Qu'est-ce qu'une charte de projet ? Le guide complet

Les chartes de projet fournissent un guide pour toute nouvelle initiative. Ainsi, que vous travailliez en tant que chef de projet ou professionnel des opérations, vous devrez devenir un pro de la rédaction de ces documents.

En plus de vous donner l'autorisation de démarrer des projets, les chartes de projet vous aident à vendre la viabilité de votre projet aux parties prenantes. Ce document vous aidera également à rallier toute votre équipe à vos plans et à vos échéances.

Dans ce guide, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur les chartes de projet. Nous couvrirons :

Les avantages de créer des chartes de projet

« La charte de projet est un document si important qu'un projet ne peut pas démarrer sans elle », déclare Rita Mulcahy, chef de projet, formatrice et auteure renommée. Ce document peut garder votre équipe sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de votre projet dans les délais.

Voici d'autres avantages de créer une charte de projet bien rédigée :

• Vous déciderez d'un budget de projet.
• Vous pouvez définir le résultat du projet.
• Vous éviterez la dérive de la portée et respecterez vos délais.
• Vous pouvez obtenir l'adhésion des parties prenantes à votre projet.
• Vous pouvez définir les dates de début et de fin prévues du projet.
• Vous pouvez expliquer clairement comment les objectifs de votre projet s'alignent sur les objectifs de l'organisation.

Ensuite, nous explorerons les meilleures pratiques pour rédiger une charte de projet.

Comment rédiger une charte de projet

Lors de la rédaction de votre charte de gestion de projet, il est important de bien faire les choses dès le départ. « Vous ne devriez pas modifier une charte de projet après son approbation », déclare Mary Beth Imbarrato, auteur de The Project Roadmap. Des changements de dernière minute peuvent amener les parties prenantes à s'interroger sur la faisabilité du projet.

Ce guide étape par étape vous aidera à rédiger une excellente charte de projet dès le départ.

1. Recueillez les informations de votre équipe de projet.

Parler aux membres de votre équipe est essentiel lors de la création de chartes de projet. Vos collègues peuvent vous aider à établir des échéanciers de projet réalistes. Ils peuvent également vous aider à découvrir les objectifs, la portée et les plans d'atténuation des risques pour le projet.

"Vous devez réserver du temps aux membres de votre équipe pour discuter du projet, de la manière dont ils souhaitent l'aborder et de leur bande passante actuelle", déclare Will Yang, responsable de la croissance chez Instrumentl. "Cela garantit que votre équipe de projet est sur la même longueur d'onde."

2. Stockez la charte dans un endroit central.

Pour favoriser la collaboration, stockez votre charte de projet dans un hub central afin que les membres de l'équipe puissent la commenter et la modifier.

Cela donne à chacun un sentiment d'appropriation du projet. Des programmes comme Google Drive et Dropbox offrent des capacités de co-édition.

3. Gardez la charte du projet brève.

Vous pourriez être tenté de saisir chaque détail dans votre charte de projet. Mais rappelez-vous : vous devez approfondir votre document de planification de projet, et non la charte de projet.

« Les parties prenantes n'auront pas le temps de lire une charte verbeuse de 15 pages car elles ont d'autres priorités », conseille Konstandinos Christofakis, responsable marketing chez ULTATEL. "C'est pourquoi les chartes doivent être un aperçu de haut niveau des projets, rester suffisamment courtes pour être utiles et suffisamment longues pour être utiles."

Si l'information est digeste, les chances d'approbation du projet augmentent, selon Christofakis.

4. Ajoutez des visuels à votre charte.

L'utilisation d'images ou d'éléments de conception peut aider à améliorer la lisibilité de votre charte de projet et à garder votre document bref.

Par exemple, si vous souhaitez décrire un long plan de communication ou une étape importante dans votre charte, un diagramme de Gantt peut vous aider. Ces tableaux se distinguent également dans la charte du projet, permettant aux membres de l'équipe de les référencer facilement.

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5. Créez un modèle de charte de projet.

Avez-vous déjà rédigé une charte de projet ? Ou peut-être que le document que vous venez de terminer est un chef-d'œuvre. Transformez ces documents en modèles que vous pourrez utiliser ultérieurement.

Avoir un modèle pour votre charte de gestion de projet vous aide à gagner du temps et à maintenir la cohérence à l'avenir. Cette approche des chartes de projet garantit également que vous ne sautez pas d'éléments importants dans votre document.

Conseil de pro : si vous n'avez pas encore de modèle, vous pouvez parcourir les options en ligne. HubSpot propose un modèle de charte de projet gratuit que vous pouvez télécharger à tout moment.

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Maintenant que vous connaissez les bases de la création de chartes de gestion de projet, passons en revue l'anatomie d'une charte de projet.

L'anatomie d'une charte de gestion de projet

Après avoir élaboré une charte de projet, les chefs de projet l'envoient au sponsor du projet pour obtenir son approbation. Un sponsor peut être le gouvernement, un bailleur de fonds individuel ou la haute direction de l'organisation exécutant le projet.

Voici les éléments dont votre charte de projet a besoin pour obtenir l'approbation des sponsors.

1. Objectif du projet

L'objectif du projet est la raison principale pour entreprendre le projet. Lier les objectifs aux objectifs de votre entreprise est un excellent moyen de susciter l'intérêt des parties prenantes pour votre projet.

Conseil de pro : utilisez le cadre SMART pour rendre vos objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.

2. Aperçu du projet

L'aperçu de votre projet donne plus de détails sur la chronologie et la propriété d'un projet. Cette section présente des détails tels que le nom du projet, le sponsor du projet, le responsable du projet, les dates de début et de fin prévues et le budget estimé.

Conseil de pro : ajoutez un tableau à la vue d'ensemble de votre projet. Cela rend l'information écrémable et facile à trouver.

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3. Livrables du projet

Il s'agit d'une liste des services ou produits que l'équipe du projet fournira aux parties prenantes. Soyez clair sur ce que votre équipe livre pour éviter tout désaccord qui vous fera prolonger votre délai.

4. Portée du projet

La portée du projet explique les limites du projet. Alors que les chefs de projet écrivent généralement des portées de projet détaillées, la garder brève dans la charte de projet est une pratique exemplaire. Pourquoi? Vous pouvez créer une déclaration de portée détaillée dans la phase de planification du projet.

5. Parties prenantes du projet

Il s'agit d'une liste des noms et des responsabilités des parties impliquées dans un projet. Indiquer qui est responsable des différentes tâches responsabilise les membres de votre équipe.

6. Risques du projet

Décrire les risques d'un projet vous aidera à identifier les obstacles à la réussite de votre projet et leur impact potentiel. Cela vous permet de concevoir des stratégies d'atténuation des risques.

Conseil de pro : créez un tableau des risques potentiels. Assurez-vous d'expliquer pourquoi le risque constitue une menace pour votre projet et les stratégies d'atténuation que vous prévoyez d'adopter.

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7. Ressources du projet

Créez toujours une liste des ressources dont votre projet aura besoin. Et ce n'est pas que de l'argent. Vos ressources doivent inclure les membres de l'équipe, les installations, l'équipement et d'autres éléments essentiels qui sont essentiels à la réussite de votre projet. Cela vous aide à tenir compte de tout ce dont vous avez besoin pour mener le projet à la ligne d'arrivée.

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Exemples de charte de projet

1. Charte de gestion de projet pour Lean Six Sigma

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Cet exemple de charte de projet suit le format Lean Six Sigma, une méthodologie de gestion de projet. Les équipes qui utilisent déjà ce cadre peuvent choisir de structurer leur charte de projet de cette manière.

Ce que nous aimons : La charte de projet Lean Six Sigma offre un périmètre de travail clair. Les objectifs du projet suivent également le cadre SMART, ce qui rend extrêmement clair la manière dont le projet bénéficiera à l'entreprise.

Limites de la charte de projet : bien que cette charte présente des informations clés, y compris l'objectif du projet et l'énoncé du problème, certaines informations clés sont manquantes. Le propriétaire du processus n'a pas indiqué les coûts ou les risques du projet. Si vous émulez ce format, veillez à inclure ces informations.

2. Charte de gestion de projet pour la refonte du site Web

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Dans cette charte de projet, l'Université de Guelph explore exactement ce que son équipe Web doit faire pour repenser le site Web de la bibliothèque de l'école. Cela inclut toutes les parties prenantes nécessaires et qui est propriétaire du projet.

Ce que nous aimons : Ce projet a une portée et un calendrier bien définis. Les sponsors savent exactement qui travaille sur quoi et quand.

Limites de la charte de projet : Bien que ce projet explore les risques associés au projet, des plans d'atténuation amélioreraient cette section du document.

Erreurs à éviter lors de la création de chartes de gestion de projet

1. Manquer une déclaration d'intention claire

Chaque projet doit avoir un but et un objectif clairs. Mais parfois, l'objectif principal devient flou. Pour lutter contre cela, appliquez l'effet de vérité illusoire, qui stipule que l'utilisation d'informations répétées augmente la compréhension.

Lauren Carter, consultante principale chez Lauren Ashley Consulting, explique qu'elle utilise cette stratégie pour aider son équipe à se souvenir de l'objectif des projets. Dans les mots de Laurent :

« Les membres du projet perdent souvent 'l'étoile polaire' au cœur du travail. Un moyen efficace d'éviter cela est d'avoir un énoncé d'objectif clair dans la charte, que je répète de plusieurs façons tout au long du cycle de vie du projet. »

"Cela peut être un en-tête sur les documents de projet, en le plaçant en haut des calendriers ou des graphiques, ou en l'utilisant comme une mesure par rapport à laquelle vous évaluez les activités planifiées et non planifiées qui surviennent."

2. Créer une Charte Mi-projet

Les chartes de projet devraient donner le coup d'envoi de votre initiative. La rédaction de ce document à mi-parcours peut entraîner une dérive de la portée, des responsabilités mal définies et de la confusion.

« Changer la charte du projet après le lancement et la planification signifie que vous devrez revoir tout le travail que vous avez terminé et même retravailler certaines tâches terminées », explique Mary Beth Imbarrato, une vétéran de 25 ans dans l'industrie de la gestion de projet.

Elle ajoute : "Cela peut entraîner des retards, des coûts élevés et créer davantage de risques pour le projet."

Mary Beth indique également que les modifications apportées à la charte peuvent avoir un impact sur la façon dont les membres de l'équipe voient un projet. Le résultat? Engagement et engagement réduits.

L'essentiel : créer la charte avant de commencer le projet vous aidera à éviter une dérive de la portée, à éviter de perdre du temps à refaire le travail et à tenir à distance les risques supplémentaires pour votre projet.

3. Ignorer le modèle de charte de projet de votre entreprise

L'utilisation de chartes de projet existantes comme modèles peut vous faire gagner du temps et assurer la cohérence.

Au lieu de créer de nouvelles chartes à partir de zéro, demandez un échantillon d'un document de charte rempli que l'entreprise a aimé et utilisez-le comme modèle. Ce modèle vous aidera à comprendre comment votre organisation préfère présenter ses idées, vous permettant de suivre l'exemple et de commencer les projets du bon pied.

Commencer un nouveau projet sans faux pas

Une charte bien pensée est une feuille de route pour atteindre les objectifs de votre projet en un temps record.

Commencez par recueillir les commentaires de votre équipe et créez une charte de projet qui obtiendra le feu vert des parties prenantes.