Comment rédiger un mémo [Modèle et exemples]

Un mémo (également connu sous le nom de mémorandum ou « rappel ») est utilisé pour les communications internes concernant les procédures ou les affaires officielles au sein d'une organisation.

Contrairement à un e-mail, un mémo est un message que vous envoyez à un grand groupe d'employés, comme l'ensemble de votre service ou tout le monde dans l'entreprise. Vous devrez peut-être rédiger une note pour informer le personnel des événements à venir ou diffuser des changements internes.

Si vous avez besoin d'informer vos employés d'affaires internes officielles, nous vous montrerons comment rédiger un mémo pour mieux communiquer votre message. Mais avant de le décomposer, parlons des nombreux objectifs des mémos.

Les mémorandums sont partagés pour informer les lecteurs des nouvelles informations et ont des applications pour différentes communautés et entreprises.

Les communautés peuvent utiliser des mémos pour informer les personnes en leur sein des consignes de sécurité publique, promouvoir divers événements, sensibiliser sur des sujets qui affectent leur vie.

Les entreprises peuvent utiliser des mémos pour relayer des informations concernant une politique récemment mise à jour, des changements de procédure ou persuader les employés de prendre une mesure, comme assister à une réunion, une convention ou une célébration à venir pour des jalons organisationnels.

Ensuite, nous vous expliquerons comment rédiger votre propre mémo.

Vous pouvez créer un mémo en quelques étapes courtes. Tous les mémos doivent inclure les éléments suivants :

1. Écrivez un titre.

Quel que soit le type de mémo que vous écrivez, vous devrez inclure un titre. Cette section doit inclure la personne à qui la note est destinée (qu'il s'agisse d'une personne ou d'un service), la date, l'expéditeur de la note et une ligne d'objet.

Votre ligne d'objet doit être courte, accrocheuse et donner aux lecteurs une idée générale de l'objet du mémo.

2. Rédigez une introduction.

Votre introduction doit résumer le but de votre mémo en deux ou trois phrases. Il doit mettre en évidence le problème ou le problème et la solution avec laquelle vous avez décidé d'aller de l'avant.

3. Fournissez des informations sur le problème.

Dans cette section, expliquez le raisonnement derrière la note de service. Il peut s'agir par exemple d'une modification du budget, d'une restructuration d'entreprise ou d'un nouveau déploiement de procédures. Cette explication devrait justifier les changements mis en œuvre.

4. Décrivez les éléments d'action et le calendrier (facultatif).

Selon l'objectif de votre mémo, vous pouvez avoir des éléments d'action que les employés doivent compléter ou fournir un calendrier indiquant quand les changements auront lieu. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de terminer une tâche ou de fournir des informations dans un certain délai. Cette section doit inclure les éléments suivants :

• Quand les employés peuvent s'attendre à ce que les changements entrent en vigueur
• Quels changements ont déjà été apportés et à quoi s'attendre à l'avenir
• Les délais qu'ils doivent respecter

Si aucune action n'est nécessaire au nom de l'employé, vous pouvez omettre cette section.

5. Inclure une déclaration de clôture.

Votre déclaration de clôture comprendra toute information que vous souhaitez renforcer. Y a-t-il des contacts spécifiques que les lecteurs devraient contacter pour des questions ? Si oui, incluez-les ici.

6. Révisez et relisez avant l'envoi.

Cette étape peut sembler évidente, mais il est important de revoir votre document avant de l'envoyer. Les mémos sont destinés à informer les lecteurs des changements à venir et à relayer les informations importantes. Vous ne voulez pas risquer de semer la confusion avec une faute de frappe ou une inexactitude.

Pour commencer à créer vos propres mémos professionnels, voici un modèle de mémo professionnel facile à suivre avec des exemples sur la façon de les utiliser pour répondre à différents besoins à titre indicatif.

Modèle de note d'entreprise

MÉMORANDUM

À:

DE:

DATE:

MATIÈRE:

Je vous écris pour vous informer que [raison de la rédaction du mémo].

Alors que notre entreprise continue de croître… [preuve ou raison à l'appui de votre paragraphe d'ouverture].

S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions. En attendant, j'apprécierais votre coopération pendant que [informations commerciales officielles] ont lieu.

Format de modèle de note d'entreprise

Le format de modèle de mémo professionnel est conçu pour communiquer efficacement votre message. Une note de service doit diffuser les informations nécessaires d'une manière facile à digérer pour un grand nombre d'employés.

Une ligne d'objet précise les avertira que ce mémo les concerne spécifiquement. Et commencer par un résumé analytique permet aux destinataires de comprendre le message général avant de plonger plus profondément dans les détails. Les informations contextuelles offrent un contexte au message, et la vue d'ensemble et la chronologie doivent répondre aux questions susceptibles de se poser.

Entête:

Dans votre en-tête, vous voudrez clairement étiqueter votre contenu "Mémorandum" afin que vos lecteurs sachent exactement ce qu'ils reçoivent. Comme mentionné précédemment, vous voudrez inclure "TO", "FROM", "DATE" et "SUBJECT". Ces informations sont pertinentes pour fournir du contenu, comme à qui vous vous adressez et pourquoi.

Paragraphe un :

Dans le premier paragraphe, vous voudrez énoncer rapidement et clairement le but de votre mémo. Vous pourriez commencer votre phrase par la phrase « Je vous écris pour vous informer… » ou « Je vous écris pour vous demander… ». Un mémo se veut court, clair et précis. Vous voudrez fournir vos informations les plus critiques dès le départ, puis utiliser les paragraphes suivants comme opportunités pour plonger plus en détail.

Paragraphe deux :

Dans le deuxième paragraphe, vous voudrez fournir un contexte ou des preuves à l'appui. Par exemple, supposons que votre mémo informe l'entreprise d'une réorganisation interne. Si tel est le cas, le deuxième paragraphe devrait dire quelque chose comme : « Alors que notre entreprise continue de croître, nous avons décidé qu'il était plus logique de séparer notre équipe de production vidéo de notre équipe de contenu. De cette façon, ces équipes peuvent se concentrer davantage sur leurs objectifs individuels.

Paragraphe trois :

Dans le troisième paragraphe, vous voudrez inclure votre demande spécifique de chaque employé - si vous planifiez une sortie d'équipe, c'est l'espace que vous incluriez, "Veuillez RSVP avec des restrictions alimentaires" ou "Veuillez m'envoyer un e-mail avec des questions."

Au contraire, si vous informez le personnel de la construction à venir du bâtiment, vous pourriez dire : « J'apprécierais votre coopération pendant cette période. » Même s'il n'y a pas d'action spécifique que vous attendez des employés, il est utile d'inclure comment vous espérez qu'ils vont gérer la nouvelle et si vous attendez d'eux qu'ils fassent quelque chose en réponse au mémo.

Modèle de mémo téléchargeable

Vous voulez voir le format de mémo ci-dessus dans sa forme finale ? Téléchargez les modèles de mémos professionnels gratuits de HubSpot, illustrés ci-dessous. Le document vous donne un cadre qui trie votre mémorandum en sous-thèmes pour aider les employés à mieux digérer l'information et à comprendre ce qu'on attend d'eux après l'avoir lu.

Télécharger ce modèle

Exemples de mémos

Différentes industries ou situations nécessiteront des mémos légèrement différents. Certains devront être plus longs ou plus courts, d'autres peuvent ne pas avoir de calendrier, et certains auront des informations de base détaillées. Le format de votre mémo doit changer pour s'adapter au message que vous voulez que vos employés reçoivent.

Mémo de retard de lancement

L'objectif de ce mémo est d'annoncer que le lancement d'un produit sera retardé. L'introduction inclut la nouvelle date, donc une chronologie ou un long aperçu n'est pas nécessaire. Ce format de cette note pourrait être appliqué à d'autres situations où un changement simple, mais important, se produit.

Ce que nous aimons : la note de lancement fournit aux lecteurs un aperçu des retards de lancement des produits, ce qui peut atténuer une certaine frustration que les clients ou les employés pourraient autrement ressentir s'ils n'étaient pas informés.

D'autres changements de date, promotions, jalons ou annonces de produits peuvent également utiliser ce format.

Mémo de mise à jour du bâtiment

Il y a des aspects logistiques d'une entreprise qui concernent vos employés, mais qui n'impliquent pas nécessairement leur travail. Cette note décrit un exemple de rénovation de cuisine au bureau. C'est un peu gênant mais pas d'une grande ampleur.

Ce que nous aimons : Ce mémo démontre la compréhension d'une entreprise de l'impact que les rénovations peuvent avoir sur les employés et montre du respect et de la considération pour leurs besoins.

Ce format de mémo pourrait être appliqué à d'autres mises à jour de bâtiments, à des journées de travail à domicile ou à d'autres annonces généralisées mais mineures.

Mémo communautaire

Les célébrations, les événements, les journées thématiques ou d'autres choses amusantes pour vos employés peuvent également être communiquées par le biais de mémos. Les mémos communautaires comme cet exemple sont généralement plus courts car ils ne nécessitent pas beaucoup d'informations générales ou de nombreux détails.

Ce que nous aimons : ce mémo contient des instructions claires sur l'emplacement de l'événement, ce qui aurait été moins efficace s'il n'avait inclus que le numéro d'étage.

Les mémos de cette nature doivent inclure au minimum un résumé, la date et le lieu.

Mémo de persuasion

Les mémos de persuasion sont utilisés pour encourager les lecteurs à prendre des mesures concernant un événement ou une proposition, comme un vote ou une pétition.

Ce que nous aimons : Ce mémo de persuasion donne la priorité à donner au lecteur des informations pour apprendre par lui-même et prendre une décision en fonction de ses conclusions.

Les principaux composants du mémo de persuasion doivent inclure un aperçu de la tâche à accomplir, un contexte pour en savoir plus et un appel à l'action qui met l'accent sur l'impact que le lecteur peut potentiellement avoir.

Écrivez vos mémos au point

La principale différence entre un mémo et un simple e-mail n'est pas le niveau de complexité, c'est la taille de l'audience. Un mémo peut être simple ou complexe, tant qu'il communique efficacement votre message et qu'il est pertinent pour le groupe d'employés qui le reçoit. Et le message lui-même doit être clair et concis, quel que soit le format de mémo que vous utilisez.

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié en octobre 2018 et a été mis à jour pour être complet.