Comment envoyer une invitation à un calendrier avec Google Calendar, Apple Calendar et Outlook

En tant que spécialiste du marketing, peu de choses sont plus frustrantes que la moitié des inscrits à un événement dont vous avez fait la promotion ne se présentent jamais.

Heureusement, vous êtes sur le point d'apprendre comment envoyer une invitation d'agenda via Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook, afin que les inscrits puissent ajouter l'événement à leur calendrier et être moins susceptibles d'oublier votre événement.

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À moins que vous ne sachiez par magie quel type de calendrier votre public cible utilise, le mieux est d'inclure les trois principales invitations de calendrier dans votre e-mail, donnant ainsi aux destinataires un choix qui leur convient.

Les utilisateurs d'Outlook et d'Apple Calendar recevront un fichier .ics et les utilisateurs de Google Calendar utiliseront une invitation personnalisée basée sur une URL.

Remarque : toutes les captures d'écran et toutes les étapes ont été prises sur un Mac, mais si vous êtes sur un PC, le processus est similaire.

Étape 1 : Créer un nouvel événement

Calendrier Apple

Perspectives

Google Agenda

Étape 2 : Définir les détails de votre événement

Calendrier Apple

Perspectives

Google Agenda

Étape 3 : Enregistrez et envoyez votre événement

Calendrier Apple

Perspectives

Google Agenda

Étape 4 : Insérez des invitations dans votre e-mail marketing

Gmail

Pomme

Perspectives

Étape 1 : Créer un nouvel événement

Si vous possédez un Mac, vous pouvez créer votre invitation dans Apple Calendar. Si vous possédez un PC, vous pouvez le créer dans Outlook.

Pour Google Agenda, vous créerez l'URL directement depuis votre application de calendrier (vous devrez être connecté à votre compte Google pour ce faire). Peu importe le type d'ordinateur que vous possédez.

Calendrier Apple

Ouvrez le calendrier Apple et cliquez sur le signe «+» dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Entrez le nom de votre événement dans la zone de texte « Nouvel événement » et appuyez sur Entrée/Entrée sur votre clavier.

Cela créera un événement sur votre calendrier, mais cela placera l'événement à la date et à l'heure actuelles et laissera le reste des détails vides. Vous devrez modifier ces informations pour refléter les détails de votre événement (plus d'informations à ce sujet dans la section suivante).

Perspectives

Ouvrez le calendrier Outlook, puis cliquez sur l'icône « Nouvel événement » dans le coin supérieur gauche.

Une fenêtre contextuelle d'événement s'ouvrira pour modification : indiquez simplement le titre, l'heure et la date de l'événement, le lieu et si vous souhaitez ou non définir un rappel. Pour trouver l'option « Inviter des participants », cliquez sur « Plus d'options ».

Google Agenda

Ouvrez Google Agenda dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Vous devrez être connecté à votre compte Google. Cliquez sur le bouton « Créer » en haut à gauche de l'écran. Une nouvelle fenêtre d'événement devrait s'ouvrir.

Étape 2 : Définir les détails de votre événement

Bien que les événements Outlook, Apple Calendar et Google Calendar aient des formats légèrement différents, vous aurez toujours besoin des mêmes composants pour chacun d'eux :

• Nom de l'événement
• Emplacement
• Temps
• Description de l'évenement
• URL de la page de destination de votre événement
• Alerte d'événement facultative

Vous trouverez ci-dessous des exemples de l'apparence de ces détails dans les différentes applications, ainsi qu'une clarification des informations et du format à utiliser pour chacun de ces composants.

Calendrier Apple

Perspectives

Google Agenda

Les détails que vous devez inclure

Nom de l'événement

Assurez-vous que le nom reflète le nom réel de votre événement sur votre site Web et dans vos autres promotions (c'est une évidence, mais nous sommes minutieux ici).

Vous souhaiterez peut-être également inclure le nom de votre entreprise à la fin afin que les inscrits puissent se rappeler rapidement qui organise l'événement lorsqu'ils tomberont dessus dans leur calendrier plus tard .

Emplacement

L'adresse physique de l'événement (une ligne, telle que « 123 Business Ave, Springfield, TX ») ou l'URL de la page de destination, dans le cas d'un événement en ligne.

Temps

Entrez les dates et heures de début et de fin de l’événement réel. Ajustez le timing de l'événement en fonction de votre fuseau horaire , car c'est vous qui créez le fichier .ics. L'heure changera automatiquement pour correspondre au fuseau horaire de chaque personne. Par exemple, si vous créez le fichier d'événement à Boston pour un webinaire à San Francisco qui commence à 10 h 00 PST, vous devez saisir l'heure de début à 13 h 00 EST.

Alerte (facultatif)

Vous pouvez configurer des alertes afin que les participants n'oublient pas l'événement entre le moment où vous avez envoyé l'invitation et l'heure de l'événement. Dans Outlook, vous pouvez définir une heure à laquelle un rappel se déclenche (par exemple une heure avant).

Dans Apple Calendar et Google Calendar, vous pouvez définir plusieurs alertes.

Il est important de ne pas submerger les gens avec trop d'alertes, car cela crée une expérience négative et intrusive. Vous trouverez ci-dessous un exemple de séquence d'alerte dans le calendrier Apple qui rappelle votre événement aux gens mais ne vous est pas visible :

URL de la page de destination de l'événement

Avez-vous une page de destination spécifique pour votre événement ou votre webinaire ? Incluez son URL, car elle sert de rappel pour ceux qui ne connaissent pas les détails de l'événement.

Incluez-le dans la section URL d'une invitation Apple Calendar ainsi que dans le corps du texte de vos invitations Gmail ou Outlook si vous ne l'avez pas déjà inclus dans la section Emplacement.

Description

Ici, vous devez inclure un extrait des détails de l'événement. Cela va dans la section « note » de votre invitation Apple Calendar, dans le corps de votre invitation Outlook ou dans la zone de texte « description » dans Google Calendar.

Il est également utile de fournir vos coordonnées dans cette section. De cette façon, les gens peuvent nous contacter s’ils ont des questions.

Étape 3 : Enregistrez et envoyez votre événement

Une fois que vous êtes prêt à modifier l'invitation, vous pouvez l'enregistrer pour l'utiliser comme pièce jointe dans votre e-mail marketing.

Perspectives

Cliquez sur votre événement dans Outlook, sélectionnez « Modifier », puis cliquez sur « Plus d'options ». Une fois que vous voyez la fenêtre contextuelle (illustré ci-dessous), saisissez les e-mails des personnes que vous souhaitez inviter dans la barre de texte « Inviter des participants ».

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Envoyer » en haut à gauche de l'écran pour envoyer l'invitation aux personnes figurant dans votre liste de destinataires.

Calendrier Apple

Double-cliquez sur votre événement Apple pour l'ouvrir, puis saisissez les e-mails dans la zone de texte « Invités ». Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « OK » et l'invitation sera automatiquement envoyée aux e-mails que vous avez inclus dans les détails de l'événement.

Google Agenda

Cliquez sur votre événement dans votre calendrier Google et cliquez sur « Modifier l'événement ». Tapez ensuite les e-mails dans la zone de texte « Ajouter des invités » à droite des détails de votre événement (à côté de « Salles »). Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez « Enregistrer ».

Si vous l'avez fait correctement, Google Agenda vous affichera une fenêtre contextuelle confirmant que vous souhaitez envoyer l'événement aux invités. Cliquez sur « Envoyer » pour vous assurer qu'il est envoyé aux e-mails que vous avez inclus.

Étape 4 : Insérez des invitations dans votre e-mail marketing

Le moyen le plus simple d'envoyer un événement par courrier électronique pour Outlook, Apple et Gmail est de le faire directement à partir de l'invitation à l'événement elle-même.

Chacun de ces fournisseurs de messagerie vous donne la possibilité de saisir des e-mails directement dans l'événement et d'inclure du texte supplémentaire, des pièces jointes, etc.

Mieux encore, l'invitation que vous recevrez est claire et vous offre la possibilité d'accepter ou de refuser l'invitation directement depuis votre boîte de réception e-mail :

Cependant, vous pouvez essayer quelques solutions de contournement si vous préférez inclure l'URL de l'événement dans un e-mail marketing.

Calendrier Gmail

Pour le calendrier Gmail, cliquez sur « Modifier » pour ouvrir l'événement dans une nouvelle fenêtre, puis sélectionnez le menu déroulant « Plus d'actions ». De là, cliquez sur « Publier l'événement » :

Dans l'écran contextuel, vous verrez un code HTML ou un lien vers l'événement. Cliquez simplement sur « Copier » à côté du lien pour copier le lien, puis ouvrez l'e-mail que vous avez l'intention d'envoyer et collez l'URL.

Cependant, vous devez vous assurer que chaque destinataire de courrier électronique a également été inclus dans la liste d'invitations à l'événement.

Calendrier Apple

Si vous utilisez Apple Calendar, vous devrez également faire preuve d'un peu plus de créativité.

Pour contourner l'option d'envoyer l'événement à un destinataire directement à partir des détails de l'événement, envoyez simplement l'événement uniquement à votre propre adresse e-mail. Lorsque vous ouvrez l'invitation, vous verrez un lien .ics joint à l'e-mail :

Téléchargez simplement la pièce jointe .ics, puis faites glisser et déposez cet événement de calendrier dans un e-mail pour l'envoyer aux destinataires.

Calendrier Outlook

Enfin, si vous utilisez Outlook, vous devrez ouvrir votre boîte de réception et sélectionner « Nouveaux éléments » > « Réunion » :

Source de l'image

Cliquez sur « Nouvelle réunion » et enfin, sélectionnez « Répondre avec la réunion » dans l'e-mail lui-même :

Source de l'image

Et c'est tout! Vous êtes prêt. Utilisez ces conseils pour envoyer des événements marketing aux prospects, prospects et clients.

Jetez un œil au Guide ultime du marketing événementiel pour en savoir plus sur les types d'événements que vous pourriez envisager de créer pour engager et ravir les clients potentiels.

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié en juin 2014 et a été mis à jour pour plus de fraîcheur, d'exactitude et d'exhaustivité.