Comment organiser un événement virtuel réussi en 2023, ainsi que les meilleures pratiques selon le CMO d'Eventbrite
Publié: 2022-12-12En raison de la pandémie, il y a eu un changement ces dernières années vers les conférences virtuelles.
Mais une stratégie de conférence virtuelle ne peut pas être un copier-coller d'une stratégie physique. Les conférences virtuelles présentent des défis uniques et nécessitent une nouvelle perspective pour réussir.
Ici, explorons les avantages des conférences virtuelles, examinons quelques exemples de conférences virtuelles réussies pour vous inspirer et découvrez quelques outils qui peuvent vous aider à planifier la vôtre.
De plus, écoutez Tamara Mendelsohn, CMO d'Eventbrite, sur ses meilleures pratiques pour organiser un événement virtuel réussi en 2023 et au-delà.
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Avantages de la conférence virtuelle
L'organisation d'une conférence virtuelle présente de nombreux avantages majeurs.
D'une part, cela peut réduire le prix d'entrée, permettant aux petites entreprises avec des budgets limités d'acheter des billets pour votre conférence et d'offrir leurs propres idées uniques.
Cela réduit également le coût que votre entreprise devrait payer pour l'espace de conférence, le personnel disponible, la restauration, la sécurité et bien plus encore.
De plus, il permet aux gens du monde entier d'interagir les uns avec les autres sans avoir à dépenser des sommes exorbitantes en vols et en hôtels. Imaginez à quel point il est plus facile pour les spécialistes du marketing d'Inde, d'Irlande, d'Australie et des États-Unis de collaborer virtuellement plutôt que d'essayer de se réunir en personne.
Cela peut également vous aider à attirer des conférenciers très demandés qui n'ont pas le temps de s'engager dans une conférence en personne, mais qui sont heureux de partager les plats à emporter de l'industrie via un appel vidéo rapide ou une présentation préenregistrée.
De plus, une conférence en ligne vous permet de créer un produit - des enregistrements de votre conférence - que vous pouvez continuer à partager et à utiliser comme outil de génération de prospects pendant des mois et des années après le lancement initial en direct.
Et, enfin, il y a l'évidence : des circonstances parfois imprévues, comme une pandémie mondiale, peuvent rendre les conférences en personne dans certains endroits tout simplement impossibles.
Emily Raleigh, responsable marketing de la marque et des partenariats stratégiques chez HubSpot, donne quelques conseils si vous vous retrouvez soudainement à passer de votre événement en personne à un événement virtuel : "Si vous passez d'un événement en direct, essayez d'ajouter une valeur supplémentaire aux téléspectateurs qui sont maintenant à l'écoute en ligne. Faites une séance supplémentaire. Offrez plus de temps de questions-réponses. Donnez une offre spéciale supplémentaire. Trouvez des façons créatives d'ajouter des moments de plaisir supplémentaires .
De plus, Raleigh mentionne : « Les événements virtuels peuvent facilement perdre l'un des meilleurs avantages des événements en direct : la connexion humaine. Pour atténuer cela, maintenez l'événement engageant et impliquez le public.
Maintenant que nous avons exploré quelques avantages, plongeons dans les conseils de Mendelsohn pour faire de votre prochain événement virtuel un succès.
6 meilleures pratiques pour les événements virtuels, selon le CMO d'Eventbrite
1. Identifiez votre public.
Lorsque vous vous asseyez avec votre équipe pour organiser un événement virtuel, vous devez d'abord décider à qui l'événement est destiné, également appelé public cible. Votre public cible aura un impact sur presque tous les aspects de votre événement, tels que les conférenciers que vous sélectionnez, les sujets que vous couvrez et même l'heure à laquelle vous organisez l'événement.
Mendelsohn m'a dit : « Cherchez qui vous voulez voir assister à votre événement et comprenez leurs défis et leurs objectifs. Qu'est-ce qui va les inciter à s'inscrire ? Quelle valeur apportez-vous ? Comment pouvez-vous mieux y parvenir dans un environnement virtuel ? »
Elle ajoute: "N'oubliez pas que les événements virtuels peuvent élargir votre public au-delà des restrictions physiques de la personne, c'est donc une opportunité de vous connecter avec de nouveaux publics - potentiellement même à l'échelle mondiale."
C'est l'un des principaux avantages des événements virtuels : la possibilité d'atteindre un public plus large que vous ne le pourriez autrement. Bien sûr, lors de la définition de votre public cible, vous voudrez considérer quelles régions sont les plus pertinentes pour votre événement.
Par exemple, votre sujet est-il suffisamment large pour être mondial, ou vaut-il mieux organiser une session pour vos participants nord-américains et une autre pour des régions spécifiques d'Amérique du Sud ou d'Europe ? Alternativement, il est peut-être préférable de commencer avec un petit groupe dans une ville et de se développer à partir de là.
2. Élaborez votre stratégie événementielle.
Pendant la pandémie mondiale, de nombreux spécialistes du marketing se sont précipités pour reconditionner les événements en personne en événements virtuels. Mais en réalité, les événements virtuels nécessitent une stratégie complètement différente. Après tout, le support est différent, la technologie est différente et la façon dont les participants interagissent est - vous l'avez deviné - différente.
Une stratégie bien équilibrée devrait définir vos objectifs, votre budget et votre plan d'action pour le grand jour, selon Mendelsohn.
Un bon point de départ consiste à répondre au « pourquoi » ou au but de votre événement. Côté business, qu'espérez-vous accomplir ? Par exemple, vous souhaitez peut-être renforcer la notoriété de votre marque, générer des revenus ou augmenter le nombre d'adhésions. Il est également important de considérer ce que vos participants attendent de votre événement. Il peut s'agir de réseautage, d'éducation, de divertissement ou d'un mélange des trois.
Mendelsohn a donné un exemple de l'un des créateurs d'Eventbrite, le studio de verre personnalisé UrbanGlass, qui a organisé une formation dirigée par un instructeur sur la fabrication du verre. Après que la fréquentation ait été plus faible que prévu, ils ont revu leur stratégie pour comprendre pourquoi. Ils ont réalisé que les participants recherchaient une communauté et des opportunités de travailler ensemble.
En expérimentant leurs cours de groupe virtuels pour s'assurer qu'ils offraient un meilleur sens de la communauté et de la collaboration, UrbanGlass a finalement rencontré beaucoup plus de succès.
3. Facilitez l'interaction et le réseautage de votre public.
Il est déjà difficile d'impliquer les gens en personne, mais une fois que vous avez déplacé l'événement en ligne, vous devez faire face aux distractions indésirables.
Cela dit, vous n'avez pas à vous contenter d'un faible engagement. En fait, 47 % des personnes sont plus susceptibles de poser une question lors d'un événement virtuel, et 37 % sont plus susceptibles de parler à quelqu'un dans un stand virtuel qu'un vrai. La clé est de trouver des opportunités pour que les gens interagissent.
« Créer des opportunités de participation du public. Cela pourrait être un sondage ou une vérification du pouls au début d'un événement, un brainstorming au milieu ou une session de questions-réponses à la fin », m'a dit Mendelsohn.
Elle poursuit : « Si cela convient à votre événement, envoyez les participants dans des salles de sous-commission. Les gens sont plus susceptibles de participer à des groupes plus petits.
Si votre événement a une composante physique, comme une séance de yoga ou un cours de cuisine, il sera plus facile d'impliquer le public. Mais s'il n'y en a pas, Mendelsohn recommande de sortir des sentiers battus : "Encourager votre public à se lever, à se déplacer ou à participer à une activité de groupe peut être vraiment amusant et puissant."
4. Faites la promotion de votre événement avant, pendant et après.
Que votre événement soit en personne ou virtuel, vous avez toujours besoin de participants - et cela signifie la promotion de l'événement. Selon Mendelsohn, cela devrait se produire avant, pendant et après votre événement.
Elle dit: «Cela pourrait impliquer une promotion payée ou par un partenaire, des publications en direct sur les réseaux sociaux pendant l'événement et des e-mails de remerciement après. Assurez-vous de puiser dans votre réseau et demandez aux autres de passer le mot.
L'image de marque de l'événement est un autre aspect important de la promotion. Il peut s'agir de n'importe quoi, de votre logo à votre slogan, en passant par votre site Web et votre matériel promotionnel. Pour Mendelsohn, il s'agit de créer une image de marque forte et de la maintenir cohérente dans l'ensemble de votre programme.
5. Planifiez des répétitions techniques.
Les événements virtuels reposent sur la technologie, mais la technologie n'est pas toujours fiable. C'est pourquoi Mendelsohn recommande des répétitions techniques.
Elle conseille: "Organisez des séances d'entraînement avec vos conférenciers et votre équipe - et ayez un plan de secours au cas où l'inattendu se produirait."
Une autre erreur avec la technologie consiste à supposer que vos participants sont tous férus de technologie. En réalité, les gens sont plus ou moins à l'aise avec la technologie.
Mendelsohn souligne ce point : "Pour les personnes qui ne fréquentent pas les événements en ligne, même trouver le lien Zoom ou savoir entrer un code d'accès peut être délicat."
Pour lutter contre ce défi, envisagez d'effectuer un test de l'événement du point de vue du participant. Cliquez sur n'importe quel lien, envoyez un message dans le chat et lancez différentes sessions.
De plus, vous pouvez tester différentes plates-formes pour augmenter l'accessibilité en fonction des préférences de plate-forme des utilisateurs.
Par exemple, Mendelsohn m'a dit : « L'un des créateurs d'Eventbrite, Eastwind Books de Berkeley, a vu ce défi lorsqu'il a introduit la programmation virtuelle. Leur solution ? Diffuser sur plusieurs plates-formes, telles que Facebook Live, puis archiver les événements sur YouTube, afin que les gens puissent y assister via leur technologie préférée et revenir plus tard.
6. Faites preuve d'humilité et amusez-vous avec le processus.
Enfin, amusez-vous et soyez prêt à faire preuve d'humilité si quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Mendelsohn déclare : « Lors de notre sommet RECONVENE l'année dernière, Victoria Luisi du zoo de Lincoln Park a dit quelque chose qui m'a marqué : « Le virtuel est maintenant notre terrain de jeu pour essayer des choses que nous n'aurions jamais pu essayer auparavant. Cette approche peut élargir notre réflexion sur les événements virtuels dans leur ensemble, et elle est particulièrement instructive pour impliquer des publics virtuels. »
Elle ajoute : « Nous sommes tous ensemble dans ce monde virtuel/hybride en évolution. Embrassez ces moments de légèreté lorsque les choses ne se passent pas comme prévu et utilisez-les comme un moyen de vous humaniser davantage devant la caméra et d'établir une relation avec votre public.
Maintenant que nous avons exploré quelques bonnes pratiques, plongeons dans les outils qui peuvent vous aider à créer votre propre conférence virtuelle.
Outils de conférence virtuelle
1. Hopin
Hopin est une plate-forme tout-en-un pour la planification de conférences en ligne, offrant tout, d'une réception virtuelle à des séances en petits groupes, une scène principale et des événements de réseautage.
L'outil de mise en réseau est particulièrement utile, avec une minuterie que vous pouvez régler pour que chaque participant se mêle à un autre pendant quelques minutes seulement avant de passer à la conversation suivante (et, si la conversation se déroule exceptionnellement bien, ils peuvent cliquer sur "Se connecter" pour recevoir un contact informations de l'autre participant pour un suivi ultérieur).
Votre événement peut inclure à la fois des webinaires et des diffusions en direct, et une fonction de chat en direct permet aux participants de poser des questions en temps réel. De plus, les participants peuvent utiliser des stands virtuels pour promouvoir leurs produits ou services et offrir également des réductions.
2. Whova
L'application Whova Event est un chef de file en matière d'engagement et de réseautage des participants depuis 2014. Pendant quatre années consécutives, Whova a reçu à la fois le prix de la meilleure application événementielle et le prix du choix du public des Event Technology Awards.
Les organisateurs d'événements peuvent utiliser Whova pour rendre les événements en ligne hautement interactifs, amusants et productifs avant, pendant et après l'événement. L'outil s'intègre directement aux outils de diffusion en direct et d'hébergement vidéo tels que Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo, etc. -UPS.
De nombreux organisateurs offrent un accès à l'application Whova avant leurs événements pour permettre aux participants de socialiser virtuellement et de discuter de divers sujets, en tête-à-tête ou en groupes virtuels, permettant à chacun de se sentir plus connecté au moment où l'événement a lieu. Chaque participant a un profil professionnel, ce qui lui permet de trouver d'autres personnes avec qui il a des intérêts communs. Le brise-glace et le chat intégré à l'application, en particulier, permettent aux étrangers de se connaître personnellement et de communiquer avec de nouveaux et d'anciens amis.
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3. Accélérations
Accelevents est une plateforme événementielle personnalisable et flexible pour organiser des conférences virtuelles, hybrides et en personne.Il s'agit d'une plate-forme robuste offrant un enregistrement puissant, une véritable marque blanche, une diffusion en direct intégrée, des analyses approfondies et de nombreuses opportunités d'exposants et de sponsors. Bien que la plate-forme soit intuitive, ils prennent toujours le support au sérieux avec un temps de réponse moyen de moins de 30 secondes.
Ils sont connus pour leur suite d'outils de réseautage qui offrent un engagement puissant aux participants. Parmi les outils de mise en réseau figurent les salons, les ateliers, la vidéo 1: 1 des participants, la mise en réseau rapide automatisée et le chat en direct des participants.
De plus, les exposants et les sponsors ont la possibilité de personnaliser leur propre stand et de s'engager dans un chat vidéo avec leurs prospects qui visitent leur stand. Les outils de gamification et de notification push intégrés sont un excellent moyen de stimuler l'engagement tout au long de l'événement. Ils peuvent également faire de la publicité sur des bannières affichées sur toute la plateforme et avoir un accès facile à la gestion des prospects et à des analyses perspicaces des exposants.
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Exemples de conférences virtuelles
Conférence des développeurs de jeux
La Game Developers Conference (GDC) 2022 a changé ses conférences en personne pour diffuser des versions enregistrées sur la chaîne GDC Twitch. La conférence aura toujours des cérémonies pour le Festival des jeux indépendants (IGF) et les Game Developers Choice Awards (GDCA), et diffusera le contenu de la session à partir de 9 h 00 PT tous les jours, du 16 au 20 mars.
Le GDC a un itinéraire bien organisé publié sur son site Web, avec des séances en petits groupes dirigées par des influenceurs et des experts de l'industrie du jeu.
De plus, vous pouvez mettre en pause les sessions en direct si vous souhaitez regarder plus tard, et le GDC a inclus des "chaînes recommandées" avec des décomptes sur le côté gauche de l'écran. Avec certaines sessions évoquant plus de 30 000 téléspectateurs, il est prudent de dire que la GDC a lancé avec succès une version virtuelle de son événement initialement en personne.
2. La journée des partenaires de HubSpot
Les 7 et 8 avril 2020, HubSpot a lancé sa propre journée virtuelle des partenaires. L'équipe Partner a utilisé Zoom, un outil de visioconférence populaire, et a envoyé à chaque présentateur un "kit vidéo" avec un micro, une caméra, un éclairage et une toile de fond, afin que les participants puissent vivre une expérience de visionnage optimale de chacun des intervenants virtuels de la journée. De plus, les participants ont utilisé Zoom pour réseauter avec d'autres partenaires.
J'ai parlé avec Arden Brust, responsable de l'équipe de marketing partenaire de HubSpot, pour en savoir plus sur certains défis que vous pourriez rencontrer lors de la planification de votre propre expérience virtuelle.
Brust m'a dit : « Lors de la planification d'un événement en ligne, il est essentiel que vous restiez flexible et ouvert d'esprit. Avec un événement virtuel, vous courez le risque de problèmes technologiques, ainsi que de problèmes de planification que vous n'auriez peut-être pas pris en compte si vous aviez tout le monde en personne (y compris les problèmes de fuseau horaire). Pour lutter contre cela, continuez à itérer avec votre équipe et prévoyez de pivoter – ne vous attachez pas trop au plan A au point de ne pas considérer comment le plan B pourrait mieux fonctionner.
3. Comment j'ai construit ça, par Women In Product
Avec l'aide de l'outil de conférence virtuelle Run The World, l'organisation à but non lucratif Women In Product a lancé un événement entièrement virtuel les 7 et 8 mars 2020. La conférence Women In Product comprenait des participants de Chine, d'Inde, du Canada et de la Silicon Valley.
La conférence a réuni 10 conférenciers qui ont créé des produits à succès, dont le directeur de produit chez GoDaddy, un responsable de produit PayPal et un chef de produit senior chez Ebay. L'événement virtuel comprenait des discussions au coin du feu, des conférenciers principaux et des événements de réseautage qui ont permis aux femmes d'entendre parler des défis et des succès des lancements de produits sur différents marchés.
4. Sommet de maîtrise des webinaires
Jon Schumacher avait organisé des webinaires en ligne pendant un certain temps avec des résultats minimes lorsqu'il a lancé le Webinar Mastery Summit, une conférence virtuelle pour les personnes qui souhaitaient faire progresser leurs compétences en matière de webinaires.
Son premier sommet virtuel a réuni 25 experts et a généré 7 000 nouveaux abonnés par e-mail et plus de 55 000 $ de revenus grâce à ses ventes All-Access Pass. Avec All-Access, ses participants bénéficient d'un accès à vie à 17 sessions vidéo d'experts, à des enregistrements MP3 complets de toutes les sessions, à trois mois de logiciel de création de cours et à un accès à une communauté privée pour un réseautage supplémentaire.
En fin de compte, avec les conférences virtuelles, vous êtes en mesure de créer du contenu packagé enregistré pour la génération de prospects et les ventes futures, même après le lancement initial en direct, ce que les conférences en personne, malgré tous leurs avantages de mise en réseau, sont incapables de faire.
5. Groupes d'utilisateurs HubSpot (HUG)
Meghann Keogh, responsable marketing HubSpot en charge des groupes d'utilisateurs et des événements HubSpot, a connu des circonstances dans lesquelles elle a jugé nécessaire d'annuler des événements en personne et d'en créer des virtuels à la place. Keogh m'a dit qu'elle avait organisé des événements HUG virtuels pour San Francisco, New York, Berlin, Londres, Helsinki, Paris, Bogota et Mexico.
De plus, elle a créé des discussions virtuelles au coin du feu, dont une prochaine avec le PDG et co-fondateur Brian Halligan et Christian Kinnear, vice-président des ventes et directeur général EMEA.
Lorsqu'on lui a demandé comment organiser un événement virtuel réussi, Keogh m'a dit: «Que ce soit en personne ou virtuellement, les gens ont soif de se connecter. Les commentaires que nous avons reçus jusqu'à présent sont extrêmement positifs. Ce ne sont pas seulement les villes qui se connectent, ce sont les pays.
« Qu'est-ce qui a fait de nos événements virtuels un succès jusqu'à présent ? Nos incroyables conférenciers qui inspirent, éduquent et innovent nos communautés HUG.
Keogh ajoute : « Nous nous engageons à apporter un contenu pertinent à nos HUG, que ce soit en personne ou virtuellement. Nous voulons nous assurer que nos communautés ont toujours cette chance de s'engager les unes avec les autres, et nous nous engageons à y parvenir.
