Les travailleurs modernes doivent gérer quotidiennement de nombreuses interruptions, depuis les messages ping et les notifications par courrier électronique jusqu'aux réseaux sociaux et autres distractions personnelles.

Les travailleurs américains, par exemple, consultent leurs e-mails toutes les 37 minutes en moyenne. Cela équivaut à 15 fois par jour.

Pour les travailleurs à distance, les réunions inutiles constituent une autre distraction majeure. Selon Zippia, de telles tâches à faible valeur occupent 51 % de la journée de travail d'un employé d'une entreprise. L'American Psychological Association a constaté que si ces petites tâches continuent d'interrompre d'autres tâches plus importantes, cela entraîne une baisse de 40 % de la productivité d'un employé.

Pour éviter les pertes financières dues à la baisse de productivité causée par les interruptions de travail, vous devez vous efforcer d’aider vos employés à adopter de meilleures compétences en gestion du temps.

Cet article présente les méthodes les plus efficaces pour gérer correctement le temps de travail et améliorer la productivité. Vous apprendrez également à surveiller les employés travaillant à domicile pour soutenir davantage les effets positifs des pratiques de gestion du temps.

Avantages d'une gestion efficace du temps dans les environnements de travail à distance

La mise en œuvre et l'adaptation de stratégies de gestion du temps dans la routine quotidienne de votre équipe distante peuvent aider de différentes manières :

1. Gérer les distractions : les environnements de travail à distance peuvent parfois entraver la discipline. Aider vos employés à mettre en œuvre une méthode de gestion du temps efficace peut leur permettre d'ignorer plus facilement les distractions et de rester concentrés sur leur tâche.
2. Productivité améliorée : une gestion habile du temps améliore la concentration et la productivité. Une fois que vos employés maîtriseront une gestion efficace du temps, ils seront en mesure d’effectuer un travail de meilleure qualité en moins de temps.
3. Fiabilité améliorée : on peut faire confiance aux employés concentrés et productifs pour terminer toutes leurs tâches à temps, quel que soit leur emplacement. En d’autres termes, pour disposer d’une main-d’œuvre fiable et efficace, assurez-vous que vos employés distants possèdent les compétences nécessaires en gestion du temps.
4. Meilleure qualité de travail : réserver du temps pour des tâches exigeantes donne à vos employés une chance d'entrer dans un état de travail approfondi. Cela garantit une meilleure qualité de travail, améliore la satisfaction des employés et réduit le stress.
5. Équilibre travail-vie personnelle : une mauvaise gestion du temps au travail signifie souvent que le travail déborde sur le temps personnel. Lorsque vous aidez vos employés à gérer leurs tâches efficacement, ils peuvent atteindre plus facilement un équilibre sain entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

Stratégies et outils pour une meilleure gestion du temps

Voici les stratégies et outils éprouvés qui peuvent aider votre personnel à gérer son temps et ses tâches plus efficacement :

1. Mettre en place une routine

Le travail à domicile peut nuire à la discipline d'une personne. Malgré des horaires de travail flexibles, suggérez à vos employés de créer un horaire quotidien et de faire de leur mieux pour le respecter.

Ils peuvent intégrer dans cet horaire le temps consacré aux courses personnelles ainsi que leurs pauses. Soulignez que les membres de leur foyer doivent connaître leurs horaires.

Conseillez-leur de mettre également en place un espace de travail dédié. De cette façon, ils réduisent le risque d’interruptions en personne et créent un état d’esprit structuré au travail qui améliore la discipline.

2. Résistez aux distractions

Résister aux distractions peut être encore plus difficile à la maison où vos employés sont leurs propres superviseurs principaux.

Parlez à vos employés et soulignez les pertes de temps les plus fréquentes lorsque vous travaillez à distance. Il s'agit généralement de la télévision, des tâches ménagères, du téléphone portable personnel et de l'accès à des contenus divertissants.

Expliquez-leur qu'il est préférable qu'ils choisissent un coin de travail où ils ne peuvent voir ou entendre aucun des distractions habituelles. Rappelez-leur également de mettre leur téléphone en sourdine et de prévoir plusieurs pauses de travail pour vérifier les notifications manquées.

3. Définir des objectifs

Avoir des objectifs à court et à long terme améliore la motivation et le sentiment de responsabilité. Pour aider vos collaborateurs à fixer leurs propres objectifs en matière de gestion du temps, pensez à organiser une session de formation.

Suivre le cadre SMART peut être le plus efficace à cette fin. Cela signifie fixer des objectifs qui sont :

• Spécifique.
• Mesurable.
• Réalisable.
• Réaliste.
• Opportun.

Voici quelques bons exemples d’objectifs de gestion du temps :

• Réduire le temps passé sur les réseaux sociaux à 15 minutes pendant les pauses de travail
• Rendre la routine matinale plus rapide pour commencer la journée de travail plus tôt

4. Définir des priorités

Soyez clair sur le niveau de priorité de chaque projet. Cela aidera les managers à prioriser les tâches et à fournir des informations pertinentes aux employés.

Conseillez à vos employés de dresser une liste de tâches par priorité au début de chaque semaine. Recommandez-leur de créer des listes quotidiennes similaires. Ils peuvent ensuite créer des plannings détaillés et réserver du temps pour des tâches particulièrement exigeantes.

Rappelez-leur d’inclure également du temps libre dans leur emploi du temps. De cette façon, ils peuvent adapter la liste si une nouvelle tâche urgente se présente.

5. Efforcez-vous d’atteindre une productivité maximale

Pour atteindre une productivité maximale, vos employés peuvent mettre en œuvre plusieurs pratiques de gestion du temps :

Utilisez vos connaissances sur vous-même

Suggérez à vos employés de planifier leurs tâches les plus exigeantes pendant leurs heures de pointe. S'ils ne sont pas sûrs de certaines de leurs missions, encouragez-les à réserver des périodes plus longues pour ces tâches.

Bloquer le temps pour un travail ininterrompu

Des blocs de travail ininterrompu permettent une productivité maximale. Demandez à vos employés de planifier du temps de concentration pour une tâche exigeante et de désactiver toute source de notifications personnelles et liées au travail.

Essayez la technique Pomodoro

Certaines personnes travaillent mieux lorsqu’elles font des pauses courtes mais fréquentes. Pomodoro consiste en des périodes de travail ciblées de 25 minutes, combinées à des pauses de 5 minutes. La partie la plus délicate ici est de respecter vos intervalles.

6. Comptez sur un logiciel de surveillance

La mise en œuvre d’un logiciel de surveillance permet principalement de suivre le temps plus facilement. Cependant, des versions plus robustes de ces outils peuvent aider votre entreprise et vos employés de bien d’autres manières :

• Résister plus facilement aux distractions : savoir qu’ils sont surveillés aide les employés à être plus disciplinés.
• Suivre dans quelle mesure les employés respectent les plages horaires désignées : le suivi du temps aidera vos employés à mieux voir combien de temps ils consacrent réellement à une tâche.
• Mieux évaluer la discipline des employés : un logiciel de surveillance puissant mesure chaque minute d'inactivité, ce qui donne une image réaliste de la discipline d'un employé.
• Fournir une preuve de travail : les outils de surveillance informatique qui suivent les ressources utilisées par les employés et permettent des captures d'écran fournissent également une preuve de travail. Cela permet aux employés de désactiver les notifications pendant leurs périodes de travail ciblées et de ne répondre à aucun message sans craindre que leurs responsables pensent qu'ils se relâchent.

Conclusion

Aider vos employés à acquérir et à perfectionner leurs compétences en gestion du temps profite à la fois à l’entreprise et aux employés. Grâce à une meilleure organisation, les employés peuvent atteindre une productivité maximale sans travailler de longues heures. De cette façon, vous garantissez la stabilité financière tandis que votre entreprise reste compétitive et que vos employés restent satisfaits et fidèles.