11 hacks de messagerie gratuits pour améliorer votre efficacité

Si vous êtes un peu comme moi, une grande partie de votre journée de travail consiste à passer au crible votre boîte de réception, à envoyer des e-mails indésirables et à répondre aux e-mails urgents.

Vous devez avoir une certaine activation pour le contrôler ? Nous avons obtenu des hacks de messagerie gratuits qui vous permettront de mieux contrôler votre boîte de réception afin que vous puissiez viser l'essentiel.

11 Hacks de courrier électronique totalement gratuits pour augmenter votre productivité

1. Convertissez vos notifications ou mettez en pause les e-mails.

Outre les médias sociaux, le courrier électronique est l'endroit où la plupart des gens sont inondés de notifications. Cela peut être l'un des principaux obstacles à l'efficacité étant donné que votre conscience reste attirée ailleurs.

Solution? Convertissez simplement les notifications par e-mail en concentration sur vos responsabilités les plus pressantes. Mieux encore, vous pouvez empêcher les e-mails entrants d'apparaître même dans votre boîte de réception - si votre société de messagerie le permet.

Ressource graphique

Les utilisateurs d'Outlook peuvent suspendre les notifications à la suite de l'application Boomerang et reprendre lorsqu'ils sont prêts à les traiter.

2. Bloquez les heures pour l'évaluation des e-mails par lots.

Le courrier électronique peut arriver à plusieurs heures de la journée de travail et si vous travaillez avec une équipe asynchrone, il n'y a pas d'heures creuses.

Ainsi, au lieu d'examiner continuellement vos e-mails et de répondre à chacun au fur et à mesure, établissez des blocs de temps au cours de votre journée pour les évaluer.

Cela peut être tôt le matin, en fin d'après-midi ou à tout moment où vous vous attendez à avoir un temps d'arrêt.

Suggestion professionnelle : une fois que vous avez déterminé ce bloc de temps, insérez-le dans votre calendrier pour éviter les conflits avec d'autres activités d'exploitation.

3. Générez des modèles.

Vous savez comment les sites Web ont des sections FAQ ? Dans nos professions expérimentées, nous communiquons généralement le même détail à nos clients, collègues et parties prenantes.

Pour rendre cela un peu plus facile, générez des modèles pour éviter de repartir de zéro chaque fois que vous rédigez un e-mail.

Vos modèles seront principalement basés sur les requêtes que vous recevez le plus fréquemment, les phrases que vous utilisez le plus et les messages que vous partagez le plus. Des choses comme:

• Courriels froids
• Redirections vers d'autres groupes
• Notifications d'équipe hebdomadaires
• OOO concept

Pour le configurer dans Gmail, accédez à vos paramètres, cliquez sur l'onglet Sophistiqué, puis cliquez sur "Activer" jusqu'à la partie Modèles.

4. Créez des dossiers.

Les affaires sont la clé de voûte de la productivité et les e-mails tombent souvent en veilleuse. L'ironie est qu'ils sont susceptibles de conserver certaines des informations les plus critiques que nous utilisons au quotidien.

La création de dossiers dans votre courrier électronique rendra non seulement les éléments beaucoup plus faciles à trouver, mais également beaucoup plus gérables lors de la hiérarchisation de vos e-mails.

Pour l'occasion, vous pouvez créer des catégories en :

• Priorité (par exemple, action nécessaire, information)
• Exploitation (par exemple, RH, finances, couverture d'assurance)
• Groupes (par exemple, direction, expériences directes, collègues, etc.)

5. Filtrez vos e-mails entrants.

Pourquoi envoyer des messages électroniques alors que vous pouvez demander à votre fournisseur de messagerie de le faire automatiquement pour vous ?

L'attribut de filtre - disponible via la plupart des fournisseurs de messagerie - vous permet de trier, supprimer, marquer et transférer des messages électroniques.

Vous pouvez le faire en appliquant les informations suivantes :

• Adresses de courrier électronique
• Mots et phrases et/ou phrases
• Objet
• Pièce jointe

Au moment où vous créez le filtre, vous désignez l'action de mise en conformité automatisée.

Les cas d'utilisation impliquent d'inclure des e-mails de la direction dans un dossier particulier, de supprimer le courrier indésirable, de marquer des rappels comme étude.

6. Utilisez un planificateur de courrier électronique.

Les jours où vous vous réveillez à 6 heures du matin pour envoyer un e-mail que vous ne pouviez pas envoyer à 22 heures la veille lorsque vous l'aviez rédigé sont absents.

Certains fournisseurs de messagerie vous permettent de programmer une date et une heure pour envoyer votre e-mail afin que vous puissiez l'établir et l'oublier - sans crainte.

Si votre entreprise n'a pas cet aspect, pensez à une extension comme Boomerang, que vous pourrez combiner avec votre messagerie électronique pour planifier vos e-mails.

7. Activez la fonction "annuler l'envoi".

Nous le faisons tous : envoyez un e-mail puis faites la relecture obligatoire de l'e-mail que vous réexaminez maintenant cinq fois avant d'envoyer JUSTE dans les circonstances - même si vous ne pouvez presque rien y faire. Jusqu'à maintenant.

Gmail et d'autres fournisseurs de messagerie vous permettent désormais d'annuler l'envoi d'un e-mail pendant quelques secondes après avoir cliqué sur "Envoyer", juste au cas où vous auriez repéré une erreur ou simplement changé d'avis.

Suggestion de pro : n'augmentez le nombre de destinataires qu'au moment où votre e-mail est prêt à être envoyé ; ainsi, vous ne livrerez en aucun cas un e-mail inachevé encore une fois.

8. Étudiez les raccourcis.

Les raccourcis vous permettent de totaliser vos tâches de messagerie rapidement sans sauter une étape.

Avec les raccourcis de messagerie, vous pouvez :

• Composez un nouvel e-mail.
• Inclure les destinataires cc et bcc.
• Insérez des liens entrants.
• Ouvrez les conseils d'orthographe.
• Mettez en forme le texte avec des caractères gras, italiques, soulignés, des retraits et des alignements.
• Archiver les e-mails

Et c'est juste pour en nommer plusieurs. S'il y a une fonction que vous utilisez habituellement, il y a probablement un raccourci pour vous y rendre en un seul clic ou en appuyant simplement sur une touche.

Bien entendu, les raccourcis diffèrent selon l'entreprise et la machine. Donc, avant de commencer à les utiliser, assurez-vous que vous utilisez les meilleurs.

9. Désabonnez-vous.

Si votre boîte de réception ressemble presque à la mienne, il y a quelques milliers d'e-mails de modèles avec lesquels vous n'interagissez presque jamais.

Bien que la suppression de ces e-mails prenne du temps, vous pouvez commencer par désencombrer votre boîte de réception en vous désabonnant des e-mails que vous ne lisez en aucun cas. Malheureusement, tous les modèles n'ont pas de flux de travail de désengagement qui vous sortiront systématiquement d'un dossier de lecture.

Dans ce cas, vous devrez vous désabonner manuellement. Croyez-moi, votre moi à long terme vous remerciera.

10. Obtenez une extension de navigateur de grammaire.

La plupart d'entre nous rédigeons des e-mails directement à partir de la boîte "Nouveau brouillon". D'un autre côté, cette méthode comporte certains dangers, en particulier une faute d'orthographe ou une formulation maladroite.

Des applications comme Grammarly serviront de relecteur, capturant vos erreurs dès que vous les faites. Grammarly a également des caractéristiques soignées qui vous transmettront le ton de votre message et vous proposeront des phrases alternatives.

Avec cet appareil, vous n'avez jamais à vous soucier de la façon dont vous écoutez ou s'il y a une faute de frappe cachée. Cela élimine toutes les conjectures afin que vous puissiez simplement vous concentrer sur le fait d'appuyer sur "Envoyer".

11. Priorisez vos messages électroniques.

Si vous continuez à lutter contre le traitement de la grande quantité d'e-mails que vous recevez, essayez de suivre cette règle populaire : si l'e-mail nécessite une réponse qui prendra deux minutes ou moins, réagissez rapidement.

Si cela prend plus de temps, conservez-le pour plus tard. Cette tactique est destinée à vous aider à vous débarrasser de la confusion sans vous laisser vaincre.

Voilà, des hacks de courrier électronique gratuits qui vous aideront à obtenir votre boîte de réception ci-dessous, à réguler et à optimiser votre productivité.

Attention de l'éditeur : cet article a été initialement publié en août 2016 et a été mis à jour pour être complet.