Quelle application de gestion des tâches est la meilleure ? (2022)

Diriger une entreprise représente beaucoup de travail. Il y a des milliers de choses à suivre, plus si vous gérez également une équipe d'employés. Un logiciel de gestion de projet facilite les choses, mais il existe des dizaines d'options parmi lesquelles choisir, et trouver la bonne peut être difficile. Ce guide Trello vs Todoist vise à vous faciliter la décision.

À la fin de cet article, je partagerai mes réflexions sur le meilleur objectif pour chaque programme.

Mais d'abord, jetons un coup d'œil au principe de base de chaque outil :

Trello contre Todoist : une introduction

Trello

Trello est un outil de gestion de projet visuel qui utilise un affichage de style tableau d'affichage pour organiser les tâches. Les cartes, l'équivalent numérique des notes autocollantes, sont utilisées pour afficher et décrire des tâches individuelles, qui peuvent ensuite être déplacées d'une zone à une autre à l'aide de la fonctionnalité glisser-déposer.

Trello offre également des options d'automatisation impressionnantes, y compris des automatisations prédéfinies et la possibilité de créer vos propres règles d'automatisation, qui sont toutes incluses dans le plan gratuit (notez qu'il y a une limite au nombre d'automatisations que les utilisateurs gratuits peuvent configurer ). C'est un joli bonus que vous n'obtiendrez pas avec tous les logiciels de gestion de projet, et, de plus, lorsqu'il est proposé, ce n'est généralement pas sur le plan gratuit.

Todoist

Todoist est un outil de planification de type liste conçu pour vous aider dans tous les aspects de votre vie. Vous pouvez créer des tâches, les affecter à divers projets et leur fixer des délais. Vous pouvez également définir des niveaux de priorité pour les tâches, ce qui facilite le tri de ce que vous devez faire en premier au début de votre journée.

Todoist dispose également d'un système d'objectifs où vous pouvez créer des objectifs de productivité et demander à l'application de suivre vos progrès. Atteindre ces objectifs vous rapporte du "Karma" et vous pouvez voir votre niveau de Karma augmenter avec le temps. C'est un excellent moyen de gamifier les progrès lorsque vous travaillez sur un projet difficile.

Trello contre Todoist : fonctionnalités

Maintenant que vous avez une idée de ce que fait chaque outil, il est temps d'examiner de plus près les fonctionnalités qu'ils offrent. Plus précisément, nous allons examiner les fonctionnalités associées au plan gratuit pour chaque outil. Si vous souhaitez en savoir plus sur les plans premium, vous pouvez vous diriger vers la section tarification de cet article.

Trello vs Todoist : l'interface

Trello

Pour commencer à utiliser Trello, vous devez configurer un espace de travail. Considérez cela comme un hub d'entreprise où vous pouvez voir tous vos projets. Vous pouvez également inviter des membres de l'équipe à rejoindre votre espace de travail ici. Notez que l'ajout de membres d'équipe à un espace de travail gratuit donne à tous ces membres la possibilité d'ajouter de nouveaux membres et de modifier les autorisations des membres existants. Si vous souhaitez autoriser les membres de l'équipe à afficher l'espace de travail sans cette possibilité, vous devrez passer à l'un des forfaits payants.

Vous pouvez également modifier divers paramètres de votre espace de travail, y compris si l'espace de travail est visible publiquement ou non, et connecter votre espace de travail à un Slack d'entreprise ici.

Si vous vous inscrivez au plan Premium, vous pourrez également accéder aux tableaux de l'espace de travail, ce qui vous permet d'afficher les tâches de plusieurs tableaux en un seul endroit.

Tableaux Trello

Chaque espace de travail Trello est divisé en tableaux. Ce sont des affichages visuels avec des colonnes pour différentes listes de tâches. Vous pouvez personnaliser les noms des colonnes en fonction de vos besoins. Par exemple, si vous créez un tableau Trello pour un blog multi-auteur, vous pouvez créer une colonne distincte pour chaque rédacteur avec lequel vous travaillez. Vous pouvez également utiliser chaque colonne pour répertorier les articles de blog à une certaine partie du processus de publication, comme "En cours de rédaction", "Planifié", etc.

Lorsque vos colonnes sont configurées, vous pouvez commencer à ajouter des tâches sous forme de cartes. Vous commencez par ajouter uniquement le titre, puis cliquez sur le titre pour voir la vue complète de la carte et ajouter plus de détails, y compris l'affectation de coéquipiers et la définition d'une date d'échéance. Vous pouvez également ajouter une liste de contrôle pour les tâches plus importantes. Si vous optez pour un forfait payant, vous aurez également la possibilité d'ajouter des champs personnalisés, comme le nombre de mots cibles pour les articles.

Automatisation

Le dernier aspect de Trello que je voulais examiner pour mon analyse de Trello vs Todoist concerne les options d'automatisation.

Le principal moyen d'automatiser votre espace de travail Trello consiste à créer des "règles". Ces règles dictent ce qui se passe lorsque les gens entreprennent une action spécifique. Par exemple, si vous gérez un blog et qu'une carte dans la zone « En cours d'édition » est marquée comme terminée, vous pouvez la déplacer automatiquement vers une colonne « Prêt à planifier ».

En tant qu'utilisateur gratuit, vous pouvez automatiser jusqu'à 250 actions par mois. Si vous souhaitez mettre en place une automatisation plus étendue, vous devrez choisir l'un des plans payants.

Todoist

Maintenant que nous avons regardé l'interface Trello, il est temps de regarder l'interface de Todoist.

La première chose que vous voyez lorsque vous ouvrez Todoist est votre liste de tâches pour aujourd'hui. Vous pouvez ajouter des tâches à la liste en cliquant sur le lien "+ Ajouter des tâches", qui ouvre une zone de texte en bas de la page. Cette zone vous permet également de définir une date d'échéance pour la tâche et un niveau de priorité. Les tâches seront ensuite classées par ordre de priorité.

Une chose que j'aime vraiment chez Todoist est la possibilité de définir des tâches récurrentes. Vous pouvez le faire en saisissant une fréquence, telle que "tous les deux jours" ou une heure récurrente telle que "les lundis à 8h00" dans la zone du nom de la tâche. Lorsque la tâche est terminée, la date d'échéance est réinitialisée, plaçant automatiquement cette tâche au jour approprié. Notez que vous ne pouvez voir qu'une seule instance d'une tâche récurrente à la fois.

L'autre chose à noter à propos des dates d'échéance sur Todoist est qu'il s'agit en réalité de dates « à faire ». Si vous définissez une date d'échéance future pour une tâche, cette tâche sera automatiquement déplacée vers la liste pour ce jour. Il est donc essentiel de décomposer les projets en leurs plus petites parties, afin que vous puissiez y travailler de manière cohérente.

Vous pouvez consulter à tout moment les futures listes de tâches en vous rendant dans la zone "À venir". Vous pouvez également déplacer des tâches vers de nouvelles dates ici.

Projets

Tout ce qui nécessite que vous accomplissiez plus d'une tâche peut être transformé en projet. Il s'agit essentiellement de dossiers dans lesquels vous pouvez créer et gérer des tâches associées, mais ils fournissent également des fonctionnalités intéressantes que vous ne pouvez pas utiliser avec des tâches régulières :

• Partage avec jusqu'à cinq personnes par projet sur le plan gratuit (plus d'informations sur les plans payants ; voir la section Tarification de cet article).
• Sous- tâches vous permettant de diviser un élément à faire en tâches plus petites.
• Des commentaires pour que les personnes impliquées dans une tâche puissent en discuter.

Ces fonctions sont utiles pour organiser des projets plus complexes et collaborer avec d'autres membres de votre équipe.

Trello vs Todoist : modules complémentaires et intégrations

Trello

Trello propose des dizaines de Power Ups qui peuvent étendre les fonctionnalités de vos tableaux et cartes. Ceux-ci peuvent être utilisés pour ajouter des éléments tels que le suivi des ensembles Pomodoro, des outils avancés de gestion de fichiers et d'autres outils de collaboration à vos tableaux existants. Ils peuvent également être utilisés pour connecter vos tableaux Trello à des outils populaires tels que Google Drive, HelpScout et Zapier. Vous pouvez utiliser autant de Power Ups que vous le souhaitez, quel que soit votre forfait.

Notez que tous les Power Ups sont disponibles pour les utilisateurs de tous les plans, mais certains Power Ups tiers peuvent facturer des frais d'abonnement distincts.

Todoist

Todoist a une plus petite gamme d'intégrations, mais il se connecte à une variété d'outils de suivi du temps et d'outils de communication. Vous pouvez également le connecter à Zapier pour les options d'automatisation.

Une chose intéressante à noter ici est que vous pouvez également intégrer Todoist à Trello. Cela vous permet d'utiliser Trello comme outil de gestion d'entreprise et Todoist comme liste de tâches personnelle.

Trello vs Todoist : prix

Trello

Il existe quatre forfaits Trello :

• Libre. C'est le plan que j'ai couvert dans la zone des fonctionnalités de l'article. Vous aurez la possibilité d'inviter un nombre illimité d'utilisateurs dans votre espace de travail, jusqu'à 10 tableaux, 250 automatisations/mois, des dates d'affectation et d'échéance, un stockage illimité et un accès aux applications iOS et Android.
• Standard. Disponible pour 5 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement (6 $/mois si facturé mensuellement). Comprend tout dans le plan gratuit + tableaux illimités, listes de contrôle avancées, champs personnalisés, 1 000 automatisations/mois, invités à tableau unique et recherches enregistrées.
• Prime. Disponible pour 10 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement (12,50 $/mois si facturé mensuellement). Inclut tout ce qui se trouve dans l'affichage du plan standard + tableau de bord, l'affichage de la chronologie, l'affichage du calendrier, l'affichage du calendrier de l'espace de travail, des automatisations illimitées, des modèles au niveau de l'espace de travail et une variété de fonctionnalités d'administration et de sécurité.
• Entreprise. Ce plan tarifaire fonctionne sur une échelle mobile, le coût par utilisateur individuel diminuant à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente. Il commence à 17,50 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement (pas de version mensuelle disponible). Vous obtiendrez tout du plan Premium + espaces de travail illimités, tableaux à l'échelle de l'organisation, autorisations à l'échelle de l'organisation, invités multi-tableaux, gestion des tableaux publics, autorisations de pièces jointes, administration Power Ups et SSO gratuit et traitement des utilisateurs.

Notez que tous les membres de l'espace de travail et les invités multi-tables sont pris en compte dans le coût de facturation, mais vous ne serez pas facturé pour les invités à table unique.

Todoist

Todoist propose trois plans tarifaires :

• Libre. C'est le plan que j'ai examiné dans la section des fonctionnalités de cet article. Vous aurez accès aux fonctionnalités de base de Todoist, cinq projets, cinq collaborateurs par projet, des téléchargements de fichiers de 5 Mo, trois filtres et un historique d'activité d'une semaine.
• Pro. Disponible pour 3 $/mois, facturé annuellement (4 $/mois si facturé mensuellement). Vous obtiendrez tout dans le plan gratuit + jusqu'à 300 projets actifs, 25 collaborateurs par projet, téléchargements de fichiers de 100 Mo, 150 filtres, rappels, historique d'activité illimité, thèmes et sauvegardes automatiques.
• Entreprise. Disponible pour 5 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement (6 $/mois en cas de facturation mensuelle). Vous obtiendrez tout dans le plan Pro + 500 projets actifs par utilisateur, 50 personnes par projet, boîte de réception d'équipe, facturation d'équipe, rôles d'administrateur et de membre et assistance prioritaire.

Vous pouvez voir tous les détails sur la page de tarification de Todoist.

Trello contre Todoist : le verdict

Dans certains cas, vous voudrez peut-être même utiliser les deux outils. Par exemple, vous pouvez suivre des projets de groupe et attribuer des tâches aux membres de l'équipe dans Trello, puis utiliser Todoist pour importer les tâches que vous vous êtes assignées dans vos prochaines listes de tâches.

Que pensez-vous de ces outils ? Quelle est la meilleure option pour vous personnellement, Trello ou Todoist ?