Le guide ultime de la comptabilité WooCommerce pour les novices

Essayez-vous de mettre en place un système de comptabilité WooCommerce fonctionnel pour votre boutique en ligne ? Bien que la comptabilité ne soit pas un problème pour de nombreux propriétaires de magasins WooCommerce, c'est un travail fastidieux mais essentiel. Il vous permet de savoir combien d'argent vous gagnez en tant qu'entreprise.

Un système comptable de qualité empêchera également tout problème juridique de se produire. Heureusement, un bon système de comptabilité WooCommerce est facile à mettre en place.

Pourquoi la comptabilité est-elle importante pour les entreprises utilisant WooCommerce ?

Que vous vendiez via Amazon FBA ou dans votre propre magasin avec l'aide de la plateforme WooCommerce ou Shopify, il est crucial de connaître vos chiffres. Ceci est essentiel si vous souhaitez gérer une entreprise rentable et durable.

La plupart des propriétaires de magasins suivent leurs principaux chiffres de revenus. Cependant, ces KPI financiers sont tout aussi importants qu'ils déterminent la santé de votre entreprise :

• Bénéfice : le solde après revenus et charges d'exploitation
• Flux de trésorerie entrant : le montant d'argent qui entre dans l'entreprise chaque mois
• Flux de trésorerie sortant : le montant d'argent qui sort de l'entreprise chaque mois
• Dépenses d'exploitation : tous les coûts de fonctionnement de votre entreprise, y compris les salaires des employés
• Actifs : ce que l'entreprise possède
• Passif : toute dette ou prêt dû par l'entreprise
• Coût d'acquisition client (CAC)
• Coût des marchandises vendues (COGS)

Par exemple, certaines entreprises ont des problèmes lorsqu'elles se concentrent trop sur les revenus et les bénéfices, mais pas assez sur le cycle de trésorerie. En conséquence, les entreprises ont du mal à obtenir de la masse salariale ou à acheter suffisamment de stocks, même si elles sont techniquement rentables.

Comment mettre en place un système de comptabilité de qualité pour les boutiques WooCommerce ?

Associez WooCommerce à un logiciel de comptabilité

Une bonne plate-forme comptable possède une liste complète de fonctionnalités, garantissant que chaque transaction soumise via votre boutique WooCommerce est enregistrée et prête pour les rapports futurs.

Trouver une telle plate-forme comptable est la première étape de la mise en place d'un flux de travail comptable pour les magasins WooCommerce. Certains fournissent même un plugin ou une extension gratuite pour rationaliser le processus.

Par conséquent, l'objectif n'est pas seulement de trouver une plate-forme comptable réputée, mais également une plate-forme avec un plug-in et un processus de synchronisation viables.

Voici quelques-uns des meilleurs logiciels de comptabilité pour WooCommerce :

Synchronisation WooCommerce pour QuickBooks en ligne

Ce plugin intègre votre boutique WooCommerce à l'un des outils de comptabilité les plus populaires pour les entreprises de toute taille : QuickBooks Online. Il fournit une synchronisation en temps réel des stocks, des produits et des numéros de vente.

Il vous suffit de le lier à votre compte bancaire pour suivre les dépenses et utiliser la prise en charge globale des taxes et des devises de QuickBooks pour enregistrer toutes les taxes et transactions de partout.

Xéro

Xero est un autre logiciel de comptabilité réputé doté d'une extension WooCommerce. L'extension fait tout, du rapprochement des transactions de votre compte bancaire à la vérification de l'inventaire et au suivi de la paie.

L'avantage est que toutes les données sur les taxes, les produits et les expéditions sont envoyées de manière transparente à Xero directement depuis WooCommerce.

QuickBooks

Lorsque la plupart des gens rencontrent le terme "logiciel de comptabilité pour petite entreprise", ils pensent probablement à QuickBooks. Intuit a lancé le produit il y a 20 ans. Il est devenu l'une des plateformes de gestion financière les plus populaires et les plus utilisées au monde aujourd'hui. Leur seul véritable concurrent est Xero.

QuickBooks est actuellement utilisé par plus de 80 % de toutes les petites entreprises. De nombreuses petites et moyennes entreprises l'apprécient comme une ressource précieuse. QuickBooks peut être utilisé pour répondre aux exigences de comptabilité, de reporting et de facturation. Il fournit également un certain nombre de modules complémentaires pour le traitement des cartes de crédit, le suivi des stocks et le traitement de la paie.

Une chose à garder à l'esprit est que QuickBooks et WooCommerce ne sont pas directement connectés. Des extensions tierces sont nécessaires pour terminer l'intégration.

Cette tâche peut être accomplie en utilisant une variété de ressources. Connaître les différences dans la façon dont WooCommerce et QuickBooks transmettent les données est la première étape dans la sélection de la meilleure solution pour votre entreprise.

La connexion entre WooCommerce et QuickBooks est rendue possible par MyWorks, Zapier et d'autres plugins tiers. L'intégration peut être aussi simple que l'intégration d'informations sur les ventes ou aussi complexe que la mise à jour de votre inventaire en temps réel au fur et à mesure que des changements se produisent. Le plugin ou l'extension que vous sélectionnez doit être basé sur les besoins de votre entreprise.

Vous aurez besoin d'un compte QuickBooks actif pouvant être intégré à votre boutique WooCommerce avant de pouvoir établir tout type de connexion. QuickBooks en ligne est une excellente solution pour de nombreuses petites entreprises.

Il s'agit d'une solution basée sur le cloud pour suivre vos clients, vos dépenses, vos revenus et vos transactions de vente. QuickBooks en ligne peut également être utilisé pour gérer l'inventaire, les factures, les achats et bien plus encore. Les prix commencent à 20 $ par mois, ce qui en fait une ressource très abordable.

Les intégrations QuickBooks et WooCommerce communiquent et envoient des informations de différentes manières : Intégrations pour le transfert unidirectionnel et la synchronisation bidirectionnelle

Savoir ce qui est important pour votre entreprise vous aidera à trouver la meilleure solution QuickBooks. Une entreprise individuelle ou une petite entreprise en démarrage peut n'avoir besoin que d'un plug-in à sens unique avec un petit supplément unique pour que ses commandes WooCommerce soient automatiquement publiées dans QuickBooks.

Les grandes organisations ou les entreprises avec des volumes de commandes élevés peuvent nécessiter une intégration bidirectionnelle pour maintenir leurs données aussi à jour que possible. Il s'agit d'une fonctionnalité utile, mais elle a souvent un coût en termes de frais mensuels pour ces services.

FreshBooks

FreshBooks est un autre plugin de comptabilité WooCommerce qui peut se connecter automatiquement à votre site Web WooCommerce.

Vous pouvez utiliser FreshBooks pour générer automatiquement des factures chaque fois qu'une commande est passée sur votre site WooCommerce. Un compte client sera créé et tous les paiements effectués sur ce compte seront enregistrés.

De plus, vous pouvez choisir les comptes à lier à FreshBooks en fonction de la source de la commande, de l'état d'exécution ou de l'état du paiement. Les options avancées vous donnent plus de contrôle sur la façon dont vos comptes sont intégrés.

Vous pouvez également mapper automatiquement les codes fiscaux sur FreshBooks. Les produits des commandes en ligne WooCommerce génèrent de nouveaux articles dans votre compte FreshBooks.

Vous pouvez soit désigner un compte de compensation spécifique pour les paiements, soit attribuer différents modes de paiement actuellement acceptés.

Lorsque des produits sont mis à jour ou créés dans la boutique WooCommerce, des articles peuvent également être créés dans le compte FreshBooks.

Zapier WooCommerce

L'extension WooCommerce Zapier est une alternative pour ceux qui utilisent déjà une plateforme comptable en plus de QuickBooks ou Xero.

Zapier agit en tant qu'intégrateur universel pour relier votre boutique WooCommerce à tout logiciel de comptabilité qui ne possède pas d'extension/plugin WooCommerce officiel.

Outre la comptabilité, l'intégration de WooCommerce Zapier peut également automatiser d'autres aspects de votre boutique WooCommerce, tels que le marketing, le support client, le suivi des commandes, etc.

Configurez le suivi et les rapports pour les chiffres importants.

Idéalement, en un seul clic, une plate-forme comptable commencera à synchroniser les données de vente et à les placer dans les colonnes et les rapports de suivi appropriés.

Cependant, vous devez également suivre d'autres mesures clés pour voir comment votre boutique WooCommerce progresse au fil du temps et créer des rapports plus facilement à l'avenir.

Les rapports comptables WooCommerce vous aident à garder le contrôle de vos finances. Vous pouvez également les envoyer aux parties prenantes qui ont besoin de vérifier la stabilité financière de votre entreprise. Enfin, vous devrez peut-être relire ces rapports avant l'échéance fiscale.

Configurer les taux de taxe WooCommerce

Bien que les logiciels de comptabilité effectuent une grande partie du travail pour synchroniser vos revenus et vos dépenses, vous êtes toujours responsable d'un autre domaine important : les impôts. Vous en avez besoin pour vous conformer à la loi et vous assurer de ne pas avoir à payer de pénalités lorsque la saison des impôts arrive.

Bref, si vous ne configurez pas de règles fiscales sur votre boutique WooCommerce, votre activité ne durera pas longtemps car les factures s'accumulent rapidement.

De plus, un calcul précis des impôts permet un meilleur reporting dans le logiciel de comptabilité. Ces paiements sont classés comme des impôts et peuvent être mis de côté pour payer le gouvernement le moment venu.

Parce que le sujet est compliqué, nous avons déjà écrit un article spécifiquement sur les taux de taxes WooCommerce que vous devriez absolument consulter !

Alternativement, des plug-ins fiscaux existent, allant des simples calculatrices fiscales pour petites entreprises aux organisateurs fiscaux plus complexes pour le commerce électronique, que vous pouvez utiliser.

TaxJar en est un exemple. Ce plugin gratuit s'intègre de manière transparente à WooCommerce et extrait les taux d'imposition en temps réel à partir de divers emplacements. Par conséquent, vous n'avez pas besoin de connaître les taux d'imposition de votre région.

De plus, TaxJar propose des rapports avancés, un dépôt automatique et des calculs d'impôt en temps réel qui vous permettent de savoir quand les seuils d'imposition ont été atteints dans chacune de vos régions.

Meilleurs conseils de comptabilité WooCommerce

Vous trouverez ci-dessous quelques meilleures pratiques de comptabilité et de tenue de livres pour les magasins WooCommerce que vous devriez suivre.

Créer un processus comptable mensuel

Vous avez besoin de données financières précises si vous souhaitez prendre des décisions fondées sur des données. Cela signifie établir un processus mensuel (idéalement hebdomadaire si vous vendez de nombreux articles) pour que le comptable mette à jour le plan comptable.

Passer à la comptabilité d'exercice

Il existe deux formes de comptabilité : la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Le premier fonctionne bien lorsque vous démarrez ou dirigez une petite entreprise simple.

Cependant, si vous avez une boutique WooCommerce où vous avez tendance à voir des pics de ventes, comme pendant la période des fêtes, vous devez passer à la comptabilité d'exercice.

La comptabilité d'exercice signifie que les revenus et les dépenses sont enregistrés dans vos plans de compte lorsqu'ils sont gagnés, et non lorsque l'argent arrive ou quitte votre compte bancaire.

Utilisez un plugin de gestion des stocks pour votre boutique WooCommerce

Si vous avez plus d'une douzaine de SKU, investir dans un logiciel de gestion des stocks qui se synchronise avec votre logiciel de comptabilité vous fera économiser beaucoup de temps et de maux de tête. En effet, vous pouvez également l'utiliser pour prévoir les stocks, calculer la diminution des stocks, etc., en plus de suivre votre inventaire.

Connaissez vos échéances fiscales

Les échéances fiscales varient en fonction de l'emplacement de votre entreprise. Vous devez vous en souvenir si vous voulez éviter d'éventuelles amendes et inspections.

Prenons l'exemple des États-Unis. Traditionnellement, le jour des impôts est le 15 avril ici. Chaque année a sa propre date limite de déclaration de revenus prolongée, que vous pouvez trouver en ligne s'il y a une raison pour laquelle vous êtes en retard.

En outre, vous devrez peut-être payer des impôts estimatifs en tant que propriétaire d'entreprise. Bien que cela ne soit pas toujours requis, la plupart des propriétaires uniques, des partenariats, des sociétés et des S-Corps ont des exigences de paiement.

Mettre en place un tableau de bord financier

Un moyen durable de gérer une entreprise (et de préserver votre santé mentale) consiste à créer un tableau de bord financier avec tous les KPI financiers essentiels qui montrent la santé de votre entreprise.

Si vous suivez votre comptabilité et consultez ce tableau de bord au moins une fois par semaine, vous serez toujours au courant de la marche de votre entreprise.

Réflexions finales sur la comptabilité WooCommerce

Le monde de la fiscalité et de la comptabilité n'est pas toujours amusant. Mais votre meilleur pari est de configurer correctement un processus de comptabilité WooCommerce dès le début. Ainsi, vous n'aurez jamais à vous soucier des surprises effrayantes du gouvernement.

Engagez un comptable, synchronisez vos données de vente avec un logiciel de comptabilité WooCommerce de qualité et assurez-vous de générer des rapports régulièrement.

Enfin, trouvez d'autres façons d'améliorer votre boutique WooCommerce et son flux de travail en consultant notre collection des meilleurs plugins WooCommerce gratuits.