Comment rédiger un mémo [Modèle et exemples]

Un mémo (également appelé mémorandum ou « rappel ») est utilisé pour les communications internes concernant les procédures ou les affaires officielles au sein d'une organisation.

Contrairement à un e-mail, un mémo est un message que vous envoyez à un grand groupe d'employés, comme l'ensemble de votre service ou tout le monde dans l'entreprise. Vous devrez peut-être rédiger une note pour informer le personnel des événements à venir ou diffuser des changements internes.

Si vous avez besoin d'informer vos employés d'affaires internes officielles, nous vous montrerons comment rédiger un mémo pour mieux communiquer votre message. Mais avant de détailler cela, parlons des nombreux objectifs des mémos.

Les mémorandums sont partagés pour informer les lecteurs de nouvelles informations et ont des applications pour différentes communautés et entreprises.

Les communautés peuvent utiliser des mémos pour informer leurs membres des consignes de sécurité publique, promouvoir divers événements, sensibiliser sur des sujets qui affectent leur vie.

Les entreprises peuvent utiliser des mémos pour relayer des informations concernant une politique récemment mise à jour, des changements de procédure ou pour persuader les employés d'agir, comme assister à une réunion, un congrès ou une célébration à venir pour des jalons organisationnels.

Ensuite, nous vous guiderons dans la rédaction de votre propre mémo.

Vous pouvez rédiger un mémo en quelques étapes courtes. Tous les mémos doivent inclure les éléments suivants :

1. Écrivez un titre.

Quel que soit le type de mémo que vous rédigez, vous devrez inclure un titre. Cette section doit inclure à qui est destiné le mémo (qu'il s'agisse d'un individu ou d'un service), la date, l'origine du mémo et une ligne d'objet.

Votre ligne d'objet doit être courte, accrocheuse et donner aux lecteurs une idée générale de l'objet du mémo.

2. Rédigez une introduction.

Votre introduction doit résumer l’objectif de votre mémo en deux à trois phrases. Il doit mettre en évidence le problème ou le problème et la solution que vous avez décidé d’adopter.

3. Fournissez le contexte du problème.

Dans cette section, expliquez le raisonnement derrière le mémo. Il peut s’agir par exemple d’une modification du budget, d’une restructuration d’entreprise ou d’un nouveau déploiement de procédures. Cette explication doit justifier les changements mis en œuvre.

4. Décrivez les mesures à prendre et le calendrier (facultatif).

Selon l'objectif de votre mémo, vous pouvez demander aux employés de réaliser des actions ou fournir un calendrier indiquant le moment où les changements auront lieu. Par exemple, ils peuvent avoir besoin d’accomplir une tâche ou de fournir des informations dans un certain délai. Cette section doit inclure les éléments suivants :

• Quand les employés peuvent s’attendre à ce que les changements entrent en vigueur
• Quels changements ont déjà été apportés et à quoi s'attendre à l'avenir
• Délais à respecter

Si aucune action n'est nécessaire de la part de l'employé, vous pouvez omettre cette section.

5. Incluez une déclaration finale.

Votre déclaration finale comprendra toutes les informations que vous souhaitez renforcer. Y a-t-il des contacts spécifiques vers lesquels les lecteurs devraient s’adresser pour toute question ? Si tel est le cas, incluez-les ici.

6. Révisez et relisez avant l’envoi.

Cette étape peut sembler évidente, mais il est important de revoir votre document avant de l'envoyer. Les mémos sont destinés à informer les lecteurs des changements à venir et à relayer des informations importantes. Vous ne voulez pas risquer de créer de la confusion avec une faute de frappe ou une inexactitude.

Pour commencer à créer vos propres mémos professionnels, voici un modèle de mémo professionnel facile à suivre avec des exemples de la façon de les utiliser pour répondre à différents besoins, à titre indicatif.

Modèle de mémo d'affaires

MÉMORANDUM

À:

DEPUIS:

DATE:

SUJET:

Je vous écris pour vous informer que [raison de la rédaction du mémo].

Alors que notre entreprise continue de croître… [preuve ou raison à l’appui de votre paragraphe d’ouverture].

S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions. En attendant, j'apprécierais votre coopération pendant que [les informations commerciales officielles] ont lieu.

Format de modèle de mémo professionnel

Le format de modèle de mémo professionnel est conçu pour communiquer efficacement votre message. Un mémo doit diffuser les informations nécessaires d’une manière facile à digérer pour un grand nombre d’employés.

Une ligne d'objet précise les avertira que ce mémo les concerne spécifiquement. Et commencer par un résumé permet aux destinataires de comprendre le message général avant d’approfondir les détails. Les informations générales offrent un contexte au message, et l'aperçu et le calendrier doivent répondre aux questions susceptibles de se poser.

Entête:

Dans votre en-tête, vous souhaiterez clairement étiqueter votre contenu « Mémorandum » afin que vos lecteurs sachent exactement ce qu'ils reçoivent. Comme mentionné précédemment, vous devrez inclure « À », « DE », « DATE » et « SUJET ». Ces informations sont pertinentes pour fournir du contenu, comme à qui vous vous adressez et pourquoi.

Premier paragraphe :

Dans le premier paragraphe, vous souhaiterez énoncer rapidement et clairement l’objectif de votre mémo. Vous pourriez commencer votre phrase par la phrase « Je vous écris pour vous informer… » ou « J'écris pour demander… ». Un mémo doit être court, clair et précis. Vous souhaiterez fournir vos informations les plus critiques dès le départ, puis utiliser les paragraphes suivants comme opportunités pour approfondir plus en détail.

Deuxième paragraphe :

Dans le deuxième paragraphe, vous souhaiterez fournir un contexte ou des preuves à l’appui. Par exemple, disons que votre note informe l'entreprise d'une réorganisation interne. Si tel est le cas, le deuxième paragraphe devrait dire quelque chose comme : « Alors que notre entreprise continue de croître, nous avons décidé qu'il était plus logique de séparer notre équipe de production vidéo de notre équipe de contenu. De cette façon, ces équipes peuvent se concentrer davantage sur leurs objectifs individuels.

Troisième paragraphe :

Dans le troisième paragraphe, vous souhaiterez inclure votre demande spécifique de chaque employé. Si vous planifiez une sortie d'équipe, c'est l'espace que vous incluriez, "Veuillez confirmer votre présence avec des restrictions alimentaires" ou "Veuillez m'envoyer un e-mail avec des questions."

Au contraire, si vous informez le personnel des travaux de construction à venir dans le bâtiment, vous pourriez dire : « J'apprécierais votre coopération pendant cette période ». Même si vous n'attendez aucune action spécifique de la part des employés, il est utile d'indiquer comment vous espérez qu'ils géreront la nouvelle et si vous attendez d'eux qu'ils fassent quelque chose en réponse au mémo.

Modèle de mémo téléchargeable

Vous voulez voir le format de mémo ci-dessus dans sa forme finale ? Téléchargez les modèles de mémos professionnels gratuits de HubSpot, présentés ci-dessous. Le document vous donne un cadre qui trie votre mémorandum en sous-thèmes pour aider les employés à mieux digérer les informations et à comprendre ce que l'on attend d'eux après l'avoir lu.

Téléchargez ce modèle

Exemples de mémos

Différentes industries ou situations nécessiteront des mémos légèrement différents. Certains d’entre eux devront être plus longs ou plus courts, d’autres n’auront peut-être pas de calendrier et certains auront des informations générales détaillées. Le format de votre mémo doit changer pour correspondre au message que vous souhaitez que vos employés reçoivent.

Mémo de retard de lancement

L'objectif de ce mémo est d'annoncer que le lancement d'un produit sera retardé. L'introduction inclut la nouvelle date, donc une chronologie ou un long aperçu n'est pas nécessaire. Ce format de cette note pourrait être appliqué à d’autres situations où un changement simple mais important se produit.

Ce que nous aimons : La note de lancement donne aux lecteurs un aperçu des retards de lancement des produits, ce qui peut atténuer une certaine frustration que les clients ou les employés pourraient autrement ressentir s'ils n'étaient pas informés.

D'autres changements de date, promotions, jalons ou annonces de produits pourraient également utiliser ce format.

Mémo de mise à jour du bâtiment

Il y a des aspects logistiques d'une entreprise qui concernent vos employés, mais qui n'impliquent pas nécessairement leur travail. Ce mémo représente un exemple de rénovation de cuisine dans un bureau. C'est un peu un inconvénient mais pas d'une grande ampleur.

Ce que nous aimons : Cette note démontre la compréhension d'une entreprise de l'impact que les rénovations peuvent avoir sur les employés et montre du respect et de la considération pour leurs besoins.

Ce format de mémo pourrait être appliqué à d’autres mises à jour de bâtiments, à des journées de travail à domicile ou à d’autres annonces répandues mais mineures.

Mémo de la communauté

Les célébrations, événements, journées thématiques ou autres événements amusants pour vos employés peuvent également être communiqués via des mémos. Les mémos communautaires comme cet exemple sont généralement plus courts car ils ne nécessitent pas beaucoup d’informations de base ni de nombreux détails.

Ce que nous aimons : Ce mémo contient des instructions claires sur l'endroit où se déroule l'événement, ce qui aurait été moins efficace s'il n'avait inclus que le numéro d'étage.

Les mémos de cette nature doivent inclure au minimum un résumé, une date et un lieu.

Mémo de persuasion

Les mémos de persuasion sont utilisés pour encourager les lecteurs à agir concernant un événement ou une proposition, comme voter ou présenter une pétition.

Ce que nous aimons : Ce mémo de persuasion donne la priorité au lecteur pour qu'il puisse apprendre par lui-même et prendre une décision en fonction de ses conclusions.

Les principaux éléments du mémo de persuasion doivent inclure un aperçu de la tâche à accomplir, un contexte pour en savoir plus et un appel à l'action qui met l'accent sur l'impact que le lecteur peut potentiellement avoir.

Écrivez vos mémos au point

La principale différence entre un mémo et un simple e-mail n'est pas le niveau de complexité, mais la taille de l'audience. Un mémo peut être simple ou complexe, à condition qu'il communique efficacement votre message et qu'il soit pertinent pour le groupe d'employés qui le reçoit. Et le message lui-même doit être clair et concis, quel que soit le format de mémo que vous utilisez.

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié en octobre 2018 et a été mis à jour par souci d'exhaustivité.