Comment rédiger un plan de communication efficace [+ Modèle]

Vous vous souvenez du "Tide Pod Challenge?" Cette période horrible début 2018 où des adolescents se sont filmés en train d'ingérer de la lessive ?

Alors que c'était un début amusant (bien que dangereux) pour la nouvelle année, ce petit coup de pouce d'infamie a été un gâchis de relations publiques pour la marque de détergent en question, Tide, dont l'équipe de communication de crise a dû trouver comment répondre aux adolescents américains qui avalent leurs produits toxiques. produit. La société mère de Tide, Procter & Gamble, a été rapide dans sa réponse, en grande partie grâce à son plan de communication.

Dans cet article, vous apprendrez à créer un plan de communication efficace qui vous prépare, vous et votre entreprise, à toute situation.

Les plans de communication peuvent vous aider à clarifier l'objectif d'un lancement de produit ou d'une nouvelle initiative et à déterminer officiellement les messages que vous souhaitez transmettre à votre ou vos publics cibles.

De plus, un plan de communication peut aider votre entreprise en temps de crise si un message marketing ou une décision commerciale antérieur nuit à votre réputation auprès des parties prenantes internes ou des clients.

Si les entreprises n'ont pas de plan de communication, elles ne seront pas préparées en cas de catastrophe. Il est peu probable que votre entreprise trouve des adolescents mangeant votre produit pour la renommée d'Internet, mais il n'est pas si improbable que vous n'ayez jamais besoin d'une procédure pour gérer efficacement les situations difficiles.

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Cela fait partie d'un modèle proposé dans la boîte à outils. Pour ce modèle particulier, l'organisation est séparée en phases, une description de cette phase et qui doit effectuer cette action.

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Maintenant que nous avons vu comment un plan de communication peut être utile, apprenons à en rédiger un qui sera efficace.

1. Effectuez un audit de vos supports de communication actuels.

Avant de vous asseoir pour lancer votre plan, vous devez d'abord décider où il s'intégrera dans votre entreprise. Il est donc important que vous remplissiez un « état de l'union » ou un audit du climat actuel des communications au sein de votre entreprise. Cela peut vous aider à identifier les zones problématiques.

Par exemple, supposons que vous ayez besoin de créer un plan de communication pour le lancement d'un nouveau produit. Pour créer votre plan, vous devrez d'abord effectuer un audit afin d'identifier les lacunes de votre approche marketing actuelle.

Après avoir effectué l'audit, vous constaterez peut-être qu'il existe une lacune majeure dans vos supports marketing dans lesquels vous discutez rarement d'un sujet qui correspond bien à votre nouveau produit. Vous voudrez vous assurer que ce sujet figure dans votre plan de communication.

Pour effectuer un audit, vous devrez collecter et interpréter avec soin les données sur les performances de votre plan marketing actuel et tracer la voie à suivre en fonction de ces résultats. De plus, vous pourriez envisager d'organiser des groupes de discussion ou d'envoyer des sondages à votre public pour trouver des lacunes dans vos supports de communication actuels.

Bien sûr, vous voudrez avoir à l'esprit l'objectif de votre plan de communication lors de la réalisation d'un audit. Dans l'exemple ci-dessus, remarquer que vous manquez de matériel sur un certain sujet n'a d'importance que si votre objectif est de générer des prospects et des conversions vers un produit qui correspond à ce sujet.

Par exemple, si vous lancez un nouvel outil de marketing par e-mail et que vous constatez un manque de contenu sur Google Ads, il se peut que ces informations ne soient pas pertinentes pour votre plan de communication. Cependant, s'il vous manque du contenu sur les meilleures pratiques de marketing par e-mail, il s'agit d'informations importantes que vous pouvez utiliser pour adapter votre plan de communication de manière appropriée.

2. Définissez des objectifs SMART pour votre plan de communication en fonction des résultats de votre audit.

Après votre audit, vous voudrez définir quelques objectifs basés sur les données des résultats. Que voulez-vous réaliser avec ce plan ?

En cas de doute, rappelez-vous que vos objectifs doivent être SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels.

Par exemple, si une petite agence rédige un plan de communication pour son client, elle pourrait rédiger un objectif du type : "Nous prévoyons d'augmenter les demandes d'emploi pour notre client de 25 % au cours d'un trimestre."

Alternativement, votre équipe RH doit peut-être rédiger un plan de communication pour proposer la conception d'une nouvelle matrice de croissance pour les contributeurs individuels qui ne souhaitent pas devenir managers.

Si tel est le cas, votre équipe RH devra identifier les objectifs spécifiques qu'elle espère atteindre grâce à son plan, même si les résultats sont moins quantifiables - par exemple, son objectif pourrait être "d'augmenter les taux de rétention des employés de 10 % par rapport à l'année suivante » ou encore « augmenter la satisfaction des employés, comme l'indiquent leurs prochains scores NPS ». Ils devront présenter ces objectifs aux parties prenantes pour obtenir le leadership à bord.

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3. Identifiez le public auquel vous prévoyez de livrer votre plan de communication.

Une bonne communication commence par connaître et comprendre votre interlocuteur. Dans ce cas, si un plan de communication de crise est destiné aux parties prenantes, pour lesquelles écrivez-vous ? Les exemples de parties prenantes incluent les employés, les investisseurs, les clients, les responsables gouvernementaux locaux ou les médias.

Si vous écrivez pour des médias, un communiqué de presse détaillant vos objectifs est une bonne idée pour ce public. Il devrait y avoir un processus pour déterminer qui parlera aux médias, un aperçu de ce qu'ils diront et un plan d'action mis en place pour aller de l'avant.

Alternativement, si votre public est vos employés, vous pouvez créer un document interne à jour auquel les employés peuvent se référer, ainsi que les coordonnées du DRI interne s'ils ont des questions de suivi.

4. Décrivez et rédigez votre plan en gardant à l'esprit votre public.

Lorsque vous êtes prêt à définir et à rédiger votre plan, il est probablement plus simple de commencer par un tableau ou un graphique pour identifier les messages que vous devez promouvoir, à qui vous ciblez ces messages et sur quel(s) canal(x).

Une fois que vous avez créé un aperçu général, voici comment vous voudrez structurer votre plan de communication (n'hésitez pas à copier ces sections dans une table des matières pour votre propre plan) :

• Objectif (à quoi sert ce plan de communication)
• Cadre d'escalade (y compris la « première ligne de défense » et « l'équipe d'intervention élargie »)
• Rôles et responsabilités de chaque employé
• À faire et à ne pas faire
• Comment maintenir un plan d'intervention efficace

(Si vous avez besoin d'aide pour rédiger un plan de communication, téléchargez nos modèles de plan de communication gratuits et prêts à l'emploi.)

Lors de la rédaction de votre plan de communication, travaillez avec des groupes ou des représentants de vos parties prenantes pour améliorer la précision. Les stratégies doivent résoudre les objectifs ou les risques potentiels.

Par exemple, si vous travaillez pour une agence visant à promouvoir le produit d'un client, un risque pourrait être de dépenser de l'argent sur des publicités payantes sans retour sur investissement garanti. Pour résoudre ce risque, l'agence doit détailler différentes étapes pour s'assurer que les publicités sont efficaces avant de les rendre publiques.

5. Déterminez le ou les canaux sur lesquels vous devez transmettre vos messages.

Les canaux que vous choisissez pour communiquer avec votre public dépendent de votre message et à qui vous souhaitez transmettre ce message. Par exemple, si vous créez un plan de communication pour les employés internes, vous pouvez envoyer votre plan de communication dans un e-mail à l'échelle de l'entreprise ou utiliser des réunions d'équipe en personne pour transmettre votre message.

Alternativement, si vous communiquez avec des clients, vous pouvez déterminer qu'il est préférable de communiquer via une newsletter par e-mail ou via un communiqué de presse.

Bien sûr, le(s) canal(aux) que vous choisirez dépendra de vos objectifs, mais il est important que vous écriviez votre plan de communication que vous gardiez à l'esprit vos méthodes de distribution.

6. Décidez quels membres de l'équipe sont chargés de transmettre le message.

Une fois que vous avez déterminé votre public et le ou les canaux sur lesquels vous diffuserez votre plan de communication, déterminez le DRI pour diffuser le message.

Par exemple, si votre équipe RH propose une nouvelle matrice de croissance au leadership, vous pouvez demander à votre directeur des RH de présenter le discours initial lors de la première réunion. Une fois que le leadership est intégré, vous pouvez demander à chaque représentant des RH de dispenser une session de formation pour chaque équipe interne afin de vous assurer que chaque employé comprend ce qui change en interne et pourquoi.

7. Estimez un échéancier pour la durée de chaque étape.

Vous devriez avoir une estimation approximative du temps que prendra chaque étape de l'exécution de votre stratégie. Par exemple, si votre plan doit passer des échelons supérieurs aux employés, il est bon de prendre en compte le temps qu'il faudra pour passer par la chaîne de commandement. Il est également judicieux de déduire la durée d'un cycle médiatique.

Par exemple, pour une erreur mineure dans une campagne publicitaire, l'agence de publicité peut estimer que le cycle de contrôle du problème prendra un mois, y compris une réunion avec le client, les parties prenantes et les employés pour discuter des étapes à suivre.

8. Mesurez les résultats de votre plan après l'avoir présenté aux parties prenantes et déterminez les réussites et les domaines à améliorer.

Il y a toujours place à l'amélioration. Mesurez les résultats du plan après l'avoir présenté aux parties prenantes et déterminez les aspects qui se sont bien déroulés et les domaines à améliorer la prochaine fois.

Par exemple, l'agence de publicité n'a peut-être pas atteint son objectif d'augmenter les candidatures potentielles de 25 % en un trimestre. Ils pourraient retravailler leurs objectifs pour se donner plus de temps ou faire pivoter leur objectif trimestriel pour s'adapter à ces objectifs.

Alternativement, si vous remarquez que certains termes de votre plan de communication évoquent un niveau de stress ou de peur chez les parties prenantes internes, réfléchissez à la façon dont vous pouvez reformuler la prochaine fois pour vous assurer que votre plan de communication semble utile, bénéfique et positif.

Certains aspects de l'élaboration d'un plan de communication peuvent être un voyage « choisissez votre propre aventure ». La clé est de choisir les aspects qui reflètent le mieux les besoins de votre entreprise à une époque où une communication efficace est essentielle. Qu'est-ce que vos parties prenantes ont besoin de savoir et comment allez-vous le mieux communiquer ?

Les plans de communication peuvent devenir délicats, mais en rédiger un efficace se prouvera par sa longévité. Les plans de communication suivants incluent une analyse des parties prenantes auxquelles vous répondriez et les procédures à inclure dans ces communications.

1. Plan de communication stratégique

Le plan de communication de Bright Hub Project Management explique comment, quand et pourquoi la communication se produit au sein de son organisation.

Cet exemple est excellent car il détaille la façon dont les responsables de la communication écrivent des plans de crise et reconnaît que parfois le responsable marketing ou le chef de projet occupé assume cette responsabilité.

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2. Plan de communication du projet

Voici un exemple de projet de mise à niveau de facturation de Simplicable. Ce plan de communication répertorie toutes les réunions importantes et les documents nécessaires au projet. Comme vous pouvez le constater, il comprend également les sections nécessaires, notamment le public, les objectifs, le format et le DRI.

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3. Plan de communication marketing

Un plan de communication marketing est essentiel pour communiquer auprès de votre marché cible, notamment lors du lancement de nouveaux produits ou initiatives. Cet exemple de Smartsheet vous permet de planifier des stratégies de communication marketing pour les clients, les prospects, les partenaires médias, les parties prenantes internes et les événements.

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4. Plan de communication d'entreprise

Les plans de communication d'entreprise décrivent comment les organisations communiquent en interne et en externe. Cet exemple de Smartsheet est une feuille de route en neuf étapes qui comprend un espace pour un énoncé de mission, un résumé analytique, une analyse de situation, des messages clés, etc.

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5. Plan de communication de crise

Cette liste de contrôle de communication ci-dessous, par Prezly, donne un excellent aperçu des détails d'un plan de crise du début à la fin. Il peut être utilisé comme un guide efficace lors de l'élaboration d'une stratégie de gestion de crise.

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Conseils de planification des communications

La planification de la communication peut être délicate, alors voici quelques conseils supplémentaires à garder à l'esprit pour faire briller votre plan : lorsque vous décrivez les procédures de gestion des crises, indiquez qui est impliqué dans la situation. Cela permet aux parties prenantes d'envisager les processus de prise de décision.

De plus, si vous faites partie d'une grande entreprise avec une large liste de parties prenantes, vous pouvez diviser les publics cibles de votre plan.

Par exemple, peut-être que votre public est plus que de simples "consommateurs". Divisez les groupes de parties prenantes pour une compréhension plus facile et des solutions plus distinctes.

En fin de compte, votre plan de communication doit fournir clairement et succinctement les informations nécessaires à toutes les personnes impliquées dans la décision commerciale, le lancement du produit ou les crises de relations publiques. Utilisez la stratégie mentionnée ci-dessus, ainsi que nos modèles de plan de communication, pour vous assurer que le vôtre est aussi efficace que possible.

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié en septembre 2019 et a été mis à jour pour être complet.