Explicación de la automatización del flujo de trabajo y 6 mejores software de flujo de trabajo para 2022

La entrada manual de datos puede ser una de las tareas más tediosas e ineficientes del mundo empresarial. No solo lo pone a dormir, sino que también desperdicia tiempo y recursos valiosos, reduciendo su productividad a pedazos.

Según Zapier, el 94% de los trabajadores realizan tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Afortunadamente, existe una tecnología que puede automatizar estas tareas aburridas, eliminando el error humano y permitiéndole concentrarse en el trabajo que realmente importa: la automatización del flujo de trabajo.

Al aprovechar los procesos autónomos que ejecutan tareas manuales, la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero, disminuir los errores y aumentar la productividad.

Tabla de contenido

¿Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo generalmente se basa en una serie de declaraciones si/entonces para desencadenar otra tarea. Luego se bifurca según la acción realizada por un líder, empleado u otra parte interesada.

Veamos un flujo de trabajo de ejemplo para convertir el envío de un formulario en una oportunidad de negocio.

• Un visitante del sitio web envía un formulario.
• La acción inscribe automáticamente al visitante en una campaña de goteo. Crea un nuevo acuerdo y establece el estado en "Nuevo".
• El primer correo electrónico de la campaña de goteo se envía al cliente potencial y se le solicita programar una reunión.
• El cliente potencial hace clic en el programador de reuniones y crea una cita.
• Se envía un correo electrónico de agradecimiento al cliente potencial, confirmando la fecha y la hora.
• El CRM crea una nueva tarea y la asigna a un representante de ventas.
• Luego, el representante de ventas se comunica personalmente y finaliza el flujo de trabajo automatizado.

Así es como puede verse un flujo de trabajo de principio a fin.

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Casi todos los departamentos de su empresa pueden beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. Ya sea marketing, recursos humanos o finanzas, la tecnología puede ayudarlo a trabajar de manera más inteligente, no más difícil.

A continuación, cubriremos algunos de los ejemplos de automatización de flujos de trabajo más populares.

La automatización del flujo de trabajo se puede utilizar en prácticamente cualquier equipo y en cualquier escenario empresarial. Si bien se relaciona principalmente con el marketing y las ventas, también se puede utilizar en el servicio al cliente, las operaciones, los recursos humanos y las finanzas.

Automatización del flujo de trabajo de marketing

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Algunas de las tareas más repetitivas del marketing, como enviar correos electrónicos y publicar actualizaciones en las redes sociales, se pueden automatizar con la automatización del flujo de trabajo. Con el software de automatización de marketing, puede programar todo su calendario de redes sociales y configurar flujos de trabajo que fomenten ciertos tipos de prospectos con ofertas por correo electrónico.

Los flujos de trabajo automatizados en marketing incluyen:

• Suscribir a un usuario a una campaña de goteo cuando descarga un recurso de su sitio web
• Dar la bienvenida a un usuario a su empresa después de comprar un producto
• Recordar a un usuario que pague después de haber agregado varios artículos a su carrito
• Programación de publicaciones en redes sociales en múltiples plataformas
• Distribuir las tareas de marketing entre los miembros del equipo

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Automatización del flujo de trabajo de ventas

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La automatización del flujo de trabajo de ventas agiliza las tediosas tareas de administración de clientes potenciales y prospectos, de modo que los representantes puedan concentrarse en vender, no en ingresar datos. Además de llevar a los clientes potenciales automáticamente a través de la tubería en función de sus acciones, un flujo de trabajo de ventas automatizado puede inscribir a los clientes potenciales en campañas de goteo y actualizar las etapas del acuerdo a medida que avanza el acuerdo.

Las tareas automatizadas en ventas incluyen:

• Colocar a cada cliente potencial en una etapa diferente de la tubería cuando toman una determinada acción
• Mover un cliente potencial fuera de la canalización si ha dejado de responder a los correos electrónicos
• Enviar un correo electrónico de presentación de un representante de ventas a un cliente potencial después de descargar un libro electrónico
• Actualizar la etapa del trato una vez que el cliente potencial programó una cita o reunión
• Crear tareas para los representantes de ventas una vez que un cliente potencial programó una reunión

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Automatización del flujo de trabajo del servicio de atención al cliente

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La automatización del flujo de trabajo es increíblemente útil en el servicio al cliente. Además de lanzar encuestas, la automatización del flujo de trabajo puede encargarse de tickets, casos y preguntas comunes mediante el envío de una serie de correos electrónicos o la creación de tareas.

Las tareas automatizadas en el servicio al cliente incluyen:

• Crear un nuevo ticket en el sistema cuando alguien se comunica a través de las redes sociales o el correo electrónico
• Incorporación de clientes con una serie de correos electrónicos útiles
• Enviar encuestas NPS e inscribirlas en diferentes campañas de correo electrónico según su calificación
• Asignar a los tickets una etiqueta de prioridad según el tono del mensaje o correo electrónico
• Resolver y archivar tickets una vez que se ha llegado a una resolución

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Automatización del flujo de trabajo de operaciones

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Las operaciones son el elemento vital de cualquier organización y también se pueden automatizar para reducir las instancias de ingreso manual de datos.

Las tareas automatizadas en operaciones incluyen:

• Eliminar duplicados una vez que se han detectado o fusionar dos propiedades si son iguales
• Administrar los permisos del equipo para los nuevos miembros del equipo
• Establecimiento de prioridades para los diferentes procesos de negocio
• Compilación automática de informes al final de cada trimestre
• Crear tareas en herramientas de terceros como Asana, Slack o Zoom

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Automatización del flujo de trabajo de recursos humanos

En lugar de tener que ingresar manualmente toda la información personal de sus nuevos empleados, como direcciones, números de seguro social y otra información de los empleados en los sistemas de nómina, gastos y seguros, el software de automatización de recursos humanos puede hacerlo por usted en minutos.

Las tareas automatizadas en recursos humanos incluyen:

• Eliminar candidatos de la base de datos si han estado inactivos durante un período de tiempo
• Envío de correos electrónicos a los candidatos que no han llegado a la ronda final
• Filtrado de candidatos con determinadas palabras clave en su historial laboral
• Envío de W2 a los empleados actuales
• Recopilación de comentarios de los empleados después de haber estado en la empresa durante un período de tiempo.

Automatización del flujo de trabajo financiero

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Al permitirle crear formularios, diseñar flujos de trabajo y realizar un seguimiento de los procesos, el software de automatización de procesos financieros puede optimizar todas sus solicitudes de viajes, reembolsos y aprobaciones de presupuestos.

Las tareas automatizadas en finanzas incluyen:

• Llevar un proceso de aprobación de gastos de principio a fin
• Gestión de aprobaciones de proveedores y contratos.
• Asignación de prioridades a solicitudes ACH y transferencias
• Gestión de solicitudes de gastos de viaje en función de la ubicación y la actividad
• Aprobación de presupuestos basados ​​en un conjunto predeterminado de parámetros

Ahora que sabe todo sobre el uso de flujos de trabajo automatizados, echemos un vistazo a las principales herramientas que puede usar.

El mejor software de automatización de flujos de trabajo en 2022

1. HubSpot: el mejor software de automatización de flujo de trabajo todo en uno

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El software de marketing, ventas, servicios y operaciones de HubSpot funciona en una sola plataforma, lo que lo convierte en una de las mejores opciones para la automatización del flujo de trabajo todo en uno. Todo está vinculado, lo que le permite alinear todos los procesos de sus equipos y reducir la fricción de una tarea a otra.

Puede transferir fácilmente clientes potenciales de marketing a ventas, conectar un ticket de servicio con un registro de contacto existente y limpiar los datos del cliente, todo en una plataforma fácil de usar.

Ideal para : HubSpot es muy recomendable para empresas en crecimiento que aún tienen que probar la automatización del flujo de trabajo y para empresas con procesos establecidos. Puede comenzar con una suscripción de inicio y luego actualizar a medida que necesite más funcionalidades. Especialmente recomendado para departamentos de marketing, ventas, servicio y operaciones.

Precios de Marketing Hub: Gratis; $50/mes (Principiante); $890/mes (Profesional); $3,200/mes (Empresa)

Precios para Sales Hub: Gratis; $50/mes (Principiante); $500/mes (Profesional); $1,200/mes (Empresa)

Precios de Service Hub: Gratis; $50/mes (Principiante); $400/mes (Profesional); $1,200/mes (Empresa)

Precios para Operations Hub: Gratis; $50/mes (Principiante); $800/mes (Profesional)

2. Nintex: el mejor software de automatización de flujo de trabajo empresarial

Con más de 3 millones de aplicaciones de flujo de trabajo operando en su plataforma en este momento, Nintex ayuda a más de 8000 clientes empresariales a administrar, automatizar y optimizar sus procesos comerciales, sin necesidad de experiencia en codificación.

Al ofrecer una multitud de herramientas de automatización de flujos de trabajo, como mapeo de procesos, flujos de trabajo avanzados e inteligencia de procesos, su empresa puede mapear cada uno de sus procesos, ejecutarlos y monitorear su desempeño.

Ideal para : Nintex es muy recomendable para empresas con procesos establecidos. Es un software robusto que combina una herramienta de diseño de flujo de trabajo fácil de usar con integraciones poderosas que conectarán cada una de sus aplicaciones. Especialmente recomendado para los departamentos de TI, derecho, recursos humanos y finanzas.

Precio : $910/mes (estándar); $1,400/mes (Empresa)

3. Kissflow: el mejor software de automatización de flujo de trabajo para principiantes

Con la confianza de más de 10 000 empresas, incluidas Domino's, Michelin y Pepsi, Kissflow ofrece un software de automatización de flujos de trabajo todo en uno que le permite a su empresa crear flujos de trabajo que automatizan tareas en sus departamentos de recursos humanos, ventas, finanzas, administración, marketing y compras. .

Con más de 50 aplicaciones de gestión de procesos comerciales preinstaladas, como gastos y órdenes de venta, condiciones y disparadores, y paneles de informes para sus flujos de trabajo, Kissflow puede optimizar casi todos sus procesos comerciales.

Ideal para : Kissflow es muy recomendable para pequeñas empresas que recién comienzan a probar la automatización del flujo de trabajo. La simplicidad y la facilidad de uso de la herramienta facilitarán el inicio de la automatización de procesos. Especialmente recomendado para los departamentos de compras, recursos humanos y finanzas.

Precios : $200/mes (Básico); $495/mes (Avanzado); $ 1,900 / mes (completamente cargado)

4. Integrify: el mejor software de automatización del flujo de trabajo de administración diaria

Integrify es un software de automatización de flujos de trabajo que le permite crear flujos de trabajo en un generador de arrastrar y soltar y ejecutar flujos paralelos o secuenciales. Al poder colaborar en tareas y solicitudes, probar sus procesos y configurar recordatorios, puede optimizar fácilmente sus procesos comerciales y automatizar tareas manuales.

Integrify también ofrece ejemplos de flujo de trabajo y una base de conocimiento del usuario, una API abierta basada en reposo que le permite integrarse con bases de datos externas y la capacidad de importar y exportar datos desde Excel e incluso archivos PDF.

Ideal para : Integrify es muy recomendable para pequeñas y medianas empresas que buscan automatizar las tareas cotidianas. Su "Generador de procesos" de arrastrar y soltar hace que sea simple y fácil llevar un proceso de principio a fin. Especialmente recomendado para departamentos de administración.

Precios : Precios disponibles bajo petición

5. Zapier: el mejor software de automatización de flujo de trabajo para conectar aplicaciones

Con la capacidad de conectarse y compartir datos con más de 1000 aplicaciones web, como Facebook, QuickBooks y Google Drive, Zapier puede automatizar casi cualquier tipo de proceso comercial. Todo lo que tiene que hacer es crear un flujo de trabajo en su editor, elegir las aplicaciones que desea incluir en su flujo de trabajo y diseñarlo.

Por ejemplo, si desea poder guardar todos sus archivos adjuntos en Dropbox, puede diseñar un flujo de trabajo que copie automáticamente cualquier archivo adjunto de su bandeja de entrada de Gmail a Dropbox y luego le envíe un mensaje de Slack sobre la descarga.

Ideal para : Zapier es muy recomendable para autónomos y pequeñas y medianas empresas que utilizan una amplia variedad de herramientas que no se comunican entre sí. Por ejemplo, si usa MailChimp para enviar correos electrónicos y Typeform para recopilar clientes potenciales, puede conectar esas dos herramientas con Zapier. Especialmente recomendado para departamentos de marketing y servicios.

Precios : Gratis; $19.99/mes (Principiante); $49/mes (Profesional)

6. Flokzu: el mejor software de automatización de flujo de trabajo de gestión de proyectos

Sin escribir ningún código, Flokzu le permite crear tareas, plazos, reglas comerciales y notificaciones. Su software también envía tareas pendientes a cada una de las bandejas de entrada de los asignados de su proyecto y, a medida que se completa cada etapa de un flujo de trabajo, asignará automáticamente cada nueva tarea a un usuario o rol.

Además, Flozku ofrece un panel de informes que muestra los procesos de su negocio.

rendimiento y métricas, como la cantidad de tareas retrasadas actualmente, las tareas asignadas a cada usuario y rol, las tareas completadas y el tiempo que tomó cada tarea, que le darán los datos necesarios para refinar y optimizar sus futuros flujos de trabajo.

Ideal para : Flokzu es muy recomendable para equipos individuales que desean optimizar la gestión del tiempo y el flujo de trabajo de las tareas. Una característica clave de esta herramienta es que los usuarios recibirán las tareas pendientes en su bandeja de entrada, lo que la convierte en una excelente herramienta de gestión de proyectos. Recomendado para cualquier equipo.

Precios : Gratis; $19.99/mes (Principiante); $49/mes (Profesional)

La automatización del flujo de trabajo lo ayudará a crecer mejor

La automatización del flujo de trabajo es fundamental para las empresas que desean escalar y crecer sin dejar que nada se escape. Al permitir que la tecnología complete las tareas manuales, puede hacer crecer su negocio de manera efectiva sin ningún dolor de crecimiento.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en enero de 2019 y se actualizó para que sea más completa.