4 conseils pour améliorer l'efficacité du flux de travail dans votre entreprise

La plupart des bureaux et des entreprises fonctionnent aujourd'hui selon un horaire de huit heures. Vous pensez peut-être que c'est assez long pour accomplir toutes les tâches qui doivent être faites dans la journée. Mais, lorsque vous creusez plus profondément dans la façon dont ces heures sont dépensées, êtes-vous certain que chaque minute est dépensée de manière productive ? Ou y a-t-il des heures perdues à être inefficaces avec des processus, des outils et d'autres fonctions pour faire le travail ?

De nos jours, les entreprises sont soumises à une telle pression pour faire plus, livrer plus et produire plus dans le même nombre d'heures. La technologie devient de plus en plus avancée et les entreprises s'attendent à ce qu'elles utilisent toutes les ressources disponibles à leur avantage pour améliorer l'efficacité du flux de travail. C'est à votre entreprise de rechercher les outils nécessaires et de lire les sources, comme un tableau de comparaison CRM, afin que vous puissiez prendre les bonnes décisions en automatisant le flux de travail de votre entreprise. Une fois cet objectif atteint, votre entreprise sera en mesure de se débarrasser de toute perte de temps au travail, de sorte que la productivité et la rentabilité de votre entreprise augmenteront également.

Dans cet article, vous aurez quatre des meilleurs conseils sur la façon dont vous pouvez améliorer l'efficacité globale du flux de travail dans votre entreprise. Alors, lisez la suite !

1. Apprenez à hiérarchiser les tâches

L'une des choses qui peuvent nuire à votre flux de travail global est lorsque vous ne savez pas comment hiérarchiser efficacement certaines tâches que vous devez accomplir. Il n'y a pas de règle absolue et non négociable lorsqu'il s'agit de hiérarchiser les tâches, car cela diffère en fonction de ce qui doit être fait dans la journée et des délais pressants.

Le défi, cependant, commence à se poser lorsque vous sentez que tout ce qui figure sur votre liste est important à accomplir. Comment prioriser l'un par rapport aux autres ? Voici un guide :

Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes. Choisissez, au maximum, trois tâches que vous devez mettre en haut de la liste des priorités. Ces trois tâches doivent être terminées dans la matinée lorsque vous êtes peut-être encore à votre saison la plus productive, mentalement. De cette façon, vous aurez du «temps libre» dans l'après-midi pour terminer tout ce que vous pouvez sur la liste. Ensuite, recommencez le même cycle le lendemain de votre arrivée au travail.

Mettez en évidence ce qui est urgent, en respectant les délais. Grâce à cela, vous serez sûr de ne manquer aucune échéance imminente en travaillant d'abord sur ces tâches avec une échéance encore assez éloignée.

Mettez-vous tôt au travail. Si vous pouvez le faire travailler au moins 15 minutes plus tôt que votre pointage habituel, cela fait toute la différence pour faire plus de choses le matin. Cette période tranquille où il n'y a pas encore beaucoup de collègues peut vous permettre de vous concentrer davantage sur quelque chose que vous devez faire. Parce que vous êtes arrivé 15 minutes plus tôt, cela peut également vous permettre de quitter votre lieu de travail 15 minutes plus tôt que tout le monde.

Lorsque vous appliquez les stratégies ci-dessus, vous pouvez commencer à réaliser des changements dans vos opérations commerciales, car vous pouvez enfin vous permettre de faire plus de choses dans la journée.

2. Analysez vos processus actuels

Avant d'apporter des modifications au flux de travail de votre entreprise, il est important d'analyser également vos processus de flux de travail actuels. Ceci est important pour que vous puissiez être certain que tout changement que vous mettez en œuvre dans votre lieu de travail est ce qui est nécessaire pour qu'il soit plus efficace. Lorsque vous effectuez ce processus, vous devez impliquer tout le monde, y compris vos employés. Ce faisant, vous pouvez obtenir les commentaires nécessaires de leur part pour déterminer ce qui fonctionne pour ces employés et ce qui ne fonctionne pas.

Pour vous assurer que votre analyse de flux de travail se révèle efficace pour votre entreprise, gardez à l'esprit les étapes et stratégies suivantes :

Automatisez votre flux de travail. Une fois que vous avez identifié les zones douloureuses de votre flux de travail que vous opérez toujours obstinément manuellement, il vaut la peine d'envisager de les automatiser, une procédure à la fois.

Trouvez certains goulots d'étranglement dans votre flux de travail et élaborez des stratégies. Les goulots d'étranglement de votre flux de travail sont les zones problématiques qui ralentissent la fluidité du travail. Par exemple, y a-t-il des étapes qui prennent plus de temps que d'autres à se terminer ? Y a-t-il un ministère qui s'efforce à plusieurs reprises d'achever sa fin du processus? Ce sont des goulots d'étranglement auxquels il faut s'attaquer.

L'analyse des flux de travail profite à votre entreprise à bien des égards, ce qui la rend encore plus nécessaire pour vous. Ces avantages comprennent :

Augmenter l'efficacité globale de votre lieu de travail. L'analyse du flux de travail permet à votre entreprise d'avoir un regard neuf sur la façon d'accomplir certaines tâches afin que ces inefficacités puissent être identifiées et que la technologie appropriée puisse également être mise à jour.

Rendre les clients plus heureux. Les changements mis en œuvre par l'analyse du flux de travail peuvent également se traduire par des clients plus satisfaits. Lorsque des décisions doivent être prises concernant les facettes de votre flux de travail qui affectent les clients, vous pouvez disposer d'une base de flux de travail solide, améliorant ainsi les opérations commerciales.

Rehausser le moral des employés. Certes, aucun employé ne voudrait être laissé pour compte en utilisant encore des processus anciens alors que les employés d'autres entreprises sont déjà passés à des systèmes plus modernes.

3. Affectez les bons employés

Vous avez peut-être déjà un processus d'embauche approfondi. Ensuite, votre entreprise a également investi dans les bons outils pour faire le travail. Mais, vous remarquez qu'il y a toujours un mouvement lent d'un bout à l'autre du flux de travail. Lorsque cela se produit, le problème peut être que vous affectez les mauvais employés au travail, par exemple en affectant des employés du service marketing alors que vous ne les avez même pas formés au marketing numérique.

La bonne affectation est très importante afin que vous sachiez avec certitude que chaque employé est bien adapté au poste qui lui est confié. Ils peuvent bien faire, simplement parce que leurs fonctions professionnelles sont leurs points forts. Lorsque cet objectif est atteint, votre entreprise peut bénéficier d'une plus grande probabilité de succès.

Pour vous assurer que les bons employés sont associés aux fonctions appropriées, voici des conseils éprouvés que vous voudrez peut-être appliquer :

Élaborez des descriptions de poste précises. Cela signifie que vos descriptions de poste doivent, autant que possible, être très précises. Laisser des descriptions de poste vagues ne fera que créer une échappatoire qui rendra plus difficile pour votre entreprise de déchiffrer si oui ou non ces descriptions de poste sont effectivement respectées.

Soutenez la croissance et le talent de chaque membre de votre équipe. Chaque fois qu'il existe des opportunités pour chaque membre de votre équipe de se développer, tirez le meilleur parti de ces opportunités. Donnez à vos employés une chance d'évoluer et de perfectionner leurs compétences en les envoyant suivre une formation et un séminaire payés par l'entreprise. Cela peut sembler être une dépense supplémentaire pour votre entreprise, mais les rendements lorsqu'ils sont capables de bien faire et d'en faire plus pour votre entreprise sont plus importants.

Établissez un ensemble clair d'objectifs pour chaque tâche afin que chacun de vos employés ait une idée de ce qu'il doit accomplir pour chaque tâche. La répartition des responsabilités en tâches plus petites rend le processus plus clair et rationalisé, éliminant toute possibilité de zones grises lorsque les employés ne sont pas certains de ce qu'ils doivent accomplir pour chaque tâche, et les aide à déterminer si oui ou non ce qu'ils font, en fait, apporte des résultats.

4. Prioriser le partage de fichiers et la documentation

Les fichiers font partie intégrante de toute entreprise. Certains documents doivent être partagés d'un bout à l'autre du flux de travail pour garantir un flux d'informations efficace. Peu importe la qualité ou le degré d'automatisation de tous les autres aspects de votre flux de travail, vous n'atteindrez toujours pas vos objectifs lorsque votre équipe n'aura d'autre choix que de rechercher manuellement les documents dont elle a besoin.

L'un de vos objectifs pour automatiser l'efficacité de votre flux de travail doit être lié au fait de passer plus de temps à atteindre vos objectifs plutôt que de perdre du temps à chercher certains documents qui auraient autrement été facilement trouvés.

Dans cet esprit, voici des conseils que vous pouvez appliquer pour garantir un partage de fichiers sécurisé via un système automatisé :

· Choisissez un logiciel de partage de fichiers qui permet un cryptage de bout en bout pour s'assurer que les mots de passe et autres mesures de sécurité sont en place pour éviter tout vol de données et d'identité.

· Exécutez un audit régulier des fichiers afin d'être mis à jour sur qui a accès à certains fichiers et qui a actuellement le contrôle sur les fichiers. Le processus d'audit des fichiers est également nécessaire pour supprimer immédiatement les fichiers indésirables de votre système cloud.

· Choisissez un système de partage de fichiers de qualité professionnelle, car les systèmes grand public sont plus sensibles aux fuites, aux violations et aux vols, avec moins de mesures de sécurité en place. Un système de partage de fichiers de qualité professionnelle vous permet d'avoir plus de contrôles de sécurité, comme des contrôles de conformité et de visibilité, parmi tant d'autres.

· Formez et éduquez votre équipe sur les méthodes de partage de fichiers automatisées en place, car votre logiciel de partage de fichiers serait toujours inutile si votre équipe n'était même pas mise à jour quant à la façon de les utiliser de manière appropriée et à l'avantage de votre entreprise.

Conclusion

Les conseils ci-dessus fonctionnent quel que soit le type d'entreprise que vous avez et quel que soit le département auquel vous appartenez. Lorsque vous considérez chaque département comme un fragment de l'ensemble du puzzle, votre entreprise peut s'améliorer et devenir plus productive. Les processus de flux de travail sont cruciaux pour faire avancer les choses, et c'est à vous de vous assurer que vos processus contribuent tous à une plus grande probabilité de succès pour votre entreprise. Lorsque vos processus métier commencent à devenir écrasants, c'est un signal de départ pour vous de déplacer et d'ajuster votre flux de travail pour le rendre plus rationalisé.