WooCommerce: 6 consejos de impuestos y contabilidad para ahorrar tiempo en esta temporada de impuestos

Si solo pensar en la temporada de impuestos le da dolor de cabeza, no está solo. De hecho, el 60 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas no se sienten seguros con sus conocimientos contables (Informe de pequeñas empresas: contabilidad).

Entendemos la sensación: se acerca la temporada de impuestos y usted está tratando frenéticamente de sumar y categorizar todas esas cajas de zapatos llenas de recibos. O tal vez ni siquiera esté completamente seguro de la posición financiera de su empresa, ya que no ha realizado un seguimiento preciso de sus pedidos/ventas.

Ya sea que esté atrasado en su contabilidad, no esté seguro de cuáles son los ingresos de su negocio o simplemente quiera ahorrarse el tiempo y los dolores de cabeza que conlleva la temporada de impuestos, esta guía es para usted.

Hemos recopilado nuestros principales consejos de contabilidad de WooCommerce para ahorrarle tiempo en esta temporada de impuestos (y todos los años posteriores...)

¿Listo para sumergirte?

1. Reúnase con un contador para aclarar sus números y fechas

Puede que nuestro primer consejo no te sorprenda, pero una reunión con un contador vale su peso en oro. Obtendrá respuestas a todas sus preguntas importantes, recibirá recomendaciones personalizadas y mucho más. Incluso una reunión podría ahorrarle grandes números cada año. Además, un contador lo ayudará a asegurarse de que cumple con todas las reglas y regulaciones.

Si necesita más convencimiento, ¡la cantidad que gasta en un contador es un gasto comercial deducible de impuestos!

Un contador es para la salud de su empresa lo que un médico es para la salud humana. Ellos podrán evaluar la salud financiera de su negocio, decirle qué está funcionando y qué no, así como darle consejos y sugerencias. Sugerimos reunirse con uno al menos una vez al año, tal como lo hace (con suerte) con sus chequeos anuales de salud.

¿Ya tienes contador? ¡Perfecto! De lo contrario, sugerimos buscar un contador que esté familiarizado con los negocios de comercio electrónico. Las empresas de comercio electrónico tienen sus propias reglas y situaciones particulares, y un contador especializado podrá ayudarlo mejor con su contabilidad.

Aquí hay algunos consejos para encontrar un contador:

• Pregunte a otros empresarios de comercio electrónico acerca de sus contadores
• Encuentre un asesor de QuickBooks Pro cerca de usted https://quickbooks.intuit.com/find-an-accountant/
• Compile una lista de candidatos y hágales a cada uno un conjunto de preguntas.

Una vez que encuentre un contador, asegúrese de preparar todas sus preguntas con anticipación. Si lo hace, le permitirá sacar el máximo provecho de su reunión.

Preguntas para hacerles a los contadores:

Las siguientes son algunas preguntas que puede hacerle a su contador para asegurarse de que sea una buena opción para su negocio. Tenga en cuenta que, como propietario de una tienda de comercio electrónico, debe encontrar un contador que esté familiarizado con su modelo de negocio y que pueda representarlo en todos los estados en los que hace negocios.

1. ¿Cuáles son sus tarifas?
2. ¿Qué servicios proporcionan?
3. ¿Estás familiarizado con las empresas de comercio electrónico?
4. ¿Puede aconsejarme sobre las reglas en todos los estados donde hago negocios?
5. ¿Puede explicar su filosofía fiscal y sus prioridades de planificación fiscal?

2. Usa un software de contabilidad

Si aún no está utilizando un software de contabilidad, este consejo puede cambiar por completo la forma en que hace negocios. Las plataformas como QuickBooks actúan como su propio contador personal, asimilando todo lo que le dice y luego haciendo todo el trabajo contable por usted. Es como tener un contador personal que trabaja 10 veces más rápido por menos de 1/10 del precio.

Algunas de las características que ofrecen la mayoría de las plataformas de contabilidad incluyen:

• Gestión del flujo de efectivo
• Facturación y Ventas
• Seguimiento de gastos
• Informes de contabilidad
• Contabilidad en la nube

Esas funciones le permitirán realizar fácilmente un seguimiento de todos sus gastos (¡no más cajas de zapatos llenas de recibos!), categorizar los gastos, administrar su flujo de efectivo y monitorear la salud de su negocio.

Una de las razones principales por las que amamos tanto estas plataformas es porque hacen que todo sea muy fácil. Ya no necesita tener conocimientos contables avanzados para evaluar la salud financiera de su empresa.

Según la plataforma que utilice, la entrada de datos, como el seguimiento de gastos, puede ser tan simple como tomar una foto de un recibo o simplemente conectar su tarjeta de crédito a la aplicación para realizar un seguimiento de sus transacciones. Al final del año, puede obtener fácilmente un informe de todos sus gastos comerciales para maximizar esos beneficios de ahorro de impuestos.

La plataforma de contabilidad número 1 y nuestra principal recomendación es QuickBooks, pero ciertamente hay otras alternativas disponibles. QuickBooks ofrece algunos planes y niveles diferentes, por lo que puede elegir el plan que mejor se adapte a sus necesidades.

Para ahorrarle aún más tiempo, puede usar QuickBooks Sync para WooCommerce de MyWorks para conectar su tienda WooCommerce directamente a QuickBooks. Esta plataforma de sincronización tomará automáticamente todos sus clientes, ventas, pagos, impuestos y tarifas de transacción y categorizará sus datos en las cuentas correctas en QuickBooks. Eso significa que nunca tendrá que perder tiempo ingresando o ajustando manualmente sus datos; simplemente los verá aparecer en QuickBooks.

Si conecta su tienda WooCommerce, su cuenta bancaria y su tarjeta de crédito a QuickBooks, alrededor del 95 % de su trabajo contable se realizará automáticamente.

Y si se toma el tiempo de configurar sus cuentas COGS en QuickBooks, incluso podrá realizar un seguimiento del costo de los productos que vende.

Para sincronizar WooCommerce y QuickBooks, simplemente deberá completar los siguientes pasos:

1. Regístrese para obtener una cuenta con MyWorks
2. Instale su complemento de ayuda en su sitio
3. Conéctese a QuickBooks
4. Revisar la configuración y el mapeo de datos
5. Opcional: sincroniza las ventas históricas en QuickBooks

Y eso es. Todos sus datos de ventas se sincronizarán directamente con QuickBooks, de modo que QuickBooks esté actualizado y categorizado para la próxima temporada de impuestos.

3. Realice un seguimiento de los gastos a través de la plataforma de contabilidad.

Después de los ingresos, la siguiente información más importante que necesita para prepararse para la temporada de impuestos son los gastos. Para maximizar sus beneficios de ahorro de impuestos, querrá contar todos los gastos deducibles... y también llevar un registro de ellos. QuickBooks le permitirá tomar fácilmente una foto de un recibo y guardarla y categorizarla por usted.

Una plataforma de contabilidad podrá almacenar esta información por usted durante años, y no tendrá que preocuparse por realizar un seguimiento de los recibos.

Además, la categorización de sus gastos le permitirá ejecutar informes para obtener un desglose de sus áreas de gastos. Cuanto más sepa, más podrá ahorrar.

4. Mire sus COGS

Nuestro siguiente consejo es hacer un seguimiento del costo de los bienes vendidos. Este es un paso muy importante en su proceso de contabilidad para entender:

• tus márgenes
• Los más vendidos
• Cuánto estás ganando realmente con un producto cuando se vende

Entonces, ¿cuál es exactamente el costo de los bienes vendidos? Es un cálculo de todos los costos involucrados en la venta de un producto. Esos costos pueden incluir materiales, mano de obra y operaciones.

Materiales

• Costos de todas las partes o materiales utilizados para crear un producto
• Costo de todas las materias primas.
• Costo de cualquier cosa utilizada para ensamblar el producto

Mano de obra

• Las personas que crean o manipulan los productos.
• Costo de personas o máquinas utilizadas para crear productos.
• Envíos y cargadores de combustible

Operaciones

• Empleados
• Software, hardware u otras utilidades directamente involucradas en la creación del producto

¿Por qué debe realizar un seguimiento del costo de los bienes vendidos? El seguimiento del costo de los bienes vendidos puede ser muy importante y útil en una plataforma de contabilidad para ayudarlo a comprender sus márgenes y sus productos más vendidos.

Si usa QuickBooks, puede administrar fácilmente esta información usando el campo "Costo". Si usa el complemento Costo de bienes vendidos de WooCommerce, también puede sincronizar este costo de WooCommerce en QuickBooks con MyWorks Sync.

5. Revisa libros con frecuencia

No importa cómo elija administrar su contabilidad, es importante que dedique tiempo a conciliar o "limpiar" sus libros periódicamente.

Como dice Investopedia, “ La conciliación es un proceso contable que utiliza dos conjuntos de registros para garantizar que las cifras sean correctas y estén de acuerdo. Confirma si el dinero que sale de una cuenta coincide con la cantidad gastada y garantiza que ambos estén equilibrados al final del período de registro. La conciliación brinda consistencia y precisión en las cuentas financieras ” (https://www.investopedia.com/terms/r/reconciliation.asp).

La conciliación de sus cuentas le permitirá encontrar cualquier discrepancia. Si tiene discrepancias, será importante que llegue al fondo de ellas. Cuanto más a menudo concilie, más fácil será detectar y resolver cualquier problema, como un gasto que olvidó registrar, un cheque que olvidó depositar o una venta ingresada incorrectamente.

¿Recuerdas lo que compraste en el supermercado hace 6 meses? Probablemente no. Ahora imagine conciliar sus libros solo una vez al año. ¿Sería capaz de recordar cifras, hechos y eventos de los 6 meses anteriores? Si concilia con frecuencia, podrá detectar y corregir fácilmente las discrepancias.

6. Reserva dinero para impuestos en una cuenta separada

Si su empresa obtiene ganancias, generalmente debe pagar impuestos al menos una vez al año. Dependiendo de dónde se incorpore, es posible que incluso deba pagar impuestos trimestrales.

Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es posible que deba pagar una variedad de impuestos diferentes. Ejemplos incluyen:

• Impuesto sobre las ventas: el impuesto sobre las ventas que recauda cuando vende productos
• Impuesto de franquicia: esto varía de un estado a otro, pero puede ser requerido por los estados en los que tiene nexo
• Impuesto a la propiedad: si su negocio de comercio electrónico posee bienes raíces, es posible que deba pagar impuestos a la propiedad
• Impuesto sobre el trabajo: impuestos pagados si contrata empleados
• Impuesto sobre la renta: impuesto pagado sobre cualquier ganancia de su negocio

Como hemos mencionado antes, una de las mejores inversiones que puede hacer en su negocio es ver a un contador.

Podrán informarle sobre sus obligaciones fiscales, así como ayudarle a realizar un seguimiento de las fechas y plazos importantes. También podrán ayudarlo a estimar la cantidad de impuestos que debe pagar.

Como regla general, utilice la regla del 30 % . Ahorre el 30 % de las ganancias de su negocio para cubrir sus impuestos federales. Considere un 10% adicional para cubrir los impuestos locales, si corresponde.

Debe crear una cuenta de ahorro comercial separada y depositar allí el 30 % de sus ganancias comerciales mensuales.

Cuando llegue la temporada de impuestos, ¡te alegrarás de haberte preparado! En primer lugar, apartar este dinero le permite comprender mejor la posición de su empresa. En segundo lugar, estará preparado para la carga fiscal que su negocio siente cuando llega la temporada de impuestos.

Implemente estos 6 consejos y su próxima temporada de impuestos será muy fácil. Y recuerde que la mayoría de estos procesos se pueden automatizar utilizando QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks Software para guardar la entrada manual de datos de WooCommerce a QuickBooks.