Comment rédiger une documentation de processus

Que vous exécutiez des tâches récurrentes ou que vous créiez un nouveau programme, la documentation des processus peut vous aider à formaliser vos efforts commerciaux. En fait, la création de documentation aide à améliorer la coordination, la structure et la cohérence de votre organisation.

Cet article rassemble les meilleures pratiques pour la documentation des processus. Ici, vous apprendrez :

La documentation du processus peut être un didacticiel étape par étape sur un nouvel outil logiciel ou un document d'intégration pour les nouvelles recrues. Cette pratique vous permet d'être proactif dans la conception de systèmes et de processus internes qui permettent d'économiser du temps, du capital et de l'énergie précieuse.

Pourquoi la documentation des processus est importante

Si vous manquez de structure et de détails pour les processus organisationnels de base, votre entreprise est plus exposée aux inefficacités. La documentation des processus fournit une couche de protection supplémentaire pour votre organisation.

Le manque de documentation peut entraîner les défis organisationnels suivants.

Manque de rétention d'informations

Si une seule personne possède des connaissances approfondies sur un processus, l'organisation risque de perdre ces connaissances si elle part. La documentation du processus aide à décrire les informations que cette personne détient et vous permet de les stocker de manière à ce que d'autres puissent y accéder.

Licenciements

Sans feuille de route, il y a plus de chances que du temps soit perdu sur des tâches inutiles ou répétitives. La documentation des processus peut vous aider à décrire et à visualiser ces redondances afin que vous puissiez créer une meilleure solution.

Goulot d'étranglement

Un goulot d'étranglement peut survenir à n'importe quelle étape du processus. Il est important de savoir d'où viennent les goulots d'étranglement et pourquoi. L'identification de ces retards et obstacles sera utile pour gagner en efficacité.

Perte de revenus

Moins de productivité signifie plus de temps et d'énergie consacrés à l'exécution des processus dans votre organisation. Les membres de l'équipe ont alors moins de disponibilité pour entreprendre de nouveaux projets. Cette désorganisation peut entraîner une perte de revenus, voire de chiffre d'affaires, dans votre entreprise.

Avantages de la documentation des processus

La documentation des processus est essentielle à la fonction globale et au flux des systèmes au sein de votre organisation. D'autres avantages communs de la documentation des processus suivent.

Cela crée de la résilience face au changement.

La documentation des processus permet à votre organisation de maintenir un rythme et un élan constants, malgré le déplacement des pièces. En décomposant tout (aussi granulairement que possible), les composants individuels du processus peuvent être déplacés ou remplacés avec une facilité considérable.

Cela peut être particulièrement utile en cas de restructuration ou de changement de personnel dans votre organisation. Lorsqu'une personne quitte votre équipe, ses connaissances peuvent perdurer. Si un nouveau coéquipier se joint, la documentation l'aidera à se développer rapidement.

Vous identifierez les processus et les étapes indispensables.

En plongeant dans vos processus organisationnels, vous déterminerez si un processus apporte une valeur justifiable à votre organisation. Vous serez en mesure d'identifier les étapes de vos processus qui sont nécessaires et efficaces.

Y a-t-il des étapes qui peuvent être modifiées ou éliminées sans sacrifier l'efficacité ? Cette pratique créera de la clarté pour votre équipe.

Il collecte et organise les connaissances.

Un document de processus contient des connaissances collectives sur une approche donnée d'un sujet. En rendant ces documents facilement accessibles aux membres de l'équipe, vous permettez la croissance et le flux d'informations dans toute l'organisation.

Il permet l'auto-évaluation et tient compte des variables.

La documentation du processus permet aux membres de l'équipe de réfléchir à leurs contributions individuelles. Ils peuvent voir précisément leur impact sur le résultat d'un processus donné.

La création de documentation est également utile pour identifier où faire des ajustements pour affiner le processus pour de meilleurs résultats.

Il assure la conformité.

Votre équipe doit inclure des documents de processus pertinents dans le processus d'intégration et de formation. Vous pouvez ensuite vous assurer que les membres de l'équipe, nouveaux et anciens, disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour accomplir une tâche.

En spécifiant des paramètres, vous pouvez vous assurer que la sécurité, la conformité légale ou autre est atteinte.

Cela minimise les erreurs.

Les erreurs font naturellement partie de la vie. Cependant, vous voudrez éviter les faux pas dans votre entreprise autant que possible. Des instructions étape par étape pour effectuer une tâche peuvent vous aider à minimiser ces erreurs.

Création d'une documentation de processus

Maintenant que vous avez vu à quel point la documentation des processus est essentielle pour votre organisation, explorons comment vous pouvez l'implémenter dans vos propres entreprises.

1. Identifiez votre objectif.

Avant de commencer à écrire, organisez une séance de remue-méninges. Pendant ce temps, vous devez déterminer ce que votre document final doit accomplir. Vous créez un guide de formation ? Établissez-vous un processus pour la haute direction?

Vous voudrez établir un nom clair pour le processus que vous documentez et un objectif clair pour ce que vous essayez d'accomplir.

2. Déterminez votre public.

Ensuite, identifiez votre public et pourquoi vous devez leur expliquer ce processus. Par exemple, est-ce pour l'équipe commerciale ou les nouvelles recrues ? Le public déterminera les informations que vous incluez.

3. Identifiez le format.

Vous voudrez décider ce qui est essentiel pour vous d'inclure dans votre documentation. Et cela va au-delà du texte. Aurez-vous besoin de visuels ? Peut-être que votre document bénéficierait de graphiques, de tableaux ou d'un organigramme. Peut-être qu'un PDF ou une page Web n'est pas le meilleur format. Certains processus sont mieux expliqués en vidéo.

Ici, vous déterminerez quel format ou quel visuel communique le mieux les informations nécessaires.

4. Définir la portée.

Votre portée établira ce qui est et n'est pas inclus dans votre documentation. Cela peut vous aider à vous concentrer sur la tâche spécifique qui est documentée. Travailler dans un cadre défini aidera votre équipe à éviter la surcharge d'informations.

5. Identifier les outils et ressources nécessaires.

Ensuite, déterminez ce dont vous aurez besoin pour accomplir la tâche. Cela inclut les logiciels, les outils et les capitaux nécessaires à chaque étape du processus. Ces ressources sont parfois appelées intrants.

6. Déterminez la séquence.

Lorsque cela est possible, décrivez les étapes séquentielles nécessaires pour répéter un processus. Cela joue un rôle énorme dans l'augmentation de l'efficacité et la détermination du succès global de toute tâche.

Cependant, toutes les tâches n'ont pas un ordre séquentiel clair. Parfois, vous devrez évaluer divers scénarios et résultats potentiels pour déterminer l'ordre des opérations de votre processus. Dans ce cas, créez des séquences différentes pour chaque scénario.

7. Déterminez les parties responsables.

L'étape suivante consiste à réfléchir au rôle de chaque partie prenante. Cette partie de votre document doit être aussi détaillée que possible. Incluez les attentes en matière de calendrier pour chaque personne et comment ces délais soutiennent vos objectifs généraux en matière de calendrier.

8. Identifier les limites.

Votre document doit définir toutes les limites qui façonnent votre processus. Cela inclut les délais de traitement, les dates d'échéance, les limites budgétaires, les indicateurs de performance clés, etc.

Si vous envisagez de modifier votre processus, l'établissement de limites fermes vous aidera à comprendre les limites. Vous serez en mesure d'identifier ce que vous pouvez déplacer et ce qui doit rester constant.

Dans le document sur le processus de dotation ci-dessous, les limites liées aux ressources humaines sont clairement définies. Le document précise également où s'arrête l'implication des RH.

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9. Expliquez les exceptions et les éventualités.

Tenez compte des exceptions qui peuvent survenir et tenez-en compte dans la documentation de votre processus. Il en va de même pour les imprévus. Vous devez indiquer quand les membres de l'équipe devraient s'écarter de la séquence d'étapes désignée.

10. Révisez et testez.

Une fois que vous avez pris en compte tous ces facteurs et documenté votre processus, vous allez revoir votre travail. Modifiez votre document. Ensuite, testez vos instructions en accomplissant la tâche comme indiqué. Si tout se passe bien, vous devriez atteindre les résultats souhaités de votre tâche.

N'oubliez pas : si votre processus implique plusieurs parties prenantes, cela peut finir par être un projet impliquant des couches de rétroaction. Chaque perspective vous offre une plus grande opportunité d'optimiser les améliorations de vos processus.

Conseils pour la documentation des processus

Avant que votre équipe ne commence à écrire, voici quelques conseils qui peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de vos efforts.

1. Soyez bref.

Vous avez le choix d'être aussi verbeux ou aussi bref que vous le souhaitez. Nous vous recommandons d'être aussi concis que possible. Dites-en assez pour faire passer l'idée, sans être répétitif ni utiliser de mots de remplissage.

2. Inclure des éléments visuels (le cas échéant).

Les visuels peuvent rendre votre document plus attrayant. Par exemple, les images ou les infographies peuvent décomposer de gros morceaux de texte. Cela peut rendre votre document plus facile à lire.

Dans d'autres cas, des graphiques ou des tableaux peuvent être le moyen le plus utile d'afficher des informations. Pour les sujets complexes ou les processus visuels, une vidéo peut être plus efficace.

Conseil de pro : si vous montrez comment une étape mène à la suivante, envisagez un organigramme.

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3. Donnez à votre équipe le pouvoir d'édition.

Donnez à vos parties prenantes la possibilité de modifier la documentation des processus. Cette simple modification des paramètres d'autorisations de votre document peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'échanges entre votre équipe. Comme les processus changent au fil du temps, vous aurez plusieurs membres de votre organisation qui peuvent maintenir votre contenu à jour.

4. Restez flexible.

N'oubliez pas : Il n'y a pas qu'une seule bonne façon de documenter les processus. La seule façon de mal traiter la documentation est de l'ignorer complètement.

La façon dont vous créez la documentation peut changer au fil du temps. En fait, votre document lui-même passera probablement par plusieurs itérations. Gardez un état d'esprit flexible pour obtenir les meilleurs résultats.

Premiers pas avec la documentation

Maintenant que vous avez exploré les meilleures pratiques pour la documentation des processus, vous pouvez commencer à écrire.

N'oubliez pas : documenter les étapes de vos processus les plus fréquemment suivis évite à votre équipe d'avoir à réinventer constamment la roue. Votre équipe aura plutôt une ligne de base ferme. Au lieu de cela, ils peuvent innover la roue si nécessaire.