Comment accéder à Inbox Zero dans Gmail, une fois pour toutes

Nous sommes quotidiennement inondés de courriers électroniques, ce qui rend difficile le suivi des tâches et la gestion de votre flux de travail. Cependant, organiser vos e-mails ne doit pas être une tâche fastidieuse. En fait, il est possible de remettre votre boîte de réception Gmail à zéro en seulement 15 minutes.

Même si nous ne pouvons pas empêcher l'arrivée de nouveaux e-mails, nous pouvons vous aider à mieux les organiser.

Je suis tombé sur la méthode de boîte de réception zéro d'Andreas Klinger pour Gmail il y a des années et sa méthode fonctionne toujours pour moi aujourd'hui. Dans cet article, je vais vous montrer comment organiser votre boîte de réception Gmail selon la méthode de Klinger afin qu'elle soit propre, systématisée et facile à naviguer, ce qui fait de vous un être humain plus efficace, plus productif et globalement plus heureux. Je vais également vous montrer comment j'ai adapté son système d'étiquetage pour les spécialistes du marketing de contenu.

Passer:

Comment accéder à Inbox Zero dans Gmail

Avant d’entrer dans le vif du sujet, passons en revue la méthodologie de base :

• Vous configurez plusieurs boîtes de réception dans Gmail et donnez à chacune d'elles un nom, comme « Action/Réponse nécessaire » et « En attente de réponse ».
• Votre boîte de réception générale apparaîtra alors à gauche, et vos boîtes de réception étiquetées (que Gmail appelle « volets ») apparaîtront à droite, comme ceci :

• Vous connaissez cette icône en forme d'étoile jaune sur laquelle vous pouvez appuyer pour marquer un e-mail comme important ? Il s'avère que vous pouvez également activer d'autres étoiles et icônes colorées dans Gmail, comme des franges (c'est-à-dire des points d'exclamation) et des points d'interrogation. Gmail appelle ces icônes « étoiles spéciales ». Dans cette méthodologie, chaque volet est représenté par une étoile spéciale différente.
• Chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail dans votre boîte de réception, vous souhaiterez :
  • Répondez immédiatement à ceux que vous pouvez. Pour ceux que vous souhaitez suivre comme « En attente de réponse » ou « Délégué », marquez l’étoile spéciale appropriée.
  • Étiquetez les e-mails que vous devrez traiter plus tard en les marquant de l'étoile spéciale appropriée.
  • Pour ceux que vous n'avez pas besoin de gérer ou qui ne sont pas à jour, archivez-les sans étoiles spéciales ou supprimez-les entièrement.
• En fin de compte, archivez tout. De cette façon, votre boîte de réception reste à zéro et tout le reste est soit dans le volet désigné, archivé ou supprimé.

Le résultat? Une boîte de réception claire, facile à naviguer et vous permettant de trier les nouveaux e-mails avec peu d'effort.

Voici comment configurer cela dans Gmail.

Le guide étape par étape pour accéder à Inbox Zero dans Gmail

Étape 1 : Préparez la nouvelle présentation de votre boîte de réception.

Pour que tout ce processus fonctionne, vous devrez supprimer les onglets Social et Promotions. ( Conseil de pro : si vous craignez de recevoir chaque jour une avalanche de notifications sociales et d'e-mails promotionnels dans votre boîte de réception, profitez-en pour configurer des filtres afin que vos notifications sociales soient automatiquement archivées ou supprimées, et désabonnez-vous en masse des e-mails promotionnels. vous ne lisez pas en utilisant un outil comme Unroll.Me.)

Dans « Paramètres », accédez à l'onglet « Boîte de réception » et procédez comme suit :

1. Remplacez le type de boîte de réception par « Par défaut ».
2. Désélectionnez tous les onglets (sauf « Primaire »).
3. Choisissez « Aucun marqueur ».
4. Choisissez « Utiliser mes actions passées… » ou « Ne pas utiliser mes actions… » : cela n'affectera pas directement votre nouveau système.
5. Choisissez « Ne pas remplacer les filtres ».

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » et Gmail se rechargera automatiquement.

Étape 2 : Rendez la densité d’affichage de votre boîte de réception compacte.

Cliquez sur l'icône d'engrenage et choisissez « Compact » dans le menu déroulant.

Étape 3 : Activez plusieurs boîtes de réception.

Cliquez sur l'icône d'engrenage et choisissez « Paramètres » dans le menu déroulant. Accédez à l'onglet « Labs » et activez plusieurs boîtes de réception. (Ce sont les différents « volets ».)

Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Étape 4 : Allumez les bonnes étoiles spéciales.

Dans « Paramètres », accédez à l'onglet « Général » et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez la section intitulée « Étoiles ». Ajoutez les étoiles que vous souhaitez utiliser pour représenter chacun de vos volets.

En tant que spécialiste du marketing de contenu, j'ai choisi :

• Bang jaune : pour « Action/réponse nécessaire »
• Coup rouge : pour les éléments « Action/Réponse nécessaire » qui sont urgents
• Point d'interrogation violet : pour "En attente de réponse" (afin que je puisse faire un suivi si nécessaire)
• Greenstar : pour « Écrire »
• Bluestar : pour « Modifier »
• Guillemet orange (double flèche) : pour « Délégué », c'est-à-dire les emails que j'ai délégués à quelqu'un d'autre (afin de pouvoir faire un suivi si besoin)

Vous n'êtes pas un spécialiste du marketing de contenu ? Klinger utilise les noms de volet « Action/Réponse nécessaire », « En attente de réponse », « Délégué » et « Planifié » (pour les réunions organisées, les vols, les billets d'événement, les appels programmés et tout ce dont il pourrait avoir besoin de référencer rapidement).

Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Étape 5 : Configurez des filtres pour extraire les e-mails contenant vos étoiles spéciales dans les volets de droite.

Dans « Paramètres », accédez à l'onglet « Boîtes de réception multiples ». Chaque panneau représente l'une de vos multiples boîtes de réception (jusqu'à 5), et vous pouvez les nommer et les organiser comme bon vous semble.

Voici ce que j'ai fait :

Remarquez comment j'ai utilisé « OR » pour que différentes étoiles puissent apparaître dans le même volet : une touche jaune pour les éléments d'action importants et une touche rouge pour les éléments d'action urgents.

Voici une liste de toutes les requêtes de recherche possibles :

Conseil de pro : si vous utilisez fréquemment l'application mobile Gmail, Klinger suggère d'utiliser l'étoile jaune par défaut pour les actions importantes, car c'est la seule étoile spéciale prise en charge par l'application mobile.

Pendant que vous êtes toujours dans l'onglet « Boîtes de réception multiples », définissez la taille de page maximale comme vous le souhaitez (je fais 20 conversations par page) et positionnez les panneaux sur le côté droit de la boîte de réception.

Cliquez sur « Enregistrer les modifications » et vous serez redirigé vers votre boîte de réception.

Passons maintenant à la partie amusante.

La route vers la boîte de réception zéro

Tout ce que vous avez fait jusqu'à présent consiste à vous préparer à accéder à une boîte de réception vide. À l’heure actuelle, vous consultez probablement des centaines, voire des milliers d’e-mails dans votre boîte de réception.

Ne soyez pas submergé .

Vous arriverez à zéro, mais vous devez vous en occuper dès maintenant. Ce n'est en fait pas si difficile. Et croyez-moi, ça fait du bien. Voici les instructions utiles de Klinger :

Parcourez les deux ou trois premières pages de votre boîte de réception.

Effectuez l'une des trois choses suivantes avec chaque e-mail :

1. Marquez-le avec une étoile spéciale, puis archivez-le. Cela l'enverra dans le volet approprié tout en le supprimant de votre boîte de réception générale.
2. Archivez-le sans utiliser d'étoile spéciale. Cela conservera l'e-mail enregistré, mais le supprimera de la page d'accueil.
3. Supprime-le.

L'un des avantages des étoiles spéciales (par opposition aux étiquettes) est que vous n'avez pas besoin de cliquer sur un e-mail ou de suivre plusieurs étapes pour le marquer d'une étoile spéciale.

Au lieu de cela, cliquez simplement sur l'étoile vide à droite du nom de l'expéditeur et continuez à cliquer pour faire défiler toutes vos étoiles spéciales jusqu'à ce que vous arriviez sur celle de votre choix.

Cela prendra quelques secondes, mais cet e-mail apparaîtra alors dans le volet approprié. N'oubliez pas d'archiver l'e-mail une fois que vous l'avez marqué d'une étoile spéciale afin qu'il disparaisse de votre boîte de réception générale.

Une fois que vous avez parcouru les premières pages de votre boîte de réception et que vous avez l'impression de ne plus avoir d'e-mails importants, il est temps de faire ce que Klinger appelle « le geste audacieux ».

Archivez tout le reste.

Sélectionnez tous vos e-mails en cliquant sur la case à cocher en haut à gauche. Confirmez que vous parliez réellement de tous ces milliers d’e-mails, pas seulement de la page actuelle.

Ensuite, cliquez sur « Archiver ».

POUF.

Ailette

Tadaa ! Vous avez terminé. Depuis, je suis capable de maintenir une boîte de réception vide assez facilement. Les e-mails ne passent plus entre les mailles du filet comme ils le faisaient parfois. Je suis également en mesure de mieux suivre tous les e-mails que j'ai envoyés et qui nécessitent une réponse ou auxquels je dois donner suite d'une manière ou d'une autre. Utilisez cette méthode pour désencombrer votre boîte de réception et mieux organiser votre flux de travail.

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié en juin 2015 et a été mis à jour par souci d'exhaustivité.