Comment organiser une réunion de lancement parfaite

Démarrer votre projet sans réunion de lancement, c'est comme faire une randonnée sans carte. Bien sûr, vous apprécierez peut-être quelques sentiers sympas, mais vous vous perdrez probablement sans carte ni plan clair.

La même chose se produit lors du lancement de projets sans réunion de lancement. Ce n'est qu'avec une communication solide et un plan que vous pourrez maintenir votre projet sur la bonne voie. C'est comme un GPS qui vous aide à atteindre votre destination.

Apprenons-en davantage.

Table des matières

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement ?

Une réunion de lancement prépare le terrain pour le succès en clarifiant les objectifs du projet, en définissant les rôles et les responsabilités et en décrivant le calendrier du projet.

Dans l’ensemble, cela se traduit par une exécution fluide du projet. Considérez-le comme le début officiel de votre projet, comme la cérémonie d'ouverture des Jeux olympiques.

Il existe deux types de coups d'envoi : internes et externes . Les kickoffs internes se concentrent sur l’alignement de l’équipe interne, tandis que les kickoffs externes rassemblent des parties prenantes externes ou des partenaires impliqués dans le projet.

Les avantages des réunions de lancement

1. Alignement et communication améliorés

La beauté des réunions de lancement ? Ils permettent à chacun de partager ses priorités, ses idées et ses projets. Cela signifie que votre équipe peut s'aligner et se mettre d'accord sur les éléments critiques dès le départ.

Sage Journals a mené une étude communautaire soulignant l'importance des événements de lancement des projets de recherche.

Ces événements impliquent une collaboration tout au long de chaque étape de la réunion, l'établissement de relations en remettant en question les points de vue de chacun et le partage d'expertise.

Des réunions de lancement sont suggérées pour faciliter le dialogue entre les membres de l’équipe et promouvoir des partenariats équitables.

Conseil de pro : ouvrez un dialogue pour exploiter l'expertise collective de votre équipe, générer des informations précieuses et favoriser un sentiment d'appropriation partagée.

2. Planification et exécution rationalisées du projet

Les coups d'envoi sont comme le coup de sifflet de départ d'un jeu : vous attribuez des rôles et reconnaissez les conflits potentiels.

Cela permet à une équipe d’économiser énormément d’énergie et de temps, ce qui vous permet de démarrer avec un plan de gestion de projet solide en place.

Heather Negley renforce ce point dans son livre intitulé The Salesforce Consultant's Guide : Tools to Implement or Improvement Your Client's Salesforce Solution :

« La réunion de lancement est l'une des réunions les plus importantes sur un projet.

C'est le moment où l'équipe fait la première impression importante et parle au client de ses objectifs pour le projet. La méthodologie du projet est également enseignée au client.

« Au cours de la découverte, l'équipe du projet effectue une analyse commerciale en utilisant diverses techniques pour mieux comprendre les processus actuels et futurs. Les membres du projet écrivent les histoires des utilisateurs pour préparer la phase de construction.

3. Effacer les jalons et les délais

Imaginez un groupe d’individus très motivés se réunissant pour transformer un plan en réalité.

Ils exécutent méticuleusement chaque étape depuis la phase de planification jusqu'aux tests finaux, en gardant un œil sur l'horloge et en communiquant ouvertement sur leurs progrès.

Ce niveau de collaboration garantit un processus transparent et une livraison rapide du produit fini. Jean Kang, responsable du programme stratégique chez Figma, déclare :

« Lancez votre programme en beauté en organisant une réunion de lancement de 30 minutes.

• Fixez des objectifs, présentez les membres de l’équipe et établissez un plan d’exécution.
• Définissez les sources de vérité pour les ressources, à qui s'adresser pour quoi et les bons canaux de communication (Slack, formulaire d'admission, microsite).
• Partagez le cadre décisionnel comme DACI, RACI ou RAPID.

4. Premiers commentaires

Les cinq principaux outils et techniques de gestion de projet les plus couramment utilisés sont la « réunion de lancement », les « réunions d'avancement », les « rapports d'avancement », « l'analyse des exigences » et la « liste d'activités », selon Joao Varajao, Gabriela Fernandes et Helio Silva. .

Ces méthodes sont essentielles à la réussite du projet car elles permettent aux équipes de recevoir des commentaires précoces et de procéder aux ajustements nécessaires en temps réel , conduisant ainsi à une réalisation plus précise et plus efficace du projet.

Conseil de pro : utilisez le nuage d'émojis de Slido pour poser des questions simples et obtenir des commentaires à l'aide d'émojis. Avec cette gamification, vous pouvez recueillir des retours qualitatifs et quantitatifs et atténuer tout sentiment de tension et d’inconfort.

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4 types de réunions de lancement

Réunion de lancement interne

Idéal pour : équipe de projet

Le coup d'envoi interne est une réunion charnière qui rassemble une équipe de projet et donne le ton au projet plus vaste ou à venir. C'est ce qu'on appelle communément le coup d'envoi du projet et permet aux membres de l'équipe de faire connaissance.

Objectifs d'une réunion de lancement interne :

• Établissez des canaux de communication, une fréquence de réunion et des flux de travail clairs.
• Identifiez les goulots d’étranglement potentiels et élaborez un calendrier pour les atténuer.
• Assurez-vous que tous les membres de l’équipe ont la même compréhension des informations sur le projet.
• Aligner les priorités et les attentes du projet.

Idéalement, un lancement interne devrait couvrir les rôles des membres de l'équipe, l'historique du projet, le cadre du projet et son objectif.

Réunion de lancement de la saison

Idéal pour : la saison à venir

Un coup d'envoi saisonnier contribue à dynamiser l'entreprise pour la saison ou l'année à venir et célèbre également les réalisations de l'année/de la saison précédente.

Les grandes entreprises organisent souvent une réunion de lancement saisonnière au début de l'exercice, d'une nouvelle saison ou d'une nouvelle année.

Cet événement interne peut être spécifique à un service ou à l'ensemble de l'entreprise. Cela dure généralement une journée, mais peut être complété en quelques heures.

Objectifs de la réunion de lancement de la saison :

• Renforcer la culture d’entreprise et la confiance des équipes.
• Fixez les priorités et les objectifs pour la nouvelle saison.
• Résolvez certains problèmes passés.
• Motivez tout le monde pour le travail à venir.

Réunion de lancement de la nouvelle équipe

Idéal pour : renforcer la confiance chez les nouveaux membres de l’équipe

Un coup d'envoi d'une nouvelle équipe, également connu sous le nom de réunion « faire connaissance », garantit des présentations et un alignement appropriés entre les membres nouveaux et actuels de l'équipe.

Généralement organisée hors site, cette réunion offre une opportunité de réseautage, de discours inspirants, de brainstorming collaboratif et de séances en petits groupes productives.

À la fin de la journée, les membres de l’équipe repartent avec une compréhension claire de la manière de travailler ensemble efficacement et d’atteindre leurs objectifs.

Objectifs de la réunion de lancement de la nouvelle équipe :

• Insufflez une attitude positive.
• Démontrez les rôles de chacun.
• Décidez de la fréquence des réunions, des canaux de communication et bien plus encore.
• Établissez la confiance et apprenez à connaître tout le monde.

Réunion de lancement externe

Idéal pour : s'unir avec les clients

Imaginez rencontrer un nouveau client pour la première fois. Vous ne connaissez pas leur style de travail, leurs préférences ou leurs attentes. C'est là qu'intervient un coup d'envoi externe.

Cette réunion rassemble l'entreprise et le client pour aligner leurs objectifs, définir la portée du projet et établir une ligne de communication claire.

Lors du lancement externe, définissez les attentes en matière d'évaluation des travaux et déterminez la meilleure façon de collaborer. Une terrasse formelle sera également un ajout intéressant. Explorez les modèles de présentation de réunion de lancement.

Objectifs de la réunion de lancement externe :

• Définir la portée du projet.
• Créez une feuille de route du projet.
• Identifier et interagir avec les parties prenantes du projet.
• Établir des protocoles pour des rapports de situation réguliers.

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Comment organiser une réunion de lancement réussie

Si vous n'avez jamais planifié de coup d'envoi, le guide étape par étape suivant vous montrera exactement comment le faire.

1. Préparation

Décidez des participants à la réunion et de la durée du coup d’envoi. Les détails essentiels dépendent de la formalité et du but de la réunion de lancement . Voici quelques facteurs de base à prendre en compte lors de la préparation :

• Finalisez la liste d'invitations.
• Planifiez la durée et l'heure, et laissez du temps pour les questions.
• Élaborez un ordre du jour.

Vous pouvez utiliser cette liste de contrôle de lancement d'avant-projet.

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Conseil de pro : désignez un preneur de notes afin que les participants absents puissent recevoir un récapitulatif. De plus, si le coup d’envoi a lieu virtuellement, enregistrez-le.

2. Présentations

Vous présentez un nouveau membre de l’équipe ou rencontrez un client pour la première fois ? Ne sous-estimez pas la valeur d’une introduction chaleureuse. Commencer sur une note positive peut donner le ton à une réunion productive et réussie.

Exemple:

« HubSpoters, souhaitons la bienvenue à notre nouveau membre de l'équipe, Sarah ! Sarah est une experte en marketing qui a hâte de partager sa sagesse avec nous. Nous sommes heureux de vous avoir ici!

« Sarah, voudrais-tu nous en dire un peu plus sur toi ? »

Conseil de pro : pensez à des questions amusantes pour briser la glace pour détendre l'ambiance. Par exemple, « Parlez-nous de votre pire journée capillaire. » Mais assurez-vous que le répondant est à l’aise avec de telles questions.

3. Objectif du projet

Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde. Ils doivent tous savoir pourquoi le projet est important et à quel résultat ils peuvent s’attendre.

Malheureusement, 74 % des employés se sentent déconnectés des objectifs de leur entreprise. En fait, ils ne comprennent même pas comment leur travail s’inscrit dans un contexte plus large, ce qui est plutôt triste. Ne laissez pas votre équipe tomber dans cette statistique.

Prenez plutôt le temps d’expliquer vos objectifs à chaque membre de l’équipe. Et surtout, montrez-leur pourquoi leur rôle est important dans la réussite.

Conseil de pro : assurez-vous d'avoir une conversation en tête-à-tête avec tout le monde (si possible).

4. Plan de projet

Incluez cet élément très important dans l'ordre du jour de la réunion pour permettre aux participants de se plonger dans les détails avant l'événement.

Lors du lancement, concentrez-vous sur les informations principales qui comptent vraiment : les principaux livrables, les étapes clés et le calendrier du projet.

Conseil de pro : encouragez les questions pendant cette phase.

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5. Portée du projet

Une fois que vous avez défini le plan principal du projet, clarifiez ce qui entre dans le champ d'application et ce qui ne l'est pas.

Cela met tout le monde sur la même longueur d’onde et évite toute confusion autour des livrables et des surprises inattendues en cours de route. Ensuite, définissez clairement les limites du projet.

Conseil de pro : incluez des pages de destination, des ressources, des objectifs et des demandes créatives dans la portée de votre projet.

6. Rôles du projet

Décidez des rôles de votre projet : qui sera le sponsor exécutif et le principal point de contact ? Y aura-t-il un approbateur pour le projet ?

Cela fournira de la clarté et une orientation à l’équipe. N’oubliez pas qu’un peu de planification dès le départ peut vous épargner bien des maux de tête plus tard.

Conseil de pro : partagez un graphique RACI en tant qu'élément d'action. Il s'agit d'un cadre de gestion de projet utile pour clarifier les rôles et les responsabilités pour des tâches et des livrables spécifiques.

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7. Mises à jour et données du projet

Nous avons tous tendance à perdre beaucoup de temps à parcourir des documents et à collecter des informations. Le résultat? Moins de temps pour se concentrer sur des travaux à fort impact.

Par conséquent, établissez une source centrale de vérité pour les informations liées au projet. Lorsque les membres de l’équipe savent où chercher pour obtenir les informations dont ils ont besoin, vous pouvez vous attendre à plus de productivité.

Conseil de pro : assurez-vous que les mises à jour, les livrables, les jalons et les documents en temps réel sont accessibles dans un endroit facile à localiser. Utilisez Notion, par exemple, comme centre de connaissances central.

8.Questions

Une fois la réunion terminée, ne laissez pas votre équipe dans le noir. Laissez-les poser des questions sur le projet. Cette étape supplémentaire peut conduire à un meilleur alignement et à une meilleure compréhension.

Conseil de pro : encouragez la participation active en consacrant suffisamment de temps aux questions.

9. Ordre du jour de la réunion de lancement

Pour que tout cela soit plus facile à comprendre, nous avons élaboré un exemple d'ordre du jour de réunion de lancement .

Introduction

Permettez aux participants à la réunion de se présenter. Allégez les choses en posant des questions amusantes et inventives qui ne manqueront pas de susciter un sourire ou deux.

Informations d'arrière-plan

• Expliquez pourquoi ce projet est essentiel aux objectifs de votre équipe et au succès de l'entreprise.
• Partagez des informations appropriées sur les projets précédents et les clients pour aider l'équipe à comprendre la portée du projet et ses enjeux.

Objectifs du projet

• Discutez en détail de la portée et des objectifs du projet.
• Définir les métriques pour mesurer le succès du projet.

Tâches importantes et calendrier

• Gardez votre projet sur la bonne voie en définissant un calendrier clair avec des étapes clés.
• Définissez les rôles de chaque membre de l’équipe pour vous assurer que chacun sait ce que l’on attend de lui.
• Discutez du calendrier et des étapes en détail et clarifiez les responsabilités de chaque membre de l'équipe.

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Logistique

• Établir des canaux et des protocoles de communication clairs pour garantir une collaboration efficace.
• Partagez les coordonnées de tous les membres de l’équipe pour faciliter la communication et la collaboration.
• Convenez des tactiques et de la fréquence des rapports pour que tout le monde soit informé et sur la bonne voie.

Atouts et défis possibles

• Discutez des opportunités potentielles qui pourraient survenir au cours du projet et réfléchissez aux moyens de les exploiter.
• Évaluez les ressources existantes et déterminez si des ressources supplémentaires sont nécessaires.

Vous pouvez également utiliser le modèle Smartsheet pour enregistrer la participation et le procès-verbal de la réunion de lancement de votre projet.

Il couvre les points de l'ordre du jour, les points d'action, les plans de suivi, les règles de réunion, les objectifs du projet, les rôles et responsabilités et les problèmes potentiels.

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6 Meilleures pratiques lors de la réunion de lancement

Maîtriser les réunions demande des années de pratique. Heureusement, la dernière section de notre guide partagera des pépites de sagesse pour améliorer encore vos compétences en matière de coup d'envoi.

1. Dégagez une énergie positive.

Abandonnez la tenue formelle et laissez votre extérieur froid à la porte. Au lieu de cela, apportez votre disposition ensoleillée et votre chaleur à table.

Adrian Neumeyer, créateur chez Tactical Project Manager, partage ses cinq meilleurs conseils personnels pour réaliser un coup d'envoi phénoménal :

Selon Neumeyer, la clé d’un bon coup d’envoi est l’énergie positive. En relevant les défis et les revers avec une attitude positive, vous pouvez motiver votre équipe et jeter les bases d'un projet réussi.

2. Définissez des objectifs.

Le succès signifie des choses différentes pour chaque entreprise et chaque équipe, alors demandez-vous quelle est la définition du succès et partagez-la avec tout le monde. Fixez-vous un objectif mesurable afin que les membres de l'équipe puissent automatiquement agir et faire des efforts pour l'atteindre.

Demandez aux membres de l'équipe comment le projet peut réussir, discutez des objectifs pour chaque mesure et déterminez comment tout mesurer.

« Une grande partie de toute réunion de lancement réussie consiste à définir les objectifs de l'ensemble du projet. Vous devriez prendre ce temps pour expliquer pourquoi ce projet particulier est important et comment il s'inscrit dans l'objectif ou la mission globale de votre entreprise.

Ce faisant, tous les membres de l'équipe comprendront pourquoi leur travail est important et seront plus motivés pour accomplir leurs tâches en conséquence », déclare Thad Heiges, chef de projet des contrats du gouvernement américain à l'Institut ANDECO et coach des PM.

3. Gardez un œil sur ce que chacun ressent.

Parfois, certains membres peuvent avoir l'impression que le projet dévie ou être déçus par le manque de collaboration. Bien entendu, aucun chef de projet ne souhaite avoir des membres d’équipe désengagés ou apathiques.

Conseil de pro : nous vous recommandons de partager vos réflexions et vos sentiments après la réunion pour vous assurer que tout le monde est aligné. Si vous remarquez qu'un membre de l'équipe se comporte quelque peu de manière anormale, affrontez-le en tête-à-tête dès que possible pour entendre et résoudre la cause.

Pensez également à la manière créative de Stephanie Middaugh d'obtenir les commentaires des équipes après des événements ou une formation.

Stephanie, PDG de Phoenix GTM Consulting, est devenue Kahoot ! J'ai répondu à un questionnaire et j'ai découvert que la plupart des membres de l'équipe commerciale souhaitaient des informations simples.

Middaugh dit qu'il est important de s'adapter aux temps difficiles actuels et d'utiliser diverses méthodes pour recueillir des commentaires.

4. Partagez les devoirs à l’avance.

Partagez tous les documents essentiels avec votre équipe avant le coup d'envoi.

Au lieu d'envoyer un e-mail ennuyeux avec une pile de pièces jointes, organisez les documents dans un seul centre de connaissances. Encouragez les membres de l'équipe à l'explorer au préalable, à poser des questions et à partager leurs réflexions.

5. Soutenez l’engagement.

Oui, vous pourriez être le chef de projet. Mais cela ne veut pas dire que vous seul devez parler pendant les réunions.

Encouragez votre équipe et vos parties prenantes à partager leurs réflexions et leurs idées. Ils pourraient vous surprendre par leurs brillantes contributions.

Conseil de pro : envisagez de donner à différents membres de l'équipe la possibilité d'exécuter différentes sections d'un coup d'envoi. Cela vous enlève non seulement un peu de pression, mais rend également la réunion plus interactive et plus agréable pour toutes les personnes impliquées.

6. Envoyez un e-mail de suivi.

Frappez pendant que le fer est chaud et envoyez un e-mail de suivi dans les 24 heures suivant une réunion. N'attendez pas que votre interlocuteur ait complètement oublié votre interaction.

Utilisez un modèle de suivi :

Salut tout le monde,

Quelle belle réunion de lancement nous avons eu ! J'ai la chance de diriger une équipe aussi fantastique et motivée. Poursuivons le processus en récapitulant notre discussion et en soulignant nos prochaines étapes.

• Résumer. Au cours de la réunion, nous avons abordé [le calendrier du projet, les rôles et responsabilités de l'équipe et les obstacles potentiels]. Nous avons également réfléchi à quelques idées créatives pour les livrables de notre projet et discuté des moyens de rester sur la bonne voie et de communiquer efficacement. Ceux-ci sont: …
• Prochaines étapes. Au cours des prochains jours, j'enverrai des actions et des missions détaillées basées sur notre discussion. Nous planifierons notre prochaine réunion d'équipe pour examiner nos progrès et rester connectés le 2023-09-19T11:00:00Z.

Un grand merci à tous pour avoir contribué au succès de notre réunion de lancement. Nos réalisations sont le fruit d’un effort d’équipe.

Meilleur,

votre nom

Finalisez votre coup d'envoi comme un patron

Boom! Vous disposez désormais des outils, des modèles et des frameworks nécessaires pour prendre en charge votre lancement comme un patron. Laissez transparaître votre énergie et votre enthousiasme et faites en sorte que chacun se sente valorisé et inspiré.