Comment gérer efficacement les prospects à chaque étape de votre entonnoir de vente

La gestion efficace des prospects est l'un des principes fondamentaux de toute entreprise prospère. Cela aide les bonnes personnes à devenir vos clients et leur permet d'acheter facilement à nouveau chez vous à l'avenir.

Lorsque la gestion des prospects est correcte, vous pouvez convertir davantage de prospects en clients, rationaliser les opérations et améliorer l'expérience de vente. Mais il n'est pas toujours clair comment créer un processus efficace de gestion des prospects. S'agit-il de répondre rapidement aux prospects, de garder votre CRM propre et bien rangé ou d'utiliser les balises et les listes appropriées ?

La réponse courte est qu'il s'agit de tout ce qui précède. Nous en explorerons plus ci-dessous.

• Qu'est-ce que la gestion des prospects ?
• Les 5 étapes du Lead Management System
• Meilleures pratiques pour une gestion efficace des pistes de vente

Les 5 étapes du Lead Management System

La gestion des prospects concerne en fin de compte la gestion des données et l'établissement de relations. L'une des meilleures façons de visualiser votre stratégie de gestion des prospects est à travers le prisme de la gestion du cycle de vie des données (DLM).

DLM se compose de cinq étapes :

• Collecte de données.
• Stockage de données.
• Maintenance des données.
• L'utilisation de données.
• Nettoyage des données.

Chaque prospect (et ses données associées) passe par des étapes similaires avec votre entreprise, il est donc crucial de bien gérer chacun d'entre eux pour une gestion efficace des prospects.

Sans plus tarder, voici les cinq étapes du système de gestion des prospects.

1. Collecte de leads

Un système de gestion des prospects réussi commence par un flux constant de prospects. C'est la base sur laquelle toutes les autres étapes sont construites. Sans prospects, il n'y a personne à qui commercialiser et vendre.

Cette étape consiste à inciter les personnes qui visitent votre site Web, cliquent sur une annonce ou assistent à des événements de l'entreprise à remplir leurs coordonnées. La personne peut ensuite recevoir un aimant principal, un essai gratuit, une démonstration de produit, un appel commercial ou s'inscrire à votre liste de diffusion.

2. Stockage du plomb

Une fois qu'un lead a fourni ses coordonnées, il est recommandé de les stocker dans un système CRM (Customer Relationship Management). Cela permet aux équipes interfonctionnelles d'organiser et de rationaliser les informations sur les prospects pour un accès facile.

Sans un stockage adéquat des prospects, vous risquez de négliger des clients potentiels ou de vous fier à des données incohérentes.

La conséquence? Les revenus potentiels sont perdus.

3. Maintenance des données de plomb

Chaque prospect ne deviendra pas un client. Alors, comment vous assurez-vous de filtrer et de cibler les bons prospects au bon moment ? En maintenant activement les données sur les prospects.

Cette étape consiste à compléter les données de prospects stockées dans un CRM pour mieux comprendre chaque individu, disqualifier les prospects qui ne correspondent pas à la bonne personne et également classer les prospects en fonction de leur probabilité d'achat.

Le temps, c'est de l'argent, et cela prépare le terrain pour que les équipes de vente prêtent attention aux bons prospects, accroître l'efficacité des ventes.

4. Utilisation des données sur les prospects

Achèteriez-vous un produit à partir d'une annonce aléatoire qui apparaît sur votre flux Facebook pour la première fois ? Les chances sont, probablement pas.

Mais après vous être inscrit à leur liste de diffusion et avoir reçu des e-mails axés sur la valeur, avoir lu le blog de l'entreprise, vu des publicités plus pertinentes, consulté des témoignages et clarifié toute question via le chat Instagram, vous pourriez être plus enclin à cliquer sur le bouton "acheter". ou réservez un appel de vente.

C'est de cela qu'il s'agit à cette étape - tendre la main, cultiver une relation et entretenir des pistes grâce à des points de contact fréquents. En termes simples, cette étape est celle où les données sont mises en action.

5. Nettoyer les données des prospects

Il est essentiel de nettoyer et de mettre à jour périodiquement vos données pour maintenir une base de données de prospects fiable et précise. Vous pouvez le faire en :

• Vérification de toutes les entrées.
• Suppression des données obsolètes.
• Correction des erreurs et des incohérences.

Les données guident les décisions, et les mauvaises données vous nuiront à long terme. Selon une enquête menée auprès de 300 ingénieurs de données, 47 % ont estimé qu'une mauvaise qualité des données affecte un quart ou plus du chiffre d'affaires de leur entreprise.

En bref, le nettoyage des données sur les prospects ressemble beaucoup à une visite chez le dentiste. Ce n'est pas une tâche amusante, mais elle doit être effectuée régulièrement pour assurer la santé de votre base de données.

Chacune des étapes ci-dessus joue un rôle crucial dans la gestion des prospects. Pour vous aider à maximiser votre efficacité à chaque étape, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place dans votre entreprise.

Meilleures pratiques pour une gestion efficace des pistes de vente

Meilleures pratiques pour la collecte de leads

1. Diversifier les sources de plomb.

Comme mentionné précédemment, un flux continu de prospects est essentiel à la croissance de l'entreprise. Mais quelles sources de plomb fonctionnent le mieux ?

Une enquête menée auprès de plus de 1000 professionnels de la vente a révélé que les références de clients existants génèrent les prospects de la plus haute qualité. Ce n'est pas une surprise - le bouche-à-oreille est un puissant outil de marketing.

D'autres sources de pistes précieuses selon l'enquête comprennent les médias sociaux, le télémarketing, les salons et événements, le marketing entrant, les blogs et le référencement.

Vous voulez être plus créatif avec vos méthodes de collecte de leads ? Voici quelques autres idées à essayer.

2. Optimisez les formulaires pour capturer les prospects et saisir des données précises.

Imaginez ceci : une personne lit votre blog sur son téléphone et finit par cliquer sur une fenêtre contextuelle proposant un ebook, prête à s'inscrire pour accéder à votre contenu.

Mais ils sont accueillis avec un formulaire encombré avec 25 champs de saisie obligatoires qui semblent mal alignés sur mobile. Pensez-vous qu'ils vont s'inscrire ? Probablement pas.

C'est une piste potentielle perdue. Il est donc important d'optimiser vos formulaires pour améliorer la capture de prospects. Par exemple, le formulaire ci-dessous est clair et va droit au but. Il a un espace blanc adéquat et ne demande que les détails nécessaires.

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La façon dont vous collectez les prospects détermine également la façon dont les choses seront organisées plus tard. Rendez service à votre futur vous-même et à vos collègues en collectant des pistes de manière standardisée, organisée et précise. Cela inclut l'ajustement des champs de formulaire pour collecter les bonnes données de la meilleure façon.

3. N'oubliez pas les règles de protection des données.

Des lois sur la protection des données et la confidentialité ont été promulguées dans 137 pays du monde.

Parmi les plus connus figure le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en Europe. Un élément central de cette législation est la protection des données dès la conception. Cela signifie intégrer la sécurité des données et l'utilisation éthique dans les fondations de votre entreprise.

Il est essentiel de s'assurer que chaque prospect que vous ajoutez à votre base de données a donné son consentement clair pour que ses données soient stockées. Stockez-le uniquement pour le temps et le but que vous définissez dans vos termes et conditions.

Voir le formulaire d'inscription à la démonstration du produit ci-dessous pour voir quelques pratiques recommandées en action.

Le formulaire vous demande votre consentement pour vous abonner au blog marketing (ne vous abonne pas automatiquement) et offre un accès facile à la politique de confidentialité.

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Stockage de plomb

4. Centralisez tous les leads dans votre CRM.

Vous ne pouvez pas gérer efficacement vos prospects s'ils sont dispersés sur plusieurs plates-formes ou dans un système obsolète qui n'est pas conçu pour la gestion des contacts.

Pour rester au courant de tous les prospects, choisissez un système CRM qui aide votre équipe à offrir une expérience client exceptionnelle. Le Marketing Hub et le Sales Hub de HubSpot sont deux options.

Quels sont donc les principaux avantages d'un CRM ? Voici ce que les vendeurs ont à dire :

• Les CRM agissent comme une base de données organisée et centralisée.
• Les CRM aident à identifier les opportunités intéressantes.
• Ils rationalisent le cycle de vente.
• Les CRM facilitent le partage des données au sein de l'organisation.
• Vous pouvez augmenter la productivité.
• Les CRM vous aident à comprendre les clients et leurs besoins.

5. Créez des sauvegardes sécurisées.

Si toutes vos données de leads sont centralisées sur une seule plateforme, il est important d'effectuer des sauvegardes régulières. Un moyen efficace d'y parvenir consiste à effectuer une synchronisation automatisée avec un autre système basé sur le cloud.

Des sauvegardes sécurisées et fiables facilitent la protection des données et la confidentialité de vos contacts.

Maintenance des données de prospect

6. Facilitez la gestion des leads pour les commerciaux.

Un processus de gestion des prospects qui repose sur une saisie manuelle n'est pas efficace. C'est une recette pour l'erreur humaine.

Pour minimiser les erreurs, rendez la gestion des prospects aussi intuitive que possible pour votre équipe. Vous pouvez le faire avec :

• Processus automatisés.
• Des outils de gestion de leads dédiés. (Le logiciel de gestion des prospects de HubSpot est un excellent endroit pour commencer gratuitement.)
• Restrictions de saisie de données pour s'assurer que le bon format est utilisé.

7. Enrichissez vos données.

Des données de prospects de haute qualité sont des données de prospects enrichies.

Qu'est-ce que cela signifie? Cela signifie que vos commerciaux ne reçoivent pas seulement un nom et une adresse e-mail avec lesquels travailler, mais plutôt une vue complète et haute définition de chaque prospect.

Cela peut inclure le secteur d'activité d'un prospect, la taille de l'entreprise et même des objectifs basés sur des interactions précédentes avec du contenu marketing et des formulaires progressifs. Les applications d'enrichissement des données sont également un moyen pratique d'inclure plus d'informations dans chaque enregistrement de contact.

8. Segmentez vos prospects.

La segmentation est importante pour chaque département.

La segmentation permet aux spécialistes du marketing d'envoyer aux prospects les messages et la publicité les plus pertinents. Les vendeurs peuvent l'utiliser pour créer un processus d'achat sur mesure. De plus, les équipes de service peuvent s'assurer que les clients connaissent les fonctionnalités les plus précieuses de votre produit ou service.

Avec des balises, des étiquettes, des groupes et des appartenances à des listes, vous pouvez organiser vos prospects dans les segments les plus pertinents pour l'ensemble de votre parcours client. Voici un exemple de liste segmentée dans un CRM.

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9. Synchroniser les prospects entre les applications.

La plupart des entreprises utilisent plusieurs applications pour gérer les données sur les prospects. Il est courant d'avoir plusieurs plates-formes à des fins différentes au sein d'un même service.

Les synchronisations automatisées entre vos applications peuvent éviter les maux de tête et les données contradictoires. Avec un outil comme Operations Hub, vous pouvez vous assurer que tout le monde consulte en permanence les données de prospect les plus récentes et les plus enrichies dans chaque application.

10. Utilisez la notation des prospects.

L'un des moyens les plus rapides d'améliorer l'efficacité de votre gestion des prospects consiste à utiliser la notation des prospects.

Il s'agit d'une caractéristique commune des CRM avancés, bien que souvent bloquée derrière des plans plus élevés. Le lead scoring attribue instantanément des points positifs ou négatifs à un lead en fonction des informations qu'il donne et des interactions qu'il a avec votre entreprise. Cela permet à votre équipe de vente d'identifier instantanément les prospects les plus prêts à vendre à tout moment.

Voici quelques étapes pratiques qui peuvent vous aider à démarrer avec la notation des prospects.

Utilisation des données sur les prospects

11. Nourrissez vos prospects.

Une gestion efficace des prospects maintient les prospects engagés et progresse dans l'entonnoir. C'est là que le lead nurturing entre en jeu. Une façon d'y parvenir est d'utiliser des séquences d'e-mails opportunes et pertinentes qui guident chaque lead vers un objectif défini, comme demander une démonstration de vente.

12. Cultivez également les clients existants.

Dans la course à la génération et à la conversion de nouveaux leads, il est primordial de ne pas oublier vos clients actuels. Renforcer la relation avec vos clients peut les fidéliser. Cela peut conduire à des opportunités de vente incitative et de vente croisée.

La vente incitative représente 11 à 30 % du chiffre d'affaires de 47 % des entreprises, selon le rapport Sales Strategy & Trends Report 2022 de HubSpot. C'est un pourcentage non négligeable.

De plus, 86% disent qu'ils recommanderont une marque à laquelle ils sont fidèles, selon une enquête de KPMG International auprès de plus de 18 000 personnes.

Vous souvenez-vous de la statistique sur les références de clients existants produisant la meilleure source de prospects de qualité ? Tout cela combiné fait de la valeur de nourrir vos clients existants une évidence.

13. Utilisez l'automatisation pour une portée plus rapide.

Une grande partie de la lourde charge de la gestion des prospects peut être allégée grâce à l'automatisation. Certaines des meilleures façons d'automatiser la gestion des prospects incluent la notation des prospects, l'attribution des prospects et la synchronisation des données des prospects entre les applications.

L'automatisation est également excellente pour nourrir les prospects via l'entonnoir de vente tout en offrant une expérience personnalisée. En fait, près de 80 % des chefs d'entreprise pensent que les consommateurs dépensent plus avec une expérience personnalisée.

Cela peut être fait grâce à la segmentation, à la publicité ciblée, à la personnalisation des e-mails et aux recommandations de produits ou de contenu sur mesure en fonction du comportement des prospects.

14. Créez des tableaux de bord de reporting perspicaces.

En visualisant vos données de prospect, vous pouvez comprendre exactement les performances de votre équipe. Pour obtenir les meilleures informations, créez des rapports qui ventilent les performances par étape de l'entonnoir. Ici, vous pouvez comprendre où votre équipe prospère ou où l'efficacité s'effondre.

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15. Attribuez automatiquement les prospects au meilleur propriétaire.

Une autre façon pratique d'utiliser l'automatisation est le routage des prospects, qui dirige chaque nouveau prospect prêt à la vente vers le bon vendeur ou agent de support.

Vous pouvez acheminer les prospects en fonction de leur emplacement, des exigences du produit, de la taille de l'entreprise ou d'autres attributs.

16. Développer du contenu d'aide à la vente.

Plus de la moitié des professionnels de la vente qui utilisent le contenu d'aide à la vente déclarent qu'il joue un rôle «très à extrêmement important» dans la réalisation des ventes.

Alors, dans quel type de contenu devriez-vous investir ? Les données disent :

• Démos de produits.
• Étude de marché.
• Témoignages et avis clients.
• Contenu des médias sociaux.
• Scripts d'appel et modèles d'e-mail.
• Analyses des concurrents.
• Études de cas.

17. Amener les ventes et le marketing sur la même page.

La gestion des leads chevauche les départements marketing et commerciaux. Il est donc essentiel que chaque équipe ne fonctionne pas en silo.

Quatre-vingt-cinq pour cent des responsables des ventes et du marketing estiment que l'alignement des deux offre la plus grande opportunité d'améliorer les performances de l'entreprise. Mais sur quoi les deux équipes doivent-elles être alignées ?

Les vendeurs estiment que certains aspects essentiels incluent la stratégie marketing globale, le partage des informations et des commentaires des clients, le partage des études de marché, les personnalités des acheteurs, la création de contenu et le marketing basé sur les comptes.

Regardez Debbie McClure, vice-présidente des ventes de Dropbox, partager des conseils sur ce que les équipes commerciales veulent que le marketing sache.

Nettoyage des données de piste

18. Effectuez des nettoyages réguliers.

Un entretien régulier est un élément essentiel de la gestion des données sur les prospects. Il maintient vos données à jour et fiables. Sans cela, les données en décomposition peuvent rapidement devenir ingérables et coûteuses à réparer.

19. Établir des normes et des processus de saisie des données.

L'établissement de normes pour la saisie de données CRM (qu'elle soit manuelle ou automatisée) résout le problème des informations incohérentes et manquantes à la racine. Cela permet de s'assurer que les bonnes données peuvent être trouvées au bon endroit dans le bon format.

20. Évitez les doublons.

Avoir des contacts en double dans votre base de données est un obstacle à une gestion efficace des prospects. Pour éviter les doublons, concentrez-vous sur :

• Empêcher les contacts en double avec une synchronisation de contact bidirectionnelle entre vos applications. Cela ne supprime pas les doublons mais vous permet de synchroniser les données les plus propres pour éviter les doublons et fusionner intelligemment les données qui pourraient se chevaucher.
• Corrigez les contacts en double avec une fonctionnalité intégrée offerte par vos applications ou avec une solution tierce.

Tirer le meilleur parti de vos prospects

Une gestion efficace des prospects dépend de la manière dont vous collectez, stockez, maintenez, utilisez et nettoyez vos données de prospects. Avec l'aide d'un excellent CRM, de solides processus de développement et d'automatisation et d'un entretien régulier, vous devriez être sur la bonne voie pour rationaliser votre entonnoir.