Comment organiser des événements d'escapade numériques (ou hybrides) pour votre équipe

La pandémie a poussé la fête régulière du bureau d'affaires des vacances à devenir virtuelle. Mais les choses sont différentes cette année – maintenant, une sélection de lieux de travail se compose de membres du personnel éloignés et particuliers (ou un hybride des deux).

Voici donc le défi : comment pouvez-vous organiser une fête de vacances agréable qui satisfasse tout le monde ? Quelles routines pouvez-vous stratégie ? Quelle logistique est impliquée ?

Il y a certainement beaucoup de choses à croire, mais ne vous inquiétez pas. Voici quelques conseils de l'équipe distante de HubSpot sur la façon d'organiser une escapade numérique ou hybride utile.

1. Utilisez une feuille de calcul pour gérer vos actions.

La préparation d'un rassemblement social d'escapade numérique nécessite beaucoup de logistique. C'est pourquoi vous devez utiliser un tableur pour continuer à être structuré.

Kara Korosec, responsable de la réussite des achats senior à distance chez HubSpot, suggère: «J'avais l'habitude de coordonner le père Noël top secret dans mon ancienne entreprise, une organisation 100% distante. J'ai mis en place une feuille de calcul dans laquelle absolument tout le monde décrivait certaines de ses passions, puis nous avons utilisé un générateur aléatoire pour attribuer des Pères Noël mystères. Tout le monde avait un plan de dépenses de 50 $ et a utilisé la feuille de calcul comme source d'inspiration pour ce qu'il fallait obtenir. Immédiatement après l'envoi des articles, nous avons eu un zoom où nous avons partagé nos cadeaux et deviné qui était notre Père Noël clé.

2. Rendez-le interactif.

Les événements virtuels peuvent immédiatement donner l'impression de « doigts retirés » - mais ce ne sera pas nécessairement le scénario. Dans le cas top secret du Père Noël de Korosec, ils ont ouvert les cadeaux lors d'un appel Zoom en direct.

Le but ici est d'être innovant.

Eimear Marrinan, directeur de la tradition chez HubSpot, suggère: «Il y a une tonne de distributeurs distants impressionnants et d'entreprises appartenant à des minorités avec lesquelles nous nous associons au sein du groupe Society. Ils exécutent merveilleusement bien le travail. Si vos fonds le permettent, pensez à sous-traiter aux gourous. Une poignée de situations fantastiques que j'ai trouvées : expérience de travail dans un chalet de ski, visites guidées des marchés de Noël, cocktails dans un pays des merveilles d'hiver !"

Il existe un certain nombre de jeux et d'activités en ligne que vous pouvez utiliser pour votre célébration virtuelle des vacances. Vous trouverez ci-dessous certaines de nos activités interactives à distance bien-aimées :

• Virtual MasterChef : demandez à un seul être humain d'héberger et d'envoyer par courrier une liste de substances (ou d'ingrédients modifiés pour les limites alimentaires) et de matériaux. Le soir de la cuisine, demandez à chaque personne de se connecter au Zoom pour préparer le dîner le même repas ensemble pendant que l'hôte les guide à travers la recette. Lorsque la recette est prête, asseyez-vous et prenez un repas numérique ensemble !
• Concours de chandails peu attrayants
• Salles d'évasion numériques, comme Puzzle Split, Mystery Escape Area ou The Escape Game

3. Inclure les aliments.

Lors de l'hébergement en ligne d'une fête individuelle, donner des repas fait généralement partie du concert. Pourquoi cela n'est-il pas également vrai pour les événements de vacances lointains ?

Emily Tong-Sanchez, experte en fonctions de revenu à distance chez HubSpot, affirme : "Laissez les gens composer leur repas !"

Cela donne aux gens une raison de célébrer et de profiter de la fête.

Marrinan indique: «Demandez des problèmes si vous incorporez des repas. Y a-t-il des symptômes ou des choix d'allergie? Si vous organisez un cocktail, est-ce que tout le monde consomme des boissons alcoolisées ? Il s'agit d'être actuellement inclusif dans la façon dont vous organisez votre célébration.

S'il vous arrive d'envoyer des repas, il est important de connaître toutes les limites afin que votre fête soit inclusive de tous.

4. Persuadez les gens de se déguiser.

Les événements de vacances sont généralement des rassemblements de plaisir où tout le monde peut se déguiser et célébrer. Être à distance ne devrait pas changer cela – vous ne devriez donc pas abandonner le chandail de vacances peu attrayant pour le moment.

Tong-Sanchez suggère : « Persuadez les gens de s'habiller. Nous aimons obtenir une explication à mettre sur des vêtements de fantaisie ! »

5. Dirigez constamment avec une mentalité inclusive.

Un obstacle important avec les réunions à distance est qu'il est vraiment difficile de se sentir intégré.

Marrinan remarque: «Nous agissons actuellement dans un environnement distribué et distant, donc lorsque vous imaginez à la suite d'un événement de vacances pour vous et votre équipe, sentez-vous grand et international. Le fuseau horaire fera-t-il le travail pour tous les membres de votre personnel ? Est-ce que 'The Holidays' résonne à travers le monde ? Assurez-vous que votre système est quelque chose d'agréable et inclusif dans lequel tout le monde peut être inclus ! »

6. Stratégie à l'avance.

Si vous organisez une célébration virtuelle des vacances, il est vraiment crucial de vous donner suffisamment de temps pour vous préparer. Envoyez des invitations en cours, finalisez un ordre du jour et jetez un coup d'œil à des actions opérationnelles.

Marrinan déclare: «La fin de l'année est chaotique. En fait occupé! Donnez aux gens des découvertes innovantes et du temps de livre électronique en cours. Une tonne de personnes jonglent en ce moment, il est donc essentiel de respecter le temps ! De même, soyez conscient des soignants de votre équipe, ou de tous ceux qui ont peut-être bloqué du temps dans leur journée de travail.

7. Envoyez une chose physique réelle.

Ce n'est pas parce que votre occasion est éloignée que vous ne pouvez pas incorporer un élément physique dans votre fête virtuelle.

"Pouvez-vous livrer quelque chose à l'équipage à l'avance pour stimuler l'excitation ? Cela n'aura pas à être une récompense physique - peut-être que c'est une carte manuscrite ou une marque de gratitude », remarque Marrinan. «Une fonction d'escapade n'aurait pas à être une grande, énorme chose. Souvent, ce sont vraiment les actes de gentillesse simples qui font beaucoup pour les gens.

8. Choisissez un objectif.

Lorsque vous préparez votre célébration des fêtes, il est important de décider quel est votre objectif. Par exemple, il est vraiment difficile de profiter d'un match tout en recevant de se connaître.

Caroline Merewether, responsable de l'approche et des fonctions chez HubSpot, déclare : "Le plus gros point à retenir est de déterminer s'il s'agit davantage d'approfondir les interactions ou de profiter d'un match."

L'une des activités préférées de Merewether sur laquelle son équipage était placé était une expérience pratique Airbnb qui était une salle d'évasion numérique.

"C'était amusant de faire quelque chose de différent et c'était un changement mental agréable. Mais ce n'était pas génial pour apprendre à connaître des hommes et des femmes parce que nous essayions de rechercher des indices. Pour notre prochaine soirée, nous devions voyager en dialoguant avec nous", ajoute-t-elle.

Pour la prochaine célébration de vacances numériques de son équipe, ils vont expédier des bonbons dans le monde entier qui seront un excellent début de dialogue pour les salles de sous-commission. Ensuite, ils sont susceptibles de faire un concours de costumes et des jeux-questionnaires en ligne.

Jeff Boulter, un ingénieur direct chez HubSpot, a décidé de mélanger l'action interactive avec une façon d'avoir à se connaître via un jeu vidéo interactif.

Pour commencer, Boulter a envoyé un Google Kind avec un mélange de questions brise-glace. Quelques exemples intégrés :

• Quelle a été votre première transaction en ligne ou par courrier électronique ?
• Quel programme avez-vous fait le pire à l'université ?
• Quelle est la carrière la plus étrange que vous ayez jamais eue ?
• Quelle est réellement la musique que vous préférez le moins ?
• Quel est votre principe de complot préféré ?
• Quel est en fait un talent étrange que vous avez ?
• Star Wars ou Star Trek ?
• Yanni ou Laurel ?
• Si vous pouviez commettre n'importe quel crime et vous en tirer, quel serait-il ?
• Quel est le pire cadeau que vous ayez jamais gagné ?
• Qui serait mangé au début si nous étions tous pris dans l'ascenseur 1C ?

Ensuite, ils ont appliqué un site de trivia en ligne totalement gratuit identifié comme MyQuiz. Ici, les solutions consistaient soit à choisir une personne de leur équipe (dont la musique la moins préférée est «C'est vraiment un petit environnement», par exemple) ou à acheter la bonne réponse parmi quelques autres solutions conçues. Ils ont terminé avec 54 pensées. Voir l'image ci-dessous pour voir à quoi cela ressemblait.

5 idées pour l'hébergement Web d'une occasion de vacances hybride

Les rencontres hybrides les plus efficaces engagent chaque visiteur numérique et humain de manière significative. Mais si vous n'êtes pas sûr de la logistique, consultez ces directives pour établir des liens entre les collègues autour et bien plus :

1. Croyez au numérique d'abord.

Lors de la planification des actions et de l'agenda de votre fête de vacances hybride, vos participants numériques doivent rester à l'esprit. Regardez comment votre personnel virtuel peut interagir et rester engagé à chaque action individuelle.

2. Découvrez l'emplacement approprié.

Le lieu de votre événement peut à la fois faire ou casser la rencontre hybride. Ne vous concentrez pas sur la stabilité et l'apparence en ligne de votre site et assurez-vous d'avoir accès aux bonnes machines pour la visioconférence.

3. Prioriser les choses à faire favorables aux hybrides

Une erreur typique lorsque l'hébergement Web organise des soirées hybrides consiste à organiser des fonctions pour une entreprise en personne et à simplement diffuser les festivités pour les participants numériques. Au lieu de cela, recherchez des routines hybrides accueillantes que tout le monde peut apprécier ensemble, tout en étant séparés. Voici quelques exemples :

• Une exposition de récompenses de groupe amusante
• Pause vacances Quiz ou Soirée sport
• Formule magique Père Noël
• Peindre Se réunir
• Expertise festive présente

N'oubliez pas que les fonctions de vacances hybrides doivent interagir activement à la fois avec les personnes en particulier et avec les assistants numériques - alors donnez la priorité aux activités qui peuvent atteindre cet objectif.

4. Partagez l'ambiance.

Parfois, les participants virtuels peuvent vraiment avoir l'impression de manquer le plaisir, principalement parce qu'ils sont éloignés. Pour aider à contrer cela, les hôtes doivent créer une expérience de travail et une ambiance partagées pour tous les participants. Par exemple, si votre décor pour homme ou femme contient des flocons de neige en papier et des bougies à la vanille, envisagez d'envoyer aux invités numériques une édition plus compacte de ces articles pour leur logement ou leur lieu de travail.

5. Définissez des hommes ou des femmes et des amis distants en groupes ou en paires.

Une façon de motiver l'engagement parmi les hommes ou les femmes et les invités numériques est de les placer en groupes ou en paires. Par exemple, si vous effectuez des anecdotes sur les escapades, pensez à diviser vos amis en groupes, avec à peu près chaque équipe contenant une entreprise individuelle et distante. Obtenez cette 1 phase supplémentaire en encourageant les équipes à réfléchir à des noms d'équipe innovants.

Lorsqu'il s'agit d'organiser des activités distantes et hybrides, la logistique peut prendre beaucoup plus de temps, d'efforts et de travail acharné. Mais lorsque c'est fait de manière appropriée, vous pouvez organiser une occasion qui évoque la camaraderie et l'appartenance au sein de votre groupe.