Integración de WooCommerce QuickBooks: una guía completa

Introducción

Si es propietario de una tienda WooCommerce, entonces sabe que hacer un seguimiento de sus finanzas puede ser un desafío. Pero, ¿sabía que existen herramientas disponibles para facilitar este proceso? Una de esas opciones es QuickBooks, un software de contabilidad diseñado para ayudar a las pequeñas empresas a administrar sus finanzas.

Al usar una extensión de integración de QuickBooks para su sitio web, puede realizar un seguimiento efectivo del inventario y analizar sus datos de ventas. Pero, ¿cómo se integran estas dos herramientas de software y qué significa eso exactamente para usted como comerciante?

Este tutorial explicará cómo integrar WooCommerce con QuickBooks. Cubriremos qué es el software de contabilidad, los beneficios de integrar los dos programas y explicaremos por qué nuestra extensión es la mejor herramienta de integración de QuickBooks disponible. Entonces, si estás listo para comenzar, ¡sigue leyendo!

¿Cómo funciona WooCommerce con QuickBooks?

QuickBooks es un programa de software diseñado para pequeñas empresas que les ayuda a rastrear transacciones financieras, enviar facturas, recibir pagos y crear informes. Entonces, así es como funciona.

Cuando un cliente realiza una compra o una donación en tu tienda WooCommerce y usa su tarjeta de crédito, la información de la transacción se envía a su banco. Eventualmente, se enruta a un procesador de tarjetas de crédito para su verificación. Ahí es donde entra la conexión entre WooCommerce y QuickBooks: uno de esos procesadores es Intuit, el fabricante de QuickBooks.

En otras palabras, la compra o donación de su cliente desde su tienda WooCommerce envía esa información a QuickBooks a través de su procesador externo, Intuit.

Cuando WooCommerce envía datos a QuickBooks, está en formato .QBO. Luego, la información se registra en la cuenta de su cliente dentro del software y se actualiza a medida que se finalizan las transacciones de su tarjeta de crédito y se les envía a través de Intuit. Si el cliente utiliza un extracto bancario u otros servicios de informes relacionados con la compañía de su tarjeta de crédito para seguir el estado de sus transacciones, esos informes no mostrarán ninguna información sobre su tienda WooCommerce. Solo QuickBooks registrará esa información para ellos.

El proceso también funciona al revés. Cuando necesite actualizar el pedido de su cliente o los registros de pago en WooCommerce después de que regresen de QuickBooks, deberá usar un complemento de Intuit. Ese complemento conectará los dos programas para que pueda enviar información actualizada de WooCommerce a QuickBooks.

Beneficios de la integración de WooCommerce QuickBooks

Hay muchos beneficios al usar WooCommerce y QuickBooks juntos. Vamos a repasarlos:

Ahorra tiempo

Dado que este software está integrado, permite que todas las entradas de datos y actualizaciones se realicen en un solo lugar. No hay necesidad de alternar entre diferentes plataformas e ingresar manualmente los mismos datos varias veces (o peor aún, un sistema). Esto ahorra tiempo tanto para el usuario como para el tenedor de libros/contador, ya que QuickBooks puede conciliar datos financieros entre sí mismo, WooCommerce y otro software de contabilidad.

Disminución de la posibilidad de error humano

La entrada de datos es doble cuando se combinan estos dos sistemas. En un programa, los datos se ingresan directamente en QuickBooks o WooCommerce, y en el otro programa, se verifican. ¡Esto hace que sea más difícil cometer un error al ingresar datos, ya que cruzará los dedos para que haya hecho todo bien! Una vez hecha esta entrada inicial, es más fácil actualizar.

La configuración es rápida y fácil.

Configurar WooCommerce y QuickBooks para este tipo de integración es rápido, fácil e indoloro. Una vez que haya configurado su API para trabajar con QuickBooks, los dos ya tienen una conexión establecida que solo necesitará confirmar. A partir de ahí, puede realizar actualizaciones al instante. Esto significa que los usuarios pueden tener más tiempo haciendo lo que aman y menos tiempo aprendiendo a usar el software de contabilidad.

Promueve una excelente contabilidad y teneduría de libros

Por último, cuando WooCommerce y QuickBooks se usan juntos, mejora los procesos de contabilidad y teneduría de libros (y los hace más manejables). Dado que todo se hace en un solo lugar utilizando dos sistemas que ya funcionan bien juntos, ya no es necesario alternar entre diferentes plataformas o ingresar manualmente los mismos datos varias veces. Esto ahorra tiempo, reduce el error humano y hace que la contabilidad sea más simple (y menos frustrante).

Métodos de integraciones de QuickBooks

Las transferencias de datos se pueden realizar a través de integraciones de datos unidireccionales o bidireccionales, según el complemento utilizado.

Integración de datos unidireccional

La integración de datos unidireccional ocurre cuando una empresa, digamos QuickBooks, asigna un identificador único a la empresa que recibe la información. Cualquier cambio realizado por QuickBooks en los registros de los clientes se actualiza inmediatamente en el otro sistema (por ejemplo, el software de administración de la empresa).

Integración de datos bidireccional

La integración bidireccional de datos ocurre cuando QuickBooks actualiza tanto su sistema como el otro sistema (por ejemplo, el software de administración de la empresa) simultáneamente, utilizando un modelo bidireccional para compartir información. Ambas compañías deben usar los mismos identificadores únicos para rastrear a los clientes para que esto sea exitoso.

QuickBooks proporciona varios complementos que pueden ayudar con la integración de datos de otro software de gestión empresarial como Salesforce, Microsoft Dynamics y NetSuite.

En general, la integración de datos bidireccional es más beneficiosa que la integración unidireccional. Proporciona una mayor tasa de precisión ya que puede actualizar automáticamente ambos sistemas simultáneamente. Además, reduce el trabajo manual, reduciendo la posibilidad de error humano.

Cómo integrar WooCommerce con QuickBooks

La integración de WooCommerce con QuickBooks es una excelente manera de mantener actualizados sus registros contables y permitirle conciliar sus cuentas rápidamente. Veamos cómo puede lograr esta integración utilizando el complemento QuickBooks Sync for WooCommerce de MyWorks.

Paso 1: Descarga e instalación

Primero, deberá dirigirse a su panel de control de WordPress y navegar a Complementos> Agregar nuevo. En el cuadro de búsqueda de palabras clave, ingrese el nombre de su complemento, 'QuickBooks Sync for WooCommerce' en este caso. Una vez que lo hayas identificado, procede a instalarlo y activarlo siguiendo atentamente todos los pasos.

Paso 2: Cree una cuenta en MyWorks

Necesitará una cuenta en MyWorks para conectar el complemento instalado recientemente con su cuenta de QuickBooks. Dirígete al sitio web oficial de MyWorks y regístrate para obtener una cuenta.

Paso 3: Verifique la clave de licencia

A continuación, en la pestaña "Planes" del panel de control de MyWorks, hay un código de licencia vinculado al complemento auxiliar de la plataforma en WooCommerce. Seleccione el plan para el que está registrado y copie este código de clave de licencia.

Ahora, regrese a su tablero de WordPress, visite MyWorks Sync > Conexión y pegue el código que copió. Presiona el botón 'Enter' para activar tu licencia.

Para continuar, desplácese hacia abajo en la página y haga clic en "Conectarse a QuickBooks Online".

Paso 4: Conecte MyWorks a QuickBooks Online

Ahora, debe iniciar sesión en su cuenta de QuickBooks. Si no tiene una, siempre puede crear una cuenta visitando el sitio web oficial de QuickBooks. En su tablero de MyWorks, haga clic en el botón 'Conectarse a QuickBooks'.

Se abrirá una ventana emergente solicitando autorización para conectar MyWorks a su cuenta de QuickBooks en línea. Haga clic en el botón 'Conectar' para iniciar el proceso de conexión. Después de una conexión exitosa, el nombre registrado de su empresa con QuickBooks será visible en la conexión de QuickBooks.

Paso 5: Conecte WooCommerce a QuickBooks Online

Una vez que haya conectado correctamente MyWorks a QuickBooks Online, desplácese hacia abajo hasta la sección 'CONEXIÓN DE QUICKBOOKS' (en la misma página) y copie el token de acceso generado. Luego, vuelva a su panel de control de WordPress, haga clic en MyWorks Sync > Conexión y pegue el token de acceso en el campo "Ingresar token de acceso" provisto. Haga clic en el botón 'Guardar' para continuar. La página se volverá a cargar y ahora verá que WooCommerce se ha conectado correctamente a QuickBooks Online.

Pasos fáciles y sencillos de seguir, ¿verdad? En este punto, ha integrado con éxito WooCommerce con QuickBooks. Ahora puede explorar las funciones que QuickBooks tiene para ofrecer a su empresa.

General

WooCommerce trabaja de la mano con el software de contabilidad QuickBooks para permitir que las empresas administren su inventario y ventas. Las empresas ahora pueden ver el panorama general con una solución de gestión de pedidos y productos totalmente integrada.

La integración de WooCommerce con QuickBooks puede ser unidireccional o bidireccional. Y con la ayuda del complemento MyWorks, puede usar procesos automatizados para conectar las dos aplicaciones.

En resumen, usar WooCommerce con QuickBooks es esencial para las empresas. Los propietarios de las tiendas pueden optimizar el negocio a través de una solución de gestión de pedidos y productos totalmente integrada. Con la ayuda del complemento MyWorks, los minoristas pueden automatizar el proceso de exportación e importación de productos entre WooCommerce y QuickBooks.

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