Guide du débutant sur les diagrammes de flux de données

Demandez à n’importe quel athlète professionnel ou dirigeant d’entreprise comment il a réussi et il vous dira qu’il a maîtrisé un processus. En déterminant quelles habitudes ont mené au succès et lesquelles n’ont pas mené au succès, ils ont amélioré leur efficacité et leur productivité.

Mais mettre en œuvre un processus dans une entreprise, un service ou même une équipe est un animal complètement différent de perfectionner votre processus personnel. Avec autant de pièces mobiles, comment suivre et affiner chaque aspect de votre processus métier ?

Les diagrammes de flux de données offrent aux organisations un moyen simple et efficace de comprendre, de perfectionner et de mettre en œuvre de nouveaux processus ou systèmes. Ce sont des représentations visuelles de votre système, ce qui le rend facile à comprendre et à élaguer.

Avant d'examiner comment les diagrammes de flux de données peuvent vous aider à affiner vos systèmes ou processus d'entreprise, voyons de quoi il s'agit exactement.

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Les DFD sont devenus populaires dans les années 1970 et ont maintenu leur utilisation généralisée grâce à leur facilité de compréhension.

Il existe deux types de DFD : logiques et physiques. Les diagrammes logiques affichent le processus théorique de déplacement des informations dans un système, comme l'origine des données, où elles vont, comment elles changent et où elles aboutissent.

Les diagrammes physiques vous montrent le processus pratique de déplacement des informations à travers un système. Il peut montrer comment les logiciels, le matériel, les fichiers, les employés et les clients spécifiques de votre système influencent le flux d'informations.

Vous pouvez utiliser des diagrammes logiques ou physiques pour décrire ce flux d'informations. Vous pouvez également les utiliser conjointement pour comprendre un processus ou un système à un niveau plus granulaire.

Les avantages des diagrammes de flux de données

Les DFD sont des représentations visuelles qui peuvent aider presque tout le monde à comprendre la logique et les fonctions d'un système ou d'un processus. En plus d'être accessibles, ils offrent une clarté indispensable et améliorent la productivité. Voici comment.

Accessibilité

Parce que les informations visuelles sont plus faciles à digérer, les DFD expliquent généralement mieux les concepts complexes que les blocs de texte.

Les présentations visuelles du fonctionnement d'un processus peuvent également retenir l'attention des gens plus longtemps, ce qui facilite la conservation des informations.

Clarté

Les DFD clarifient les systèmes et les processus nécessaires pour que votre équipe puisse faire de son mieux. Qu'il s'agisse de mettre en œuvre un nouveau système à l'échelle de l'entreprise ou d'affiner le processus existant d'un service, un DFD vous met, vous et votre équipe, sur la même longueur d'onde.

La création de DFD vous donnera également plus de clarté sur les opérations commerciales. Une compréhension plus claire vous permet d'affiner et de suivre vos processus métier avec moins de frictions.

Productivité

L'accessibilité et la clarté créées par les DFD laisseront moins de place à l'erreur. Votre équipe maîtrisera mieux les systèmes et les processus car elle les comprend.

Une meilleure compréhension, associée à un processus reproductible, augmentera probablement l'efficacité et la productivité de l'équipe.

À un niveau plus large, les DFD peuvent vous aider à rationaliser vos opérations commerciales. En cartographiant vos processus, vous obtiendrez un aperçu de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.

Ces informations contribuent à augmenter votre productivité et celle de votre équipe. En prime, vous pouvez partager toutes les meilleures pratiques entre les départements.

Symboles du diagramme de flux de données

Avant d'utiliser un DFD, vous devez connaître les symboles utilisés pour le décrire.

Les symboles des diagrammes de flux de données sont des notations standardisées, comme des rectangles, des cercles, des flèches et des étiquettes de texte court. Ces symboles représentent la direction du flux de données, les entrées, les sorties, les points de stockage et les sous-processus d'un système.

Quatre méthodes de notation courantes sont utilisées dans les DFD : Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM et Unified.

Tous utilisent les mêmes étiquettes et formes similaires pour représenter les quatre éléments principaux d'un DFD : entité externe, processus, magasin de données et flux de données.

1. Entité externe

Les entités externes – également appelées terminateurs, sources, récepteurs ou acteurs – sont des systèmes extérieurs qui envoient ou reçoivent des données vers et depuis le système schématisé.

Ce sont soit les sources, soit les destinations des informations, ils sont donc généralement placés sur les bords du diagramme.

Les symboles d'entité externe sont similaires dans tous les modèles, à l'exception de Unified, qui utilise un dessin en forme de bâton au lieu d'un rectangle, d'un cercle ou d'un carré.

2. Processus

Le processus est une procédure qui manipule les données et leur flux en prenant les données entrantes, en les modifiant et en produisant une sortie. Un processus peut y parvenir en effectuant des calculs et en utilisant la logique pour trier les données ou modifier leur direction.

Les processus commencent généralement en haut à gauche du DFD et se terminent en bas à droite du diagramme.

3. Magasin de données

Les magasins de données contiennent des informations pour une utilisation ultérieure, comme un fichier de documents en attente de traitement. Les entrées de données transitent par un processus puis par un magasin de données, tandis que les sorties de données sortent d'un magasin de données puis par un processus.

4. Flux de données

Le flux de données est le chemin emprunté par les informations du système depuis des entités externes via des processus et des magasins de données. Avec des flèches et des étiquettes succinctes, le DFD peut vous indiquer la direction du flux de données.

Niveaux DFD

Les DFD peuvent aller de simples aperçus à des représentations complexes et granulaires d'un système ou d'un processus à plusieurs niveaux, en commençant par le niveau 0.

Les DFD les plus courants et les plus intuitifs sont les DFD de niveau 0, également appelés diagrammes de contexte. Il s'agit d'aperçus compréhensibles et de haut niveau du flux d'informations à travers un système ou un processus, de sorte que presque tout le monde peut le comprendre.

Niveau 0 : diagramme de contexte

Ce niveau DFD se concentre sur les processus ou fonctions système de haut niveau et les sources de données qui y circulent. Les diagrammes de niveau 0 sont conçus pour être des aperçus simples et directs d’un processus ou d’un système.

Niveau 1 : Décomposition des processus

Bien que les DFD de niveau 1 constituent encore des aperçus généraux d'un système ou d'un processus, ils sont également plus détaillés : ils décomposent le nœud de processus unique du système en sous-processus.

Niveau 2 : plongées plus profondes

Le niveau suivant de DFD approfondit encore plus les détails en décomposant chaque processus de niveau 1 en sous-processus granulaires.

Niveau 3 : complexité croissante

Les DFD de niveau 3 et de numéro supérieur sont rares. Cela est dû en grande partie à la quantité de détails requis, qui va à l’encontre de son objectif initial d’être facile à comprendre.

Exemples de diagrammes de flux de données

Les professionnels de divers secteurs, tels que le génie logiciel, l'informatique, le commerce électronique, ainsi que la gestion et la conception de produits, peuvent utiliser les DFD pour mieux comprendre, affiner ou mettre en œuvre un nouveau système ou processus.

Mais à quoi ressemble un diagramme de flux de données dans la pratique et comment aide-t-il votre entreprise ? Voici trois exemples pour vous aider à contextualiser l’impact des DFD.

1. DFD niveau 0

Ce DFD de niveau 0 fournit une carte contextuelle d'une plateforme de négociation de titres.

Les données circulent dans un sens depuis l'assistant du service client et le courtier vers la plateforme. Il circule également dans deux directions, des clients vers la plateforme et vice-versa.

2. DFD niveau 1

Ce DFD de niveau 1 décompose le processus client plus en détail, en l'étendant pour inclure la création de compte, les retraits d'espèces et les éventuelles transactions sur titres.

3. DFD niveau 2

Ce DFD de niveau 2 décompose le processus « Passer une commande » pour contextualiser les étapes requises pour passer une commande — soit par un client, soit par un courtier.

Il existe même un centre boursier tiers où les détails de la transaction sont transmis une fois la commande passée.

1. Connaître les bases.

Avant de commencer à tracer des diagrammes de flux de données, vous devez suivre quatre bonnes pratiques pour créer un DFD valide.

1. Chaque processus doit avoir au moins une entrée et une sortie.
2. Chaque magasin de données doit avoir au moins un flux de données entrant et un flux de données sortant.
3. Les données stockées dans un système doivent passer par un processus.
4. Tous les processus d'un DFD doivent être liés à un autre processus ou magasin de données.

2. Sélectionnez un système ou un processus.

Commencez par sélectionner un système ou un processus spécifique que vous souhaitez analyser. Bien que n’importe quel système ou processus puisse être transformé en DFD, plus le processus est vaste, plus le diagramme est complexe et plus il sera difficile à contextualiser.

Dans la mesure du possible, commencez par une petite fonction ou un petit processus que vous souhaitez améliorer.

3. Catégorisez les activités commerciales connexes.

Ensuite, catégorisez toutes les activités liées à ce processus en entités externes, flux de données, processus et magasins de données.

Considérez un système de commande de nourriture au restaurant. Les clients sont des entités externes, le système de commande de repas est un processus et l'interaction entre les clients et le système (qui va dans les deux sens) est le flux.

A noter également ? Le système de commande fait également office de magasin de données, donc pour un modèle SSADA, cela signifie le dessiner comme un rectangle aux coins arrondis avec deux lignes horizontales à l'intérieur pour représenter sa double fonction.

4. Dessinez un DFD contextuel.

Il est maintenant temps de commencer à dessiner. Les DFD peuvent être créés à la main, à l'aide de modèles gratuits disponibles en ligne ou via des extensions de navigateur.

Commencez par un DFD simple de niveau 0 : commencez par votre processus ou système, puis cartographiez toutes les connexions et flux de base.

5. Vérifiez votre travail.

Avant de vous lancer dans des DFD plus complexes, vérifiez le travail que vous avez déjà effectué pour vous assurer qu'il est précis et complet.

Si vous avez manqué (ou ajouté) un processus, une entité ou un flux, vos DFD de niveau suivant risquent de ne pas avoir de sens et vous pourriez être obligé de recommencer.

6. Créez des diagrammes enfants.

Pour chaque processus ou système décrit dans votre DFD de niveau 0, créez un nouveau diagramme enfant avec ses propres entités et flux. Finalement, vous pouvez utiliser ces diagrammes enfants pour connecter les processus entre eux.

7. Développez les processus dans les DFD de niveau 1.

À l’aide de vos diagrammes enfants, vous devez cartographier des connexions plus approfondies entre chaque processus.

Dans le cas de notre exemple de restaurant, cela pourrait impliquer d'approfondir le système de commande de nourriture et ses liens avec les fournisseurs, les gestionnaires, les clients et le personnel de cuisine.

8. Répétez si nécessaire.

Chaque processus, quelle que soit sa taille, peut être réimaginé sous la forme d'un diagramme contextuel de niveau 0, et le cycle peut recommencer.

Répétez ces étapes si nécessaire pour créer autant de DFD que nécessaire, ou décomposez davantage les processus pour développer des DFD de niveau 2, 3, etc.

Perfectionner votre processus

Bien qu'il n'existe pas de diagramme de flux de données « parfait », une pratique continue peut aider à rationaliser le processus et offrir un aperçu critique de ce qui fonctionne, de ce qui ne fonctionne pas et des domaines dans lesquels votre entreprise peut apporter des améliorations significatives.

Votre meilleur pari ? N'oubliez pas la règle : restez simple. Commencez par le contexte, créez des processus connectés et répétez si nécessaire pour cartographier les connexions, flux et entités clés au sein de votre organisation.