Intégration de WooCommerce QuickBooks : un guide complet

Introduction

Si vous êtes propriétaire d'une boutique WooCommerce, vous savez que le suivi de vos finances peut être un défi. Mais saviez-vous qu'il existe des outils disponibles pour faciliter ce processus ? L'une de ces options est QuickBooks, un logiciel de comptabilité conçu pour aider les petites entreprises à gérer leurs finances.

En utilisant une extension d'intégration QuickBooks pour votre site Web, vous pouvez suivre efficacement l'inventaire et analyser vos données de vente. Mais comment ces deux outils logiciels s'intègrent-ils et qu'est-ce que cela signifie exactement pour vous en tant que commerçant ?

Ce tutoriel vous expliquera comment intégrer WooCommerce à QuickBooks. Nous couvrirons ce qu'est un logiciel de comptabilité, les avantages de l'intégration des deux programmes et expliquerons pourquoi notre extension est le meilleur outil d'intégration QuickBooks disponible. Donc, si vous êtes prêt à commencer, continuez à lire !

Comment fonctionne WooCommerce avec QuickBooks ?

QuickBooks est un logiciel conçu pour les petites entreprises qui les aide à suivre les transactions financières, envoyer des factures, recevoir des paiements et créer des rapports. Alors, voici comment cela fonctionne.

Lorsqu'un client effectue un achat ou un don sur votre boutique WooCommerce et utilise sa carte de crédit, les informations de transaction sont envoyées à sa banque. Finalement, il est acheminé vers un processeur de carte de crédit pour vérification. C'est là qu'intervient la connexion entre WooCommerce et QuickBooks : l'un de ces processeurs est Intuit, le fabricant de QuickBooks.

En d'autres termes, l'achat ou le don de votre client dans votre boutique WooCommerce envoie ces informations à QuickBooks via son processeur tiers, Intuit.

Lorsque WooCommerce envoie des données à QuickBooks, elles sont au format .QBO. Les informations sont ensuite enregistrées dans le compte de votre client dans le logiciel et mises à jour au fur et à mesure que leurs transactions par carte de crédit sont finalisées et renvoyées via Intuit. Si le client utilise un relevé bancaire ou d'autres services de reporting liés à sa société de carte de crédit pour suivre l'état de ses transactions, ces rapports n'afficheront aucune information sur votre boutique WooCommerce. Seul QuickBooks enregistrera ces informations pour eux.

Le processus fonctionne aussi dans l'autre sens. Lorsque vous devez mettre à jour les enregistrements de commande ou de paiement de votre client dans WooCommerce après leur retour de QuickBooks, vous devez utiliser un plug-in Intuit. Ce plugin connectera les deux programmes afin que vous puissiez envoyer des informations mises à jour de WooCommerce à QuickBooks.

Avantages de l'intégration de WooCommerce QuickBooks

L'utilisation conjointe de WooCommerce et de QuickBooks présente de nombreux avantages. Passons-les en revue :

Cela fait gagner du temps

Étant donné que ce logiciel est intégré, il permet de saisir toutes les données et de les mettre à jour au même endroit. Il n'est pas nécessaire de basculer entre différentes plates-formes et de saisir manuellement les mêmes données plusieurs fois (ou pire, un seul système). Cela fait gagner du temps à la fois à l'utilisateur et au comptable/comptable puisque QuickBooks peut rapprocher les données financières entre lui-même, WooCommerce et d'autres logiciels de comptabilité.

Diminution du risque d'erreur humaine

La saisie des données est double lorsque ces deux systèmes sont combinés. Dans un programme, les données sont directement saisies dans QuickBooks ou WooCommerce, et dans l'autre programme, elles sont vérifiées. Cela rend plus difficile de faire une erreur lors de la saisie des données, car vous croiserez les doigts pour que tout soit correct ! Une fois cette saisie initiale effectuée, il est plus facile de mettre à jour.

La configuration est simple et rapide

La configuration de WooCommerce et QuickBooks pour ce type d'intégration est rapide, facile et indolore. Une fois que vous avez configuré votre API pour fonctionner avec QuickBooks, les deux ont déjà une connexion établie que vous n'aurez qu'à confirmer. À partir de là, vous pouvez effectuer des mises à jour instantanément. Cela signifie que les utilisateurs peuvent avoir plus de temps à faire ce qu'ils aiment et moins de temps à apprendre à utiliser le logiciel de comptabilité.

Favorise une excellente comptabilité et tenue de livres

Enfin, lorsque WooCommerce et QuickBooks sont utilisés ensemble, cela améliore à la fois les processus de comptabilité et de tenue de livres (et les rend plus faciles à gérer). Étant donné que tout se fait au même endroit à l'aide de deux systèmes qui fonctionnent déjà bien ensemble, il n'est plus nécessaire de basculer entre différentes plates-formes ou de saisir manuellement les mêmes données plusieurs fois. Cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et de rendre la comptabilité plus simple (et moins frustrante).

Méthodes d'intégrations QuickBooks

Les transferts de données peuvent être effectués via des intégrations de données unidirectionnelles ou bidirectionnelles, selon le plugin utilisé.

Intégration de données à sens unique

L'intégration de données à sens unique se produit lorsqu'une entreprise, par exemple QuickBooks, attribue un identifiant unique à l'entreprise qui reçoit les informations. Toute modification apportée par QuickBooks aux dossiers des clients est immédiatement mise à jour dans l'autre système (par exemple, le logiciel de gestion de l'entreprise).

Intégration de données bidirectionnelle

L'intégration bidirectionnelle des données se produit lorsque QuickBooks met à jour simultanément son système et l'autre système (par exemple, le logiciel de gestion de l'entreprise), en utilisant un modèle bidirectionnel de partage d'informations. Les deux entreprises doivent utiliser les mêmes identifiants uniques pour suivre les clients afin de réussir.

QuickBooks fournit plusieurs modules complémentaires qui peuvent faciliter l'intégration de données à partir d'autres logiciels de gestion d'entreprise tels que Salesforce, Microsoft Dynamics et NetSuite.

En général, l'intégration de données bidirectionnelle est plus avantageuse que l'intégration unidirectionnelle. Il offre un taux de précision plus élevé car vous pouvez mettre à jour automatiquement les deux systèmes simultanément. De plus, cela réduit le travail manuel, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine.

Comment intégrer WooCommerce à QuickBooks

L'intégration de WooCommerce à QuickBooks est un excellent moyen de tenir à jour vos registres comptables et de rapprocher rapidement vos comptes. Voyons comment vous pouvez réaliser cette intégration à l'aide du plug-in QuickBooks Sync for WooCommerce de MyWorks.

Étape 1 : Téléchargement et installation

Tout d'abord, vous devrez vous rendre sur votre tableau de bord WordPress et accéder à Plugins > Ajouter un nouveau. Dans la zone de recherche par mot-clé, entrez le nom de votre plugin, "QuickBooks Sync for WooCommerce" dans ce cas. Une fois que vous l'avez identifié, procédez à son installation et activez-le en suivant scrupuleusement toutes les étapes.

Étape 2 : Créez un compte sur MyWorks

Vous aurez besoin d'un compte sur MyWorks pour connecter le plug-in récemment installé à votre compte QuickBooks. Rendez-vous sur le site Web officiel de MyWorks et créez un compte.

Étape 3 : Vérifiez la clé de licence

Ensuite, sous l'onglet "Plans" du tableau de bord MyWorks se trouve un code de licence lié au plugin d'assistance de la plateforme sur WooCommerce. Sélectionnez le forfait auquel vous êtes inscrit et copiez ce code de clé de licence.

Maintenant, revenez à votre tableau de bord WordPress, visitez MyWorks Sync > Connexion et collez le code que vous avez copié. Appuyez sur le bouton "Entrée" pour activer votre licence.

Pour continuer, faites défiler la page et cliquez sur « Se connecter à QuickBooks en ligne ».

Étape 4 : Connectez MyWorks à QuickBooks en ligne

Maintenant, vous devez vous connecter à votre compte QuickBooks. Si vous n'en avez pas, vous pouvez toujours créer un compte en visitant le site officiel de QuickBooks. Sur votre tableau de bord MyWorks, cliquez sur le bouton "Se connecter à QuickBooks".

Une fenêtre contextuelle s'ouvrira demandant l'autorisation de connecter MyWorks à votre compte QuickBooks en ligne. Cliquez sur le bouton « Connecter » pour lancer le processus de connexion. Après une connexion réussie, le nom enregistré de votre entreprise avec QuickBooks sera visible dans la connexion QuickBooks.

Étape 5 : Connectez WooCommerce à QuickBooks en ligne

Une fois que vous avez réussi à connecter MyWorks à QuickBooks en ligne, faites défiler jusqu'à la section "CONNEXION QUICKBOOKS" (sur la même page) et copiez le jeton d'accès généré. Ensuite, revenez à votre tableau de bord WordPress, cliquez sur MyWorks Sync > Connexion et collez le jeton d'accès dans le champ "Entrer le jeton d'accès" fourni. Cliquez sur le bouton 'Enregistrer' pour continuer. La page se rechargera et vous verrez maintenant que WooCommerce est connecté avec succès à QuickBooks en ligne.

Étapes faciles et simples à suivre, n'est-ce pas ? À ce stade, vous avez intégré avec succès WooCommerce à QuickBooks. Vous pouvez maintenant explorer les fonctionnalités que QuickBooks a à offrir à votre entreprise.

Globalement

WooCommerce fonctionne main dans la main avec le logiciel de comptabilité QuickBooks pour permettre aux entreprises de gérer leur inventaire et leurs ventes. Les entreprises peuvent désormais avoir une vue d'ensemble grâce à une solution de gestion des produits et des commandes entièrement intégrée.

L'intégration de WooCommerce avec QuickBooks peut être unidirectionnelle ou bidirectionnelle. Et avec l'aide du plugin MyWorks, vous pouvez utiliser des processus automatisés pour connecter les deux applications.

En résumé, utiliser WooCommerce avec QuickBooks est essentiel pour les entreprises. Les propriétaires de magasins peuvent optimiser leur activité grâce à une solution de gestion des produits et des commandes entièrement intégrée. Avec l'aide du plugin MyWorks, les détaillants peuvent automatiser le processus d'exportation et d'importation de produits entre WooCommerce et QuickBooks.

Nous sommes arrivés à la fin de cet article. Merci d'avoir pris le temps de le lire. Si vous avez besoin de services WordPress professionnels, n'hésitez pas à nous contacter. Aussi, vous pouvez consulter notre site internet pour en savoir plus sur nos services.