Qu'est-ce que c'est et comment l'écrire [+5 modèles]

Un document d'exigences métier (BRD) est un point de départ pour tout projet logiciel ou solution métier. Ce document aligne les membres de l'équipe sur ce qu'il faut créer, pourquoi le créer et comment le faire.

Cet article explore les bases des documents d'exigences métier. Cela inclut pourquoi vous en avez besoin, comment en écrire un efficacement, et plus encore. Nous avons également inclus les 5 exemples de BRD les plus cool des grandes entreprises.

Continuez à lire pour le guide complet.

Table des matières

Qu'est-ce qu'un document d'exigences commerciales
Pourquoi est-il important de documenter les besoins de l'entreprise
Comment rédiger un document d'exigences commerciales en 9 étapes faciles
Exemples de documents d'exigences commerciales

Les BRD capturent chaque étape du développement du produit, du résumé aux résultats attendus. Les documents d'exigences commerciales incluent souvent :

• Problèmes actuels et objectifs du projet.
• De quelles ressources une entreprise a besoin.
• Les étapes de livraison et les jalons d'un projet.
• Les exigences fonctionnelles d'une nouvelle solution (techniques et non techniques).
• Les contraintes du projet (tout ce qui peut ralentir ou entraver l'avancement d'un projet).
• Parties prenantes.
• Des risques.
• Retour sur investissement attendu.

La structure des documents d'exigences opérationnelles peut varier selon le type de projet. Par exemple, vous supprimerez les exigences fonctionnelles techniques si la solution que vous souhaitez créer n'est pas un logiciel.

Nous allons vous expliquer comment rédiger un BRD dans son intégralité. Vous pouvez voir un exemple de modèle ci-dessous.

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Pourquoi les documents d'exigences commerciales sont-ils importants ?

Les BRD brossent un tableau complet d'un projet potentiel. Ces documents fédèrent toutes les équipes impliquées dans un lancement de projet et garantissent la réussite de la livraison du projet.

En fait, le Project Management Institute a découvert que les équipes sans planification préalable échouent deux fois plus souvent que les équipes préparées. PMI a également révélé que la planification aide les équipes à atteindre 77 % de leurs objectifs, contre 56 % pour celles dont la maturité en matière de gestion de projet est faible .

Les BRD permettent également à votre équipe de :

• Surveillez la santé globale du projet.
• Rassemblez les parties prenantes et les membres de l'équipe pour créer un consensus et une collaboration.
• Couvrez le risque de modifications imprévues du projet.
• Comprenez votre budget et le retour sur investissement prévu.
• Comprendre les contraintes de votre projet et trouver une solution optimale pour y répondre.
• Favorisez la responsabilisation de votre équipe en fixant des objectifs clairs et transparents.

Comment rédiger un document d'exigences commerciales

Ici, vous apprendrez ce qu'il faut écrire dans chaque section d'un document d'exigences commerciales. Pour faciliter la compréhension du processus, nous expliquerons chaque étape dans un exemple.

Alors pour commencer, imaginez que votre entreprise souhaite créer un système de gestion de contenu pour les spécialistes de TikTok. Ce que vous avez maintenant est un gâchis de Google Sheets et de notes sur papier. Votre objectif est de planifier, gérer et mesurer les performances de TikTok en un seul endroit.

Dans cet esprit, commençons par décrire nos besoins commerciaux.

1. Commencez par votre résumé analytique.

Les résumés exécutifs décrivent un projet de manière concise pour vos cadres ou d'autres parties impliquées (par exemple, des partenaires commerciaux). Cette section propose un énoncé de haut niveau des objectifs du projet. Un résumé exécutif doit saisir les éléments suivants :

• Points faibles actuels et comment ils affectent l'entreprise.
• Ce que vous proposez comme solution.
• Des données pertinentes, comme le retour sur investissement attendu.
• Une date butoir pour le projet.

Votre résumé doit être facile à comprendre. Vos lecteurs devraient comprendre pourquoi le projet est important et mérite d'être investi simplement en lisant cette section.

Pour notre projet TikTok CMS, le résumé se lirait comme suit :

Notre organisation recherche un système de gestion de contenu TikTok pour mesurer la performance de l'équipe TikTok. Notre objectif est d'analyser les campagnes, les dépenses publicitaires et le retour sur investissement pour mettre à l'échelle les campagnes les plus bénéfiques.

Nous prévoyons que le produit sera construit d'ici la fin du troisième trimestre.

2. Communiquer les objectifs commerciaux.

Énumérez les objectifs commerciaux que vous espérez atteindre avec le projet. Le système SMART de HubSpot offre une méthode simple de définition d'objectifs. Vos objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps.

Fixons-nous des objectifs pour notre CMS TikTok :

• Augmentez le retour sur investissement des publicités TikTok de 10 % en novembre.

• Accélérez la création de messages pour publier 2 messages par jour.

• Créez un rapport analytique pour accéder et analyser les métriques TikTok en un seul endroit.

• Définissez les campagnes les plus performantes de TikTok pour les faire évoluer.

Si vous ne pouvez pas préciser les chiffres ou s'il est difficile de les prédire, détaillez les résultats spécifiques que vous espérez obtenir à partir de la mise en œuvre complète du projet.

3. Expliquez le contexte du projet et pourquoi il est nécessaire.

Nommez quelques problèmes urgents que vous souhaitez résoudre avec le projet. Fournissez des données et des recherches pour étayer votre déclaration. Par exemple, vous pouvez comparer les dépenses actuelles et prévues. Assurez-vous d'inclure un résumé des expériences ou des projets passés dans cette section.

Voici le contexte de notre exemple TikTok :

Notre équipe n'a pas d'enregistrement détaillé de notre retour sur investissement TikTok. Un CMS TikTok aidera à réduire les coûts des campagnes TikTok et à augmenter le retour sur investissement. Nous déterminerons également les campagnes les plus performantes en termes de ROI.

4. Définissez votre périmètre de travail.

C'est la partie la plus importante de votre BRD. Cette section devrait inclure :

• Un aperçu détaillé des objectifs du projet.
• Jalons.
• Livrables du projet.
• Critères d'acceptation.

Votre champ de travail identifie ce qui doit être fait dans un délai spécifique. Assurez-vous de communiquer clairement les exigences du projet pour chaque étape du développement. Cela favorise une communication claire entre les parties prenantes et les membres de l'équipe qui travailleront sur le projet. Vous atténuerez également le risque que le projet dévie de sa trajectoire.

5. Définir les exigences de fonctionnalité du projet.

Énumérez toutes les caractéristiques et fonctionnalités nécessaires du produit. Cette section comprend ce qui doit être construit et toutes les fonctionnalités requises par votre nouveau projet. Vous pouvez également décrire cette section sous Portée des travaux.

Pour notre CMS TikTok, nous aurons besoin de :

• Une vue des tâches du calendrier pour la gestion du contenu.

• Analyse mensuelle des performances d'une publication autonome et d'un groupe de publications.

• Filtrage par différentes campagnes.

6. Identifiez vos principales parties prenantes.

Cette section de votre BRD répertorie les principales parties prenantes de votre projet. Prenez le temps de décrire les rôles et les responsabilités de chacun. Assurez-vous d'inclure les parties internes et externes.

Plongeons dans notre exemple.

• Chief Marketing Officer : Approuver la création du CMS TikTok.

• Chefs de projet : responsables de la décomposition du projet, de l'affectation des membres de l'équipe et de la réalisation du projet dans les délais.

• Chef d'équipe TikTok : responsable de la création de contenu et de la collecte de mesures de performance.

7. Communiquer les contraintes du projet.

Il est essentiel de préciser les limites existantes qui affectent le développement du projet. Vos contraintes peuvent être liées à votre budget, à votre boîte à outils actuelle, à vos limitations techniques, à la disponibilité de votre équipe ou à vos dépendances.

Voici un excellent exemple de limites de projet pour un produit technique :

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8. Établissez un horaire.

Travaillez main dans la main avec vos chefs de projet pour préciser les échéances de chaque phase de vos initiatives. Les BRD pour les clients externes doivent inclure les délais finaux et les dates de livraison estimées autour des jalons.

Pour notre CMS TikTok, voici notre planning.

• Phase 1. Achever X d'ici décembre 2022

• Phase 2. Développer et mener l'assurance qualité de la fonctionnalité X d'ici mars 2023

9. Résumez votre analyse coûts-avantages.

Une analyse coûts-avantages détermine si les avantages du projet l'emportent sur ses coûts. Créez une feuille de calcul qui décrit les dépenses actuelles et le budget perdu en raison d'inefficacités. Prévoyez le montant d'argent et d'autres avantages qu'une entreprise gagnera.

Votre objectif est de convaincre les dirigeants qu'un nouveau projet vaut l'investissement. Renforcez votre dossier en présentant des faits et des chiffres.

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5 exemples de documents d'exigences commerciales exceptionnels

Nous avons rassemblé une collection de 5 modèles de documents d'exigences commerciales. Parcourez chacun d'entre eux et choisissez celui qui correspond le mieux à votre projet. Assurez-vous d'ajuster chaque modèle pour répondre aux exigences de votre projet.

Modèle BRD PandaDoc

Il s'agit d'un modèle fantastique si vous souhaitez préparer un BRD pour le développement de produits. PandaDoc fournit des exemples simples du texte que vous devez mettre dans chaque section. Vous trouverez également les meilleures pratiques pour chaque entité mentionnée dans le modèle.

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Modèle BRD TechWhirl

Ce modèle est conçu spécifiquement pour les nouvelles solutions technologiques. TechWhirl comprend 17 sections qui détaillent le résumé du projet, la portée, la vue d'ensemble des processus métier, les exigences métier, etc. Vous pouvez même inclure des données dans des tableaux et des graphiques.

Idéal pour : Expliquer les processus métier complexes et leurs dépendances.

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Modèle Asana BRD

Asana fournit un modèle BRD gratuit que vous pouvez modifier en temps réel. Ce modèle compact ne comprend que les champs nécessaires et chaque section contient des conseils sur ce qu'il faut écrire. Ce modèle est idéal pour obtenir l'adhésion des parties prenantes internes.

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Modèle Smartsheet BRD

Smartsheet propose un modèle BRD unique. Vous pouvez l'utiliser pour de petits projets internes et pour des projets complexes et coûteux pour des fournisseurs externes. Chaque section est complétée par une courte description ou un exemple de ce qui doit être écrit.

Vous voulez voir plus de modèles ? Voici 10 modèles BRD gratuits de Smartheet (tous suivent le même modèle).

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Modèle ClickUp BRD

Vous cherchez un BRD simple pour guider vos projets ? Essayez ce modèle de ClickUp. Il n'y a que des sections de base (avec des feuilles) que vous pouvez facilement remplir en ligne. Les équipes marketing et commerciales peuvent utiliser ce modèle pour obtenir l'adhésion aux ajustements CRM, au développement de connecteurs API, etc.

Idéal pour : petits projets internes avec peu d'exigences et de livrables.

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Rédaction de votre document d'exigences commerciales

Quelle que soit la portée de votre projet, un document d'exigences commerciales peut vous aider à garder le processus en ordre. Avec ce document, vous aurez un plan clair pour guider votre projet. De plus, vous aurez un résumé compact de l'analyse de rentabilisation qui alimente votre initiative.

Si vous cherchez à présenter votre entreprise dans son ensemble, explorez le modèle de proposition commerciale gratuit de HubSpot. Nous expliquerons comment résumer vos solutions, partager les prix et définir des délais.