de WooCommerce.