5 meilleures idées de stockage d'informations dans le cloud pour les entreprises
Publié: 2022-01-31Ainsi, vous avez sélectionné l'un des meilleurs fournisseurs de stockage cloud et déplacé les fichiers de données de votre entreprise vers le cloud. Mais tirez-vous le meilleur parti de votre stockage de données dans le cloud et faites-vous tout ce que vous pouvez pour garder vos informations en sécurité et protégées ?
Le meilleur stockage cloud pour les entreprises possède de nombreuses fonctionnalités qui pourraient récompenser votre entreprise. Il vous permet d'accéder à vos documents de partout, ce qui est fantastique pour le personnel travaillant à domicile ou en déplacement, et il propose également de nombreuses applications collaboratives qui peuvent prendre en compte les difficultés technologiques du travail d'équipe.
En outre, la plupart des grandes entreprises de cloud computing maintiennent votre travail crypté et sécurisé, mais il existe des risques de stabilité pour vous et vos prospects si vous ne gérez pas correctement votre stockage cloud pour les sauvegardes.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers cinq façons d'améliorer votre expérience de stockage d'informations dans le cloud et de conserver vos documents en toute sécurité.
1. Maintenez le meilleur niveau de stabilité
Les principaux fournisseurs de stockage d'informations dans le cloud disposent de dispositifs de protection à la pointe de la technologie et régulièrement mis à jour, ainsi que de cryptage et de pare-feu, de sorte que vos fichiers de données sont probablement plus sûrs sur le cloud que si vous les stockiez localement.
Il existe encore des dangers potentiels, mais la plupart d'entre eux peuvent être contrés en comprenant et en utilisant efficacement ces capacités de protection et en formant votre personnel à une protection en ligne supérieure.
Il est vital que tous les utilisateurs aient des mots de passe puissants. De nombreuses personnes utilisent le même mot de passe pour tous leurs comptes en ligne, ce qui est dangereux - si un site Web sur lequel un membre du personnel a un compte privé est piraté, les pirates pourraient très probablement également obtenir leurs comptes de fonction.
L'option consiste à utiliser les meilleurs administrateurs de mots de passe, ceux-ci sont extrêmement sûrs et permettent aux acheteurs d'avoir des mots de passe distincts pour tous leurs comptes sans avoir à les rappeler tous.
Les utilisateurs finaux des petites entreprises du cloud doivent également utiliser une authentification à deux variables, ce qui signifie que, même si un mot de passe est compromis, il existe une couche de stabilité supplémentaire qui empêcherait un pirate d'accéder au compte. En tant qu'administrateur, vous devez être en mesure d'obliger tous les acheteurs à le configurer.
De plus, les alertes de compte de garantie sont activées. Cela suggère que, s'il y a une action comme des indications d'une nouvelle machine, vous en serez averti. La plupart du temps, ces alertes ne sont presque pas inquiétantes, mais elles vous aident à agir rapidement dans les rares cas où une personne non autorisée tente d'accéder à vos informations.
2. Tirez le meilleur parti de la synchronisation
Un énorme avantage du stockage en nuage est la synchronisation rapide de vos informations et dossiers. Avec les entreprises de partage de fichiers les plus efficaces fournies par les entreprises de stockage de données dans le cloud, l'ensemble de votre personnel sera en mesure d'accéder aux fichiers de données les plus récents où qu'ils se trouvent, ce qui est particulièrement utile avec toujours plus d'hommes et de femmes travaillant à partir de la propriété. .
Si vous n'aimez pas les interfaces de stockage en nuage basées sur un navigateur par défaut, un attribut pratique fourni par de nombreux fournisseurs est la capacité de combiner vos dossiers en nuage dans la composition de fichiers de votre système d'exploitation, comme le fichier Windows. Explorer ou le Mac Finder.
Dès que vous avez téléchargé une application vitale, vos fichiers enregistrés dans le cloud apparaissent sous forme de dossier sur votre ordinateur personnel et, tant que vous avez une relation en ligne, la synchronisation doit être informatisée et transparente. Si vous avez des tas de documents qui ne sont pas synchronisés régulièrement - une archive d'informations précédentes peu consultées, par exemple - alors il vaut la peine d'examiner si votre société de stockage a la possibilité de stocker ces documents "à froid".
C'est lorsque les documents sont stockés sur des composants moins performants tels que des bandes, et ne sont pas synchronisés en direct, ils doivent donc être récupérés manuellement pour être accessibles. Le gain est qu'il peut économiser beaucoup d'argent. Google et Microsoft Azure sont deux plates-formes qui vous offrent un stockage à froid.
3. Gardez les facteurs organisés
Le stockage d'informations dans le cloud vous permet de trier vos informations dans une construction de dossier, comme vous le feriez lors d'une poussée classique. Si vous allez partager des informations avec votre équipe, il est essentiel d'avoir un cadre clairement planifié et d'élaborer des politiques pour une dénomination fiable des fichiers afin que chaque personne puisse découvrir les informations dont elle a besoin.
Faites-le dès le début, au lieu de trier au fur et à mesure, ou vous vous retrouverez inévitablement avec un gâchis non navigable. Une très bonne structure de dossiers est également importante pour la sécurité, principalement parce qu'elle vous aidera à réguler les autorisations. Par exemple, si vous créez un dossier et limitez l'accès aux superviseurs de l'organisation, tous les fichiers que vous y placerez resteront confidentiels. C'est beaucoup plus facile que de placer des autorisations de fichiers pour chaque fichier individuel.
En plus d'une technique de dossier standard, vous devriez vraiment examiner les ressources organisationnelles supplémentaires fournies avec votre stockage en nuage. Celles-ci passent d'un seul fournisseur de services à un autre, mais, à titre d'exemple, un logiciel particulièrement utile observé dans Google Travel que vous ne connaissez peut-être pas est la capacité d'intégrer un raccourci vers un fichier dans un dossier différent.
Pour ce faire, sélectionnez le fichier et appuyez sur Maj + Z. Vous pourrez alors choisir un second dossier dans lequel placer un raccourci. À des fins d'édition, il s'agit exactement du même fichier, plutôt que de rester deux copies indépendantes. Ceci est utile lorsqu'un dossier s'applique à bien plus qu'un seul groupe ou entreprise.
4. Collaborez avec des documents vivants
Avec des fichiers de données stockés sur des disques durs, vous auriez pu essayer d'avoir plus d'une seule équipe pour ouvrir le fichier exact, uniquement pour écraser le travail de l'autre. Mais avec le stockage de données dans le cloud, les documents peuvent être consultés et modifiés en même temps, ce qui a tendance à faciliter considérablement un grand nombre de tâches.
Par exemple, si vous avez une feuille de calcul de comptes hébergée sur Google Sheets, tous les membres de votre équipe de comptes peuvent simultanément ajouter des détails sur les comptes avec lesquels ils travaillent à partir de gadgets distincts. Il n'y a pas non plus besoin de s'inquiéter de la fermeture de la feuille pour qu'une autre personne puisse acquérir un interrupteur pour y accéder !
Il est également assez simple de surveiller les modifications. Si ce responsable de la comptabilité pense qu'une partie de la feuille est incorrecte, il peut voir l'enregistrement de modification de la cellule appropriée et découvrir qui l'a saisi et quand, ce qui aidera à découvrir comment l'erreur a été produite. Même si cet aspect unique est exclusif à Google Push, d'autres sociétés de collaboration cloud incluent leurs propres caractéristiques d'enregistrement de modification.
Vous pourriez néanmoins être inquiet de la façon dont, avec plusieurs acheteurs faisant le travail sur un fichier, un seul utilisateur pourrait accidentellement supprimer le travail d'un autre. Mais de nombreux services d'experts en cloud proposent la gestion des versions, c'est-à-dire la possibilité de revenir à un modèle antérieur du document en quelques clics. Ceci est extrêmement utile si les fils se croisent et que vous souhaitez annuler les modifications qu'un membre du personnel a conçues par erreur de calcul.
5. Utiliser les intégrations
Une autre application que vous utilisez dans votre entreprise peut être intégrée à votre fournisseur de services de stockage d'informations dans le cloud, ce qui permet une conversation fluide entre les procédures.
Par exemple, vous pouvez très bien utiliser l'application de chat Slack pour l'interaction avec le personnel. Il peut être intégré à un certain nombre de sociétés cloud, notamment Google Travel et Dropbox. Cela signifie que vous pouvez rechercher vos fichiers sans avoir à quitter l'application Slack, partager des fichiers cloud dans des chats ou même avoir un message automatique publié lorsqu'il y a des changements dans un dossier.
Une autre illustration est HelloSign, qui permet aux clients d'identifier rapidement et rapidement les documents. Avec cette intégration montée dans Dropbox ou Google Drive, vous pouvez indiquer les documents dans votre stockage en quelques clics.
Dropbox s'intègre particulièrement parfaitement à Salesforce, le mode d'administration des partenariats clients utilisé par de nombreuses organisations. Vous pouvez le configurer pour transférer des informations de Dropbox directement dans vos données Salesforce, ce qui peut simplifier votre flux de travail et signifie que vous avez accès aux documents de vente où que vous soyez.
Ce ne sont là que quelques exemples des nombreuses intégrations disponibles via certains fournisseurs de cloud. Néanmoins, afin de continuer à maintenir une procédure de nettoyage et économique et à réduire les risques de sécurité potentiels, vous devez vous rappeler de vérifier périodiquement quelles applications ont accès à votre stockage de données dans le cloud et de supprimer celles que vous n'utilisez plus. .
Sommaire
En adhérant à ces conseils, vous pouvez être sûr que vos fichiers de données sur le cloud sont sûrs et sécurisés, et de nombreux facteurs de votre travail quotidien fonctionneront de manière beaucoup plus fluide grâce aux récompenses disponibles par le stockage de données dans le cloud. .
En regardant encore plus loin sur le stockage en nuage
Assurez-vous de consulter notre didacticiel sur le meilleur stockage en nuage pour les entreprises et découvrez des stratégies beaucoup plus pratiques concernant le stockage en nuage dans notre section sur la façon de réduire les prix du stockage en nuage. Nous avons également examiné Dropbox Small Business, le support d'entreprise de la plate-forme.