Le guide ultime des appels d'offres

Avez-vous été chargé de créer une demande de proposition ou une demande de propositions ?

Que vous n'ayez aucune idée de ce que c'est ou que vous n'en ayez pas écrit depuis un moment, le guide d'aujourd'hui peut vous aider.

Nous plongeons dans les détails de ce qu'est réellement un appel d'offres, pourquoi vous pourriez en avoir besoin et comment créer votre tout premier aujourd'hui.

Pour commencer, vous devez comprendre ce que toutes ces lettres signifient même.

Lorsque votre entreprise a un nouveau projet (souvent de grande envergure), ou un projet plus complexe et nécessitant un peu d'externalisation, un appel d'offres peut vous aider à bien faire le travail du premier coup.

Le document RFP devient un moyen pour vous de découvrir rapidement les forces et les faiblesses des fournisseurs potentiels par rapport à votre projet sans avoir à passer trop de temps à les rechercher vous-même.

Les appels d'offres peuvent également vous donner un aperçu de différentes stratégies que vous n'avez peut-être pas envisagées, car chaque fournisseur inclura son propre plan d'action unique avec son offre.

Et vous aurez cette information avant même de devoir vous engager auprès du fournisseur.

Gardez à l'esprit qu'il ne faut pas confondre cela avec une demande de prix.

RFP vs RFQ

Un RFQ, ou demande de devis, est légèrement différent d'un RFP puisqu'il ne s'agit que du devis lui-même. Ici, les entreprises sollicitent plusieurs devis auprès de divers fournisseurs pour comparer les services en fonction du prix uniquement. Alors qu'une demande de propositions comprend un devis (ainsi que plusieurs autres détails), une demande de prix ne détaille rien d'autre que le prix.

Contrairement à un appel d'offres, un appel d'offres est une demande de devis ou de devis.

Voici comment comprendre la différence :

Pendant que vous recevez techniquement un devis dans un appel d'offres, vous obtenez également des informations sur le calendrier d'achèvement, le calendrier des livrables et la liste des services fournis.

Mais avec une demande de prix, vous ne recevez que le devis lui-même pour le service ou les produits que vous souhaitez acheter.

Dans la plupart des cas, il ne suffit pas de comparer les devis pour voir si un fournisseur potentiel convient à votre entreprise, c'est pourquoi un appel d'offres est plus approprié dans ces situations.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres en marketing ?

En marketing, un appel d'offres est souvent utilisé pour externaliser toutes les activités marketing qui pourraient aider votre marque à augmenter sa portée. Ces activités incluent tout ce qui concerne le marketing que vous ne pouvez pas faire en interne.

Par exemple, si vous travaillez dans une petite startup, vous pouvez créer un appel d'offres pour trouver une entreprise de communication et de marketing à service complet afin de créer un plan de marketing intégré pour votre entreprise. Si tel est le cas, vous indiquerez dans votre RFP que vous recherchez une entreprise pour vous aider à "augmenter la présence SEO" ou "attirer des abonnés sur les réseaux sociaux", etc.

D'un autre côté, si vous travaillez pour une agence de marketing, vous voudrez garder un œil sur les appels d'offres dans votre région liés aux services que vous offrez. Par exemple, si vous travaillez pour une entreprise de conception Web, vous voudrez rechercher des entreprises qui ont créé des appels d'offres pour des services de conception Web.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres en vente ?

Dans le domaine des ventes, une demande de propositions est souvent créée lorsqu'une entreprise cherche à acheter un produit ou un service adapté à ses besoins. Par exemple, si une entreprise recherche un nouveau logiciel CRM, l'entreprise peut publier un appel d'offres qui décrit ce qu'elle recherche et ce qu'elle espère réaliser avec le nouveau logiciel CRM.

Pour cette raison, les appels d'offres peuvent jouer un rôle essentiel dans le cycle de vente de l'entreprise. Les entreprises qui émettent des appels d'offres recherchent souvent des entreprises qui peuvent leur fournir une assistance informatique, la sécurité, l'intégration et la formation, ainsi que d'autres services supplémentaires. Pour fermer ces grands comptes, il est essentiel que votre équipe de vente soit préparée avec un processus de réponse aux appels d'offres et soit en mesure de répondre efficacement à ces grandes entreprises dans les délais impartis.

Le processus de demande de propositions expliqué

Avant que les soumissionnaires potentiels puissent soumettre leurs propositions, une demande de propositions doit être rédigée par l'entreprise qui demande les travaux. (PS Nous vous montrerons comment faire cela plus tard dans ce guide)

Cela donne aux entrepreneurs potentiels une meilleure idée de ce que votre entreprise recherche.

Une fois votre demande de propositions envoyée, les entrepreneurs ou les fournisseurs peuvent l'examiner et soumettre leurs meilleures offres pour concourir pour le travail.

Dans ces propositions, les fournisseurs incluent généralement les éléments suivants :

• Un plan d'action sur la façon dont ils vont résoudre le problème
• Une chronologie de ce à quoi vous pouvez vous attendre
• Toute information de base nécessaire
• Combien ils s'attendent à ce que l'ensemble du projet coûte

Dans certains cas, les soumissionnaires peuvent revenir et dire que des éléments spécifiques de la DP doivent être ajustés en fonction de leur expérience dans l'industrie.

À ce stade, vous pouvez soit examiner leurs commentaires et créer un nouvel appel d'offres pour ajuster les modifications, soit laisser l'original tel quel et le garder à l'esprit tout en examinant les autres offres soumises. Nous décomposerons ensuite le processus de création de l'appel d'offres parfait.

5 étapes de RFP pour obtenir les meilleures offres

1. Évaluez ce dont vous avez besoin.

Avant de rédiger une DP, vous devrez vous préparer un peu pour déterminer ce dont vous avez besoin et ce que vous aimeriez accomplir. Ce processus vous aidera à définir vos objectifs, la portée de votre projet et à découvrir les obstacles.

Utilisez ce temps pour mener des recherches sur les concurrents et l'industrie afin d'évaluer où vous en êtes. Suivez-vous les normes et directives actuelles de l'industrie ? Votre produit est-il à la hauteur de ce que propose la concurrence, ou y a-t-il des fonctionnalités qui vous manquent et qui ajouteraient de la valeur ?

2. Énumérez toutes les spécifications techniques.

Inclure les spécifications techniques dès le départ dans votre RFP permet aux fournisseurs de déterminer s'ils peuvent ou non fournir ce dont vous avez besoin. Cela protège également votre entreprise, car dans le cas où un fournisseur accepte qu'il peut répondre à vos spécifications initialement, mais ne parvient pas à livrer une fois qu'il a pris en charge le projet, vous pouvez le tenir responsable des spécifications énumérées dans l'appel d'offres.

3. Distribuez la DP.

Une fois la DP rédigée, il est temps de l'envoyer. Vous pouvez le publier sur votre site Web, peut-être même créer une page de destination spécifique pour celui-ci. Tirez parti de tous les groupes professionnels liés à l'industrie dont vous êtes membre et faites-en la publicité là-bas. L'utilisation de votre chambre de commerce locale est également un excellent endroit pour annoncer votre appel d'offres si vous préférez travailler avec un fournisseur local.

4. Évaluez vos offres.

Une fois que vous aurez reçu toutes les propositions, il sera presque facile de les comparer et de déterminer quel fournisseur convient le mieux à votre entreprise.

Sur la pile d'enchérisseurs, vous voudrez réduire cela à une poignée de vos trois, cinq ou 10 favoris à considérer, selon le nombre que vous recevez ou qui vous intéresse. À partir de là, vous voudrez passer du temps à examiner davantage les fournisseurs potentiels pour déterminer qui est vraiment le candidat idéal pour le poste.

5. Sélectionnez le meilleur fournisseur pour le travail.

Certaines entreprises peuvent demander une autre meilleure et dernière offre à leurs meilleurs fournisseurs après avoir entamé ce processus de négociation pour s'assurer qu'elles obtiennent non seulement la bonne personne ou la bonne entreprise pour le travail, mais aussi au bon prix.

Bien que cela puisse sembler être une étape supplémentaire, c'est une étape qui peut vous faire économiser de l'argent, du temps et des maux de tête sur la route.

Mais cela nous amène aussi à une grande question : tout cela est-il vraiment nécessaire ?

Ne pouvez-vous pas passer du temps à évaluer deux ou trois fournisseurs par vous-même ?

Comme vous le verrez ensuite, cet itinéraire n'est certainement pas dans votre meilleur intérêt.

Pourquoi lancer une demande de proposition ?

Comparons brièvement ces deux scénarios :

• Option #1 : Passez du temps à trouver le fournisseur idéal par vous-même.
• Option 2 : Utilisez une demande de propositions pour inciter les fournisseurs potentiels à venir à vous.

Choisissez le premier itinéraire et vous utiliserez probablement vos collègues, amis et groupes de réseautage pour vous aider à solliciter d'éventuelles références pour le poste.

Ou vous pouvez effectuer une recherche Google pour découvrir les meilleurs fournisseurs de votre région.

Après avoir examiné le site Web d'un candidat potentiel pour le poste, vous rédigerez le message parfait pour le contacter et savoir s'il peut même vous aider.

Ensuite, vous devrez expliquer les spécificités de votre projet et vous pourrez ou non leur demander de soumettre une proposition avant de décider de les choisir pour votre projet.

Ce n'est pas un processus compliqué, mais avons-nous mentionné que vous devez le répéter pour chaque recommandation ou fournisseur prometteur que vous rencontrez ?

Imaginez combien de temps cela va prendre !

Maintenant, que se passerait-il si ces entrepreneurs potentiels connaissaient déjà les détails de votre projet et qu'ils revenaient avec leur meilleur plan d'action et une offre officielle à examiner ?

Ainsi, au lieu d'avoir à expliquer vos besoins à chaque fois, vous les décririez simplement une fois et les enverriez aux masses.

Et pour vous faire gagner encore plus de temps, ce serait aux entrepreneurs potentiels - pas à vous - de vous contacter.

Avantages de la DP

Bien que la création d'un appel d'offres nécessite du temps à l'avance, cela vaut certainement la peine de faire les démarches. Les avantages de la création d'un appel d'offres incluent :

• Gain de temps : comme expliqué dans les scénarios ci-dessus, un appel d'offres vous fait gagner beaucoup de temps lors de la sensibilisation des fournisseurs. Au lieu de cela, vous pouvez créer un document RFP, le publier et faire venir les fournisseurs à vous.
• Pas limité par votre réseau : lorsque vous effectuez vous-même la sensibilisation, vous êtes plus susceptible de rester au sein de votre propre réseau, en vous appuyant sur des références. Bien que les références soient excellentes, la publication d'un appel d'offres en ligne vous permet d'atteindre un plus grand nombre de fournisseurs.
• Solutions vérifiées : la route RFP vous donne également un aperçu du véritable plan d'action de chaque fournisseur, et non de celui dont il vous parle par téléphone ou en personne. Étant donné que les candidats potentiels doivent soumettre une offre formelle, ils devront passer du temps à décrire la solution et à vraiment résoudre le problème à résoudre.

Avec les appels d'offres, vous disposez d'un moyen simple d'éliminer les fournisseurs et de réduire assez rapidement la pile d'options.

Mais, pour arriver à ce point, vous ne pouvez pas faire cette prochaine erreur.

Ce qu'il ne faut pas faire avec un appel d'offres

Si vous voulez trouver le bon fournisseur, vous avez besoin que votre RFP soit spécifique.

Poser uniquement des questions « oui » ou « non » ne vous mènera nulle part.

C'est pourquoi vous devez créer des questions spécifiques qui nécessitent des réponses réfléchies. Posez des questions ouvertes qui les obligent à expliquer leur processus de réflexion lors de la résolution d'un problème.

Essayez d'utiliser des phrases similaires à celles-ci :

• Pouvez-vous partager un exemple de la façon dont vous avez résolu ce problème ou un problème similaire pour une autre entreprise ? Avez-vous rencontré des obstacles imprévus ? Que feriez-vous de la même manière ou différemment cette fois ?

• Avec la refonte que vous proposez, combien de temps faudrait-il à une personne non avertie pour remplir le nouveau formulaire d'inscription ? Combien de temps estimez-vous que cela pourrait faire gagner ?

Avec ces conseils à l'esprit, vous êtes prêt à rédiger votre premier appel d'offres.

Comment rédiger une DP

Voici la structure de base d'un appel d'offres et ce qu'il faut inclure dans le vôtre :

1. Aperçu du projet

Avant d'entrer dans les détails de votre entreprise, vous devriez donner une brève introduction au projet lui-même afin que les fournisseurs sachent tout de suite s'il vaut la peine d'enchérir.

2. Contexte de votre entreprise

Cela ne devrait pas être une longue histoire de votre entreprise. Au contraire, cela devrait donner aux entrepreneurs une meilleure idée de ce que fait votre entreprise et de votre marché cible.

3. Les objectifs de votre projet

Identifiez clairement ce que vous espérez accomplir avec ce projet et ce que vous considérez comme une « victoire » afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

4. Portée du projet

Les détails du projet sont essentiels dans une demande de propositions. De la même manière que vous ne voulez pas utiliser de questions vagues, une portée de projet vague ne vous aidera pas non plus à trouver le bon fournisseur.

Passez du temps à détailler la portée de votre projet afin qu'il n'y ait pas de surprises plus tard.

5. Calendrier cible des livrables

Même si vos délais ne sont pas très serrés, vous devez toujours avoir en tête un calendrier cible de livrables. Cela doit être inclus dans votre RFP afin que les fournisseurs potentiels puissent évaluer correctement s'ils disposent des ressources et de la bande passante nécessaires pour terminer le travail à temps.

6. Obstacles possibles

Ne cachez pas vos problèmes existants ou potentiels sous le tapis proverbial si vous voulez qu'ils disparaissent. Un appel d'offres réussi est explicitement clair sur tous les problèmes techniques ou les éventuels obstacles, tels que : Avez-vous affaire à un codage personnalisé ou à une plate-forme obsolète ? Votre équipe dispose-t-elle de ressources limitées ?

En expliquant cela dès le départ, les vendeurs potentiels sauront exactement dans quoi ils s'embarquent.

Vous éliminerez également naturellement les entrepreneurs qui ne peuvent pas gérer la tâche en raison de ces contraintes.

Mais vous serez également en contact avec des entreprises qui savent comment résoudre ces problèmes courants avec compétence et finesse.

N'oubliez pas qu'il vaut bien mieux le savoir maintenant qu'après avoir accepté l'offre et commencé à travailler.

7. Contraintes budgétaires

Il est également important d'être franc avec votre budget aussi. Plus vous éliminez les surprises, mieux c'est pour toutes les parties concernées.

8. Ce que vous recherchez chez les fournisseurs potentiels

Une autre façon de réduire ou d'éliminer les surprises est d'expliquer exactement ce que vous recherchez chez les entrepreneurs potentiels.

Tout ce que vous avez à faire est de décrire ce qui compte le plus pour votre projet (c'est-à-dire le temps, la solution, le budget, etc.) et de montrer comment vous évaluerez leurs propositions en fonction de cela.

Nous vous montrerons bientôt comment cela se fait, mais avant cela, il y a encore une chose à ajouter ici : une lettre d'accompagnement RFP.

Tout comme une lettre de motivation pour un CV, une lettre de motivation RFP crée une image professionnelle pour votre marque et donne le ton aux fournisseurs potentiels. Cela signale qu'ils doivent prendre la proposition et le projet au sérieux.

La bonne nouvelle est qu'il existe un certain nombre d'outils pour rendre la création d'appels d'offres plus facile et moins stressante que vous ne l'imaginez.

Exemples de réponses aux appels d'offres

Si vous avez publié un appel d'offres et que vous collectez des réponses, vous vous demandez peut-être ce que vous devez rechercher dans des réponses efficaces à un appel d'offres. Examinons ici quelques exemples de réponses impressionnantes aux appels d'offres.

Exemple 1 : Réponse générale à la demande de propositions pour les services de conception Web

Cher [auteur de l'appel d'offres] :

En ce qui concerne votre demande de proposition (RFP), [notre société] est ravie de l'opportunité de vous fournir des services de conception Web. Ayant travaillé avec [brève liste d'anciens clients], nous pensons qu'un partenariat avec [entreprise à laquelle vous écrivez] aurait un impact considérable sur la satisfaction de vos clients et sur vos résultats.

En tant que l'un des principaux fournisseurs de [service principal du client] de [l'industrie du client], vous savez à quel point cette période de l'année peut être critique pour vos clients. En moyenne, le coût de livraison est de [xxxx,xx] $, et [nom du client] s'engage à respecter "[l'énoncé de mission du client]".

À mesure que ces défis deviennent plus courants, il est de plus en plus important de fournir aux clients un site Web puissant et optimisé pour le référencement pour attirer de nouveaux prospects. Dans cette optique, [notre société] a l'intention d'aider [nom du client] :

• Créez un site Web élégant et impressionnant, propre, convivial et adapté aux mobiles pour fonctionner sur tous les appareils, afin que les internautes aient une première impression solide de votre marque, quel que soit l'appareil qu'ils utilisent pour vous trouver.

• Vous aider à renforcer l'identité de votre marque grâce à un nouveau logo et une nouvelle palette de couleurs cohérentes.

• Assurez-vous que chacune de vos pages Web est optimisée pour le référencement afin de se classer rapidement, ce qui attirera de nouveaux clients sur votre site Web et démontrera votre leadership dans l'industrie.

Comme indiqué dans le résumé analytique, [notre société] a l'intention d'aider [nom du client] [brève allusion aux avantages client décrits dans le résumé analytique]. Pour ce faire, notre équipe a proposé un ensemble de livrables, un ordre des opérations, une répartition des tâches et des dates d'achèvement prévues pour assurer le succès du partenariat entre [votre entreprise] et [nom du client].

[Votre entreprise] a hâte de travailler avec vous pour aider [nom du client] à relever [les défis du client décrits dans le résumé analytique]. Pour récapituler, veuillez voir ci-dessous un bref aperçu des services inclus dans ce partenariat.

Cet exemple de réponse explique clairement et succinctement comment le service du fournisseur résoudra les problèmes critiques de l'acheteur lorsqu'il s'agit de créer un site Web solide. En décrivant les principaux avantages, vous montrez au client comment vous allez le mettre en avant et vous concentrer sur ses besoins pour faire le travail.

Deuxième exemple : société de production vidéo offrant ses services

Source des images

Lors de la réponse à un appel d'offres d'Anthem Blue Cross et Blue Shield, Paul Horton Visuals a choisi de créer une page Web complète dédiée à leur réponse à l'appel d'offres. Le format de la page Web a permis à l'équipe de Paul Horton de créer un exemple complet de traitement vidéo et de processus pour montrer à Anthem ce qu'ils seraient en mesure de fournir si Anthem les choisissait. La page comprend également une vidéo intégrée pour souligner les points forts de Paul Horton : la production vidéo.

Outils logiciels de proposition pour vous aider à gérer les appels d'offres

Dans cet article, nous avons présenté 10 outils pour vous aider à gérer et à créer des propositions d'aspect professionnel en moins de temps.

Pour les besoins d'aujourd'hui, les cinq outils suivants sont d'excellents points de départ :

1. RFPIO

RFPIO résout le problème de la réponse aux appels d'offres, de la gestion de projet à la collaboration, en passant par l'intégration avec d'autres logiciels. Leur solution comprend des tableaux de bord de rapports, des fonctionnalités de réponse automatique et la génération automatisée de propositions proactives à partir de votre CRM. RFPIO comprend également une bibliothèque de réponses intelligentes qui transforme les réponses RFP précédentes en informations à la demande qui permettent aux équipes de revenus de disposer de contenu d'entreprise à portée de main, où qu'elles travaillent.

Et quoi de mieux ? RFPIO a une intégration avec HubSpot qui synchronisera automatiquement votre RFP avec votre portail, ce qui facilitera le partage d'informations avec votre équipe.

2. PandaDoc

Pour créer des appels d'offres personnalisés avec votre propre marque, pensez à utiliser le logiciel de proposition PandaDoc.

Ici, vous pouvez configurer votre premier appel d'offres en quelques minutes et même collaborer avec les membres de l'équipe en utilisant des mises à jour en temps réel dans le document lui-même.

3. Nusii

Semblable à d'autres logiciels de proposition sur le marché, Nusii utilise un éditeur par glisser-déposer qui facilite la création d'appels d'offres, en particulier pour les débutants.

Grâce à son design épuré, moderne et simple, il est également très facile à comprendre.

L'une des fonctionnalités les plus utiles de Nusii est de l'utiliser pour retravailler les appels d'offres existants afin de vous faire gagner du temps. Copiez simplement le contenu d'un appel d'offres que vous aimez et modifiez les informations en fonction de votre nouvelle demande.

4. Loopio

Comment comptez-vous organiser toutes les réponses à vos appels d'offres ?

Une caractéristique remarquable avec Loopio est sa bibliothèque de réponses aux appels d'offres, qui vous donne un accès instantané à toutes vos réponses aux appels d'offres précédents. Cela vous évite d'avoir à chercher ce dont vous avez besoin dans une boîte de réception encombrée.

Leur fonction magique vous aidera même à remplir automatiquement une réponse si elle ressemble à celle que vous avez déjà faite.

De plus, vous pouvez gérer l'ensemble de votre processus d'appel d'offres, y compris l'envoi de réponses automatisées, et collaborer avec votre équipe au même endroit grâce à leur tableau de bord intuitif.

Et si les outils de proposition sont actuellement hors budget, ou si vous souhaitez essayer de créer le vôtre en premier, utilisez ce modèle comme point de départ.

5. DP360

RFP360 rationalise votre approche de la gestion des réponses aux appels d'offres. Leurs fonctionnalités intuitives de gestion des connaissances, de flux de travail et de collaboration facilitent la création, la révision, la mise à jour et l'approbation de réponses convaincantes dans une seule bibliothèque. Les fonctionnalités d'automatisation des propositions et d'intelligence de réponse (IA) accélèrent votre capacité à répondre aux questions, en suggérant les meilleures réponses possibles et en les complétant automatiquement en masse.

Vous pouvez également importer des appels d'offres dans différents formats et générer des propositions finales raffinées, et les extensions intégrées permettent à toute personne de votre organisation d'utiliser le contenu de votre bibliothèque de connaissances dans des fichiers Microsoft Office, des questionnaires en ligne et des formulaires, sans quitter ces applications.

Modèle de RFP gratuit et modifiable

Téléchargez un modèle de RFP gratuit et modifiable.

Pour utiliser ce modèle, téléchargez-le simplement ici ou remplissez le formulaire ci-dessous. Vous pouvez supprimer des sections ou des éléments d'information qui ne se rapportent pas à votre projet et ajouter tout ce dont vous avez besoin pour vos appels d'offres. Vous pouvez également utiliser cette formule de proposition éprouvée pour vous assurer que votre RFP est également professionnel et soigné.