Pourquoi avez-vous besoin d'un plan de sauvegarde en cas de catastrophe sur les réseaux sociaux

Avec l'aide d'un plan de continuité des activités (PCA) bien pensé dans les médias sociaux, tout effet négatif d'une catastrophe sur les produits de votre entreprise peut être atténué aussi rapidement que possible. Les catastrophes naturelles, les cyberattaques et les guerres peuvent toutes être survécues grâce à la planification de la continuité. Est-il cependant absolument nécessaire que vous soyez prêt pour une crise des réseaux sociaux ? Les médias sociaux sont vraiment importants pour développer votre entreprise . Dans quelle mesure il le fera, est discutable. Alors que la planification de la continuité des activités (BCP) est plus importante en cas de catastrophe naturelle comme un ouragan détruisant vos usines ou une pandémie mondiale vous isolant de votre clientèle, elle peut également être utile en cas de catastrophe de relations publiques sur les réseaux sociaux. La raison en est qu'il est possible de réduire avec succès les étapes requises dans les scénarios typiques qu'il couvre pour faire face à ce type de problème.

Le guide étape par étape pour l'élaboration d'un plan de continuité des activités

Il existe un processus en plusieurs étapes que la majorité des entreprises doivent suivre afin d'établir un PCA fiable. Ils sont les suivants :

• Au cours de cette partie de l'analyse d'impact sur l'entreprise, l'entreprise déterminera quelles fonctions et ressources sont urgentes et lesquelles ne le sont pas. (Nous en reparlerons plus tard.) Dans cette section du processus, l'entreprise est chargée de déterminer et de mettre en œuvre les procédures nécessaires pour retrouver les fonctions commerciales essentielles.
• Une équipe de continuité doit être mise en place. Ce groupe proposera une stratégie pour gérer l'interruption qui s'est produite. Une formation est exigée de l'équipe de continuité, et elle doit également être testée. De plus, il est important que chaque membre de l'équipe réalise des activités qui revoient le plan et les stratégies.
• Une entreprise peut également trouver utile de développer une liste de contrôle qui comprend des éléments cruciaux tels que des informations concernant les contacts d'urgence, une liste des ressources dont l'équipe de continuité peut avoir besoin, l'emplacement des données de sauvegarde et d'autres informations requises, ainsi que d'autres employés importants.

En plus de mettre l'équipe de continuité à l'épreuve, l'organisation devrait tester elle-même le PCA. Il doit être soumis à des tests rigoureux pour garantir qu'il peut être utilisé dans une grande variété de circonstances périlleuses. Cela aidera à identifier les défauts du plan, qui pourront ensuite être localisés et corrigés lorsqu'ils auront été détectés.

La différence entre le plan de continuité des activités des médias sociaux et un plan de reprise après sinistre

Les plans de continuité des activités (BCP) et les plans de reprise après sinistre (DRP) ont des objectifs très similaires ; cependant, ce dernier est davantage axé sur la technologie et l'infrastructure des technologies de l'information (TI). Les PCA sont plus globaux, avec une concentration sur l'ensemble de l'entreprise, y compris la chaîne d'approvisionnement et le service client. Contrairement aux plans de reprise après sinistre, les plans de continuité des activités se concentrent uniquement sur la réduction du temps d'indisponibilité de la technologie et des dépenses associées. Les seules personnes souvent impliquées dans les plans de reprise après sinistre sont le personnel informatique, qui est celui qui établit et surveille la politique. D'un autre côté, les BCP ont généralement un plus grand nombre d'employés qui ont été formés aux processus pertinents.

L'importance d'un plan de continuité des activités

Les entreprises ont besoin de plans de continuité des activités (PCA) pour s'assurer qu'elles peuvent continuer à fonctionner en cas de crise, quelle qu'en soit l'ampleur. La planification de la continuité des activités (BCP) est conçue pour assurer le bon fonctionnement des entreprises même face à des obstacles inattendus. Cela peut entraîner une baisse de la rentabilité en raison d'une perte de revenus et/ou d'une augmentation des dépenses. Et comme l'assurance paie rarement tout, en particulier lorsque les consommateurs se tournent vers la concurrence, les entreprises ne peuvent pas compter uniquement sur elle.

Que doit contenir un plan de continuité d'activité ?

Toute menace potentielle pour les opérations d'une entreprise doit être prise en compte dans tout plan de continuité des activités viable. En plus d'identifier les menaces et d'établir des protections et des processus pour y faire face, le plan doit également détailler l'impact sur les opérations. L'efficacité de ces mesures préventives et de ces protocoles opérationnels doit être vérifiée par des tests rigoureux. Enfin et surtout, le plan doit être revu souvent pour s'assurer qu'il demeure pertinent.

Définition de l'analyse d'impact sur l'entreprise

La réalisation d'une analyse d'impact sur la continuité des activités est essentielle à la construction d'un PCA, car elle met en évidence les conséquences négatives d'une interruption des activités et fonctions critiques de l'entreprise. De plus, il utilise les données pour déterminer les types de priorités et de tactiques à appliquer au processus de récupération. Il existe une feuille de calcul fournie par la FEMA pour le calcul des impacts opérationnels et financiers qui peut être utilisée dans une analyse de la continuité des activités. Ces documents compilent les effets monétaires et fonctionnels de la perte de diverses opérations et fonctions de l'entreprise. Le moment où les implications commerciales identifiées se produiraient en cas de perte d'une fonction ou d'un processus est également spécifié.

Pour évaluer la probabilité et la gravité d'une crise des médias sociaux,

Vous avez besoin d'un Business Continuity Planning (BCP)

Nous supposerons que vous venez de commencer à travailler sur l'expansion de la visibilité en ligne de votre entreprise à l'aide des médias sociaux. Vous espérez augmenter votre clientèle et votre réseau grâce aux médias sociaux. Ce faisant, cependant, vous devez être conscient et préparé à tout danger potentiel associé à ce mode de communication. Les tactiques de diffamation, les clients en colère contre une gamme de produits défectueux et la volonté d'annuler à la suite d'une légère perception en sont tous des exemples.

La planification de la continuité des activités vous permet de prévoir les menaces à votre présence sur les réseaux sociaux et d'évaluer la gravité de leur influence possible sur la capacité de l'entreprise à rester en affaires. Un seul travailleur mécontent publiant des données embarrassantes ne suffira généralement pas à créer une énorme perturbation de votre croissance, mais si quelques influenceurs de premier plan dans votre domaine annoncent leur soutien, vous pourriez envisager une manifestation majeure sur les réseaux sociaux et un cas d'un boycott des consommateurs.

Avec l'aide de BCP, vous pouvez établir un plan fiable pour gérer une crise des médias sociaux

Étant donné qu'il existe trop de menaces potentielles à la présence sur les réseaux sociaux pour qu'une seule personne puisse les surveiller et les gérer avec succès, vous devrez établir un protocole cohérent pour les traiter, ce qui peut être facilité en utilisant un logiciel de pointe comme Continuity2. Dans cette approche, tout travailleur de votre entreprise peut saisir rapidement la situation et prendre les mesures appropriées. En cas de crise sur les réseaux sociaux, par exemple, la personne en charge de votre page ne sera probablement pas également chargée de gérer la réponse à la crise. Connaissant les protocoles par cœur, ils peuvent repérer les premiers signes d'un désastre de relations publiques massif et suspendre immédiatement leur publication régulière. Puisqu'ils sont déjà en colère, continuer, comme d'habitude, les rendrait encore plus si vous agissez comme si rien ne s'était passé. Ils supposeront que vous choisissez de ne pas tenir compte du problème. Grâce à BCP, vous avez évité de justesse une situation embarrassante.

Les meilleurs plans de réponse aux crises vous aident à comprendre comment faire face à un effondrement des médias sociaux

Les meilleurs remèdes possibles au problème peuvent alors être déterminés à l'aide de l'approche de réponse standard que vous avez établie. Ainsi, votre entreprise vient d'être critiquée pour une stratégie marketing que certains trouvent offensante. Le résultat prévu est que les utilisateurs des médias sociaux sont furieux et que leurs messages attirent l'attention. Une véritable réponse du BCP commencerait par la suppression du matériel offensant, la présentation d'excuses publiques et la promesse de mettre en œuvre des mesures pour prévenir une récurrence.

L'étape suivante consiste à lancer une enquête interne dans le service marketing pour identifier la ou les personnes responsables de cet effort et faire évaluer par un conseiller juridique toute responsabilité potentielle. La transparence est essentielle lors de la gestion d'un problème de médias sociaux. Pour regagner la confiance de vos auditeurs, vous devez être totalement ouvert et honnête. C'est le seul moyen de réparer le tort fait à votre crédibilité et de calmer vos détracteurs. Le public n'est pas intéressé par les gadgets de relations publiques mais par les explications sincères. Ne vous excusez pas trop lorsque vous interagissez avec vos abonnés, car cela pourrait les amener à mal évaluer la gravité de la situation.

Conclusion

De nos jours, aucune entreprise ne peut se permettre d'ignorer l'importance de la planification d'urgence pour les urgences commerciales. Cela peut faire la différence entre une résolution réussie ou non d'une crise sur les réseaux sociaux, ainsi qu'une aide à la reprise après une catastrophe naturelle ou une cyberattaque. La meilleure façon de gérer une crise des médias sociaux est de l'anticiper et de prendre des mesures préventives à l'avance. Espérons que le temps et l'énergie consacrés à la planification d'urgence porteront leurs fruits et vous aideront à échapper à cette catastrophe des médias sociaux avec plus de connaissances et, qui sait, peut-être encore plus de confiance de votre public. Amusez-vous!