8 conseils pour rédiger un e-mail efficace et convaincant

Avez-vous déjà dû vous battre pour envoyer un e-mail ? Parce que, pareil.

Il y a quelque chose de monumental dans l'envoi d'un e-mail que vous ne recevez pas toujours avec d'autres formes de communication. Et si vous n'êtes pas anglophone, cette tâche peut sembler encore plus ardue.

Cet article fournira quelques conseils utiles pour vous aider à améliorer la qualité globale de vos e-mails, quel que soit votre point de vue. Une fois que vous avez appliqué ces stratégies simples à votre écriture, vous devriez être en mesure d'envoyer des e-mails à n'importe qui en toute confiance et de vous débarrasser de cette anxiété après l'envoi.

Commençons.

1. Ayez une ligne d'objet convaincante.

Les lignes d'objet peuvent faire ou défaire le succès de votre e-mail. C'est souvent le facteur décisif pour savoir si quelqu'un ouvrira votre e-mail.

Malheureusement, beaucoup de gens ont du mal avec cette partie.

Jetez un oeil à cet exemple:

Cette ligne d'objet particulière (exemple réel en passant) est vague, indirecte et ne me donne aucune indication sur le contenu de l'e-mail.

Le résultat? Je pourrais le supprimer ou l'ignorer complètement.

Voici une meilleure option :

C'est descriptif, spécifique, et me dit que c'est une introduction.

Les lignes d'objet sont particulièrement importantes si vous contactez quelqu'un pour la première fois. Le destinataire ne sait pas qui vous êtes et ne peut vous juger qu'à partir de votre objet.

Même si vous envoyez des e-mails en interne dans votre entreprise, il est toujours avantageux d'écrire un bon objet pour que votre destinataire ait une idée de ce à quoi s'attendre. Comme toute personne occupée, vos coéquipiers reçoivent une tonne d'e-mails chaque jour et apprécieraient certainement l'effort supplémentaire d'une ligne d'objet descriptive.

Alors, comment écrivez-vous une bonne ligne d'objet?

Soyez clair, direct et décrivez le contenu de votre e-mail. N'ayez pas peur de reprendre toute la ligne d'objet. Voici quelques bons exemples de lignes d'objet :

• [Action requise] Réunion marketing mensuelle
• Pour info/Information
• Demande de [insérer ici]
• [Rappel] Sondage à remplir | Prendra 2 Minutes
• [Nom] m'a suggéré de vous contacter
• Je serai en ville mardi prochain – êtes-vous disponible ?

Si vous envoyez un e-mail promotionnel, évitez les lignes d'objet trompeuses telles que :

• CONCERNANT:
• AV :
• Urgent
• Confirmation de commande
• Statut du compte

Il n'est pas nécessaire de recourir à des astuces sournoises ou à des titres de clickbait juste pour induire une ouverture. Ils font que les destinataires se sentent trompés et trompés, selon une enquête Litmus de 2019. Vous perdrez confiance et pourriez vous retrouver dans leur courrier indésirable.

Vous voulez associer des sentiments positifs à votre e-mail, et non de la colère et de la déception.

2. Commencez par une salutation appropriée.

Pour lancer l'e-mail, vous devez commencer par une salutation appropriée. Il y a deux composants à la salutation : la salutation et la phrase d'ouverture.

La salutation appropriée dépend en fait de la situation. Si vous écrivez un e-mail officiel à une banque ou à une institution gouvernementale, il serait préférable de commencer par "Cher [X]".

Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez ou si vous travaillez dans un environnement décontracté, vous pouvez parfaitement utiliser un "Salut [nom]" ou "Bonjour [Nom]".

Il y a aussi "À qui de droit", lorsque vous envoyez un e-mail à un e-mail de groupe et que vous ne savez pas qui le lira.

Une chose que vous voulez éviter est d'utiliser des termes genrés et non inclusifs comme "Salut les gars" et "M./Mme/Mme". dans votre salut.

Pour vous aider, voici une liste de salutations que vous pouvez ouvrir dans vos e-mails :

• Cher [Prénom]
• [Nom]
• Bonjour/après-midi
• Salut l'équipe
• Hé
• Bonjour à tous

3. Ayez un fort capteur d'attention.

Une fois que vous avez éliminé la salutation, il est temps de commencer votre e-mail.

Alors que la ligne d'objet détermine si votre e-mail est ouvert, votre phrase d'ouverture détermine si votre e-mail est lu jusqu'à la fin.

S'il s'agit d'une introduction, vous pouvez commencer par quelque chose qui intéressera votre destinataire. Vous pouvez le découvrir en faisant une petite recherche sur leurs profils de médias sociaux. Peut-être ont-ils tweeté quelque chose d'intéressant ou récemment publié quelque chose sur LinkedIn que vous pouvez référencer.

Cela vous aidera à établir une relation et à montrer que vous n'envoyez pas un e-mail générique à plusieurs personnes.

Bien sûr, ce n'est pas nécessaire si vous envoyez un e-mail à un collègue ou à quelqu'un que vous connaissez, mais il est toujours important d'établir une sorte de contexte afin qu'il sache ce qui se passe.

Avec un collègue, commencez par le « pourquoi ».

Personne n'a le temps (et la patience) de deviner de quoi parle un e-mail. Plus tôt vous répondrez au « pourquoi », plus vite vous capterez leur attention.

Conseil rapide : si vous envoyez des e-mails commerciaux et que vous avez besoin d'inspiration pour savoir exactement quoi dire, jetez un œil aux modèles d'e-mails gratuits de HubSpot . Avec cet outil, vous pouvez accéder à une bibliothèque de modèles intégrés conçus pour chaque étape du parcours client.

4. Gardez votre message court et concis.

Selon Statista, nous envoyons et recevons environ 319 milliards d'e-mails par jour dans le monde.

Cette statistique rend une chose très claire : nous passons beaucoup de temps à lire des e-mails. Et pour cette raison, de nombreuses personnes analysent simplement les e-mails pour obtenir l'essence du message et passer au suivant.

Dans cet esprit, vous souhaitez optimiser votre e-mail pour la lisibilité et la scannabilité. Cela ressemblera à :

• Garder les paragraphes courts.
• Ajout de puces.
• Utiliser des visuels pour décomposer le texte.

Bien que vous puissiez avoir l'impression que vous devez tout leur dire dans un seul e-mail, ne le faites pas.

Personne n'attend avec impatience un essai de trois pages arrivant dans sa boîte de réception. Pensez-y de cette façon : quelle est la principale conclusion de votre e-mail et y a-t-il une action particulière que vous souhaitez que votre destinataire entreprenne ?

À partir de là, rédigez votre e-mail et lorsque vous le relisez, assurez-vous que chaque ligne que vous ajoutez vous aide à atteindre cet objectif. Si ce n'est pas le cas, supprimez-le.

Lorsque vous devez inclure beaucoup d'informations dans un e-mail, il est probablement préférable de suggérer un appel téléphonique ou une réunion à la place. Vous pouvez utiliser cet outil de réunion gratuit pour planifier vos réunions plus rapidement et éviter les échanges d'e-mails.

5. Soyez cohérent avec votre police.

Si je reçois un e-mail comme celui-ci, je supprime immédiatement ou suppose qu'il s'agit d'une arnaque.

Les e-mails peuvent être amusants. Vous pouvez ajouter des images, des GIF et des couleurs. Cependant, il existe un moyen de le faire qui ne soit pas trop discordant ou distrayant.

Ceci est un exemple de ce qu'il ne faut pas faire. Il existe plusieurs polices utilisées dans l'e-mail, différentes tailles de police et différentes couleurs. Du coup, l'œil ne sait pas où aller et c'est un peu accablant.

De plus, le message se perd, car votre destinataire est trop distrait par tous ces éléments qui se disputent son attention.

Donc, en règle générale : tenez-vous en à une seule police. Si vous souhaitez en utiliser un secondaire, utilisez-le avec parcimonie. Suivez la même règle pour la couleur.

Si vous utilisez un clavier non anglais, vos polices peuvent ne pas s'afficher correctement sur l'appareil de l'autre personne. Utilisez plutôt des polices de messagerie sécurisées pour le Web telles que :

• Arial
• Courrier
• Géorgie
• Helvétique
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trébuchet MS
• Verdana

En fait, c'est la liste exacte que Gmail donne :

Cela garantira que votre destinataire recevra votre message dans une police régulière, quel que soit l'appareil ou le système d'exploitation.

6. Rédigez une conclusion simple.

Une fois que vous avez terminé avec le contenu de votre e-mail, il est temps de le fermer.

Vous n'avez pas à faire de fantaisie - gardez simplement votre conclusion simple et directe.

Donc rien de tel :

Au lieu de cela, respectez les lignes de clôture sûres et éprouvées et vous devriez être bon.

Vous pouvez choisir parmi certaines des lignes de clôture les plus courantes ci-dessous :

• Sincèrement
• Meilleures salutations
• Meilleur
• Meilleurs voeux
• Vœux chaleureux
• Sincères amitiés
• Souhaits aimables
• Merci
• Prenez soin de vous

7. Planifiez vos e-mails.

Une enquête réalisée en 2020 par Sleep Advisor a révélé qu'environ 54% des Américains consultent leurs e-mails professionnels immédiatement après ou dans l'heure qui suit leur réveil.

Une autre étude de Litmus sur l'état de l'engagement par e-mail aux États-Unis en 2021 le confirme. Il révèle que le moment le plus populaire pour lire les e-mails est le matin. Les tarifs d'ouverture commencent vers 6 heures du matin mais culminent généralement entre 9 heures et midi, heure locale.

Compte tenu de ces informations, vous pouvez suivre l'une des deux stratégies suivantes : envoyer votre e-mail le matin lorsque vous savez qu'il défile ou attendre un moment moins occupé.

D'une part, votre email risque d'être enterré si vous l'envoyez le matin. Cependant, si vous attendez plus tard, votre e-mail risque de ne jamais être ouvert.

Il faut des essais et des erreurs pour déterminer ce qui fonctionne le mieux lors de l'envoi d'e-mails avec votre équipe.

Si vous écrivez un e-mail à quelqu'un dans un autre état ou pays, vous devez également prendre en compte les fuseaux horaires. Midi pour vous peut être 19h pour quelqu'un d'autre. En tant que tel, gardez à l'esprit qui est votre destinataire et quand il serait le plus réceptif à votre e-mail.

Conseil de pro : vous pouvez utiliser notre outil gratuit de planification des e-mails pour vous assurer que vos e-mails sont envoyés au bon moment.

8. Effectuez une dernière vérification orthographique et grammaticale.

Vous y êtes presque - ne vous trompez pas au dernier tronçon.

Imaginez que vous passez du temps à rédiger un message parfait, qui sera ignoré car l'e-mail est truffé de fautes d'orthographe et de grammaire.

Voici comment éviter cela : une fois que vous avez terminé de rédiger votre e-mail, copiez-le et collez-le dans Microsoft Word ou Google Docs pour lui donner une vérification rapide de la grammaire, de la formulation et de l'orthographe.

Alternativement, vous pouvez également utiliser des vérificateurs gratuits comme Grammarly pour automatiser le processus pendant que vous rédigez.

Source des images

De plus, lisez le message à haute voix pour vous assurer que les phrases ne sont pas trop longues, qu'elles ne semblent pas maladroites ou robotiques. Vous voulez que votre copie d'email semble humaine .

Tous ces conseils aident le lecteur à se concentrer sur votre message, et non sur les autres éléments de votre e-mail.

Conseils de rédaction d'e-mails pour les équipes internationales

La plupart des gens ne vous le diront pas, mais la rédaction d'un bon e-mail commence avant même que vous n'ayez posé un seul mot. Cela commence par votre état d'esprit.

Lorsque vous êtes dans le bon état d'esprit, vous serez en mesure d'écrire des e-mails efficaces qui communiquent et persuadent.

Cela semble logique… mais comment entrez-vous dans le « bon état d'esprit » ? Eh bien, il y a deux façons : Mettez-vous à la place du destinataire et écrivez comme vous parlez.

Plus à ce sujet ci-dessous.

Imaginez recevoir l'e-mail que vous écrivez.

Avez-vous déjà reçu un e-mail tellement incohérent que vous ne pouviez même pas finir de le lire, et encore moins envisager d'y répondre ? Ou inclus une proposition complètement hors de propos ?

Source des images

Ahrefs est un outil de référencement, mais ils ont reçu un e-mail d'une entreprise de pêche.

L'un des plus gros problèmes en matière de rédaction d'e-mails est le manque d'empathie pour le destinataire. Posez-vous ces questions :

• Pourquoi est-ce que j'envoie un e-mail à cette personne ?
• Est-ce la bonne personne à contacter, compte tenu de ce que j'essaie d'accomplir ?
• Mon message est-il clair et pertinent ?
• Serait-il préférable d'en discuter lors d'une réunion ?
• Est-ce que chaque ligne aide ou nuit à mon objectif ?

Ceci est particulièrement important lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un de nouveau, mais toujours utile lorsque vous contactez un collègue.

Écrivez comme vous parlez.

Si vous n'êtes pas de langue maternelle anglaise, il est normal que vous ayez l'impression que vous devriez être plus formel en ce qui concerne la rédaction de vos e-mails.

Cependant, cela se traduit par des e-mails trop formels et qui semblent gênants ou rigides. Par exemple:

Les anglophones natifs écrivent de manière plus informelle - leur écriture ressemble à une personne qui parle à une autre.

Voici un petit conseil de grammaire qui vous aidera toujours à avoir l'air plus natif : écrivez d'une voix active et évitez la voix passive .

Une "voix active" indique qu'un sujet exécute l'action du verbe, par exemple : "Marilyn a envoyé la lettre".

En revanche, la "voix passive" montre que le verbe est agi par le sujet, par exemple : "La lettre a été envoyée par Marilyn".

Au lieu d'écrire « vos commentaires seraient très appréciés », essayez de dire « j'apprécierais vos commentaires ». Au lieu d'écrire « votre demande a été reçue », essayez « J'ai reçu votre demande ».

Remarquez à quel point l'écriture d'une voix active semble plus humaine.

Écrire un e-mail ne devrait pas être intimidant. Grâce à ces conseils simples, vous vous assurerez que votre e-mail est efficace à chaque fois.

Note de l'éditeur : Ce message a été initialement publié en juillet 2018 et a été mis à jour pour plus d'exhaustivité.