10 meilleurs trucs et astuces d'organisation des médias sociaux pour les gestionnaires

La gestion des comptes de médias sociaux pour une marque n'est pas facile - et l'un des plus grands défis consiste à organiser votre contenu de médias sociaux.

Entre gérer les objectifs de promotion sociale de différents départements, se tenir au courant des mentions et des tendances sociales et publier régulièrement du contenu pertinent et engageant, être un gestionnaire de médias sociaux peut parfois donner l'impression de garder des chats.

Alors, comment les gestionnaires de médias sociaux occupés gardent-ils leurs canards en ligne ? Nous avons demandé aux personnes qui gèrent les médias sociaux pour leurs marques à travers les États-Unis leurs meilleurs conseils pour rester organisé. Voici ce qu'ils ont partagé avec nous.

1. Gardez un calendrier de contenu à jour.

La planification des publications sur les réseaux sociaux prend du temps, donc garder une trace de tout cela avec un calendrier de contenu peut aider à gagner du temps.

"Je tiens à jour un calendrier de contenu qui inclut tous nos réseaux sociaux et les types de contenu que nous publierons sur chacun d'eux", explique Georgie Morley, responsable de la communauté chez Bai.

Elle crée ensuite une liste de tâches quotidienne et hebdomadaire basée sur le calendrier.

"Je m'assure qu'il y a de la flexibilité parce que quelque chose arrive toujours - vous devez être prêt à combattre certains incendies."

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Pour vous aider à planifier vos mises à jour et à coordonner plus facilement vos campagnes sur les réseaux sociaux, voici un modèle de publication gratuit sur les réseaux sociaux.

2. Planifiez les publications sociales à l'avance et en masse.

La planification des publications vous fait gagner beaucoup de temps et vous permet de vous concentrer sur d'autres parties de votre travail au lieu d'être constamment distrait par la nécessité de publier à certains moments de la journée.

L'ancienne responsable des médias sociaux de HubSpot, Robyn Showers, avait l'habitude de tweeter depuis le compte @HubSpot 24 fois ou plus par jour, sans compter les réponses aux autres utilisateurs de Twitter.

Pour gagner du temps, elle a utilisé Social Inbox pour programmer des tweets en masse en les téléchargeant à partir d'une feuille de calcul. Clients HubSpot : découvrez ici comment utiliser l'outil de planification groupée.

"J'ai aussi tendance à planifier des publications sur Facebook, LinkedIn et Google+ plusieurs jours à l'avance", a déclaré Showers.

3. Utilisez une application de liste de tâches.

Les gestionnaires de médias sociaux seraient perdus sans leurs listes de tâches. Souvent, la question est : quelle est la meilleure application de liste de tâches ?

Il y a beaucoup de choix - Todoist, TickTick, Any.do pour n'en nommer que quelques-uns. Pour affiner vos options, voici quelques caractéristiques clés à rechercher :

• Option de synchronisation entre les appareils
• Dates d'échéance et rappels récurrents
• Niveaux de priorité
• Catégories
• Partage et délégation des tâches
• Flux de calendrier

4. Sachez où trouver les sujets tendance.

Quelle est la tendance en ce moment ? Qu'est-ce que la chronologie de Twitter bourdonne? De quelles actualités parle-t-on ?

Ce sont toutes des questions auxquelles les gestionnaires de réseaux sociaux doivent réfléchir, pas seulement lorsqu'ils arrivent au travail le matin, mais tout au long de la journée. En restant au courant des tendances à la hausse, les gestionnaires de médias sociaux peuvent correctement faire du newsjack, ce qui peut entraîner de formidables pics de trafic sur votre site Web.

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Comment restez-vous au top quand les choses changent si vite ? Tout d'abord, inscrivez-vous à un lecteur RSS comme Feedly et abonnez-vous aux sites d'actualités et aux blogs de l'industrie qui publient sur les tendances et les sujets de l'industrie.

5. Maintenez une mentalité "Inbox Zero".

Pour la plupart des gens, une productivité élevée vient de la fermeture des e-mails pendant plusieurs heures à la fois. `Cela ne pourrait pas être moins vrai pour les gestionnaires de médias sociaux qui doivent rester attentifs aux demandes entrantes.

À l'époque où Laurie Meacham dirigeait l'équipe des médias sociaux chez JetBlue, ils devaient rester au courant des mentions Twitter en plus des demandes de publications sociales de leurs équipes marketing, relations publiques, opérations et engagement client. Comment font-ils?

"Je maintiens la mentalité" Inbox Zero "donc je sais ce qui est nouveau et ce qui nécessite mon action", a-t-elle déclaré. "De cette façon, il ne se perd pas dans des montagnes d'e-mails ou de devoirs sans importance."

Il peut être facile de perdre des e-mails importants sous le pli, alors marquez (ou marquez) ceux que vous souhaitez renvoyer et définissez des notifications d'alerte pour vos expéditeurs les plus importants.

6. Ayez un dossier dédié « Contenu social » dans votre e-mail.

En tant que gestionnaire de médias sociaux, l'une de vos nombreuses tâches consiste à collecter tout le contenu créé par votre entreprise, à le parcourir et à créer des messages sociaux de petite taille que votre public peut digérer rapidement.

Mais avec autant de contenu entrant et de demandes de promotion, comment vous assurez-vous de ne pas négliger ou d'oublier les éléments importants ?

Lorsqu'il s'agit de passer au crible et de mettre en signet le contenu, l'ancien responsable des médias sociaux de HubSpot Brittany Leaning recommande de créer un dossier dédié au contenu social.

Pour Leaning, bon nombre de ces e-mails comprenaient des webinaires à venir, des lancements de produits ou des supports marketing d'autres entreprises qu'elle pensait que le public de HubSpot apprécierait.

"Ma routine consistait à parcourir chaque article de blog HubSpot publié la semaine dernière et à programmer les publications persistantes pour la semaine suivante", a-t-elle déclaré. «Je ferais la même chose avec tous nos efforts relativement nouveaux à feuilles persistantes. Cela permettrait à la machine de publication sociale de fonctionner pendant que je cherchais des opportunités de détournement d'actualités ou d'autres contenus urgents.

Après avoir créé le dossier, ayez une routine dans laquelle vous le parcourez lorsque vous avez besoin d'inspiration pour un nouveau contenu et supprimez le contenu obsolète après un certain temps.

7. Créez un formulaire pour les demandes de promotion sociale.

Pour minimiser le nombre de demandes de promotion sur les réseaux sociaux que vous recevez par e-mail et messagerie instantanée, remplissez ces demandes via un formulaire.

De cette façon, vous libérez votre e-mail et votre messagerie instantanée et vous disposez désormais d'un espace dédié pour examiner les demandes.

Si vous êtes préoccupé par les demandes urgentes, vous pouvez ajouter une note indiquant la meilleure façon de vous contacter, vous ou votre équipe, pour les demandes urgentes.

8. Utilisez Canva pour créer des lots d'images similaires.

Canva est une plate-forme de conception graphique merveilleusement simple (et gratuite) que les gestionnaires de médias sociaux peuvent utiliser pour créer des modèles de médias sociaux.

Maintenir une esthétique cohérente est très important sur les réseaux sociaux. Avec Canva, vous pouvez créer des modèles, les faire approuver par votre équipe de marque si nécessaire et les utiliser chaque fois que vous publiez sur les réseaux sociaux.

Vous pouvez créer plusieurs dossiers en fonction de la catégorie de publication, de la plate-forme ou du format visuel - la façon dont vous l'organisez dépend de vous.

Les douches utiliseraient Canva pour créer des images en masse pour les campagnes de HubSpot sur les réseaux sociaux.

"Chaque fois que nous menons une campagne pour promouvoir un ebook, un webinaire ou un autre contenu précieux, je veux avoir au moins cinq créations à tester sur Twitter", a-t-elle déclaré.

Pour créer ces créations, elle n'a qu'à concevoir une image sur Canva, puis elle utilise l'outil "Copier" (illustré ci-dessous) pour dupliquer l'image et créer plusieurs versions tout en conservant les éléments de conception de base.

9. Organisez vos fenêtres et onglets dans un ordre spécifique chaque jour.

Lorsque vous jonglez avec votre e-mail, votre calendrier, vos flux sociaux, vos demandes de publication, vos liens, etc., vous pouvez facilement perdre de vue quel onglet se trouve où. Un membre de l'équipe sociale de JetBlue suggère de garder les fenêtres et les onglets ouverts dans un ordre spécifique auquel vous vous habituerez et mémoriserez rapidement.

L'équipe JetBlue suggère également de prendre l'habitude de fermer les onglets dès que vous en avez terminé.

"On nous envoie tellement de liens que, si je ne fais pas attention, j'aurai 30 articles ouverts ainsi que des selfies Fly-Fi et des photos de valises avec des roues et des fermetures éclair manquantes."

Si quelqu'un tweete un lien vers votre marque, une fois que vous avez adressé ce tweet, fermez le lien. Cela permet également de garantir que vos barres de basculement ne soient jamais si encombrées que vous ne puissiez pas voir facilement les mises à jour au fur et à mesure qu'elles se produisent.

10. Fixez une limite de temps pour chaque tâche.

Les gestionnaires de médias sociaux ont tendance à avoir des horaires chargés qui ne leur permettent pas de faire une tâche trop longtemps.

"Il est facile de se perdre dans le flot incessant de tâches, de recherches et de réunions", explique Yip, "il est donc important de fixer des limites de temps pour chaque tâche afin de rester concentré et de ne pas passer trop de temps sur une seule."

Et enfin, dit l'équipe sociale de JetBlue, "N'oubliez pas de cligner des yeux !"

Rester organisé en tant que gestionnaire de médias sociaux

C'est une chose de s'organiser, c'en est une autre de le rester.

Tous les conseils décrits ci-dessous nécessitent de la cohérence. Sinon, ils ne serviront pas à grand-chose. Comme pour tout, vous intégrez ces conseils à votre routine, vous verrez lentement mais sûrement à quel point vos journées deviendront organisées.

Conseil de pro : Incorporez un conseil à la fois et choisissez en fonction de votre plus gros problème. Pour certains, ajouter une chose à la fois est beaucoup plus gérable et permet de ne pas se laisser submerger par les changements.

Note de l'éditeur : Ce message a été initialement publié en octobre 2014 et a été mis à jour pour plus d'exhaustivité.