Comment augmenter vos compétences en communication en 5 étapes simples

Au bureau, chaque membre du personnel peut avoir ses propres tâches et objectifs, mais les uns avec les autres, vous travaillez tous dans le même sens.

Mais avec autant de personnes différentes aujourd'hui qui viennent ensemble, il y aura forcément des frictions sur la meilleure façon de mettre en œuvre les conseils et les méthodes. L'interaction est essentielle au succès de votre groupe.

La conversation est un travail collaboratif acharné, et tout le monde peut se tenir debout pour faire le travail sur ses compétences en communication. Alors que certains employés peuvent se sentir timides et ne partageront pas leurs concepts exceptionnels, d'autres utilisateurs du groupe peuvent avoir du mal à voir ou à comprendre divers détails à regarder.

Peu importe où vous vous trouvez avec vos capacités de conversation, vous pouvez les améliorer en cinq étapes très simples, avant tout pour un groupe plus collaboratif et performant.

Comment améliorer les techniques de conversation en milieu de travail

L'amélioration des compétences de conversation sur le lieu de travail peut nécessiter de nombreux composants uniques. Que vous souhaitiez être un meilleur auditeur ou vérifier avec à peu près tous les employés, il existe plusieurs moyens d'aider votre groupe à converser plus correctement avec à peu près tous les autres. Vous trouverez ci-dessous cinq façons simples de commencer à améliorer vos capacités de communication.

1. Soyez un auditeur énergique.

Êtes-vous certainement à l'écoute des membres de votre groupe ? Si vous gribouillez dans une conférence, écrivez des e-mails via un téléphone Zoom ou interrompez vos idées ou options individuelles, vous n'écoutez pas activement. Heureusement, il existe de nombreuses façons d'améliorer votre capacité d'écoute afin d'assurer que le sens de vos collègues soit entendu.

• Faites un appel visuel lorsque d'autres personnes parlent.
• Mettez de côté les interruptions. Vous pouvez prendre des notes, mais ne gribouillez pas, n'envoyez pas d'e-mails ou ne triez pas de textes lorsqu'une autre personne tente de communiquer avec vous.
• Faites attention au ton et à la langue du système de l'autre personne.
• Maintenez vos opinions jusqu'à ce que l'être humain ait absolument fini de parler. Lorsque c'est votre tour, répondez correctement et reproduisez à nouveau les faits que vous venez de partager avec vous pour montrer clairement votre attention.
• Hochez la tête et souriez comme acceptable lorsque l'autre personne discute. Si possible, essayez de ne pas tirer sur vos cheveux, vos doigts ou tout autre objet à proximité.
• Ne réfléchissez pas à ce qu'il faut dire à l'avenir dans votre tête. Vous pouvez immédiatement devenir absorbé par ces idées et ignorer ce que dit l'autre personne.
• Conservez vos jugements et vos pensées par vous-même. Évitez de sauter aux conclusions et laissez plutôt la personne partager tout ce qu'elle a à dire.
• Une fois que la personne a fini de parler, parlez aux demandes de renseignements pour clarifier tout point sur lequel vous avez des doutes.

2. Organisez des conférences utiles.

Si vous venez de commencer à ajouter des conférences au calendrier chaque jour ouvrable, vous allez probablement avoir une tonne d'employés qui gémissent et grognent. Améliorer l'interaction ne signifie pas héberger des conférences supplémentaires . L'astuce consiste à organiser des conférences réussies et significatives plutôt.

• 1ère chose est initialement. Déterminez quelles réunions sont nécessaires et lesquelles seraient bien plus utiles sous forme de messages électroniques. Gaspiller du temps dans des conférences improductives laisse les membres du personnel avec beaucoup moins de temps et d'énergie pour accomplir leurs tâches cruciales.
• Élaborer des plans pour chaque conférence individuelle. Cela aide à garder chaque personne sur le sujet, et vous pouvez revenir à la définition chaque fois que le dialogue commence à s'égarer.
• N'invitez que les personnes qui ont absolument besoin d'aller à l'assemblée. Bien que la conversation à l'échelle de l'entreprise soit essentielle, il est contre-productif d'inviter à une conférence des personnes qui n'ont pas besoin d'y être. S'il y a quelques détails qui concernent quelqu'un, mais qu'il n'aura pas vraiment besoin d'être là pour toute l'assemblée, invitez-le à y assister et commencez par les facteurs humains. Supérieur néanmoins, envoyez-le dans un e-mail.
• Quittez l'assemblage avec les marchandises de mouvement décrites. Ces aides rendent la réunion intéressante.
• Observez le personnel après la réunion. Envoyez des notes sur ce que la conférence a souligné et terminez avec les objets de mouvement envisagés pour le groupe.

3. Révélez le pourquoi.

Lorsque vous demandez à un travailleur de commencer à enquêter sur une nouvelle entreprise ou de télécharger des rapports, essayez de lui expliquer pourquoi vous lui demandez de faire le travail. Vous pouvez demander à un travailleur d'obtenir des histoires pour une chose sur laquelle il a travaillé au cours des trente derniers jours.

En l'absence de clarification, ils peuvent craindre que leurs performances soient très médiocres et qu'ils soient en difficulté alors que vous voulez vraiment mettre en œuvre les quantités d'une nouvelle initiative d'entreprise vers laquelle vous travaillez.

Quels que soient le travail et le but, expliquez pourquoi vous vous renseignez sur certaines choses. Cela peut également aider à éviter les malentendus et les problèmes de communication au sein du personnel.

4. Check out-in avec les membres du personnel.

Même si vous avez une politique de porte ouverte qui invite les travailleurs à vous dire ce qu'ils pensent à tout moment, tout le monde ne choisira pas de profiter de cette ligne d'interaction ouverte. Certains membres du personnel peuvent en venir à se sentir nerveux à l'idée de partager leurs pensées ou leurs faveurs à garder pour eux.

Organisez régulièrement des réunions individuelles en tête-à-tête, probablement tous les mois ou tous les trimestres, pour en discuter avec chaque membre du groupe. Interrogez-les sur l'évolution de leurs tâches, vérifiez s'ils se sentent confus et invitez-les à partager leurs suggestions et leurs objectifs.

5. Renseignez-vous pour des suggestions.

L'interaction est une route à double sens. En plus des premières conférences réussies et des entretiens avec les employés sur leur travail et l'avancement des tâches, vous devriez également accueillir les commentaires sur votre propre efficacité et sur l'organisation dans son ensemble.

Cela peut se produire pendant la durée de réunions individuelles ou présenter des sondages réguliers à remplir par le personnel. Offrez également la possibilité de soumettre des commentaires de manière anonyme, ce qui permettra à certains employés de se sentir plus à l'aise pour parler.

Lorsque vous recevez des commentaires, ne vous contentez pas de les mettre de côté et de les oublier. Créez un système de mouvement pour travailler sur le renforcement de vos propres faiblesses. Si vous obtenez des commentaires qui s'appliquent à l'entreprise, assurez-vous de partager également ces faits avec votre direction.

Sélections supplémentaires pour améliorer les capacités de communication

Bien que ces cinq actions soient un excellent point de départ, il existe d'autres moyens d'améliorer les capacités d'interaction au bureau. Utilisez des technologies telles que Google Chat ou Slack pour générer des canaux de conversation.

Si vous utilisez une application ou d'autres ressources de communication, envisagez d'appliquer des limites à l'ouverture des lignes individuelles. Des messages réguliers à 3 heures du matin sur un défi de faire le travail peuvent amener de nombreux employés à se sentir épuisés s'ils ne peuvent en aucun cas quitter le mode faire le travail.

Renseignez-vous également auprès de vos collègues sur leurs goûts en matière d'interaction. Absolument, il y aura des moments où vous devrez organiser une conférence pour n'importe qui, mais gardez à l'esprit les préférences de communication lorsque vous devez contacter une ou deux personnes. Certains hommes et femmes gardent les informations et les faits plus efficaces lorsqu'ils peuvent les lire dans un e-mail, alors que d'autres préfèrent communiquer des conseils en personne.

Lorsque vous organisez une conversation utile au sein de votre équipe, assurez-vous d'impliquer tout le monde. Bien sûr, vous ne voulez insérer des hommes et des femmes dans un e-mail que lorsque cela les concerne, mais dans l'ensemble, incluez absolument tout le monde - même s'ils ne se trouvent pas dans votre section du bureau ou même dans la même ville - dans vos directives d'interaction.

En fin de compte, envisagez de mettre en place un plan de porte ouverte pour permettre au personnel de s'arrêter à votre bureau pour parler de problèmes ou de sentiments à tout moment.

Avantages des techniques de communication robustes

Les avantages de l'amélioration de vos capacités de conversation sont apparemment sans fin. Lorsque quelqu'un se sent entendu, il y a moins de risques de confrontations tendues. De plus, votre équipe consacrera beaucoup moins de temps à corriger les malentendus dus au fait qu'un homme ou une femme en particulier n'écoutait pas activement ou que quelqu'un d'autre interrompait une conférence. Cela implique une productivité accrue et du temps supplémentaire investi sur des tâches importantes.

Lorsque votre équipe communique avec succès au sein du conseil d'administration, vous pouvez également améliorer l'expérience de travail de l'acheteur. Les travailleurs peuvent répondre aux besoins des consommateurs beaucoup plus efficacement lorsqu'ils peuvent travailler ensemble à la suite de défis, et ils peuvent s'assurer qu'il y a de petites erreurs de communication qui laissent les tâches passer entre les mailles du filet.

De meilleures compétences en communication indiquent que presque tous les employés se sentent écoutés et plus à l'aise pour partager leurs concepts. Cela signifie que votre personnel peut fournir beaucoup plus d'idées au bureau, ce qui aidera votre entreprise à établir et à atteindre de nouveaux objectifs.

La communication est essentielle sur le lieu de travail

Votre groupe est seulement aussi fort que son expertise en interaction. Prendre le temps de tirer le meilleur parti des applications d'interaction, des commentaires de synthèse, de l'ordre du jour des conférences et de l'organisation de périodes individuelles avec le personnel se traduira par un engagement et une efficacité supplémentaires du personnel à tous les niveaux.

L'interaction fonctionnera dans les deux sens, alors soyez assuré de travailler sur vos techniques de communication et d'aider votre équipage à améliorer sa conversation. Au final, votre organisation n'en sera que meilleure.