Le guide complet de la gestion des parties prenantes

Les projets réussis bénéficient du soutien des parties prenantes de l'ensemble de l'organisation. C'est pourquoi la gestion des parties prenantes est essentielle à toute initiative.

La gestion des parties prenantes vous permet d'identifier et de répondre aux besoins des dirigeants tout en maintenant la communication ouverte.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est la gestion des parties prenantes, pourquoi elle est importante et comment créer un plan de gestion des parties prenantes.

Table des matières

Pourquoi la gestion des parties prenantes est-elle importante ?

Les projets échouent lorsque les intérêts et les besoins des parties prenantes sont ignorés. Cela conduit à un manque d'adhésion des principales parties prenantes, ce qui peut compromettre le succès du projet.

Lorsque les parties prenantes estiment que leurs besoins sont satisfaits, elles sont plus susceptibles d'appuyer le projet. En revanche, si leurs besoins ne sont pas satisfaits, ils peuvent tenter de bloquer votre initiative. La gestion des parties prenantes aide à établir des relations positives qui assurent le bon déroulement de votre projet.

Une stratégie efficace de gestion des parties prenantes peut vous aider à :

• Éviter ou résoudre les conflits entre les parties prenantes.
• Obtenir l'adhésion et le soutien des principales parties prenantes.
• Communiquer efficacement avec les parties prenantes.
• Gérer les attentes des parties prenantes.
• Surveiller l'engagement des parties prenantes tout au long du projet.

Avantages de la gestion des parties prenantes

Une stratégie efficace de gestion des parties prenantes présente de nombreux avantages, notamment :

• Communication améliorée. En identifiant les intérêts et les besoins des parties prenantes, vous pouvez adapter vos communications à leurs besoins spécifiques. Cela garantit que vos messages sont reçus et compris.
• Augmentation de l'adhésion. Selon KPMG, 61% des projets ont des sponsors très impliqués. Lorsque les parties prenantes sentent que leurs intérêts et leurs besoins sont pris en compte, elles sont plus susceptibles d'appuyer le projet.
• Risques réduits. En vous engageant auprès des parties prenantes, vous pouvez identifier les risques potentiels à un stade précoce et prendre des mesures pour les éviter ou les atténuer. Cela peut aider à réduire le risque global du projet.
• Performance améliorée. Une stratégie efficace de gestion des parties prenantes peut vous aider à optimiser les ressources et à aligner les activités du projet sur les intérêts des parties prenantes. Cela peut conduire à une amélioration des performances du projet.

À l'intérieur du processus de gestion des parties prenantes

Bien que la gestion des parties prenantes puisse sembler intuitive pour certains, vous pouvez commencer à instaurer systématiquement la confiance avec une feuille de route plus formelle.

Les six étapes suivantes peuvent vous aider à comprendre les priorités des parties prenantes et comment vous pouvez répondre à ces besoins.

1. Identifier les parties prenantes.

Commencez par identifier tous les individus et groupes qui peuvent avoir un impact sur votre projet, à la fois positivement et négativement. Cela inclut les parties prenantes internes (telles que les membres de l'équipe) et les parties prenantes externes (telles que les clients ou les fournisseurs).

Pour identifier vos parties prenantes, posez-vous les questions suivantes.

• Qui sera impacté par votre projet ?
• Qui est intéressé par votre projet ?
• Qui a le pouvoir d'influencer votre projet ?
• Qui veut que votre projet échoue ?
• Qui veut que votre projet aboutisse ?

2. Prioriser les parties prenantes.

Après avoir identifié toutes vos parties prenantes, la prochaine étape est la priorisation. Cela vous aidera à concentrer votre attention sur les parties prenantes les plus importantes pour la réussite de votre projet.

Vous devez identifier où se situent leurs attentes, leur niveau d'influence, quelles informations ils voudront de vous et à quelle fréquence ils veulent des rapports de votre équipe. Vous pouvez utiliser la cartographie des parties prenantes pour vous aider à hiérarchiser les principaux dirigeants.

Exécuter un exercice de cartographie des parties prenantes

Source des images

L'exercice de cartographie des parties prenantes ci-dessus vous demande de tracer les leaders sur une grille deux par deux. Un axe est étiqueté pouvoir et l'autre intérêt.

Sur l'axe du pouvoir, vous notez chaque partie prenante sur sa capacité à influencer le projet. Sur l'axe d'intérêt, vous notez chaque partie prenante sur son niveau d'intérêt pour le projet. Cela vous donnera une image claire des parties prenantes avec lesquelles il est le plus important de s'engager et de la meilleure façon de le faire.

Il existe plusieurs façons de cartographier les parties prenantes, notamment :

• Matrice RACI. Il s'agit d'une méthode de cartographie des parties prenantes populaire qui utilise les lettres R (responsable), A (responsable), C (consulté) et I (informé) pour évaluer les parties prenantes sur leur niveau d'implication dans le projet.
• Grille de pouvoir/d'intérêt. Il s'agit d'un moyen simple de cartographier les parties prenantes qui peut être utilisé pour hiérarchiser l'engagement. Il est également connu sous le nom de modèle de saillance.
• Matrice influence/impact. Il s'agit d'une méthode de cartographie des parties prenantes plus détaillée qui peut être utilisée pour évaluer l'impact potentiel de chaque partie prenante sur le projet.

3. Évaluer les besoins et les intérêts des parties prenantes.

La clé d'un plan de gestion des parties prenantes réussi est de comprendre vos parties prenantes. Cela vous aidera à évaluer ce qu'ils attendent du projet et la meilleure façon de s'engager avec eux.

À ce stade, posez-vous les questions suivantes.

• Comprenez-vous leurs besoins, leurs priorités et leurs problèmes ?
• Ont-ils le pouvoir d'influencer le projet ?
• Quel intérêt financier ou émotionnel ont-ils dans le résultat du projet ?
• Qu'est-ce qui les motive ?

En comprenant les réponses à ces questions, vous pouvez mieux développer un plan de gestion des parties prenantes adapté à chaque dirigeant.

4. Définir les motivations des parties prenantes.

Une fois que vous avez identifié et évalué vos parties prenantes, vous pouvez commencer à définir leurs motivations. Cela vous aidera à comprendre ce qu'ils attendent du projet et la meilleure façon de vous engager avec eux.

Il existe plusieurs façons de définir les motivations des parties prenantes, notamment :

• Entrevues. Vous pouvez interroger les parties prenantes pour obtenir leur point de vue sur le projet. Cela peut se faire en personne, par téléphone ou par e-mail.
• Enquêtes. Vous pouvez envoyer des sondages aux parties prenantes pour obtenir leurs commentaires sur le projet. Il s'agit d'un moyen rapide de recueillir des données auprès d'un grand nombre de parties prenantes.
• Groupes de discussion. Vous pouvez organiser des groupes de discussion avec les parties prenantes pour obtenir leur avis sur le projet. Cela peut être utilisé pour générer des idées et identifier les problèmes.

En comprenant les motivations des parties prenantes, vous pouvez développer un plan de gestion des parties prenantes efficace qui répond à leurs besoins et intérêts.

5. Élaborez un plan d'engagement.

L'engagement des parties prenantes a pour objectif de gérer les attentes et d'établir des relations. Cela peut être fait par plusieurs méthodes différentes, notamment :

• Communication fréquente. C'est l'aspect le plus important de l'engagement des parties prenantes. Vous devez communiquer régulièrement avec les parties prenantes pour les tenir au courant du projet et obtenir des commentaires. Cela peut se faire par le biais de réunions en face à face, d'appels téléphoniques, d'e-mails ou d'outils en ligne comme un logiciel de gestion de projet. Chaque partie prenante peut avoir besoin de sa propre stratégie de communication.
• Consultation. Cela implique de consulter les parties prenantes dans la prise de décision. Cela peut se faire par le biais de réunions, d'enquêtes ou de groupes de discussion.
• Collaboration. Cela implique de travailler avec les parties prenantes pour accomplir des tâches ou atteindre des objectifs. Cela peut se faire par la co-création, la planification conjointe ou la prise de décision partagée.

La meilleure façon de s'engager avec les différents leaders dépendra de la partie prenante et du projet. Vous devez adapter votre plan d'engagement à chaque individu.

Modèles de plan de gestion des parties prenantes

Une fois que vous avez identifié les parties prenantes, il est temps d'élaborer des plans de gestion pour chaque groupe.

Les modèles ci-dessous peuvent vous aider à créer des plans d'engagement et à organiser votre communication avec les parties prenantes.

Asana

Si vous débutez dans la gestion des parties prenantes, ce modèle d'Asana offre un moyen simple de rester organisé. Dans ce plan, vous notez chaque partie prenante, son niveau d'intérêt pour votre projet et son influence sur votre travail.

Ensuite, vous pouvez cocher une case pour identifier leurs préférences de communication. Cela inclut la fréquence à laquelle ils souhaitent avoir des nouvelles de votre équipe et la manière dont ils souhaitent que vous les contactiez.

Ce que nous aimons : avec ce modèle, vous savez en un coup d'œil lequel de vos dirigeants préfère un Slack rapide à un e-mail formel.

Documents de gestion de projet

Si vous recherchez un plan d'engagement plus détaillé, envisagez cette option dans Project Management Docs. Avec ce document, vous pouvez exposer pleinement la vision de votre projet et les départements que votre initiative affectera.

Ce que nous aimons : ce modèle comprend des graphiques et des tableaux que vous pouvez utiliser pour déterminer le niveau d'importance de chaque partie prenante pour votre projet. Vous pouvez utiliser ce document pour faire un remue-méninges et présenter votre projet final.

KnowledgeHut

Si vous recherchez un guide complet pour rédiger un plan d'engagement, KnowledgeHut est là pour vous aider. Ce modèle comprend des sections qui vous aident à identifier les parties prenantes et à créer un calendrier pour l'implication de chaque personne. Vous pouvez également suivre les coûts et l'implication des ressources humaines.

Ce que nous aimons : ce modèle contient des graphiques que vous pouvez remplir avec les données des parties prenantes. Si vous êtes bloqué, chaque section est accompagnée de questions utiles pour l'autoréflexion afin de vous guider tout au long du processus.

PM-Formation

Si vous recherchez une feuille de calcul simple pour gérer vos parties prenantes, ne cherchez pas plus loin. Ce modèle de PMTraining offre une approche simple de la gestion des parties prenantes.

Ce que nous aimons : ce modèle indique qui est impliqué, ce qu'il doit faire pour votre projet et comment vous prévoyez de le maintenir engagé. Si vous cherchez un moyen rapide de développer un guide de gestion des parties prenantes d'une page, c'est tout. De plus, tout peut être modifié dans Google Docs.

Conseils pour la gestion des parties prenantes

La formalisation de la gestion des parties prenantes peut sembler un processus accablant. Que vous débutiez ou que vous ayez des années d'expérience, les conseils suivants peuvent vous aider à assurer une gestion réussie des parties prenantes.

1. Définir le but du projet.

Selon PMI, 44% des projets échouent en raison d'un manque d'alignement entre les objectifs commerciaux et les objectifs du projet.

Avant de commencer à dialoguer avec les parties prenantes, il est crucial de définir l'objectif du projet. Cela vous aidera à identifier avec qui vous devez vous engager et leurs objectifs.

2. Définir les rôles et les responsabilités.

Au début d'un projet, définissez clairement les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante. Cela aidera à s'assurer que tout le monde est clair sur leur implication dans le projet.

3. Communiquez régulièrement.

Une communication régulière est essentielle pour une gestion réussie des parties prenantes. Vous devez informer régulièrement les parties prenantes sur le projet et solliciter leurs commentaires.

Vos objectifs stratégiques doivent toujours être clairs dans la communication avec les parties prenantes. Cela permet à votre équipe de gérer les attentes des parties prenantes et de créer des relations positives.

4. Soyez transparent.

Il est important d'être transparent avec les parties prenantes sur le projet. Cela aidera à établir la confiance et à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

5. Demandez des commentaires.

La rétroaction est essentielle pour une gestion réussie des parties prenantes. Vous devez solliciter les commentaires des parties prenantes à chaque étape du projet.

Gardez une trace de leurs suggestions et mettez en œuvre leurs idées. Vous pouvez ensuite rendre compte de la manière dont vous avez mis en œuvre leurs solutions pour obtenir davantage leur soutien.

6. Choisissez le bon logiciel.

Aujourd'hui, seule une équipe sur quatre utilise un logiciel de gestion de projet. La mise en œuvre de l'un de ces outils peut vous aider à rester organisé.

Cela va des logiciels de gestion de projet, comme Basecamp ou Asana, aux logiciels de collaboration, comme Google Drive ou Trello. Choisissez une pile technologique qui correspond le mieux aux besoins de votre projet.

7. Soyez flexible.

La gestion des parties prenantes n'est pas un processus unique. Vous devez être flexible et adapter votre approche à chaque personne avec qui vous travaillez.

Créer un plan de gestion des parties prenantes efficace

Les parties prenantes détiennent le pouvoir d'influencer votre projet, donc engager les dirigeants tout en gardant leurs besoins au premier plan aidera à assurer le bon déroulement des choses.

Gardez ces conseils à l'esprit lorsque vous développez votre stratégie de gestion des parties prenantes pour rester sur la bonne voie.