Comment écrire de bons e-mails en 16 étapes rapides

Voulez-vous être un entrepreneur plus sûr de vous et plus prospère? Arrêtez d'envoyer des e-mails médiocres.

L'expression "les premières impressions sont importantes" est plus vraie que jamais dans le monde des e-mails.

Si vous voyez des murs de texte volumineux ou de termes mal orthographiés, vous risquez de rebondir ou de perdre votre concentration, que l'e-mail ait été envoyé par un cadre supérieur, un membre de la famille ou un spécialiste du marketing vendant des histoires.

Une mauvaise étiquette de courrier électronique peut détruire les relations avec les clients, les collègues et les partenaires.

Après avoir échoué à communiquer en raison de mes propres e-mails défectueux, puis avoir guidé d'autres auteurs et clients à travers ce problème fréquent, j'ai permis aux principes suivants de générer des e-mails clairs et conscients.

Voici 16 suggestions sur la façon d'arrêter d'envoyer des e-mails ennuyeux. Soyez unique.

1. Tout d'abord, n'utilisez pas une adresse e-mail farfelue.

Utilisez des noms réels au lieu de noms idiots, qui semblent professionnels.

Pour les e-mails personnels, les formules suivantes sont toujours valables : prénom et initiale du nom ou noms complets, tels que [email protected] ou [email protected]

Utilisez des noms plus génériques pour les autres e-mails utilisés par une équipe, tels que l'accès au site Web d'un client ou aux données de performance, tels que [email protected], [email protected], etc.

2. Lignes de sujet utiles

Ne soyez pas évasif. Les deux principaux aspects d'une ligne d'objet sont le sujet de l'e-mail et l'action requise. Cela simplifie les choses et élimine tout malentendu.

Cette formule facilite également la découverte des e-mails lors de la recherche.

Vous pouvez également avoir un impact sur les ouvertures de la ligne d'objet en utilisant des crochets et des parenthèses au début de la ligne d'objet. Utilisez-les pour donner le ton et mettre en majuscule cette section de l'e-mail, tout en laissant le reste de la phrase capitaliser seul. À titre d'exemple d'un membre de l'équipe, considérez ce qui suit :

[Modifications requises] Des révisions finales sont nécessaires pour l'article d'écriture fantôme de XXX.

Voici un exemple pour un client :

[Action requise] L'approbation est requise pour la rédaction d'un article sur l'étiquette des e-mails.

3. Lorsque vous répondez, modifiez la ligne de sujet.

Lorsque vous répondez à un e-mail, assurez-vous de modifier la ligne d'objet pour plus de clarté.

Voici une méthode rapide pour y parvenir :

[Réaction de James] Re : Avez-vous reçu le rapport SEO mis à jour ?

4. Un sujet par fil

C'est une loi inviolable de la clarté. Lorsque vous répondez à un e-mail, discutez uniquement du sujet principal de la discussion.

Cela simplifie les choses et simplifie considérablement l'identification des réponses lors de l'analyse des fils de discussion (c'est pourquoi une ligne d'objet claire indiquant le sujet et l'action pertinents est toujours requise).

5. Bonjour… Salutations : s'adresser aux destinataires

D'abord et avant tout, adressez-vous toujours à la personne par son nom. Ne vous contentez pas de commencer à parler. Cela démontre que vous n'avez pas de temps pour eux et que vous ne vous en souciez pas (bien que les e-mails doivent être courts et précis).

L'utilisation d'argot ou d'un vocabulaire de la rue, tel que "Hey", est interdite.

Réfléchissez à la façon dont vous vous adresseriez à un ancien combattant vénéré ou à une dame de 100 ans. Soyez honnête mais direct.

Les trois premiers sont les suivants :

1. Bonjour (nom)
2. Bonjour (nom)
3. Bonsoir (nom)

Lorsque vous dites au revoir, utilisez la même procédure.

Les trois premiers choix sont :

1. Meilleur
2. Merci pour votre temps
3. À partir de

6. Personnalisez votre signature pour vous démarquer, vous et votre entreprise.

Ayez toujours une signature personnalisée qui comprend, au minimum, les éléments suivants :

• Nom complet
• Titre
• Numéro de téléphone
• Le logo de l'entreprise est relié à son site Web.
• Liens vers les réseaux sociaux

De plus, si vous écrivez régulièrement dans des publications tierces, publiez un livre ou apparaissez sur une chaîne médiatique de premier plan, fournissez les informations suivantes dans votre signature : Lisez le "titre" de mon livre le plus récent ; lire mon dernier article sur l'entrepreneur ; etc.

7. Formatez avec de brefs paragraphes et regardez des vidéos amusantes

Avez-vous déjà reçu un e-mail qui n'était qu'un long paragraphe ? Ce bloc de texte semble difficile, et vous perdrez votre attention.

Réduisez vos paragraphes. Seulement une ou deux phrases.

Aussi, gardez vos phrases brèves et précises. Cela permet à votre message d'être transmis aux lecteurs rapidement et clairement.

Évitez également d'utiliser des points d'exclamation ou des émoticônes.

8. Ne composez jamais une pièce émotive.

Ne rédigez pas d'e-mails lorsque vos émotions sont fortes, surtout si elles sont désagréables ou tendues. Prenez une seconde pour respirer si quelque chose est critique, comme un e-mail urgent d'un client concernant une échéance manquante. Promenez-vous rapidement. Sortez un livre. Faites n'importe quoi mais ne vous souciez pas de répondre pendant un moment.

Ensuite, lorsque vous êtes rafraîchi, réagissez ou si vous avez affaire à quelqu'un qui demande des réponses très urgentes, dites que vous reviendrez vers lui dès que possible. Ensuite, accordez-vous un repos mental.

C'est aussi le génie d'un dessinateur. Créez-les pour les e-mails les plus importants, puis dormez dessus. Le lendemain, vous changerez probablement d'avis sur ce que vous voulez dire, et votre message sera meilleur et plus engageant.

9. Répondez dès que possible

Les délais de réponse varient en fonction du niveau d'urgence.

Si vous savez que vous aurez besoin de plus de temps pour répondre, rédigez une réponse rapide dans ce délai de 24 heures expliquant pourquoi, ainsi qu'une date exacte, ils doivent anticiper la réponse :

Pam ici.
J'espère que tout va bien. Permettez-moi d'approfondir cette question et de vous répondre d'ici vendredi.

10. N'envoyez pas ou ne répondez pas aux e-mails le week-end ou en dehors des heures de bureau.

Sauf si c'est une exigence de votre emploi. Voici quelques exemples:

Cela démontre aux clients potentiels que vous êtes désespéré.

Cela démontre aux clients ou à votre équipe que vous êtes inquiet, ce qui démontre une mauvaise gestion du temps.

Cela démontre le workaholism, qui va bien avec un manque d'attention.

Vous éduquerez également les gens à croire que vous êtes constamment « actif » et ils commenceront à anticiper vos réponses même lorsque vous ne l'êtes pas. Et, s'il s'agit véritablement d'une urgence, comme un site Web client en panne ou quelque chose d'horrible qui arrive à un client/membre de l'équipe, SMS ou téléphone.

11. Comprendre vos fuseaux horaires.

Comprenez les fuseaux horaires des personnes auxquelles vous envoyez des e-mails. Encore une fois, cela démontre que vous avez passé du temps supplémentaire à apprendre quelque chose, ce qui démontre que vous vous souciez de lui.

Envisagez de recevoir un e-mail d'un client en Israël alors qu'il commence sa journée et que vous êtes sur le point d'aller vous coucher qui dit : « Bonjour ». Ceci, une fois de plus, démontre leur manque de concentration.

12. Indiquez l'adresse e-mail de votre destinataire.

Combien de fois avez-vous accidentellement appuyé sur le bouton d'envoi ? Certains systèmes, tels que Google Gmail, incluent une zone tampon pour la transmission, mais pas tous. Lorsque vous retirez un e-mail inachevé ou non édité, cela peut vous empêcher d'avoir l'air prétentieux.

13. Gardez un œil sur vos réponses.

Le courrier électronique est largement disponible. Vérifiez toujours les informations de votre destinataire avant de cliquer sur le bouton d'envoi. Vous pouvez parler différemment à une personne qu'à l'autre, et les messages peuvent devenir confus (ou vous avoir des ennuis si la négativité est là).

Aussi, gardez à l'esprit que d'autres peuvent réagir tous avec une réponse pour vous seul. Souvenez-vous en avant d'envoyer le même email à plusieurs personnes.

14. N'utilisez pas le mot "désolé".

"Désolé pour le retard" est le pire. Cela délivre le message que vous êtes désorganisé. Au lieu de cela, dites « veuillez excuser le retard ». Inutile d'entrer dans les détails.

Une autre approche sensée consiste à éviter d'utiliser le mot "désolé". Le terme démontre une faiblesse. Vous ne voulez pas paraître faible. Déjà.

15. Interagir avec le lecteur

Réduisez votre utilisation du "je" et parlez directement au récepteur. Cela est particulièrement vrai pour les clients.

Adressez-vous toujours directement au destinataire et omettez autant de « I » que possible.

16. Les négatifs doivent être convertis en positifs

Les mots ont un sens à la fois au niveau conscient et subconscient. Évitez les expressions telles que « je ne peux pas », « Mon entreprise souhaite que cela puisse » et « Si seulement je pouvais ». »

Ce sont plusieurs niveaux de commentaires négatifs qui pourraient nuire à votre message positif global. Ces types d'interactions, sans plonger dans la neurobiologie, établissent une mauvaise programmation pour vous et votre client. Et plus ces actions seront répétées, plus elles deviendront une habitude.

Utilisez les points positifs. Remplacez les boîtes par les boîtes pour créer un dialogue plus positif. Au lieu de dire : « Mon entreprise espère qu'elle pourra produire des résultats plus opportuns », dites : « Mon entreprise souhaite qu'elle puisse produire des résultats plus opportuns ». "Alors que nous nous concentrons sur vos besoins, mon entreprise livre un travail plus rapide..."

Les e-mails sont des moyens de contact décisifs, surtout maintenant que le travail à distance a transformé l'aspect de la communication pour de nombreuses entreprises.

Ces idées rapides peuvent vous aider à vous démarquer en simplifiant et en clarifiant votre message. Ils feront de vous un meilleur rédacteur d'e-mails, ce qui vous aidera à devenir un meilleur entrepreneur.