Naviguer dans le changement : les portails du conseil d'administration et l'évolution de la gouvernance

La technologie est devenue au fil du temps un avantage concurrentiel pour les entreprises. En effet, la technologie aide à automatiser les processus, ce qui améliore l'efficacité globale du travail. De nos jours, les entreprises se concentrent fortement sur la rationalisation de la collaboration et de la communication à tous les niveaux, en particulier au niveau de la direction.

En ce qui concerne les meilleures pratiques de gouvernance du conseil d’administration, le logiciel de portail du conseil d’administration figure parmi les solutions les plus utilisées pour la communication du conseil d’administration. Il s’agit d’une solution numérique complète qui répond à toutes les préoccupations majeures des conseils d’administration, comme la collaboration à distance, la sécurité des plateformes, la gestion des documents du conseil d’administration, etc. En un mot, elles constituent un élément central de l’évolution de la gouvernance d’entreprise.

Voici un guide détaillé sur les logiciels de portail de conseil d'administration et sur la manière dont ils jouent un rôle clé dans une meilleure gouvernance.

Qu'est-ce qu'un logiciel de carte ?

Un portail de conseil d'administration est un logiciel de réunion de conseil d'administration virtuelle basé sur le cloud, sécurisé et certifié, utilisé dans le monde entier par les conseils d'administration, les PDG, les directeurs d'entreprise et d'autres responsables de niveau supérieur dans des organisations publiques, privées et à but non lucratif.

Le terme « sécurisé » signifie que les portails du conseil d’administration sont des logiciels de réunion du conseil d’administration entièrement sécurisés. Avec les portails de conseils d’administration, il est beaucoup plus facile de partager des documents sensibles avant, pendant et après les réunions sans nécessiter d’application supplémentaire. Le logiciel du conseil d'administration protège non seulement les données, mais maintient les réunions cryptées de bout en bout. La sécurité d'un portail de conseil d'administration est facilement comparable à celle d'un système bancaire.

Deuxièmement, le mot « certifié » signifie que le logiciel de conseil d’administration n’est pas un simple outil de réunion parmi d’autres. Ces solutions sont conformes aux normes les plus élevées de gestion et de protection des données fixées par les organismes mondiaux et régionaux comme ISO, GDPR, FINRA, HIPAA, FISMA, etc. Un logiciel de gestion de conseil d'administration conforme permet également aux entreprises de suivre sans problème les dernières normes de sécurité.

Logiciel de portail du conseil d’administration : un élément clé de l’évolution de la gouvernance

Le logiciel du portail du conseil d'administration sert de plaque tournante centrale pour la haute direction de l'entreprise. Les membres peuvent partager des documents, organiser des réunions, discuter d'affaires importantes, lancer une motion, voter et même signer des documents électroniquement. Voici ce qu’un portail de conseil d’administration apporte d’autre.

1. Collaboration et communication fluides

Quand on parle de gestion traditionnelle d’un conseil d’administration, on pense à beaucoup de paperasse, à une liste interminable de courriels et à un manque de clarté dans les ordres du jour des réunions. Ces facteurs ralentissent les choses et affectent le processus de prise de décision. Cependant, les choses sont différentes avec les logiciels de gouvernance de conseil d’administration ; voici comment.

Collaboration en temps réel

Le logiciel Board est une plate-forme numérique basée sur le cloud. Ici, les membres peuvent partager et mettre à jour des données et communiquer en temps réel. Il existe des forums de discussion, des logiciels de réunion et des outils de messagerie personnelle. De même, les outils de gestion documentaire des portails des conseils d'administration permettent aux utilisateurs de mettre à jour les fichiers en temps réel et d'informer les utilisateurs concernés des modifications apportées.

Vidéoconférence intégrée

En plus des outils de collaboration de base, le logiciel du conseil d'administration offre une intégration intégrée avec les outils de vidéoconférence. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'utiliser un outil de gestion de réunion tiers, ce qui pourrait même compromettre la sécurité de la réunion.

2. Plus de transparence et de responsabilité

Il est difficile d’assurer la transparence des pratiques traditionnelles de gestion des conseils d’administration. Par exemple, il est difficile de suivre l’accès et l’utilisation des documents dans la documentation papier traditionnelle. Cela affecte la confiance entre les membres du conseil d’administration, les investisseurs et les actionnaires.

Avec un logiciel de gestion de conseil d'administration, vous pouvez suivre tout ce qui se passe dans votre salle de réunion et restreindre les accès non autorisés ; voici comment.

Accès contrôlé aux documents

Dans les portails du conseil d'administration, l'administration a pleine autorité sur les protocoles d'accès aux données. En tant qu'administrateur, vous pouvez décider quels documents doivent être accessibles à tous les membres du conseil d'administration. Vous pouvez également décider s’ils peuvent télécharger ou partager des fichiers sensibles ou non. Lorsque les autorisations d'accès sont définies, il est impossible à quiconque d'accéder à des fichiers ou dossiers restreints.

L’accès contrôlé aux documents est également bénéfique à d’autres égards. Par exemple, en cas de fuite de données, il est facile d’identifier les coupables en fonction de leurs niveaux d’accès.

Journaux d'audit détaillés

Le logiciel Board propose des journaux d’activité ou d’audit détaillés. Il s'agit de rapports d'activité détaillés qui divulguent tous les détails nécessaires sur chaque activité effectuée par un utilisateur dans la salle de conférence. Les journaux d’audit empêchent tout membre de faire quelque chose de louche et de s’en tirer sans problème. Lorsque chacun sait que ses activités sont surveillées et enregistrées, les risques de fraude et d’escroqueries diminuent considérablement.

3. Meilleure productivité et efficacité

Le logiciel de conseil d’administration élimine la duplication du travail et simplifie les tâches fatigantes. De cette façon, les membres du conseil d'administration et les organisateurs gagnent du temps pour augmenter leur productivité ; voici comment.

Gestion centralisée des données

Les entreprises ou organisations peuvent stocker les données de leur tableau en un seul endroit à l'aide du logiciel de tableau. Lorsque les rôles d'accès sont définis, les membres peuvent facilement accéder aux données requises depuis un seul endroit et à tout moment. Cela permettra aux organisateurs du conseil de travailler sur d'autres tâches importantes tandis que les utilisateurs du conseil n'auront pas à s'appuyer à chaque fois sur la direction.

Des réunions simplifiées

Avec un logiciel de gestion de conseil d’administration, il est plus facile de rationaliser les réunions du conseil d’administration. Vous pouvez simplement créer un ordre du jour de réunion en ligne, obtenir des suggestions, apporter des modifications en temps réel, le faire signer par le président et le distribuer à tous les membres en un rien de temps.

De même, les participants à la réunion peuvent accéder aux fichiers, partager leurs présentations, voter de manière anonyme et signer des documents électroniquement. Les organisateurs de réunions peuvent préparer des notes de réunion à l'aide de modèles intégrés et les partager avec les membres concernés. Tout se passe au même endroit : le portail du conseil d'administration.

En résumé

Le logiciel de portail de conseils d’administration a tout simplement révolutionné la gouvernance dans le secteur des entreprises. Cela a rendu les choses plus transparentes et favorisé la responsabilité, grâce aux journaux d’audit et aux contrôles d’accès aux données. La gestion des logiciels de conseil d’administration a également rendu la communication, la gestion des données et les réunions du conseil d’administration plus simples, plus rapides et plus sûres.