Enrayer la spirale : comment maîtriser les tarifs de vos services en ligne
Publié: 2022-01-28Le travail à distance et hybride populaire a incité de nombreuses entreprises à devenir beaucoup plus dépendantes des services en ligne. En acquérant leurs solutions électroniques personnelles ou en externalisant des solutions, les organisations ont été contraintes d'acquérir de nouvelles techniques pour effectuer des opérations quotidiennes fondamentales.
Et l'adoption est toujours à la hausse, même si de nombreuses entreprises ont pour objectif de revenir à un diplôme de travail centré sur le bureau. En fait, les performances hybrides sont devenues si populaires parmi les employés qu'une récente enquête YouGov, commandée par Microsoft, a révélé que 51 % des employés affirment qu'ils s'arrêteraient si les performances hybrides étaient supprimées.
Qu'il s'agisse de simplifier les RH et le recrutement ou de réduire l'empreinte carbone d'une organisation, il existe une solution d'assistance en ligne pour pratiquement tous les besoins de l'entreprise. Même ainsi, bien que toutes ces options puissent être avantageuses, les superviseurs informatiques doivent vraiment être vigilants lorsqu'ils explorent les frais et les avantages supplémentaires liés à presque tous les supports avant de s'engager dans des contrats prolongés et généralement coûteux.
Mais avec autant de possibilités différentes disponibles, où les experts en informatique commencent-ils à sélectionner les services en ligne les plus adaptés aux besoins des entreprises ? De plus, quelles sont les meilleures stratégies pour surveiller les coûts et éviter les investissements inutiles ?
Voici quelques-uns des problèmes les plus fréquents liés aux frais d'entreprise en ligne dont les organisations devraient vraiment être informées pour éviter de payer plus que les chances pour quelque chose qui n'est pas proportionnellement précieux pour les fonctions des petites entreprises.
Examiner correctement l'utilisation des données
L'une des actions les plus sensées, mais souvent ignorées, qu'une entreprise peut entreprendre pour réduire les frais nets de l'entreprise consiste à évaluer avec précision et réalisme l'utilisation des informations. Cela peut sembler être une tâche facile : déterminer la quantité d'informations que vous utilisez, puis payer pour cette somme. Mais comment évaluer avec précision les informations dont votre entreprise a besoin ?
De nombreuses entreprises doivent payer des sommes excessives pour des informations inutilisées, à la fois parce qu'elles ne sont pas conscientes de ce qui est souhaité ou en raison de calculs d'utilisation d'informations inexacts. Habituellement, les entreprises ont du mal à estimer de manière réaliste le nombre d'utilisateurs et les besoins en informations, simplement parce que l'utilisation des connaissances n'est presque jamais régulière - elle est sujette à la fois à des pics et à des périodes d'action réduite.
L'une des premières façons de réduire les prix des services en ligne est d'établir comment votre contrat tient compte des augmentations surprenantes de détails. L'un des principaux facteurs sur lesquels les entreprises de cloud computing mettent généralement l'accent est leur capacité à augmenter et à réduire leur capacité à répondre aux demandes d'informations modifiées, mais cela aura généralement un prix. Les administrateurs informatiques doivent déterminer s'il s'agit d'une dépense qu'ils souhaitent payer ou d'une assistance dont ils auront même besoin. Il pourrait être plus rentable d'embaucher les fournisseurs d'une entreprise de cloud en fonction d'un calcul correct de l'utilisation des connaissances.
Parmi les autres préoccupations à prendre en compte figurent : votre fournisseur vous offre-t-il une bonne évolutivité pour les développements futurs ? Votre accord est-il adaptable pour s'adapter aux exigences et aux priorités de l'entreprise en pleine transformation ? Et le prix que vous déboursez pour vos solutions est-il proportionnel aux services d'experts que vous recevez ?
En bref, soyez réaliste lorsque vous évaluez vos besoins en données et évaluez les solutions - cela pourrait vous faire économiser de l'argent à long terme !
Obtenez-vous le support idéal ?
À l'avenir, il est essentiel d'évaluer les besoins logistiques d'une organisation et de s'assurer du bon niveau de soutien. Lorsque vous choisissez un fournisseur de services en ligne, vous déboursez bien plus que la simple infrastructure physique - vous devez également payer pour l'administration de ces produits et une aide technologique importante.
Cela peut être un aspect extrêmement précieux des produits et services en ligne, mais c'est aussi là que les dépenses peuvent commencer à monter en flèche. Comparable à rester conscient des exigences d'utilisation des détails, il est important d'évaluer régulièrement les exigences de service et d'examiner cela par rapport à ce que vous devez payer. Il est tout aussi bénéfique de reconnaître une assistance pour laquelle vous dépensez mais dont vous n'avez pas besoin, que de détecter un service qui vous manque.
Une fois que vous avez une compréhension complète des désirs d'assistance de l'entreprise, évaluez-les à partir de l'accord avec l'entreprise - il n'est pas rare de constater que les niveaux de fournisseur sont beaucoup trop importants pour ce que vous devez réellement avoir. Si vous payez pour un petit quelque chose que vous n'utilisez tout simplement pas, pensez à le faire retirer de votre SLA.
Avez-vous pensé à l'hybride ?
Lorsque la grève pandémique et de nombreuses entreprises se sont rapidement éloignées, le stockage sur site n'était pas une option et la plupart des opérations ont été obligées de passer au cloud pour assurer la continuité. Néanmoins, maintenant que les gens retournent à l'environnement de bureau, ou du moins ont la préférence d'opérer sur site, le cloud n'est plus la seule solution de stockage d'informations viable.
Bien que le cloud computing puisse être un appareil incroyablement pratique, il peut être assez coûteux et ne constitue pas un environnement optimal pour stocker certains types de documents. Par exemple, les fichiers de données volumineux tels que les AutoCAD sont nettement mieux adaptés au stockage sur site et peuvent inutilement accumuler des frais de stockage dans le cloud s'ils sont enregistrés hors site.
L'utilisation d'alternatives hybrides peut également permettre de gérer la souveraineté des données si les entreprises sont certaines que leurs informations les plus importantes et les plus sensibles sont enregistrées sur site, où vous disposez d'une gestion encore plus stricte et granulaire de votre protection et de votre continuité.
Est-ce que "toujours allumé" est normalement nécessaire ?
En ce qui concerne le cloud, une seule phrase que vous verrez maintes et maintes fois est "toujours actif", ce qui signifie que les fournisseurs sont disponibles à tout moment. C'est l'un des principaux détails marketing que les fournisseurs de centres de connaissances utilisent pour piloter leurs entreprises. Néanmoins, il est important de choisir un retour en arrière et de prendre en compte, votre organisation veut-elle vraiment une entrée 24h/24 et 7j/7 ?
'Always-on' peut coûter très cher s'il n'est pas optimisé - et la plupart des organisations n'ont jamais le nécessaire pour cela. De nombreux employés ne sont en ligne que pendant les heures de travail, mais les entreprises doivent cependant payer la disponibilité après la fermeture de l'entreprise. Et ces frais incluent vraiment. Il vaut vraiment la peine d'analyser vos demandes d'informations et de prendre sérieusement en considération si « toujours activé » est une condition préalable de l'entreprise principale. Si ce n'est pas le cas, passez en revue les options avec votre fournisseur de services cloud quelles seraient les économies si vous renonciez à dépenser pour les heures de veille.
Parler est abordable
Et enfin, communiquez de manière cohérente avec vos sociétés de services. Cela permet vraiment aux informaticiens de garder les fonds nécessaires pour ouvrir un dialogue honnête sur les attentes et les besoins. De cette façon, un fournisseur peut être franc et transparent sur les frais et être beaucoup plus en phase avec les besoins de votre entreprise pour changer les services d'experts pour les prendre en charge. Si votre fournisseur d'assistance ne se contente pas d'être polyvalent pour répondre aux exigences et aux finances, il est peut-être temps de chercher ailleurs.
Tout fournisseur de services réputé doit être prêt à prendre le temps de comprendre votre infrastructure et vos besoins d'assistance et, si vous avez déjà maîtrisé l'utilisation des connaissances et les besoins de maintenance attendus, vous verrez la différence sur le résultat net.
Terry Storrar occupe le poste de Directeur Royaume-Uni chez Leaseweb .