5 meilleurs logiciels de collaboration de documents pour responsabiliser votre équipe

"Le travail d'équipe fait fonctionner le rêve." Jean Maxwell

Personne ne peut nier l'importance du travail d'équipe dans chaque organisation, des géants de la technologie comme Apple ou Microsoft aux PME.

Il n'est pas exagéré de dire que le travail d'équipe et la collaboration sont les fondements qui peuvent faire ou défaire votre entreprise. Ceci est connu comme l'une des 4 compétences les plus vitales pour le succès des employés. Des recherches récentes prouvent que la collaboration est considérée comme importante par 75 % des employés.

Pour construire une équipe qui coopère correctement et de manière productive, outre l'esprit collectif, vous avez également besoin de l'aide des bons outils pour que tous les membres puissent travailler ensemble efficacement. Ainsi, le logiciel de collaboration documentaire est quelque chose que vous ne devriez pas manquer.

Dans cet article, nous définirons brièvement ce qu'est un logiciel de collaboration documentaire et pourquoi il est bénéfique pour votre entreprise. Ensuite, nous vous fournirons une liste de sélection des 5 meilleurs outils de collaboration de documents. Leurs caractéristiques, avantages et inconvénients seront soigneusement traités dans cet article.

• Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration documentaire ?
• Fonctionnalités clés du logiciel de collaboration de documentation
• #1 Google Documents
• #2 Lundi
• #3 Documents360
• #4 ReSkript
• #5 Zoho

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration documentaire ?

Un outil de collaboration documentaire offre à votre équipe une opportunité idéale de travailler ensemble sur le même document. Il peut s'agir d'un fichier texte, d'une feuille de calcul ou même d'un document PDF.

Les membres de l'équipe peuvent modifier, faire des mises à jour et laisser des commentaires sur ce document tout en voyant ce que font les autres. Non seulement cela les évite d'avoir à enregistrer plusieurs fichiers à la fois, mais cela évite également les conflits de version.

Avantages du logiciel de collaboration de documentation

Une plate-forme de collaboration documentaire est avantageuse pour votre entreprise de plusieurs manières. Cela aide à améliorer la productivité des équipes, en particulier les équipes distantes, et en même temps rend votre entreprise plus bien organisée.

• Améliorer la productivité des employés

On estime que les outils de collaboration augmentent la productivité des équipes jusqu'à 30 %.

Le fait que tous les membres travaillent sur le même document vous permet de suivre le flux de travail de l'équipe. Un malentendu sur les tâches assignées ou le travail des autres ne se produirait jamais.

De plus, chaque personne peut gérer une certaine section et connaître les progrès de l'équipe. Ils sont capables d'intervenir si nécessaire pour garantir le résultat.

• Activer les commentaires rapides

Sans outil de collaboration en ligne, votre boîte de réception sera un gâchis d'e-mails va-et-vient. Les employeurs et les employés ne peuvent s'empêcher d'envoyer et de recevoir des tonnes d'e-mails par jour, ce qui se traduit par plusieurs versions du document.

Heureusement, la plupart des logiciels de collaboration permettent aux utilisateurs d'ajouter des commentaires. Cela permet au chef d'équipe ou aux employeurs de fournir une rétroaction rapidement. Depuis lors, l'équipe peut également apporter rapidement des modifications au document.

• Prise en charge du travail à distance

Le travail à distance est de plus en plus populaire ces jours-ci, surtout en cette période de pandémie. La bonne option de collaboration permet à l'équipe de visiter des sites physiques ou de rester à la maison pour mener des projets de manière flexible. Un appareil connecté à Internet pour accéder aux fichiers de l'équipe est la condition sine qua non.

Ce modèle de travail encourage toujours l'équipe à partager ses pensées et ses idées. Tout le monde peut avoir des conversations ouvertes de la même manière qu'au bureau.

Fonctionnalités clés du logiciel de collaboration de documentation

Chaque outil est livré avec un ensemble de fonctionnalités utiles pour répondre à des objectifs spécifiques. Il est difficile de trouver une solution tout-en-un pour les besoins de chacun. Avant de choisir une plateforme sur mesure, examinons les fonctionnalités indispensables d'un outil de collaboration documentaire.

• Éditeur en temps réel - Bien sûr, votre document est "en direct" afin que les modifications et les commentaires des utilisateurs soient mis à jour en temps réel.
• Enregistrement automatique des fichiers - Enregistrez automatiquement la progression de l'équipe lorsqu'il y a des mises à jour sur le document.
• Versions du document - Vous permet de conserver différentes versions d'un fichier, vous donnant ainsi la possibilité de restaurer une ancienne version.
• Commentaires - Vous permet de fournir des commentaires et de poser des questions dans les commentaires. Cela n'affecte pas le travail actuel de l'équipe et rend en même temps le processus d'édition plus perspicace.
• Stockage dans le cloud – Accordez un stockage important pour permettre à tous les membres de votre équipe d'accéder facilement à leur travail et de l'enregistrer.
• Notifications – Suivez toutes les modifications apportées au document. Tenez les membres de l'équipe au courant de tout ajustement.

5 meilleurs outils de collaboration de documents

Voici les 5 meilleurs outils que vous pouvez envisager pour le stockage et la gestion de fichiers en ligne.

#1 Google Documents

La première option de cette liste est Google Docs.

Il convient de mentionner que Google Docs ne coûte pas une fortune pour démarrer. Il vous suffit de posséder un identifiant Google ou un compte Gmail pour utiliser l'application.

C'est comme la version cloud de Microsoft Word mais permet aux gens d'accéder à vos fichiers via n'importe quel appareil connecté à Internet, des ordinateurs aux mobiles et tablettes. Vous pouvez modifier le fichier de la même manière que Word avec les options de la barre supérieure.

Partager un fichier Google n'a jamais été aussi simple grâce à sa capacité de partage de liens. Vous pouvez inviter des personnes spécifiques à accéder au document ou laisser la porte ouverte à n'importe qui. Pour restreindre les autorisations, vous pouvez soit les laisser modifier, commenter ou simplement afficher le fichier.

Google offre 15 Go de stockage cloud gratuitement. Néanmoins, vous pouvez passer à un compte premium pour plus de stockage, en particulier pour les grandes équipes. Le prix mensuel est de 10 $ pour 100 Go pour chaque utilisateur.

Avantages

• Éliminer le processus d'inscription.
• Envoyez des notifications par e-mail lorsque vous partagez un document ou lorsque quelqu'un commente votre fichier.
• Affichez les versions des documents et annulez les précédentes.
• Venez avec une interface facile à utiliser.

Les inconvénients

• Forcer la connectivité Internet pour modifier les fichiers.
• Limitez les styles et les thèmes.
• Absence des fonctionnalités avancées de Word.

#2 Lundi

Monday.com est en charge de la gestion de projet pour s'adapter à toute taille d'équipe. Il offre toutes les fonctionnalités nécessaires qu'une plate-forme de collaboration documentaire devrait avoir.

Vous pouvez attribuer des tâches, suivre la progression des membres et marquer un membre par @. En plus de cela, vous pouvez modifier des fichiers en temps réel, enregistrer automatiquement, partager des commentaires et faire glisser et déposer du texte sans affecter les autres coéquipiers.

De manière notable, Monday.com s'intègre de manière transparente à de nombreuses applications afin que vous puissiez importer des fichiers de ces applications sur la plate-forme, par exemple, Google Drive et Dropbox.

Avantages

• Interface utilisateur cool, propre et intuitive.
• Disponible sur le Web, Android, iPhone et iPad.
• Proposez une version gratuite.

#3 Documents360

Document360 aide votre équipe à capturer et à stocker des informations importantes dans un lieu. Tous les membres peuvent travailler sur le même document à la fois et leurs mises à jour seront enregistrées automatiquement. Il vous est également possible de restaurer des versions.

Certaines autres fonctionnalités clés de Document360 incluent l'historique des versions, les commentaires, le balisage et les rappels de révision.

De plus, le logiciel prend en charge l'accès au rôle d'utilisateur, vous permettant de contrôler qui peut afficher ou modifier quel document.

Avantages

• Avoir une interface utilisateur propre.
• Intégrez des applications populaires telles que Slack, Microsoft Teams et Chrome.
• Activez les sauvegardes automatiques et manuelles.

Les inconvénients

• Difficile à mettre en place en raison des limites de la documentation et du matériel d'apprentissage.

#4 ReSkript

ReSkript s'avère être l'un des logiciels de gestion de fichiers et de collaboration de documents en ligne les plus courants grâce à sa large gamme de fonctionnalités utiles. La plateforme est conçue pour gérer plus efficacement le flux de travail de l'équipe.

L'outil vous donne une vue d'ensemble de qui accède à votre fichier, de leur fréquence, du temps qu'ils y ont passé et même de la section jusqu'à laquelle ils ont fait défiler. En dehors de ceux-ci, vous pouvez organiser des fichiers, marquer et commenter des documents.

Avantages

• Avoir un design esthétique et une interface utilisateur facile à utiliser.
• Autoriser les appels vidéo et le chat.
• Travaillez avec n'importe quelle taille d'équipe.

#5 Zoho

Semblable à Google Docs, Zoho s'occupe de la création de documents, de feuilles de calcul et de présentations. Vous pouvez collaborer avec d'autres personnes pour ajouter, stocker, modifier et partager des fichiers en un clin d'œil.

Il renforce les liens entre les équipes et maintient des liens étroits en classant les fichiers selon les équipes, les projets, les types de fichiers et les auteurs. Les collaborateurs peuvent également discuter avec d'autres en temps réel pour accélérer la révision ou la discussion.

Ce qui impressionne le plus les utilisateurs, c'est sa capacité à définir des autorisations, à protéger par mot de passe et à faire expirer des fichiers pour bloquer tout accès non autorisé.

Avantages

• Téléchargez de la musique, des films et d'autres types de fichiers sur Zoho.
• Créez des dossiers pour une meilleure organisation des documents.
• Synchronisez avec les ordinateurs de bureau.
• Avoir une sécurité stricte.

Les inconvénients

• Pas de version gratuite. Le plan Starter commence à 2,00 $ par utilisateur et par mois.

Quel est votre logiciel de collaboration documentaire idéal ?

Un outil de gestion de fichiers en ligne permet à votre équipe de traiter le travail sur le même document. Cela aide à faciliter le projet de collaboration d'équipe et à respecter les délais.

Nous vous avons présenté les 5 meilleurs logiciels de collaboration documentaire. Si vous recherchez une solution simple avec des fonctionnalités de base de gestion et de partage de fichiers, Google Docs est fait pour vous. Si vous recherchez une plate-forme puissante avec des options de sécurité solides, optez pour Zoho.

Alors que Google Doc et Zoho ne vous coûtent rien pour commencer et accordent jusqu'à 5 Go, d'autres vous obligent à souscrire à un plan premium.

Quelle est votre solution préférée ? Partagez avec nous vos pensées dans la section des commentaires ci-dessous!