Les 5 phases de la gestion des tâches

À quels défis et obstacles êtes-vous confronté en tant que chef de projet ? Pour beaucoup, le fluage de la portée, l'interaction faible et les efforts retardent le mieux l'enregistrement.

Pour conditionner l'apparent, la gestion de projet peut être rude. Sans une planification et une stratégie minutieuses, vous pouvez vraiment avoir l'impression de fonctionner à l'aveugle.

Donc, si vous occupez un poste de gestion de risque, commencer par les fondamentaux est votre meilleur pari. Ici, nous allons diviser les projets en 5 phases pour vous aider à mieux comprendre ce qui doit être terminé et quand.

Le cycle de vie de la gestion des défis

Les 5 étapes de la gestion de risque

Phase 1 : Conception et lancement du défi

Étape 2 : Organisation des tâches

Phase 3 : Entreprendre l'exécution

Étape 4 : Vérification et gestion de l'entreprise

Phase 5 : Clôture de l'engagement

L'avenir de l'administration des tâches s'annonce plus brillant que jamais.

Le cycle de vie de l'administration des tâches

Peu importe leur taille ou leur portée, tous les projets suivent un processus comparable. En gestion de risque, ce plan d'action est appelé le cycle de vie d'une tâche.

Un cycle de vie de tâche est généralement composé de quatre phases : initiation, préparation, exécution et clôture. Certains gestionnaires de défi, néanmoins, intègrent une cinquième étape appelée surveillance et contrôle.

Le mouvement supplémentaire peut aider les professionnels à maintenir le projet en observation et garantit que les problèmes sont résolus et résolus rapidement.

En conséquence, les produits à 5 périodes sont considérés comme plus agiles et utiles pour aider les missions à triompher. En vérité, le Job Management Institute (PMI) encourage également un cycle de vie en 5 périodes.

Dans le domaine suivant, nous acquerrons un aperçu plus approfondi de chaque étape individuelle du cycle de vie de l'administration des tâches.

Les 5 niveaux d'administration des tâches

Chaque travail efficace passe par les mêmes 5 phases : initiation, organisation, exécution, vérification et contrôle.

Phase 1 : Conception et lancement du défi

Chaque projet commence par la conception et l'initiation. Au cours de cette étape, une stratégie devient un système de petite entreprise, se termine par des plans, des chartes d'entreprise et des parties prenantes.

C'est également à ce moment que les groupes de projet apparaissent ensemble, avec le chef de projet, pour créer une large feuille de route pour le travail.

Les groupes doivent aborder un certain nombre de questions à ce stade, ainsi que :

• Quelle est la raison de cet engagement ?

• Quels sont les barrages routiers d'opportunité?

• Qui sont les principales parties prenantes ?

• A-t-il un montant minimum ou un budget optimal ?

• Combien de temps ce projet prendra-t-il ?

Dans le cadre de cette étape, le promoteur du projet (l'être humain qui a demandé la réalisation de l'entreprise) approuve la fourchette de prix et le calendrier.

Étape 2 : Planification du projet

Une fois que vous avez décrit le défi de manière plus large, il est vraiment temps de définir les détails.

Au cours de cette étape, le chef d'entreprise développe une préparation complète pour l'exécution, la vérification et le contrôle de l'entreprise. Cela commence généralement par des ambitions de localisation.

Lors de la définition des cibles d'un challenge, les méthodologies SMART et Crystal clear sont les plus courantes.

L'acronyme SMART signifie Specific, Measurable, Achievable, Real looking, and Timely. L'application de ce cadre garantit que vos plans sont clairement définis, pratiques et réalisables.

Cherchons une illustration. Un objectif obscur pourrait être "Développer une application qui rationalise le succès des achats". En utilisant le processus SMART, cet objectif ressemblerait à ceci : "Développer un logiciel qui réduit de 20 % le temps de réussite des commandes".

L'acronyme CLEAR signifie collaboratif, restreint, psychologique, approprié et raffiné.

Dans cette méthodologie, le groupe de projet est efficace vers un objectif distinct et réalisable dans les délais et les finances de l'entreprise. Chaque personne doit être passionnée par son accomplissement, et cela doit être lié aux objectifs généraux de la tâche.

Le plan doit également impliquer des jalons et des livrables afin que tout le monde sache quelles exigences doivent être remplies, qui gère quoi et quand les jalons doivent être réalisés. Il se compose également d'une répartition des tâches, d'un calendrier, d'un plan d'interaction, d'une approche d'atténuation des menaces et d'un système à proposer avec les pires éventualités.

Il existe plusieurs idéologies que vous pouvez utiliser pour programmer cette phase. En employant une administration des tâches agile, les sources d'avancement sont utilisées avec succès et les exigences des clients sont satisfaites.

En plus de tenir tout le monde au courant du développement, il permet de créer des modifications brèves et sans effort. Une administration de projet agile permettrait de prendre en charge les tâches d'avancement du programme de manière beaucoup plus efficace et compétente.

Étape 3 : Exécution du défi

Dès que la section de planification est complète, il est vraiment temps de commencer à appliquer la stratégie. Il est indiqué ici que la véritable performance est accomplie.

Au cours de cette phase, les gestionnaires d'entreprise établissent des flux de travail, attribuent des responsabilités aux membres du personnel et s'assurent que tout le monde est sous surveillance. Ils tiennent également les parties prenantes et les équipes au courant de la progression de l'entreprise.

Avec autant de détails à jongler, de nombreux chefs de projet utilisent des équipements de collaboration comme Asana, Trello et le logiciel de gestion des tâches de HubSpot pour suivre les tâches, les délais et les budgets dans un emplacement central particulier.

Un instrument d'administration de défi bien développé vous gardera sur la bonne voie et vous aidera à atteindre vos objectifs. Pour une liste des meilleurs logiciels de gestion des défis, consultez ce guide utile.

Phase 4 : Surveillance et contrôle de l'entreprise

L'étape 4 se déroule normalement en même temps que la phase quelques. Après tout, pour vérifier un travail, il doit fonctionner à l'endroit initial.

Pendant toute la durée de cette période, le superviseur du défi travaille avec son personnel pour résoudre tout problème. Cela impliquera des critiques périodiques et des mises à jour de la stratégie pour reproduire les améliorations dans la portée de la tâche ou dans la disponibilité des actifs.

Il est également essentiel de garder un œil sur le développement par rapport au système et d'envisager des actions correctives lorsque cela est important. Par exemple, il peut être nécessaire de réviser le calendrier pour tenir compte des retards ou des ajustements imprévus.

De plus, les responsables d'entreprise peuvent suivre l'évolution à partir d'indicateurs d'efficacité critiques (KPI) ou d'éléments essentiels de bons résultats (CSF). Par exemple, vous pouvez mesurer si votre tâche respecte le budget de routine et de dépenses ou si des tâches précises restent accomplies.

Phase 5 : Clôture de l'entreprise

Il s'agit de la période précédente du cycle de vie de la gestion de projet. C'est à ce moment que vous remettez les livrables au parrain de l'entreprise pour acceptation. Tout au long de cette étape, l'équipe se dissout et toute embauche contractuelle pour la tâche sera résiliée.

Peu de temps après la clôture, le superviseur du travail procède à un examen final qui documente les leçons tirées du défi, ainsi que toute information nécessaire qui peut être utile à long terme.

Les clients et parties prenantes du Groupe se concentrent également sur les échecs et les réussites pendant toute la durée de la présentation du rapport. Cela peut contribuer à renforcer la fonctionnalité et l'efficacité dans l'ensemble de l'entreprise.

L'avenir prévisible de la gestion des emplois semble plus prometteur qu'à tout moment

Traditionnellement, l'administration de l'entreprise se faisait avec un stylo et du papier ou, dans l'idéal, une feuille de calcul. Du fait de la complexité des missions et de la dispersion des effectifs, ces procédures sont devenues inefficaces.

Le suivi des progrès et le respect des délais nécessitent une solution numérique d'abord. Le progiciel d'administration des défis de HubSpot est une ressource qui peut sans aucun doute aider à la gestion des entreprises.

Avec ce programme, les groupes peuvent rationaliser leurs flux de travail, surveiller leurs progrès, partager des fichiers et réguler leurs travaux.

En plus de cela, la plateforme HubSpot CRM vous permet de la combiner facilement avec vos autres applications de vente et de promotion. Cela facilite le suivi du développement et garantit que tout le monde est sur la même page.

En plus de cela, le logiciel informatique donne aux clients un aperçu en temps réel de leurs flux de travail, leur permettant d'identifier les goulots d'étranglement et de réglementer de manière appropriée.

Donc, si vous êtes à la recherche d'un moyen d'améliorer la gestion de votre entreprise, voici vos chances. Saisissez votre modèle de gestion des tâches sous pour suivre les progrès de votre équipe et rationaliser vos flux de travail pour améliorer l'efficacité.