5 avantages de la mise en œuvre d'une base de connaissances interne

De plus en plus d'organisations mettent en place une base de connaissances interne pour de nombreuses raisons différentes. Au fur et à mesure que vous développez votre entreprise, vous avez également besoin d'un endroit où les employés peuvent se connecter et récupérer des informations précieuses qui peuvent les aider à prendre des décisions éclairées.

En mettant en œuvre une base de connaissances interne, vous pouvez tirer parti de nombreux avantages liés à cette collecte organisée d'informations et de connaissances au sein de votre organisation. Que se passe-t-il exactement lorsque vous rendez ces informations facilement accessibles à tous ceux qui en ont besoin ?

Examinons de plus près et vous comprendrez pourquoi votre organisation a besoin d'une base de connaissances interne. En un mot, cela rendra vos opérations beaucoup plus efficaces et vos employés beaucoup plus productifs.

Améliorer la productivité dans tous les départements

L'importance de la productivité n'a pas du tout besoin d'être expliquée, mais il est très inquiétant de voir à quel point la productivité a chuté au cours des dernières années. L'employé moyen n'est productif que pendant 2 heures et 53 minutes par jour en raison de divers facteurs, et cela doit changer.

L'une des raisons pour lesquelles la productivité est si faible est que les employés passent beaucoup de temps à rechercher des informations. Cela est particulièrement vrai pour les grandes organisations avec beaucoup d'employés et celles qui n'ont pas de système approprié en place pour stocker et trouver des informations.

Si vous avez déjà dû chercher dans des boîtes encombrées, faire défiler d'anciens messages Slack ou trouver un collègue qui pourrait avoir les informations que vous recherchez, vous savez combien de temps cela peut vous faire perdre. Cependant, si vous implémentez une base de connaissances interne dans laquelle vous stockez toutes les données essentielles, cela appartiendra au passé.

Accroître l'engagement des employés

La différence entre un employé engagé et non engagé est stupéfiante. L'engagement des employés améliore le moral, augmente la rentabilité et entraîne une baisse de 41 % de l'absentéisme. L'un des moyens les plus simples d'assurer un engagement accru consiste à donner à tous vos employés l'accès à votre base de connaissances.

Si vous rendez toutes les connaissances et informations de l'organisation disponibles via des outils de base de connaissances, vous montrerez que votre entreprise valorise la transparence par-dessus tout. Cela favorisera à son tour la confiance, car tous vos employés auront le sentiment d'être tenus au courant.

Les travailleurs qui ont confiance en l'entreprise pour laquelle ils travaillent sont plus disposés à partager leurs connaissances, ce qu'ils peuvent facilement faire via votre base de connaissances. Et puisque les bases modernes ont des fonctionnalités de collaboration étonnantes, vos employés pourront interagir plus que jamais.

Grâce à des fonctionnalités qui leur permettent de commenter des publications ou des documents, de les aimer, de taguer d'autres collègues, de poser des questions, de suivre des sujets, et bien plus encore, la collaboration et l'engagement augmenteront sans aucun doute. Peu importe si vos employés sont assis côte à côte ou travaillent de différents côtés du monde, ils seront toujours connectés et sentiront que leur voix est valorisée au sein de l'entreprise.

Préserver les connaissances des anciens employés

Personne ne travaille éternellement dans une même organisation et il existe diverses raisons pour lesquelles les employés quittent une entreprise, certains temporairement et d'autres définitivement. Peu importe si quelqu'un change d'emploi, prend sa retraite ou part en vacances, il emporte également beaucoup de connaissances et d'informations précieuses avec lui.

Chaque travailleur est une partie importante de votre entreprise, et si vous perdez l'expertise de quelqu'un simplement parce qu'il ne fait plus partie de votre entreprise, cela peut conduire à un désastre et créer des problèmes. Heureusement, tout cela peut être évité si vous savez comment gérer sans effort le transfert de connaissances.

Encouragez tous les employés de votre entreprise à documenter chaque projet qu'ils réalisent, les questions qu'ils posent, le contenu qu'ils écrivent, les protocoles qu'ils développent, etc. De cette façon, il sera beaucoup plus simple de transférer n'importe quelle tâche et information d'une personne à une autre.

De plus, si vous employez des experts en la matière, vous devez utiliser une plate-forme qui permet aux utilisateurs de partager du contenu dans différents formats. Si vous autorisez les publications d'images, d'audio, de vidéo et de texte dans votre base de connaissances, vous permettez aux experts de partager des informations de la manière qui leur convient le mieux.

Autonomisation des travailleurs à distance

Les journées de 9 à 5 heures de bureau sont lentement remplacées par une autre forme de travail, et c'est le travail à distance. Vous n'avez pas besoin de partager un bureau avec quelqu'un pour collaborer avec eux, d'autant plus que de plus en plus de personnes passent au travail à domicile.

Le nombre de travailleurs à distance ne cesse d'augmenter chaque année, et ce nombre est devenu encore plus élevé depuis le début de la pandémie de COVID-19. Il est fort possible que vous ayez également un certain nombre d'employés distants dans votre entreprise, mais cela ne signifie pas que la collaboration doit en souffrir.

Tant que vous disposez d'une base de connaissances interne basée sur le cloud et compatible avec les appareils mobiles, tout employé pourra y accéder, où qu'il se trouve dans le monde.

Et si vous adoptez un modèle de travail flexible et permettez à vos employés d'être au travail quand ils le souhaitent, ils peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Ainsi, même si quelqu'un n'est pas disponible à un certain moment, son expertise le sera toujours.

Si quelqu'un de votre entreprise a besoin d'accéder à des informations urgentes, une base de connaissances facilement accessible est votre meilleure arme. Par exemple, si un représentant du service client qui travaille à distance doit répondre immédiatement à la question d'un client, il peut le faire sans aucun problème.

N'oubliez pas que la réputation d'une entreprise peut grandement dépendre de la rapidité avec laquelle elle peut fournir un service à un client ou à un client. Si votre travail nécessite que vos employés vous assistent en temps opportun, une base de connaissances où ils peuvent trouver des réponses et des informations immédiatement est essentielle.

Réduire le besoin d'e-mails

Pendant longtemps, les travailleurs au sein d'une organisation se sont appuyés sur les e-mails et diverses plateformes de messagerie pour partager des connaissances entre eux, et cette pratique est toujours présente dans de nombreuses entreprises. Cependant, le partage de contenu comme celui-ci a un problème flagrant, et c'est le contrôle de version.

Lorsque vous partagez un document avec quelqu'un par e-mail et que la personne qui l'a reçu doit le modifier, elle devra renvoyer la nouvelle version à jour. Parfois, plusieurs personnes doivent travailler sur un document en même temps, ce qui se traduit par de nombreuses versions différentes de ce document.

De plus, des problèmes peuvent survenir s'il y a plusieurs conversations individuelles concernant ce document par e-mail, ce qui entraîne généralement la salissure de ces informations.

Si vous apprenez à encourager vos employés à utiliser une base de connaissances et à y publier chaque fois qu'ils travaillent sur des projets avec plusieurs personnes, vous pouvez vous assurer que tout le contenu est toujours à jour. Et vous pourrez également voir qui a fait quel changement au fil du temps, ce qui augmentera la responsabilité.

Dernières pensées

Tous les avantages dont nous avons discuté ici ne sont pas des spéculations, ce sont de simples faits qui ont été prouvés maintes et maintes fois. Chaque entreprise qui a mis en place sa propre base de connaissances a constaté une augmentation de la productivité, de l'engagement et bien plus encore des employés.

La taille et le créneau de votre entreprise ne sont pas pertinents, car ce type de préservation et de partage des connaissances peut être bénéfique pour toute organisation. Tant que vous vous assurez que tous vos employés comprennent que la base de connaissances est là pour rendre leur travail plus facile et plus efficace, vous n'aurez aucun problème à la mettre en œuvre.