Le guide complet des bases de la gestion de projet

La gestion de projet ne consiste pas seulement à créer des logiciels et du matériel. Les chefs de projet distribuent les ressources de manière appropriée, gèrent les délais et prennent soin des parties prenantes tout au long du processus.

Cependant, c'est souvent plus facile à dire qu'à faire. Après tout, il y a une raison pour laquelle les chefs de projet peaufinent constamment leurs approches et repensent leurs processus.

Dans cet article, vous apprendrez les bases de la gestion de projet et comment vous pouvez les mettre en œuvre dans votre entreprise. Commençons.

Table des matières

Le processus comprend l'élaboration de plans pour respecter les délais tout en maintenant les objectifs de qualité dans les limites de temps et de budget. Cette discipline peut appartenir à un manager dédié ou à un leader sur un projet.

Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?

Les processus de gestion de projet sont essentiels à la réussite des projets. Une étude du Project Management Institute a révélé que les organisations qui n'intègrent pas la gestion de projet verront leur taux d'échec de projet augmenter d'un facteur de 2/3.

C'est une statistique choquante. Alors, approfondissons certains avantages clés qui résultent de processus de gestion de projet matures.

Vous respecterez des échéances importantes.

La gestion de projet vous permet de diviser de grandes tâches en délais plus courts. En respectant ces jalons, les projets peuvent facilement respecter le calendrier du début à la fin.

En fait, les entreprises dotées de processus de création de valeur matures livrent les projets à temps plus fréquemment que celles sans gestion de projet (63 % contre 39 %).

Vous augmenterez l'adhésion.

La gestion de projet permet à une équipe d'établir la confiance et la crédibilité parmi les pairs, les clients et les parties prenantes. Après tout, si vous soumettez systématiquement des livrables de haute qualité dans les délais, vous ne manquerez pas de convaincre les gens.

Vous pouvez facilement suivre les dépenses.

Vous serez en mesure de rester dans votre budget, voire sous le budget. PMI a constaté que 11,4 % de toutes les ressources sont gaspillées en raison de processus de gestion de projet inférieurs.

Économiser de l'argent est particulièrement important dans un paysage où seulement 43 % des entreprises déclarent réaliser des projets dans les limites du budget « la plupart du temps » ou « toujours ».

Vous améliorerez votre culture.

Vous pouvez développer une culture d'amélioration continue des processus grâce à la gestion des connaissances. Si vous favorisez un environnement qui donne la priorité à l'optimisation et à l'apprentissage, vous inspirerez probablement les autres et attirerez des employés partageant la même mentalité.

Responsabilités du chef de projet

Un chef de projet planifie, organise et dirige l'exécution d'un projet. Cela garantit qu'il répond aux objectifs attendus tout en fournissant les fonctionnalités requises dans les délais et les contraintes budgétaires.

Les professionnels de la gestion de projet assurent le leadership grâce à une analyse efficace de l'environnement, à la synthèse d'informations en données significatives et à une analyse objective. Il s'agit d'un vaste ensemble de responsabilités qui exigent de la formation et de l'expérience.

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Nous discuterons des compétences - à la fois formées et développées par l'expérience - dont vous aurez besoin pour ce rôle.

Compétences du chef de projet

Pour s'assurer que les équipes restent productives et que les projets sont sur la bonne voie, les chefs de projet ont besoin d'un large éventail de compétences. Voici quelques-unes des compétences les plus importantes dont vous avez besoin pour exceller dans ce rôle.

Compétences personnelles

Les chefs de projet (PM) doivent interagir avec de nombreuses personnes, y compris les membres de l'équipe, les parties prenantes et d'autres chefs de projet. Les grands PM peuvent travailler avec un groupe diversifié de personnes pour atteindre un objectif commun.

Les parties prenantes ont souvent des objectifs concurrents. Pour créer de la cohésion, les PM doivent faire preuve de diplomatie lorsqu'ils gèrent des relations professionnelles avec des personnes qui peuvent avoir des perspectives, des niveaux de compétence et des politiques personnelles différents.

De bonnes relations gardent les membres de l'équipe motivés et facilitent la résolution des conflits d'équipe.

Compétences en communication

Les chefs de projet doivent planifier des réunions fréquentes entre les collaborateurs et fournir des commentaires sur les performances. Non seulement vous devez savoir qui rencontrer et quand, mais vous devrez également équilibrer plusieurs styles de communication.

Par exemple, le service juridique voudra votre mise à jour en termes de contrats et de risques. Pendant ce temps, les finances seront impatientes de connaître votre budget et vos dépenses. Les ingénieurs et l'équipe marketing auront également des intérêts différents qui nécessitent différents types de communication.

Compétences de prise de décision

Un chef de projet doit prendre des décisions et assumer la responsabilité des résultats. Être clair sur les objectifs et fixer des attentes élevées aide à maintenir le moral.

Les compétences en matière de prise de décision comprennent la hiérarchisation des ressources, l'élaboration d'estimations alternatives, l'évaluation des risques et la gestion appropriée du budget.

Compétences de gestion

Les chefs de projet sont responsables à la fois de diriger une équipe et de rendre compte des progrès aux jeux plus expérimentés.

Vous aurez besoin d'expérience dans la direction d'une équipe, la tenue d'entretiens individuels et la résolution de problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Les PM doivent également être en mesure de communiquer avec la direction au nom de leurs équipes.

Dans certains cas, les chefs de projet doivent constituer l'équipe pour leur initiative. Cela peut impliquer de trouver les bons participants internes ou de chercher à l'extérieur de l'organisation. Idéalement, un PM a une certaine expérience dans le recrutement de nouveaux membres d'équipe.

Le cycle de vie de la gestion de projet

Il est préférable de considérer l'ensemble du processus de PM comme une série d'étapes. Chaque étape a un objectif. Au total, il y a cinq étapes critiques dans le cycle de vie de la gestion de projet. Nous vous proposons un bref aperçu de chaque étape.

• Initiation. À cette étape, les chefs de projet examinent un projet de manière réaliste. Ils estiment la durée du projet, ce qui détermine finalement le budget de base et le calendrier du projet.
• Planification. L'étape de planification implique l'analyse des détails techniques, l'attribution des tâches aux bons membres de l'équipe et l'identification des risques associés aux différentes parties du projet.
• Exécution. Ici, vous commencez à agir sur le plan que vous avez créé dans l'état précédent.
• Monitorage et contrôle. Cette étape vous assure de respecter vos délais. Non seulement vous effectuez le travail prévu dans votre plan, mais vous surveillez également vos progrès. Ici, vous déterminez si vous respectez toutes les réglementations gouvernementales et les normes de l'industrie. Vous suivez également toutes les dépenses et l'avancement du projet.
• Fermeture. La conclusion d'un projet est sa dernière étape. Ici, vous déterminez si le projet produit les résultats escomptés et s'il faut annuler ou poursuivre le projet.

Approches populaires de la gestion de projet

Alors que la plupart des organisations conviennent que la gestion de projet est importante, il existe de nombreux styles différents que les chefs de projet utilisent. Dans cette section, vous allez explorer quatre approches populaires de la gestion de projet.

Planification basée sur le produit

La planification basée sur les produits centre son approche sur les résultats et les livrables du projet. Cette approche se concentre sur le lancement d'un produit ou d'un service de la conception à la réalisation, le résultat final étant la vente du produit ou du service.

Planification basée sur les processus

La planification basée sur les processus garantit que toutes les activités du projet contribuent à la réalisation des objectifs organisationnels. Avec cette approche, le chef de projet crée, gère et améliore des projets alignés sur les valeurs fondamentales de l'entreprise.

Approche progressive de la gestion des produits

Cette approche implique de planifier et de mettre en œuvre des projets par phases en raison de contraintes externes. Chaque étape passe par les cinq étapes du cycle de vie de la gestion des produits. Pour cette raison, cette approche est idéale pour les petits projets bien définis.

Gestion de production de projet

Cette approche utilise les théories et les principes de la science opérationnelle pour comprendre et optimiser la livraison du projet. La gestion de la production de projet utilise les données d'activité pour prévoir les limites et déterminer les niveaux de réalisation.

Meilleures pratiques de gestion de projet

Quelle que soit l'approche que vous choisissez, il existe des conseils universels qui aident tout le monde. Voici quelques-unes de ces meilleures pratiques applicables à tout projet dans n'importe quel secteur ou domaine.

1. Investissez dans des solutions logicielles de gestion de projet.

Aujourd'hui, moins d'une organisation sur quatre utilise n'importe quel type de logiciel de gestion de projet. Au lieu de cela, les équipes s'appuient sur un patchwork de feuilles de calcul, de notes papier et d'e-mails. Cette approche entraîne une désorganisation. Il n'y a aucun moyen de voir où en est un projet en temps réel.

Un logiciel de gestion de projet vous aidera à suivre vos projets et vos agendas, à organiser les tâches et les activités, à communiquer efficacement avec votre équipe et à gérer les risques et les problèmes.

Vous pouvez également personnaliser les tableaux de bord pour suivre les KPI et créer des rapports pour aider à prévoir en fonction des données historiques et des tendances actuelles pour la planification future.

2. Anticipez le changement en maintenant un horaire flexible.

La plupart des projets accusent des retards. Malheureusement, des retards mineurs peuvent faire boule de neige et devenir des problèmes importants lorsque vous suivez un horaire fixe. D'autre part, un horaire flexible peut gérer la plupart des changements dans la foulée.

Alors que certains délais sont flexibles, d'autres peuvent être rigides. Gardez une liste de dates qui ne peuvent pas changer. Cela vous permet de respecter les délais externes avec des délais fixes tout en permettant des délais flexibles dans d'autres domaines.

3. Gardez une trace des styles de communication.

Au début de votre projet, assoyez-vous avec les parties prenantes importantes. Demandez à quelle fréquence ils veulent avoir de vos nouvelles et comment ils aimeraient communiquer.

Par exemple, certaines parties prenantes voudront une réunion Zoom hebdomadaire avec votre équipe. D'autres peuvent préférer une mise à jour quotidienne de Slack ou un e-mail mensuel avec les progrès.

Vous pouvez organiser ces informations dans une feuille de calcul ou une section de votre logiciel de gestion de projet pour rester organisé.

4. Connaissez vos métriques .

L'un des plus grands défis de tout projet est de mesurer le succès. Pour cette raison, vous devrez définir des points mesurables avant et pendant l'exécution de votre projet. Sachez quelles mesures sont importantes pour votre projet et quand.

Rappelez-vous que les métriques essentielles changeront avec le temps. Si votre projet ne fait que commencer, vous pouvez simplement célébrer le fait d'avoir rapidement franchi des étapes importantes.

Au fil du temps, vous devrez prouver l'impact de votre projet. Cela inclut des mesures telles que le nombre de prospects ou la contribution au retour sur investissement.

Améliorez votre gestion de projet

En examinant de plus près les bases, vous pouvez voir que la gestion de projet est un vaste domaine qui nécessite une compréhension approfondie de la communication et des nuances spécifiques à l'industrie.

En intégrant les outils et techniques mentionnés ci-dessus dans votre expérience de travail quotidienne, vous pouvez améliorer vos performances en tant que chef de projet.

Pour vous aider à démarrer, consultez dès maintenant notre modèle de gestion de projet gratuit - il vous aidera à économiser beaucoup de temps et de ressources précieux.