WooCommerce : 6 conseils fiscaux et comptables pour vous faire gagner du temps en cette saison fiscale

Si la seule pensée de la saison des impôts vous donne mal à la tête, vous n'êtes pas seul. En fait, 60 % des propriétaires de petites entreprises n'ont pas confiance en leurs connaissances en comptabilité (Rapport sur les petites entreprises - Comptabilité).

Nous comprenons ce sentiment - la saison des impôts approche et vous essayez frénétiquement d'additionner et de catégoriser toutes ces boîtes à chaussures pleines de reçus. Ou peut-être n'êtes-vous même pas complètement sûr de la situation financière de votre entreprise car vous n'avez pas suivi avec précision vos commandes/ventes.

Que vous soyez en retard sur votre comptabilité, que vous ne sachiez pas quel est votre revenu d'entreprise ou que vous vouliez simplement vous épargner le temps et les maux de tête qu'implique la saison des impôts, ce guide est pour vous.

Nous avons compilé nos meilleurs conseils comptables WooCommerce pour vous faire gagner du temps cette saison fiscale (et chaque année par la suite…)

Prêt à plonger ?

1. Rencontrez un comptable pour mettre vos chiffres et vos dates au clair

Notre premier conseil ne vous surprendra peut-être pas, mais une rencontre avec un comptable vaut son pesant d'or. Vous obtiendrez des réponses à toutes vos questions importantes, recevrez des recommandations personnalisées et bien plus encore. Même une réunion pourrait vous faire économiser beaucoup chaque année. De plus, un comptable vous aidera à vous assurer que vous êtes en conformité avec toutes les règles et tous les règlements.

Si vous avez besoin de plus d'arguments, le montant que vous dépensez pour un comptable est une dépense d'entreprise déductible d'impôt !

Un comptable est à la santé de votre entreprise ce qu'un médecin est à la santé humaine. Ils pourront évaluer la santé financière de votre entreprise, vous dire ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, ainsi que vous donner des conseils et des suggestions. Nous vous suggérons d'en rencontrer un au moins une fois par an, tout comme vous le faites (espérons-le) avec vos bilans de santé annuels.

Avez-vous déjà un comptable? Parfait! Sinon, nous vous suggérons de rechercher un comptable qui connaît bien les entreprises de commerce électronique. Les entreprises de commerce électronique ont leurs propres règles et situations particulières, et un comptable spécialisé sera mieux à même de vous aider dans votre comptabilité.

Voici quelques conseils pour trouver un comptable :

• Demandez à d'autres professionnels du commerce électronique des informations sur leurs comptables
• Trouvez un conseiller QuickBooks Pro près de chez vous https://quickbooks.intuit.com/find-an-accountant/
• Compiler une liste de candidats et leur poser à chacun une série de questions

Une fois que vous avez trouvé un comptable, assurez-vous de préparer toutes vos questions à l'avance. Cela vous permettra de tirer le meilleur parti de votre réunion.

Questions à poser aux comptables :

Voici quelques questions que vous pouvez poser à votre comptable pour vous assurer qu'elles conviennent à votre entreprise. Gardez à l'esprit qu'en tant que propriétaire d'une boutique de commerce électronique, vous devez trouver un comptable qui connaît votre modèle d'entreprise et qui peut vous représenter dans tous les États où vous faites des affaires.

1. Quels sont vos frais ?
2. Quels services offrez-vous?
3. Connaissez-vous les entreprises de commerce électronique?
4. Pouvez-vous me conseiller sur les règles dans tous les États où je fais des affaires ?
5. Pouvez-vous expliquer votre philosophie fiscale et vos priorités en matière de planification fiscale ?

2. Utiliser un logiciel comptable

Si vous n'utilisez pas encore de logiciel de comptabilité, cette astuce peut complètement changer votre façon de faire des affaires. Des plateformes comme QuickBooks agissent comme votre propre comptable personnel, prenant en compte tout ce que vous lui dites, puis effectuant tout le travail comptable pour vous. C'est comme avoir un comptable personnel qui travaille 10 fois plus vite à moins de 1/10e du prix.

Voici quelques-unes des fonctionnalités fournies par la plupart des plates-formes comptables :

• Gestion des flux de trésorerie
• Facturation & Ventes
• Suivi des dépenses
• Rapports comptables
• Comptabilité en nuage

Ces fonctionnalités vous permettront de suivre facilement toutes vos dépenses (fini les boîtes à chaussures pleines de reçus !), de catégoriser les dépenses, de gérer votre trésorerie et de surveiller la santé de votre entreprise.

L'une des principales raisons pour lesquelles nous aimons tant ces plates-formes est qu'elles rendent tout si facile. Plus besoin d'avoir des connaissances avancées en comptabilité pour évaluer la santé financière de votre entreprise.

Selon la plate-forme que vous utilisez, la saisie de données telles que le suivi des dépenses peut être aussi simple que de prendre une photo d'un reçu ou simplement de connecter votre carte de crédit à l'application pour suivre vos transactions. À la fin de l'année, vous pouvez facilement générer un rapport de toutes vos dépenses d'entreprise afin de maximiser ces avantages fiscaux.

La plate-forme comptable n°1 et notre principale recommandation est QuickBooks, mais il existe certainement d'autres alternatives disponibles. QuickBooks propose plusieurs plans et niveaux différents, vous pouvez donc choisir le plan qui vous convient le mieux.

Pour vous faire gagner encore plus de temps, vous pouvez utiliser QuickBooks Sync pour WooCommerce de MyWorks pour connecter votre boutique WooCommerce directement à QuickBooks. Cette plate-forme de synchronisation prendra automatiquement tous vos clients, ventes, paiements, taxes et frais de transaction et classera vos données dans les bons comptes dans QuickBooks. Cela signifie que vous n'aurez jamais à passer du temps à saisir ou à ajuster manuellement vos données - vous les verrez simplement apparaître dans QuickBooks.

Si vous connectez votre boutique WooCommerce, votre compte bancaire et votre carte de crédit à QuickBooks, environ 95 % de votre travail comptable sera effectué automatiquement.

Et si vous prenez le temps de configurer vos comptes COGS dans QuickBooks, vous pourrez même suivre le coût des produits que vous vendez.

Pour synchroniser WooCommerce et QuickBooks, vous devrez simplement suivre les étapes suivantes :

1. Créer un compte avec MyWorks
2. Installez leur plugin d'assistance sur votre site
3. Connectez-vous à QuickBooks
4. Examiner les paramètres et le mappage des données
5. Facultatif : synchroniser l'historique des ventes dans QuickBooks

Et c'est tout. Toutes vos données de vente seront synchronisées directement dans QuickBooks, afin que QuickBooks soit à jour et classé pour la prochaine saison fiscale.

3. Gardez une trace des dépenses via la plate-forme comptable

Après le revenu, la deuxième information la plus importante dont vous avez besoin pour vous préparer à la saison des impôts est celle des dépenses. Afin de maximiser vos avantages en matière d'économies d'impôt, vous voudrez compter toutes les dépenses déductibles… et en garder une trace. QuickBooks vous permettra de prendre facilement une photo d'un reçu, de l'enregistrer et de la catégoriser pour vous.

Une plate-forme comptable pourra stocker ces informations pour vous pendant des années - et vous n'aurez pas à vous soucier du suivi des reçus.

De plus, la catégorisation de vos dépenses vous permettra d'exécuter des rapports pour obtenir une ventilation de vos domaines de dépenses. Plus vous en savez, plus vous pouvez économiser.

4. Surveillez votre COGS

Notre prochain conseil est de suivre votre coût des marchandises vendues. Il s’agit d’une étape très importante de votre processus comptable pour comprendre :

• Vos marges
• Meilleures ventes
• Combien vous gagnez réellement sur un produit lorsqu'il se vend

Alors, quel est le coût des marchandises vendues, exactement ? C'est un calcul de tous les coûts impliqués dans la vente d'un produit. Ces coûts peuvent inclure les matériaux, la main-d'œuvre et les opérations.

Matériaux

• Coûts de toutes les pièces ou matériaux utilisés pour créer un produit
• Coût de toutes les matières premières
• Coût de tout ce qui est utilisé pour assembler le produit

Travail

• Les personnes qui créent ou manipulent les produits
• Coût des personnes ou des machines utilisées pour créer des produits
• Expédition et chargeurs de carburant

Opérations

• Des employés
• Logiciel, matériel ou autres utilitaires directement impliqués dans la création du produit

Pourquoi suivre le coût des marchandises vendues ? Le suivi de votre coût des marchandises vendues peut être très important et utile dans une plate-forme comptable pour vous aider à comprendre vos marges et vos meilleurs vendeurs.

Si vous utilisez QuickBooks, vous pouvez facilement gérer ces informations en utilisant le champ "Coût". Si vous utilisez le plugin WooCommerce Cost of Goods Sold, vous pouvez également synchroniser ce coût de WooCommerce dans QuickBooks avec MyWorks Sync.

5. Relisez souvent les livres

Quelle que soit la façon dont vous choisissez de gérer votre comptabilité, il est important que vous passiez du temps à rapprocher ou à « nettoyer » vos livres périodiquement.

Comme le dit Investopedia, « le rapprochement est un processus comptable qui utilise deux ensembles d'enregistrements pour s'assurer que les chiffres sont corrects et concordants. Il confirme si l'argent quittant un compte correspond au montant dépensé et garantit que les deux sont équilibrés à la fin de la période d'enregistrement. Le rapprochement assure la cohérence et l'exactitude des comptes financiers » (https://www.investopedia.com/terms/r/reconciliation.asp).

Réconcilier vos comptes vous permettra de trouver d'éventuelles divergences. Si vous avez des divergences, il sera important pour vous d'aller au fond des choses. Plus vous réconciliez souvent, plus il sera facile de repérer et de résoudre les problèmes, comme une dépense que vous avez oublié d'enregistrer, un chèque que vous avez oublié de déposer ou une vente mal saisie.

Vous souvenez-vous de ce que vous avez acheté à l'épicerie il y a 6 mois ? Probablement pas. Imaginez maintenant que vous ne réconciliez vos livres qu'une fois par an. Seriez-vous capable de vous rappeler des chiffres, des faits et des événements des 6 mois précédents ? Si vous réconciliez souvent, vous pourrez facilement détecter et corriger les écarts.

6. Mettez de l'argent de côté pour les impôts dans un compte séparé

Si votre entreprise réalise des bénéfices, elle doit généralement payer des impôts au moins une fois par an. Selon l'endroit où elle est constituée, elle peut même devoir payer des impôts trimestriels.

Selon la nature de votre entreprise, vous devrez peut-être payer diverses taxes. Les exemples comprennent:

• Taxe de vente : la taxe de vente que vous percevez lorsque vous vendez des produits
• Taxe de franchise : elle varie d'un État à l'autre, mais peut être exigée par les États dans lesquels vous avez un lien
• Impôt foncier : si votre entreprise de commerce électronique possède des biens immobiliers, vous devrez peut-être payer des impôts fonciers
• Impôt sur l'emploi : impôts payés si vous embauchez des employés
• Impôt sur le revenu : impôt payé sur tout bénéfice de votre entreprise

Comme nous l'avons mentionné précédemment, l'un des meilleurs investissements que vous puissiez faire pour votre entreprise est de consulter un comptable.

Ils pourront vous renseigner sur vos obligations fiscales, ainsi que vous aider à suivre les dates et échéances importantes. Ils pourront également vous aider à estimer le montant d'impôt que vous devrez peut-être payer.

En règle générale, utilisez la règle des 30 % . Économisez 30 % des bénéfices de votre entreprise pour couvrir vos impôts fédéraux. Envisagez un supplément de 10 % pour couvrir les taxes locales, le cas échéant.

Vous devez créer un compte d'épargne professionnel distinct et y déposer 30 % de vos bénéfices commerciaux mensuels.

Lorsque la saison des impôts arrivera, vous serez heureux de vous être préparé ! Tout d'abord, mettre cet argent de côté vous permet de mieux comprendre la situation de votre entreprise. Deuxièmement, vous serez prêt à affronter le fardeau fiscal que votre entreprise ressent à l'approche de la saison des impôts.

Mettez en œuvre ces 6 conseils et votre prochaine saison fiscale sera un jeu d'enfant. Et rappelez-vous que la plupart de ces processus peuvent être automatisés en utilisant le logiciel QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks pour enregistrer la saisie manuelle des données de WooCommerce vers QuickBooks.